Regnskabsrapporter i SKS til bevillingspiloterne - 2006 - en vejledning for institutioner der deltager i forsøget med bevillingsreformen på FL05 og FL06 December 2006
Regnskabsrapporter i bevillingsforsøget Indledning...3 Rapportbogen i SKS...3 Kravspecifikationer til rapporterne...4 Ændringer i vejledningen...4 Rapporter i Navision Stat til bevillingspiloterne...4 Formålet med regnskabsrapporterne...5 Hjemmel og godkendelse...5 Regnskabsrapporternes indhold...6 Bevillings- og budgetoversigt (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform HK)...6 Underkontospecifikation (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform HK/UK)...7 Lønoversigt (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform Lønsum)...8 Balancen (Rapportnavn: Bevillingsreform Balance)...8 Resultatopgørelsen (Rapportnavn: Bevillingsreform Resultatopgørelse)...9 Fejlrapport (Rapportnavn: Bevillingsreform Fejlrapport1)...9 Noter til balancen: Immaterielle anlægsaktiver og materielle anlægsaktiver...9 Behov for support...10 Bilag 1: Teknisk vejledning: Rapporter til bevillingsreformforsøget...11 Rapporttemplaten: ØS-Bevillingsreform HK....12 Rapporttemplaten: ØS-Bevillingsreform HK/UK....19 ØS-Bevillingsreform Lønsum...23 Hvilke konti gemmer sig bag de enkelte grupperinger?...29 2
Indledning 23 institutioner modtager omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for 2006. Syv af disse institutioner modtog ligeledes omkostningsbevillinger på finansloven for 2005. Finanslovens anmærkninger er ændret for disse institutioner, og forsøgsinstitutionerne er blevet underlagt nye disponeringsregler. Oversigt over institutioner, der modtager omkostningsbaserede bevillinger på finansloven for 2006 ÆF05 FFL06 ÆF06 Fiskeridirektoratet Lægemiddelstyrelsen Statens Serum Institut Statsbiblioteket Kort og Matrikelstyrelsen Økonomistyrelsen FM departement Erhvervs- og selskabsstyrelsen Plantedirektoratet Arbejdstilsynet Risø Naviair Farvandsvæsenet Sorø Akademi Forbrugerstyrelsen Civilstyrelsen Ankestyrelsen Arbejdsmarkedsstyrelsen Statsamterne ØEM dep. FVM dep. SKM dep. TEM dep. Som led i forsøget har Økonomistyrelsen derfor udviklet nye officielle regnskabsrapporter i Statens Koncern System (SKS) til brug for den periodevise regnskabsaflæggelse i 2006. De nye regnskabsrapporter skal ligge til grund for aflæggelse af regnskaber vedrørende bevillinger der indgår i forsøget med omkostningsbevillinger. I denne vejledning beskrives indholdet af disse rapporter, hvordan de skal anvendes i forbindelse med regnskabsaflæggelsen og godkendelse, og hvordan de rent teknisk gøres tilgængelige for institutionen og ressortdepartementerne i SKS. Godkendelsen af regnskaber for virksomheder og regnskabsførende institutioner foregår efter de hidtidige retningslinier, jf. regnskabsbekendtgørelsens 36-39. Det er således fortsat ressortdepartementerne, der i ministerieinstruksen fastsætter de nærmere retningslinjer for godkendelsen af perioderegnskaber for virksomheder i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse. De officielle regnskaber vedrørende bevillinger, der ikke indgår i forsøget er uændrede, og aflægges efter de hidtidige retningslinier. Rapportbogen i SKS Rapportbogen i SKS indeholder følgende rapporter: Bevillings- og budgetoversigt Underkontospecifikation Lønoversigt Resultatopgørelse Balance Fejlrapport Note til balancen: Immaterielle anlægsaktiver 3
Note til balancen: Materielle anlægsaktiver Kravspecifikationer til rapporterne Kravspecifikationen til rapporterne er beskrevet i dokumentet: Kravspecifikation til regnskabsrapporter i bevillingsreformen, der er at finde på Økonomistyrelsens hjemmeside, og kan ses på følgende link: http://www.oes.dk/sw1275.asp Ændringer i vejledningen Følgende er ændringer i vejledningen i forhold til anden version af vejledningen fra april 2006: Placering af rapporterne i Navision Stat og SKS (FMS) er ændret. Herudover skal denne vejledning skal ses som supplement til fremsendte Vejledning til opfølgning på regnskaber og likviditetsordningen og vejledningen Periode- og årsafslutning for bevillingspiloterne og anvendes i forbindelse med årsafslutningen. Rapporter i Navision Stat til bevillingspiloterne Økonomistyrelsen har ligeledes udviklet flere af ovennævnte rapporter i Navision Stat i form af kontoskemaer til brug for institutionernes løbende regnskabsopfølgning: Resultatopgørelse Balance Note til balancen: Immaterielle anlægsaktiver Note til balancen: Materielle anlægsaktiver Pengestrømsopgørelse (ikke fuldt systemunderstøttet) Fejlrapport Kravspecifikationen til kontoskemaerne er beskrevet på Økonomistyrelsens hjemmeside, og findes på følgende link: http://www.oes.dk/sw1180.asp hvor de nyeste kontoskemaer til bevillingsreformen vil være under nye systemkomponenter Hvis der er spørgsmål til anvendelsen af kontoskemaerne eller hvordan man foretager indlæsning i Navision Stat, kan der rettes henvendelse til økonomistyrelsens Rådgivning og Support enten via e-mail til: oesrs@oes.dk eller telefonisk på: 33 92 90 33. 4
Formålet med regnskabsrapporterne Regnskabsrapporterne skal anvendes i forbindelse med den periodevise regnskabsaflæggelse og godkendelse i 2006 med henblik på følgende: Opfølgning på bevillingerne på finansloven Overholdelse af Regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser vedrørende regnskabsaflæggelse og godkendelse Departementernes kontrol vedrørende overholdelse af ændrede eller supplerende disponeringsregler i cirkulæret om forsøg med omkostningsbevillinger Grundlag for institutionens og ressortdepartementets økonomiopfølgning. Det primære formål med regnskaberne er at udgøre grundlaget for opfølgning på den bevilling, som institutionen er blevet tildelt i finansloven. Herudover udgør regnskaberne grundlaget for kontrol med, om institutionen overholder Regnskabsbekendtgørelsens krav til regnskabsaflæggelsen samt disponeringsreglerne. Disse er fastsat i cirkulæret om forsøget med omkostningsbaserede bevillinger og i vejledningen Ny statslig likviditets- og finansieringsordning. Som noget nyt har institutionernes balanceposter bl.a. betydning for en vurdering af om disponeringsreglerne er opfyldt. Endelig kan regnskabsrapporterne bruges som grundlag for institutionens og ressortdepartementets økonomiopfølgning. Hjemmel og godkendelse Reglerne der gælder for forsøgsinstitutionerne som supplement eller erstatning for Regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser er beskrevet i Finansministeriets Cirkulære af 21. december 2004 om forsøg med omkostningsbevillinger. Her lyder det bl.a.: 16. Virksomheder og regnskabsførende institutioner omfattet af bevillingsforsøget aflægger et omkostningsbaseret regnskab såvel i årsrapporten som i relation til bevillingsregnskabet og statsregnskabet, jf. regnskabsbekendtgørelsen 52. Regnskabsaflæggelsen sker efter nærmere retningslinjer fastsat af Finansministeriet. Cirkulærets regler er desuden præciseret i Økonomistyrelsens vejledning Ny statslig likviditets- og finansieringsordning. Rapporterne, der udvikles til bevillingsforsøget, gælder for de bevillinger på finansloven, som er omfattet af forsøget med omkostningsbevillinger. En bevilling er omfattet af forsøget, hvis det er angivet i de særlige bevillingsbestemmelser i anmærkningerne til bevillingen. 5
Regnskabsrapporternes indhold De rapporter, der skal anvendes i forbindelse med den løbende regnskabsaflæggelse i 2006, er afgrænset i overensstemmelse med forsøget med omkostningsbevillinger, som dette fremgår af cirkulære om forsøg med omkostningsbevillinger, jf. afsnittet ovenfor, og anmærkningerne til finansloven for 2006 for de institutioner der er omfattet af forsøget. Regnskabsrapporterne skal anvendes såvel til : 1. opfølgning på bevillinger, det vil sige indtægter og udgifter opgjort pr. hovedkonto hhv. underkonto, 2. opfølgning på resultat og balance for den bogføringskreds der er omfattet af forsøget, det vil sige indtægter og udgifter for samtlige hovedkonti der er omfattet af forsøget, 3. opfølgning på lønsumsrammen for institutioner der er lønsumsstyrede, det vil sige lønudgifter, netto, opgjort pr. hovedkonto. Nedenfor fremgår nærmere hvordan de enkelte rapporter skal anvendes i denne sammenhæng. Institutionen skal endvidere være opmærksom på, at rapporterne er kravspecificeret på regnskabskontoniveau. Rapporterne omfatter derfor kun valide konti, hvilket vil sige regnskabskonti der fremgår af Navision-kontoplanen og Statens Kontoplan. Endelig skal det bemærkes, at Statens Serum Institut har nogle særlige hjemler i forbindelse med deltagelsen i forsøget. Dette indebærer, at der for SSI vil optræde beløb i posten Anden langfristet gæld i balance-rapporten, men ikke hos de resterende institutioner. I bilag 1 er det nærmere beskrevet, hvordan de relevante rapporter trækkes fra SKS. Bevillings- og budgetoversigt (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform HK) Den første del af rapporten er bevillings- og budgetoversigten. Bevillings- og budgetoversigten i rapporten afrapporterer på den tilsvarende oversigt i finansloven. Bevillings- og budgetoversigten opgøres på hovedkontoniveau, og viser årets bevilling og det regnskabsmæssigt opgjorte forbrug heraf. Omfatter virksomheden flere hovedkonti, skal der trækkes en rapport pr. hovedkonto. Bevillings- og budgetoversigten består af fire kolonner. Den første kolonne viser det bogførte forbrug af bevillingerne, der fremgår af institutionens regnskab. Det nye i denne forbindelse er, at institutionen har bogført nettoudgiftsbevillingen og forbruget af den reserverede bevilling. Ud fra disse posteringer, samt de bogførte indtægter og udgifter, fremkommer årets resultat. De tre sidste kolonner viser årets bevilling, specificeret på FL og TB/aktstykker, og viser de tal, der fremgår af finanslovens anmærkninger for 2006, samt eventuelle efterfølgende vedtagne korrektioner hertil. Bevillings- og budgetoversigt 6
Mio. kr. R FL Nettoudgiftsbevilling Xx Xx Forbrug af reserveret bevilling Xx Xx Indtægt Xx Xx Udgift Xx Xx Årets resultat xx Xx Regnskabstallene i bevillings- og budgetoversigten er dannet på baggrund af de regnskabstal, der fremkommer af institutionens resultatopgørelse jf. kravspecifikationen til resultatopgørelsen. Institutionen har konteret sin bevilling og forbruget af den reserverede bevilling, hvilket fremgår øverst af kravspecifikationen til resultatopgørelsen. Herefter følger institutionens indtægter og udgifter, hvilket også fremgår af resultatopgørelsen. Underkontospecifikation (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform HK/UK) Den næste tabel viser indtægterne og udgifterne fordelt på de enkelte underkonti. Denne tabel er en afrapportering på underkontiene i finansloven, og kan derfor have følgende udseende: Underkontospecifikation Mio. kr. R 2006 F 2006 10. Almindelig drift Nettoudgift xx xx Udgift xx xx Indtægt xx xx 20. XXXXX Nettoudgift xx xx Udgift xx xx Indtægt xx xx 90. Indtægtsdækket virksomhed Nettoudgift - - Udgift xx xx Indtægt xx xx 95. Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Nettoudgift - - Udgift xx xx Indtægt xx xx Regnskabstallene i underkontospecifikationen er også dannet på baggrund af de e regnskabstal, der fremkommer af institutionens resultatopgørelse jf. kravspecifikationen til resultatopgørelsen. Her er det imidlertid kun institutionens indtægter og udgifter, der medtages i tabellen. 7
Lønoversigt (Rapportnavn: ØS-Bevillingsreform Lønsum) Lønoversigten viser det indrapporterede lønbudget for 2006, samt det regnskabsmæssigt opgjorte forbrug heraf. Herudover viser lønoversigten lønsumsrammen og det regnskabsmæssigt opgjorte forbrug heraf. Hvis institutionen ikke er lønsumsstyret, vil disse oplysninger være identiske. Hvis institutionen er lønsumsstyret, kan institutionen anvende rapporten til at opgøre og vurdere det løbende forbrug af lønsumsrammen. Lønoversigten opgøres på hovedkontoniveau, da det er dette niveau, der omfattet af reglerne om lønsumsstyring. Lønoversigt Mio. kr. Regnskab FL Formateret: Skriftfarve: Automatisk Lønninger i alt xx Xx - heraf lønsum xx xx Balancen (Rapportnavn: Bevillingsreform Balance) Regnskabsrapporterne indeholder også en balance. Dermed kan institutionen få overblik over sine aktiver og passiver, hvilket kan benyttes i institutionens løbende styring. Balancen opgøres på bogføringskredsniveau, og omfatter samtlige hovedkonti, der er omfattet af forsøget med omkostningsbevillinger. Oplysningerne i balancen kan understøtte kontrollen af, om institutionen overholder disponeringsreglerne. I Cirkulære om forsøg med omkostningsbevillinger fremgår således i 10:. 10. En virksomheds langfristede gæld målt ved saldoen for SKB langfristet gæld og SKB byggeog IT-kredit, jf. 9, må ikke overstige værdien af virksomhedens materielle og immaterielle anlægsaktiver. Saldoen for bygge- og IT-kreditten skal svare til summen af igangværende arbejder og udviklingsprojekter under opførelse. I vejledningen om Ny statslig likviditets- og finansieringsordning uddybes, at kravet beskrevet i cirkulærets 10 skal være opfyldt ved udgangen af hvert kvartal. I forbindelse med den periodevise regnskabsaflæggelse kan det således kontrolleres, om institutionen løbende overholder disponeringsreglerne. Det skal bemærkes, at saldoen på visse af de nye likvide SKB-konti den uforrentede konto FF5, og finansieringskontoen FF7 kan være i debet såvel som i kredit. Rapporten er imidlertid sat op således, at saldoen på disse konti altid vil fremgå på balancens aktivside. 8
Resultatopgørelsen (Rapportnavn: Bevillingsreform Resultatopgørelse) Institutionen kan anvende resultatopgørelsen til at få overblik over driften i kvartalet, hvilket også kan benyttes i den løbende styring. Resultatopgørelsen opgøres på bogføringskredsniveau, og omfatter samtlige hovedkonti der er omfattet af forsøget med omkostningsbevillinger. Samtidig kan det kontrolleres, at institutionen er kommet i drift, og fx får bogført de relevante afskrivninger for kvartalet. Hvis institutionen har flere hovedkonti med i forsøget vil resultatopgørelsen afvige fra oplysningerne i bevillings- og budgetoversigts rapporten. Fejlrapport (Rapportnavn: Bevillingsreform Fejlrapport1) Har institutionen i 2006 anvendt konti, der ikke er valide, vil dette indebære at oplysningerne i rapporterne tilsvarende vil være fejlbehæftede. Dette bør institutionen tage højde for i forbindelse med den viderebearbejdning af tallene fra SKS-rapporterne. Til brug for denne kontrol er der udarbejdet en fejlrapport, der viser posteringer, som ikke er omfattet af reformen. Fejlrapporten opgøres på bogføringskredsniveau, og relaterer sig således til virksomhedens balance og resultatopgørelse for den bogføringskreds, som er omfattet af bevillingsreformen. Typisk er der tre fejlkilder, som afspejler sig i fejlrapporten. For det første giver det anledning til fejl, hvis der er posteringer på konti, som er udgået eller er blevet ændret i forbindelse med regnskabsreformen. Desuden skal det bemærkes, at i forbindelse med bevillingsreformen, er der enkelte konteringer, som ændres. For eksempel skal bevillingen indtægtsføres på kontiene fra 9172-9779, således at kontiene fra 9121-9127 nu ikke er omfattet af resultatopgørelsesrapporten. Såfremt tilpasning af balancen ikke er foretaget korrekt, vil dette kunne ses af fejlrapporten. Endelig skal opmærksomheden henledes på, at regnskabsrapporterne kun omfatter regnskabskonti, der er omfattet af forsøget. Har institutionen således fx anvendt konti for skatteindtægter (kontogruppe 52 i Navision-kontoplanen), vil dette også fremgå som en fejl i fejlrapporten. Noter til balancen: Immaterielle anlægsaktiver og materielle anlægsaktiver I årsrapporten skal der til balancen udarbejdes to noter, der er specifikationer af følgende balanceposter: - Immaterielle anlægsaktiver - Materielle anlægsaktiver Noternes indhold og format vil fremgå af den reviderede Vejledning om udarbejdelse af årsrapporter for institutioner, der deltager i forsøg med omkostningsbevillinger af januar 2007. Der vil blive udsendt i januar 2007. 9
Behov for support Hvis du som institution har brug for yderligere vejledning i forbindelse med anvendelsen af rapporterne kan du tage kontakt til Økonomistyrelsens Rådgivning og Support enten via e-mail til: oesrs@oes.dk eller telefonisk på: 33 92 90 33. 10
Bilag 1: Teknisk vejledning: Rapporter til bevillingsreformforsøget Til at understøtte bevillingsreformforsøget er der i SKS oprettet et antal rapporter. 1. ØS-Bevillingsreform HK 2. ØS-Bevillingsreform HK/UK 3. ØS-Bevillingsreform Lønsum 4. Bevillingsreform Balance 5. Bevillingsreform Resultatopgørelse 6. Bevillingsreform Fejlrapport 7. Note til balancen: Immaterielle anlægsaktiver 8. Note til balancen: Materielle anlægsaktiver Rapporterne Bevillingsreform Balance, Bevillingsreform Resultatopgørelse, Bevillingsreform Fejlrapport, Note til balancen: Immaterielle anlægsaktiver og Note til balancen: Materielle anlægsaktiver er placeret i rapport bogen navnet Bevillingsreform. De øvrige tre rapporter er lavet som skabeloner (templates), hvor den enkelte bruger selv skal definere hvilken hovedkonto/underkonto, som rapporten skal dannes for. Rapportbogen findes i SKS(FMS) under remote, book, bevillingsreform. De øvrige rapport ØS- Bevillingsreform HK, ØS-Bevillingsreform HK/UK og ØS-Bevillingsreform Lønsum findes under remote, templates. Eksemplerne på rapporter på de efterfølgende sider i denne vejledning tager udgangspunkt i en bruger som er oprettet som rapportbruger i virksomheden: Økonomistyrelsen. Dette betyder at brugeren har adgang til alle bogføringskredse og finanslovskonti tilhørende denne virksomhed Under Templates vælges ØS-Bevillingsreform HK 11
Rapporttemplaten: ØS-Bevillingsreform HK. Rapportskabelonen er dannet pba. regnskabskuben hvorfor current settings skal være som i nedenstående skærmbillede. Når rapportskabelonen åbnes vil den se ud som i nedenstående skærmbillede. 12
GENEREL OPSÆTNING ER NEDENSTÅENDE I FORBINDELSE MED ANVENDELSE AF RAPPORTERNE I DENNE VEJLEDNING HVIS: rapporten er tom, når den åbnes skyldes at rettigheder er knyttet til nummerstruktur Orgname og derfor skal denne sættes. 13
To måder at søge på : navn eller virksomhedsnummer 14
Tryk OK og nu er der tal 15
For at afgrænse rapporten til den ønskede hovedkonti/underkonto højreklikkes på musen hvorved følgende dialogboks vises. Her vælges subset, hvorved dette skærmbillede vises. Her vælges FINLOV. Når dette er gjort vælges den ønskede finanslovkonto og der trykkes OK. (Man kan her vælge search funktionen som er enalmindelig fritekstsøgningsfacilitet). Rapporten vil herefter se således ud. 16
17
Rapporten kan evt. foldes ud til underkontoniveau ved at dobbeltklikke på finanslovsdimensionen som vist i nedenstående. 18
Rapporttemplaten: ØS-Bevillingsreform HK/UK. Denne templates er næsten identisk med ØS-Bevillingsreform HK. Rapporttemplaten åbnes som vist i nedenstående skærmbillede på ministeransvarsområde. Brugerne ønsker at få rapporten til at se ud som i nedenstående skærmbillede, hvor ministeransvarsområde 07 Finansministeriet vises for HK/UK for de finanslovskonti som Økonomistyrelsen har hovedkontoansvaret for. 19
Dette gøres ved at markere ministeransvarsområdet der skal expanderes, højreklikke på musen og herefter vælge expand. 20
I denne undermenu vælges expand Tree hvorved den ønskede rapport vises 21
Dette gøres ved at markere ministeransvarsområdet der skal ekspanderes, højreklikke på musen og herefter vælge Expand. I denne undermenu vælges Expand Tree hvorved den ønskede rapport vises 22
ØS-Bevillingsreform Lønsum. Denne rapport viser når der dobbeltklikkes på ministeranvarsområde, de samlede lønudgifter samt hvor stor andel der er lønsum af samlede lønudgifter. Rapportskabelonen er dannet pba. rapportkuben hvorfor current settings skal være som i nedenstående skærmbillede. 23
Rapporten åbnes på niveauet alle ministeransvarsområder. Rapporten ekspanderes til det ønskede niveau som vist tidligere i denne vejledning. 24
Rapportbogen: Bevillingsreform Rapportbogen er lavet på baggrund af regnskabskuben, hvorfor current settings skal se ud som nedenstående skærmbillede. Derefter vælges Books, og Bevillingsreform 25
Når rapportbogen åbnes, ses nedenstående skærmbillede som angiver rapporternes rapporteringsperiode. Resultatopgørelseskapitlet fremkommer ved enten at dobbeltklike på fanebladet eller ved at klikke på ikonet vist i ovenstående skærmbillede. Hvorved nedenstående fremkommer. 26
Resultatopgørelsen vil herefter vises side for side for de bogføringskredse der tilhører virksomheden. Det er vigtigt, at rapporten vælges for den bogføringskreds, som er omfattet af forsøget. 27
Ved at dobbeltklikke inde på selve siden vises nedenstående skærmbillede og ved at trykke ok kommer brugeren over i den aktive template hvor brugeren kan anvende rapporten aktivt - eksempelvis ved at tilføje nye dimensioner til rapporten (se øvrige vejledninger til rapportering i SKS). 28
Hvilke konti gemmer sig bag de enkelte grupperinger? Det er muligt at se hvilke navisionkonti der tilsammen udgør den enkelte gruppering. Ved først at markere hvilken gruppering der ønskes vist (i eksemplet indtægtsført bevilling ) og dernæst trykke på de viste knapper vil nedenstående skærmbillede vises. 29