Indlæsning og anvendelse af kontoskema Res_14 til resultatopgørelse Vejledning

Transkript

1 Indlæsning og anvendelse af kontoskema Res_14 til resultatopgørelse 2014 Vejledning December

2 Indholdsfortegnelse 1 Formål med denne vejledning Hent filer med kontoskema og kolonneformat Indlæsning af kontoskema Res_14 i Navision Stat Beskeder under indlæsning Indlæsning af kolonneformat K1_ Opdatering af kolonneformat så kolonne for 2013 også vises Tilpasning og kontrol af det indlæste kontoskema Tilknytning af analyse til kontoskema efter indlæsning Kontrol af kontoskemaets versionsnr Kontrol af opsætning af analyse Kontoskemaets opbygning og indhold Visning af kontoskema Udskrift af kontoskema Hvor findes resultatopgørelsen?

3 1 Formål med denne vejledning Denne vejledning har til formål at vise, hvordan kontoskema Res_14 (og kontoskema Res_14_FIVU - målrettet Professionshøjskolerne) med tilhørende kolonneformat K1_2014 indlæses og anvendes i Navision Stat. Kontoskema Res_14 svarer til noterne 1 til 13 i resultatopgørelsen. Kontoskemaet udtrykker dermed institutionens driftsresultat og anvendes til udarbejdelse af resultatopgørelsen i årsrapporten. 2 Hent filer med kontoskema og kolonneformat Filerne indeholdende kontoskema Res_14 og kolonneformat K1_2014 vil være at finde på Admsys / Navision Stat under Dokumenter / Generelt / Årsregnskab Højreklik på dokumentnavnet og vælg Save Link As eller Gem link som Vælg at gemme filerne på et drev, som du har adgang til fra Navision Stat fx dit C-drev. 3

4 3 Indlæsning af kontoskema Res_14 i Navision Stat Kontoskema-filen indlæses via følgende menupunkt: Økonomistyring / Finans / Periodiske aktiviteter / Generel Data ind- og udlæsning / Ind- og Udlæs kontoskema Vælg først fanebladet Kontoskemanavn : Tjek at feltet Filter ud for Navn er tomt Vælg dernæst fanebladet Indstillinger : Sæt retning til Indlæs og klik på den lille knap med de tre prikker for at vælge fil og filplacering: 4

5 Klik på knappen Open for at indlæse. NB: Skoler der hostes hos bl.a. KMD skal være opmærksomme på, at C-drevet set fra Navision Stat hedder noget i stil med: C$ på Client (C:) 3.1 Beskeder under indlæsning I forbindelse med selve indlæsningen vil Navision Stat fremkomme med disse beskeder: Sig OK til denne besked. 5

6 Klik på Yes for at forsætte. Kontoskemaet er nu indlæst. 4 Indlæsning af kolonneformat K1_2014 Kolonneformatet, K1_2014, til brug for Res_14 skal indlæses separat via følgende menusti: Økonomistyring / Finans / Periodiske aktiviteter / Generel Data ind- og udlæsning / Ind- og Udlæs kolonneformat Vælg først fanebladet Kolonneformatnavn : Tjek at feltet Filter ud for Navn er tomt Vælg dernæst fanebladet Indstillinger : 6

7 Sæt retning til Indlæs og klik på den lille knap med de tre prikker for at vælge fil og filplacering: Klik på knappen Open for at indlæse. 4.1 Opdatering af kolonneformat så kolonne for 2013 også vises Kolonneformatet K1_2014 er opbygget, så kun én tal kolonne vises, nemlig den for Såfremt skolen ønsker at se tallene for 2013 regnskabsåret, kan en talkolonne for 2013 relativt nemt tilføjes. Menusti til opsætning af kolonneformat: Økonomistyring / Opsætning / Generelt / Kolonneformater 7

8 Find kolonneformat K1_2014 ved opslag i feltet Navn : Stil dig med markøren på linjen og tryk på knappen OK. Tjek, at du kan se kolonnerne, som vist i skærmbilledet herunder. Benyt Vis/Vis kolonner til at tilføje evt. manglende kolonner. NB: Vær opmærksom på, at to kolonner har et navn, der starter med Sammenlignings : Sammenligningsdatoformel Sammenligningsperiodeformel I det efterfølgende skal du anvende den kolonne, der hedder Sammenligningsperiodeformel. 8

9 Lav en ny række i kolonneformatet. Sørg for at følgende felter i den nye række har den korrekte værdi, jf. tabellen herunder: Felt Værdi Kolonnenr. 2 Kolonnehoved 2013 Kolonnetype Hele regnskabsåret Posttype Finansposter Beløbstype Nettobeløb Sammenligningsperiodeformel -1RÅ Eksempel: 5 Tilpasning og kontrol af det indlæste kontoskema Du finder det indlæste kontoskema via følgende menu: Økonomistyring / Finans / Analyse & rapportering / Kontoskemaer Kontoskema Res_14 indvælges ved at lave et opslag (F6) i feltet Navn : 9

10 Klik på OK for at vælge Res_ Tilknytning af analyse til kontoskema efter indlæsning Kontoskemaet for 2014 frigives i en version uden analyse. Skolen skal derfor selv efterfølgende tilknytte en analyse til det indlæste kontoskema. Dette gøres ved at lave et opslag i feltet Navn i kontoskemaet, så oversigten med kontoskemanavne vises: 10

11 Find kolonnen Analysenavn og lav et opslag her for tilgængelige analyser i regnskabet. Indvælg relevant analyse. 5.2 Kontrol af kontoskemaets versionsnr. Du har mulighed for at kontrollere, om du har seneste version af Res_14 i Navision Stat. På øverste linje i billedet for kontoskemaets opbygning står hvilken version, du arbejder med. Versionen herunder ses at være Ver38_111214, hvilket er den seneste version. 5.3 Kontrol af opsætning af analyse Brug af kontoskema Res_14 forudsætter en bestemt opsætning af den tilknyttede analyse. Således skal den anvendte analyse indeholde FORMÅL i Dimension 2-kode feltet: 11

12 Du finder skolens analyser via følgende menusti: Økonomistyring / Opsætning / Dimensioner / Analyser Faneblad: Dimensioner 6 Kontoskemaets opbygning og indhold Når du har indlæst kontoskemaet og tilføjet relevant analyse, kan du se nærmere på skemaets opbygning og indhold. Kontoskemaet Res_14 svarer til noterne 1 til 13 i resultatopgørelsen. Kontoskemaet udtrykker dermed institutionens driftsresultat. Du bør sikre dig at følgende kolonner er vist (Vis/vis kolonne): Rubriknr. Beskrivelse Sammentællingstype Sammentælling Formål Kode Sammentælling 12

13 Feltnavn Rubriknr. Beskrivelse Beskrivelse Et rubriknr. bruges som linjenummer. Hvis du skal lægge summen af flere linjer sammen anvendes rubriknummeret. Et eksempel er under overskriften Statstilskud, hvor der indgår 7 linjer som i linjen Statstilskud i alt lægges sammen. Her indtastes den beskrivelsestekst, der ønskes med på udskriften. Bemærk: Ønsker du en overskrift på rapporten tastes den i øverste beskrivelsesfelt. For at lave lidt luft mellem overskrift og kontoskemalinierne, kan det være en ide, at lade et par linier efter overskriften stå tomme. Sammentællingstype I dette felt kan der vælges mellem følgende sammentællingstyper: Kontosum: Summen bliver sammentalt på baggrund af de konti der er opsat i kolonnen sammentælling, hvor kontiene har kontotype konto i kontoplanen. SumSum: Summen bliver sammentalt på baggrund af de kontogrupper der er opsat i kolonnen sammentælling, hvor kontogrupperne har kontotype sum, til-sum eller fra-sum i kontoplanen. Formel: Summen beregnes ud fra beløbene i andre rubrikker i kontoskemaet. Sammentælling Her angives den eller de SKS konti, der er relevante. Bemærk: Står der et 4-cifret tal fx. 1018* betyder det at kontoskemaet medtager alle lokale konti for SKS kontoen 1018 uanset den fri specifikation. Du kan også vælge at angive en specifik finanskonto dvs (SKS 1018 og fri specifikation 10). Det er også i dette felt, at der kan opsættes en formel. Formlen beregner en total på baggrund af de linier, der er opsat med rubriknr. Formål Kode Sammentælling Her angives de CØSA formål, som er relevante. Bemærk: Som udgangspunkt er kontoskemaet født med de 4- cifrede CØSA formåls koder. Har du tilføjet ekstra cifre på formålskoderne, skal du ind og tilrette kontoskemaet 1. 1 Det anbefales at foretage tilretninger af kontoskemaet i en kopi af kontoskema Res_14 13

14 7 Visning af kontoskema For at få regnskabstallene vist på skærmen skal du trykke på knappen Skema og vælge oversigt : Herefter præsenteres regnskabstallene: 14

15 Oversigtsbilledet er bygget op med kontoskemahoved, hvor kontoskemanavn, kolonneformatnavn, datofilter og angivelse af et eventuelt budget fremgår. Derudover er der selve kontoskemalinjerne, som viser resultatet på baggrund af opbygningen af kontoskemaet. Du kan tjekke saldi i kontoskemalinjer ved at lave et opslag (F6) på de enkelte beløb. I kontoskemaoversigten tjekkes/tastes følgende: Datofilter (øverst): Angives som en vilkårlig dato i regnskabsåret Fx Kolonneformat (øverst): K1_ Udskrift af kontoskema Udskrift af tallene fra kontoskemaet kan ske både fra Designbilledet og fra Oversigtsbilledet. I Oversigtsbilledet vælges knappen Funktion og punktet Udskriv I Designbilledet vælges knappen Udskriv, hvorefter følgende billede fås: 15

16 Angiv eventuelle filtre eller udskriv som vist herover. Vælg om du vil udskrive til skærm (knappen Vis udskrift ) eller til printer (knappen Udskriv ). 8.1 Hvor findes resultatopgørelsen? Selve resultatopgørelsen finder du på side 3 i udskriften: Herfra kan tallene overføres til årsrapporten mm. 16