Personale og Organisation April 2015 Redegørelse om sygefraværs- og sundhedsfremmeindsatsen i 2015 1. Resumé Redegørelsen tager udgangspunkt i de aktuelle tal for sygefravær i Viborg Kommune og belyser muligheder for videreudvikling af den systematiske indsats for nedbringelse af sygefraværet. Redegørelsen belyser behovet for en mere målrettet indsats i lyset af, at det bliver vanskeligere at opnå de ønskede reduktioner jo lavere niveau vi er på. Redegørelsen konkluderer, at der på baggrund af den foreslåede erfaringsopsamling i 2015 vil være et forbedret grundlag for den fortsatte indsats for nedbringelse af sygefravær, således at Økonomi og Erhvervsudvalget sidst på året 2015 vil kunne træffe beslutning om en realistisk målsætning for de kommende år. Redegørelsen beskriver derudover delelementer i indsatsen hidtil og særligt med henblik på aktiviteterne i 2015. 2. Indledning Viborg Kommune iværksatte for 5 år siden en systematisk indsats for at nedbringe sygefraværet blandt de ansatte i kommunen. I den første periode fra 2008 til og med 2010 lykkedes det at reducere sygefraværet fra 5,7 til 5,0 %. I 2011 var sygefraværet yderligere reduceret. Det gav anledning til, at Økonomiudvalget i 2012, fastsatte et nyt måltal på 4,05 % ved udgangen af 2014, altså en yderligere reduktion på 10 % i forhold til 2011. Det kan nu konstateres, at det samlede sygefravær i 2014 slutter på 4,3 %, dvs. lavere end i 2013, hvor det var på 4,5 %, men knap i mål på de 4,05 %. Fraværet påvirkes af mange faktorer, det seneste år har mange fået ændret deres arbejdsvilkår bl.a. lærerne. I Kommunernes Landsforenings rapport, Sygefravær i kommunerne 2013 (se illustration i bilag 1) er Viborg Kommune placeret lige over de kommuner med laveste niveau for sygefravær. Udgangspunktet er altså nu et relativt lavt sygefravær. Over perioden er der sket en ændring i sammensætningen af sygefraværet. I 2012 udgjorde korttidsfravær kun 38 % af det samlede fravær, i 2014 udgør det halvdelen og derved er langtidsfraværet tilsvarende faldet mere. 7,0 6,0 Sygefravær Viborg Kommune 2011-2014 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 2011 2012 2013 2014 0,0
Samtidig kan det konstateres, at der er betydelige forskelle mellem fraværet på forskellige områder internt i kommunen (se figur på foregående side). Også mellem enheder med samme rammebetingelser kan der konstateres betydelige forskelle. Det vurderes altså, at være muligt at opnå en yderligere reduktion af sygefraværet ved at intensivere den fortsatte udbredelse af god praksis til alle områder og arbejdspladser. Indsatsen bliver naturligvis vanskeligere jo lavere udgangspunktet for en reduktion af sygefraværet er. Derfor vil det være gavnligt med en opsamling og analyse af de hidtidige erfaringer og en stærkere fokusering på de tiltag, der virker. Hoved- MED har på sit møde den 23. januar 2015 anbefalet en fortsat indsats i 2015 med hensyn til at opnå målet på 4,05 % - kombineret med at der stoppes op og samles erfaringer, inden der sættes nye mål. Erfaringsopsamlingen i 2015 indeholder bl.a. udbredelse til alle arbejdspladser og opsamling af erfaringer med at bruge lokale måltal og handleplaner til nedbringelse af sygefravær hvad virker / virker ikke blandt de redskaber og processer, der indtil nu er anvendt? analyser af sygefraværet på faggrupper, alder og køn analyser af baggrunden for forskelle og ligheder i sygefravær mellem enheder med ensartede rammevilkår, analyser af muligheder for at påvirke forskellige former: korttidsfravær, langtidsfravær etc. hvilke nye initiativer kan give øget effekt, forenkling og øget overskuelighed? Dette arbejde forventes sidst i 2015 at kunne danne grundlag for en fremadrettet strategi for den fortsatte og endnu mere målrettede indsats for nedbringelse af sygefravær, hvorefter Økonomi og Erhvervsudvalget vil kunne træffe beslutning om en realistisk målsætning for de kommende år. Det vurderes samlet set at være en reel mulighed, at Viborg Kommune kan komme på niveau med de få kommuner, der har det laveste sygefravær i Danmark. Skal det lykkes, vil det være hensigtsmæssigt med en fornyet strategi for indsatsen - med endnu mere fokus på det der virker. 3. Sygefraværs- og sundhedsfremmeindsatsens delemner. Sygefravær har betydning for både økonomi, kvaliteten af kerneopgaven, trivsel og arbejdsmiljø. Figuren med huset illustrerer at kerneopgaven og social kapital tænkes ind i udbredelsen af de konkrete sygefraværs- og sundhedsfremmeindsatser. Ved social kapital forstås tillid, retfærdighed og samarbejdsevne, og når der er høj social kapital, understøtter det kvaliteten i kerneopgaven. Kerneopgaven er den fælles opgave en arbejdsplads har, der skaber værdi for borgere og kunder. Fælles forståelse for kerneopgaven giver mening, ejerskab og motivation. Fundamentet i indsatsen er Tydelig ledelse og MEDejerskab, og dermed er den daglige ledelse og MED-systemet de vigtigste aktører i at nedbringe sygefraværet til de 4 %. De understøttes i deres arbejde af konsulenter i Personale og Organisation, Økonomi- og Personalestaben. Nedenfor gennemgås kort de vigtigste elementer i den hidtidige indsats, som fortsætter i 2015. Se også diagram på næste side, som viser elementerne og sammenhængene mellem dem. 2
Social Kapital & Kerneopgaven Mål og handleplan Indsats mod langtidsfravær Sundhedsledelse Håndtering af sygefravær Fastholdelse og omplacering MED Ejerskab Tydelig ledelse Tydelig Ledelse Huset illustrerer emnerne i sygefraværsindsatsen, og dermed sygefraværsindsatsen i 2015. Mål og handleplaner Mål og handleplaner, formuleret i MED-systemet, sikrer fokus på nedbringelse af sygefraværet. Flere MED og arbejdspladser arbejder målrettet med mål og handleplaner for at nedbringe sygefraværet, og der er generelt stor interesse i at bidrage til den fælles målsætning. Sundhed og Omsorg har fra alene 2013 2014 nedbragt sygefraværet med 10 % og det er oplagt at udbrede god praksis herfra bl.a. i forhold til målrettet arbejde med bl.a. mål og handleplaner. Analyser af fordelingen af sygefraværet ift. alder, køn, forskellige typer af arbejdspladser med forskellig fysisk/psykisk belastning og fagfordeling, har medvirket til at skabe større viden og bedre forståelse samt nye handlemuligheder. Håndtering af sygefravær Ordentlig statistik er afgørende for muligheden for at handle. Konsulenterne følger og gennemgår løbende driftsområdernes sygefraværsniveau, yder løbende støtte til arbejdspladserne om brug af sygefraværsstatistik og tilbyder aktivt et antal arbejdspladser et serviceeftersyn af sygefraværsindsatsen. Ønsket er at skabe dialog om gode metoder og redskaber til nedbringelse af sygefraværet. I 2015 ventes et nyt ledelsesinformationssystem indført (BI), som vil gøre det nemmere for lederen selv at følge udviklingen i fraværet og dermed gøre det nemmere at følge op. Kernen i god håndtering af sygefravær er det daglige arbejde og fokus på trivsel, social kapital og arbejdet med kerneopgaven. En tidlig og målrettet indsats - bl.a. i form af systematiske samtaler med sygemeldte - er et vigtigt element. Hoved MED har derfor også vedtaget en af sine få retningslinjer på området. Ved 4-6 sammenhængende sygedage eller 10 drypvise sygedage indenfor 1 år, skal der derfor afholdes en omsorgssamtale. Senest 4 uger efter 1. sygedag holdes den lovpligtige sygesamtale, og sådanne holdes derefter løbende. Hvis fraværet forventes at vare 3
mere end 8 uger udarbejdes en fastholdelsesplan. Arbejdet understøttes af Personale og Organisation ved, at arbejdspladsen bliver orienteret pr. mail, når medarbejderen har nået en af de nævnte grænser. I 2014 har sygefraværet været stigende indenfor skoleområdet, derfor vil der i 2015 være øget fokus på god håndtering af sygefraværet i skoleområdet. Igen vil analyser af forskelle være indgangen til at finde den bedste praksis. Sundhedsledelse Sundhedsledelse og sundhedsfremme handler om, hvordan sunde arbejdsvilkår, sundhed og trivsel på arbejdspladsen kan understøtte de strategiske mål, og hvordan medarbejderne kan få mulighed for at tage medansvar for egen trivsel, sundhed og arbejdsglæde. På mange arbejdspladser er der aktiviteter i gang, så som løbehold, pausegymnastik, frugtordning, fælles biografture, faglige arrangementer, osv. Lokal-MED, Fag-MED, personalegrupper m.v. kan få støtte fra Personale og Organisation til, hvordan arbejdspladserne kan sætte sundhed på dagsordenen. I begyndelsen af 2015 blev samtlige medarbejdere i Viborg Kommune i samarbejde med FitDeal tilbudt gratis deltagelse i de lokale foreningers tilbud. Baggrunden er, at jo flere der deltager i tilbuddene, jo flere vil fremover tilmelde sig de lokale foreningers tilbud. Der vil i 2015 komme flere tilbud i samme kategori i samarbejde med FitDeal. Fokus på sygefravær og sundhedsledelse fastholdes også gennem fælles initiativer som priskonkurrence og konference. I 2015 bliver der særligt fokus på Kerneopgaven og Social Kapital. Indsats mod langtidsfravær Der arbejdes med et fokusprojekt mod langtidsfravær, hvor viden og erfaring deles og udvikles med afsæt i håndteringen af konkrete sygdomsforløb, så nye og bedre systematikker og procedurer i forhold til langvarige fastholdelsesforløb implementeres. Indsatsen bygger på decentrale sparringsfora for håndtering af enkeltsager vedr. langtidsfravær i Socialområdets Handicap og Psykiatri, plejecentrene og et dagtilbudsområde. Personale og Organisation deltager i møder med ledergrupperne i de udvalgte områder hver 2. - 3. måned. På møderne drøftes medarbejderforløb med sygefravær over 28 dage. Især har der været fokus på, hvordan den nye sygedagpengereform pr. 1. juli 2014 påvirker håndteringen af sygefraværet. Reformen ses umiddelbart ikke at have en nævneværdig indflydelse på sagsgang og afgørelse i sygefraværssagerne. En hypotese kan være, at det kan tillægges det i forvejen velfungerende og tætte samarbejde, der er med Jobcentret. Et samarbejde der sikrer en tidlig og proaktiv indsats. Fastholdelse og omplacering Fastholdelsesindsatsen har til formål at styrke muligheden for, at sygemeldte kan vende tilbage til Viborg Kommune som arbejdsplads ved hjælp af en god fastholdelsesproces. Det indebærer bl.a. at medarbejdere med ændret arbejdsevne og deres ledere får en relevant støtte i fastholdelses- og omplaceringsforløb, så langtidsfravær forebygges og færrest muligt mister jobbet. Konsulenterne tilbyder ledersparring og samtalestøtte i enkeltsager med henblik på at understøtte holdbare fastholdelsesplaner, afdække behov for kompetenceafklaring samt medvirke ved omplacering. Lederne er meget åbne og aktive i forhold til at se muligheder for medarbejderne. Der sker omplacering indenfor de enkelte fag/forvaltningsområder og justering på arbejdstid og arbejdsopgaver i et forsøg på at fastholde og tilgodese den enkelte medarbejders behov og arbejdspladsens kerneopgave håndtering. Det er en opgave som fortsat vil indgå i sygefraværsindsatsen og er en integreret del af personalekonsulenternes arbejde ved deltagelse i sygesamtaler m.v. 4
Bilag 1 5