Vejledning til udlæsning af Navision Budget til SKS via ØSLDV

Transkript

1 Vejledning til udlæsning af Navision Budget til SKS via ØSLDV Denne vejledning henvender sig til de institutioner, der bruger Navision Stat (NS) til at udarbejde/opbevare deres budgetter. Vejledningen beskriver, hvordan det er muligt at udlæse budgetter fra NS via ØSLDV til indlæsning i SKS. De krav, som stilles i projekt bedre økonomistyring, er, at der indlæses et budget pr. hovedkonto periodiseret på måneder (dog kvartalsvist for så vidt angår anlægsbevillinger). I NS er budgetterne imidlertid baseret på en bogføringskreds. Budgetterne skal derfor udlæses fra NS pr. bogføringskreds med underliggende delregnskaber. Ved hjælp af dette kan SKS placere budgettet ind på de rigtige underkonti (da der i SKS er en bro mellem delregnskaber og underkonti) og dermed summere op til hovedkonti. Man skal være opmærksom på, alle bogføringskredsene under en hovedkonto skal benytter samme løsning ift. udlæsning. Det vil med andre ord sige, at budgetter tilknyttet en given hovedkonto enten skal uploades i SKS via skabelonregneark (se særskilt vejledning herom) eller via ØS LDV. Er man startet på regnearksløsningen kan man dog gå over til ØS LDV-løsningen, blot man gør det hovedkontoen samlet set. Hvordan køres rapporten Rapporten åbnes i ØS LDV det samme sted som resten af institutionens rapporter. Nærmere bestemt findes den i mappen /NS/Budgetopfølgning/Budgeteksport/Budget Eksport. Når rapporten køres kommer der følgende billede frem. Figur 1: ØSLDV udlæsningsrapporten I den første boks skal man vælge blandt bogføringskredsene, der er tilgængelig i institutionens NS-database. Dette gør, at man kan indlæse budgetter på bogføringskredsniveau. Dernæst skal man vælge hvilke delregnskaber, der skal

2 medtages i udlæsningen. Ændrer man ikke i feltet, vil der som standard blive medtaget alle de delregnskaber, der findes i den valgte bogføringskreds. Side 2 af 8 Er man være i tvivl om, hvilke(n) bogføringskreds/delregnskaber, man skal vælge, kan man finde information om sammenhæng mellem bogføringskreds og finanslov (hovedkonti) på Se bilag 1. Når man har valgt bogføringskreds og delregnskab, mangler man at vælge, hvilket budget (under Budgetnavn ) og hvilken Budgetversion (grundbudget, prognose 1 etc.) man have udlæst. Nedenfor vises en rapport, hvor de nødvendige valg er foretaget (valg af dimensioner, Medtag dimensioner i budgettet beskrives i afsnittet nedenfor). Figur 2: ØSLDV rapporten med foretagne valg Når de ovenstående valg er truffet, trykker man på view report, og man får vist rapporten på følgende måde. Figur 3: Minimumsrapporten uden valgte dimensioner

3 Her vises rapporten med et budget pr. delregnskab opdelt på de tre kategorier, der stilles krav om i minimumskravene. Ikonerne + gør det muligt at folde de tre overordnede kategorier ud og få vist hvordan beløbene fordeler sig på de standardkonti og finanskonti, der indgår i de forskellige grupper. Side 3 af 8 Når man får vist budgettet, skal man være opmærksom på valgene i menuen budgetversion (Grundbudget, Prognose 1, etc.), idet valgene i denne menu har en visuel effekt på antallet af søjler, der vises i rapporten. Der vises 12 perioder/måneder, hvis man vælger budgetversion Grundbudget. Vælges en prognose, vil antallet af viste perioder/måneder blive reduceret til henholdsvis ni (ved prognose 1), seks (ved prognose 2) eller tre (ved prognose 3). Figur 4: Budgetversionen begrænser antallet af viste kolonner Visning af rapport med dimensioner Man har også muligheden for at få vist sit budget med udvalgte dimensioner.

4 Figur 5: Valgmulighederne for dimensioner Side 4 af 8 Visningen af dimensioner kan dog kun bruges som hjælp til en selv (idet det kan være nemmere at kende sine budgetposter, når man får vist dimensionerne), da disse informationer ikke bliver udlæst i xml-filen, og dermed ikke bliver uploaded i SKS. På Figur 16 kan man se, hvordan rapporten ser ud, hvis man vælger at få vist sine dimensioner. Figur 6: Rapporten med valgte dimensioner Det skal bemærkes, at vælger man at folde indtægtsgruppen ind igen, vil søjlerne Aktivitet og Sted være tomme.

5 Figur 7: Rapporten uden viste dimensioner Side 5 af 8 Gem rapporten Når man har truffet de nødvendige valg og fået vist sin rapport skal den gemmes til brug for indlæsning til SKS. Man skal trykke på disketten ud for teksten Gem som indlæsningsfil til SKS. Herefter kommer følgende besked og man trykker på Gem og vælger hvor man vil gemme filen. Oprettelse af indlæsningsfil til SKS Når man har fået udlæst budgettet fra Navision og gemt sin indlæsningsfil, er man klar til indlæsning af budgettet i SKS. Dette gøres ved at gå ind på hvor man skal vælge Indlæsning af grundbudget/prognoser.

6 Figur 8: Indlæsning af budgetter i SKS Side 6 af 8 Inden man indlæser filen, skal man have kendskab til, hvilket ministerområde, virksomhed og bogføringskreds, budgettet vedrører (er man i tvivl bilag 1). Dette foregår i højre side af skærmen, jf. ovenstående skærmbillede. Desuden skal man vælge, hvilken budget-version man skal indlæse (det sker øverst til venstre i skærmbilledet). Efter indlæsningen kan der fremkomme to symboler: Enten en gul trekant med et udråbstegn eller et gråt v-tegn. Den gule trekant med udråbsteget viser, at der er sket en valideringsfejl ved indlæsningen. Ved klik på ikonet får man en forklaring på, hvad fejlen vedrører. Fejlen skal rettes, og budgettet skal herefter indlæses igen. Det grå v-tegn, viser at indlæsningen er gennemført og budgettet vil kunne ses i SKS efter nattens kørsel (dagen efter vil det grå v-tegn være grønt). Når man ved indlæsningen har fået det grå v-tegn, har man indlæst et budget, der opfylder kravet i bedre økonomistyring. Finder man en fejl i sit budget, efter det er indlæst, og der stadig er åbent (datomæssigt) for indlæsning, skal man indlæse igen, da det altid er det seneste indlæste budget, der er det gældende og som vil ligge til grund for rapporteringen i SKS.

7 Bilag 1. Side 7 af 8 I dette bilag gennemgås hvordan man via SKS-rapportering kan få overblik over hvordan man kan beskrive Finanslovsunderkonti som en kombination af bogføringskreds og delregnskab. Man går som vidst ovenfor kan man går ind på vælger dynamisk rapportering og der efter officielle regnskaber og regnskabsgodkendelse. Når der forespørges efter log-in er det ens sædvanlige log-in til SKS-rapportering. Når man har foretaget de ovenstående valg vil man se følgende billede (se Figur 9). Figur 9: Hvilke valg har man mulighed for I denne menu vælges Ministeransvarsområde (Finanslovsparagraf) og virksomhed, hvilket giver følgende skærmbillede, der viser hvilken sammenhæng mellem bogføringskreds og delregnskab, der er i forhold til finanslovsunderkonto. I nedenstående eksempel er dette vist med 7 i Ministeransvarsområde og Økonomistyrelsen under virksomhed. Figur 10: Oversigt over de mulige valg Man kan her foretage forskellige valg, der stort set giver den samme information. Man kan af ovenstående billede se hvilke tre felter man kan vælge fra, dog kan dette antal være formindsket afhængig af hvilken adgang man har til SKS. Ved eksempelvis at trykke på et af numrene i kolonnen inst. Vælges 0001 fremkommer følgende billede.

8 Figur 11: Sammenhængen mellem bogføringskreds og delregnskab Side 8 af 8 Dette billede viser lige præcis hvad man kan have brug for ved indlæsning. I anden kolonne ses bogføringskredsnummeret (i dette tilfælde 06515). Dernæst kan man i søjle tre og fire se hvilke delregnskaber/underkonti der er tilknyttet denne bogføringskreds.