Område: Det sociale område Afdeling: Afdelingen for social- og specialundervisning Journal nr.: Dato: 26. oktober 2009 Udarbejdet af: Lena Nørregaard E-mail: Lena.Noerregaard@regionsyddanmark.dk Telefon: 76631041 Uanmeldt tilsyn den 1. oktober 2009 på Egebjerghus; Sydbo J.nr. 09/1911 Tilsynsførende: Socialfaglig konsulent Else Pedersen og Sundhedsfaglig konsulent Lena Nørregaard Tilsynets fokusområder: På tilsynet d.1.10.2009 er fokus lagt på følgende anbefalinger fra sidst anmeldte tilsyn i februar 2008, som er foretaget på Egebjerghus: Sygefraværet. Har ledelsen udarbejdet målsætning vedr. rekruttering og fastholdelse på Egebjerghus? Egebjerghus aktivitetstilbud: Hvorledes finder man ud af, at målene er nået for den enkelte bruger? Udviklingsprojekter for Sydbo, botilbud og aktivitetstilbud. Generelt om stedet: Sydbo er et bo- og aktivitetstilbud for vidtgående fysisk og psykisk handicappede voksne. Sydbo består af bostedet Eskebjerg og beskæftigelsestilbuddet Egebjerghus. Tilsynet er foretaget på Egebjerghus. På Egebjerghus` aktivitets- og samværstilbud kommer følgende 20 brugere: Fra Eskebjerg:13 brugere, 4 brugere bor hjemme, 2 brugere fra Svendborgs bofællesskab Ryttervej og 1 bruger fra et psykiatrisk plejehjem. Egebjerghus brugernormering er 16 heltidspladser. Egebjerghus er beliggende i landsbyen Stenstrup på Sydfyn. Huset er en stor ældre, hyggelig toetagers villa med kælder, der tidligere har været plejehjem. Huset er ikke velegnet til immobile, fysisk handicappede brugere. Omkring huset er der en dejlig stor have med flere terrasser. Herudover er der Laden, som er ombygget til træningssal for fysioterapi. Huset indeholder mange mindre rum. Tre rum er indrettet til gruppe- og aktivitetsrum, og herudover er der køkken. På første sal er der indrettet to administrationskontorer, to møderum og flere andre rum, der bliver brugt som depotrum. Huset er præget af smalle gange, og tilsynets generelle indtryk er, at der er meget rodet, ligesom vedligeholdelsen og rengøringen har sine mangler. Kælderen lugter af kloak. Haven trænger ligeledes til pasning. Personalenormeringen: 1 afdelingsleder, 1 fysioterapeut, 5 pædagoger, 1 medhjælper og en studerende. Pædagogen oplyser, at forholdet mellem pædagoger og brugere er 1:3, og der er ikke ekstra resurser til de 4 af brugerne, der ofte kræver 1:1. Nogle af brugerne er meget plejekrævende. Det er et ønske fra personalet, at der ansættes en social- og sundhedsassistent i forhold til en specifik bruger, således at der vil blive mere tid til at aktivere brugerne.
Den tidligere afdelingsleder rejste 1. maj 2009 for at starte nyt arbejde, så for nuværende er der ingen afdelingsleder. Stillingen er netop opslået med forventet besættelse 1. december, eller senest 1. januar 2010. Egebjerghus har netop på et personalemøde udarbejdet en ny gruppestruktur, som vil blive iværksat fra den 5. oktober. Personalet har oprettet tre teams, hvori brugerne er inddelt i faste basisgrupper. Der er lavet faste strukturer, hvor der er udarbejdet billedserier/ billedmapper til den enkelte bruger. Under oprettelsen af de tre teams, er der taget hensyn til, at omvæltningen ikke skulle blive for stor, og at hver enkelt bruger stadig vil være sammen med sin primære kontaktpædagog. Der er skemalagt fælles aktiviteter for hver enkelt dag, omfattende bl.a. musik, fodspa, bus og gåture, bevægelsessansetræning, og der er herregymnastik og en tøseklub. De brugere, der ikke deltager i de fælles aktiviteter, deltager i deres basisgrupper, hvor der arbejdes med fastlagte mål og delmål. Egebjerghus har for alle brugerne udarbejdet en handleplan i Bosted Systemet, som indeholder mål og delmål. Tilsynets indtryk af tilbuddet: Atmosfæren opleves positiv og behagelig. Medarbejderne er venlige og stiller sig gerne til rådighed med oplysninger om daglige rutiner og metoder i arbejdet og fortæller om brugernes liv. Det er tilsynets vurdering, at medarbejderne prøver at arbejde målrettet for at sikre kvalitet og faglighed til gavn for brugerne, men betingelserne i dag, hvor der er to sygemeldinger, gør dette svært. Tilsynsbesøget forløb: Denne torsdag den 1.oktober kl.11.00, hvor vi ankommer til Egebjerghus, møder vi en pædagog, som er ved at hjælpe brugerne ind i en handicapbus, da de skal til Eskebjerg i et ærinde. Vi præsenterer os, og bliver budt velkommen. Pædagogen oplyser, at de ingen afdelingsleder har, og at de er lidt underbemandede, da de i dag har to sygemeldinger. Vi går op på 1. sal, hvor der er en pædagog, som sidder og skriver deres nye brugerfordeling m.m. Hun stiller sig til rådighed, og der tages kontakt til forstanderen fra Sydbo. Pædagogen viser os rundt på stedet. Efter kort tid ankommer forstanderen og deltager i samtalen med pædagogen. Tilsynet slutter kl. 14.00 Observationer: Der er en god stemning i huset, og alle medarbejdere hilser venligt. Vi observerer, at de fleste af brugerne er siddende i kørestol, og mens vi går rundt, kører en af brugerne efter os og virker meget interesseret i, hvem vi er. En anden bruger sidder ude i gangen og kikker. De andre brugere er ved at få frokost. Vi ser ingen bruger i egentlig aktivitet. Huset har mange rum, og tilsynet får indtryk af, at der overalt er rodet, og at rengøringen og vedligeholdelsen ikke er i top. Vi er også i Laden, hvor træningssalen er tom (fysioterapeuten er syg). Det se ud til at være et rart sted med mange hjælpemidler til træning. Her er også et stort badeværelse, samt et kontor med en behandlerbriks. Her er fin orden og rent. Herefter ser vi haven, hvor der er en del ukrudt. Vi slutter rundvisningen med at se drivhuset, som har mange druer, men igen kunne pasningen af drivhuset være bedre. Efter rundvisningen havde vi samtale med forstanderen og en pædagog. Pædagogen har været ansat her i 22 år, og oplyser, at det har været svært at undvære en afdelingsleder. Forstanderen oplyser, at han har valgt først at starte ansættelsesproceduren efter sommerferien. Man har ikke tidligere haft procedurer for, hvorledes man ansætter nye medarbejdere. Forstanderen er derfor gået i samarbejde med Region Syddanmarks HR. Dette skulle gerne udmøntes i kvalificerede ansøgere. Ligeledes har det været en god læreproces. Side 2 af 5
Tilsynets fokusområder: På det uanmeldte tilsyn har vi lagt fokus på følgende tidligere anbefalinger. Sygefraværet, Har ledelsen udarbejdet målsætning vedr. rekruttering og fastholdelse på Egebjerghus? Der er ikke udarbejdet målsætning vedr. rekruttering og fastholdelse. Forstanderen oplyser, at samarbejdet med HR har været en lærerig proces. Der har været en del sygemeldinger på Egebjerghus to langtidssyge og en deltids syg. Den ene af de langtidssyge starter følgende mandag. Forstanderen mener ikke, at de langtidssyges fravær er arbejdsrelateret. Egebjerghus plejer ikke at have så mange syge. Egebjerghus aktivitetstilbud: Hvorledes finder man ud af, at målene er nået for den enkelte bruger? Der arbejdes som nævnt med mål og delmål i Bosted systemet, hvor der noteres dagligt. Tilsynet fik udleveret en handleplan for en beboer, som er skrevet i 2007. Her er formuleret klare mål og operationelle delmål. Efter planen skulle handleplanens mål og delmål evalueres d.18.06.2008. Tilsynet kan dog ikke se, at dette er sket. Personalet har modtaget supervision i en af grupperne, da man havde en del problemer med en bruger, som pludselig kunne skade personalet og andre brugere. Efter at pågældende bruger havde skadet to personer på meget kort tid, iværksattes et samarbejde med den kommunale sagsbehandler og om at tilbyde et andet beskæftigelsestilbud. Brugeren kommer ikke længere på Egebjerghus. Personalet ser nu fremad og glæder sig til, at der bliver ansat en afdelingsleder. Udviklingsprojekter for Sydbo botilbud og aktivitetstilbud. Der er blevet bevilliget 75.000 kr. i 2008 fra Region Syddanmarks udviklingsmidler til projekt Forebyggelse via anerkendelse, til opkvalificering på Eskebjerg og Egebjerghus Man har afholdt kurser og frikøbt medarbejderne. Generelt har det været en god proces, men medarbejderne på Egebjerghus syntes ikke, alle kurserne lige var målrettet til dem. De udtrykker dog, at samarbejdet er blevet bedre, handleplaner udarbejdes nu i fællesskab, hvilket giver et godt indblik i og en god forståelse for hinandens arbejdsområder. Men det er svært at sidde på 2 matrikler. Sydbo har ansøgt SL om penge til et nyt projekt her i 2009, Arbejdsglæde, hvor indholdet er kommunikation mellem dag og døgn. Dette med henblik på, at man skal flytte sammen på en matrikel. Sydbo har haft bygningsgennemgang, og bygningerne er blevet erklæret værende ikke egnet til formålet. Der arbejdes på at finde en byggegrund, således at der kan bygges et nyt Sydbo, der skal indeholde både dag- og døgntilbud. Medicin: Ved tilsynet konstateredes det, at medicinskabet var aflåst. Brugernes medicin blev opbevaret i uge kasser, også til lørdag og søndag, hvor brugeren ikke er i dagtilbud. Medicinen doseres fra Eskebjerg bosted under vedkommende brugers navn. Herefter flytter medarbejderne på Egebjerghus pillerne i små æsker med CPR. Nr. og navn og udleverer medicinen herfra. Pædagogen oplyser, at de noterer, når de har givet medicin, men bogen var ikke i medicinskabet. Det fremgik af gennemgangen, at der ikke er nedskrevet retningslinjer for fejlmedicinering. Det er tilsynets indtryk, er at der er en del uregelmæssigheder i medicinskabet. Bl.a. er der en boks, som indeholder nogle brugte sprøjter og små glas, hvor der har været naturmedicin. Ligeledes har tilsynet ikke indtryk af, at der noteres i Bosted Systemet, når der er fejlmedicineret. Sammenfattende vurdering: Side 3 af 5
Atmosfæren opleves positiv og behagelig. Dog opleves en del modløshed fra personalet på denne dag, da der er flere sygemeldt. - Tilsynets fokuspunkter: A: Sygefraværet. Der er ikke udarbejdet målsætninger, da man ikke har haft afdelingsleder på Egebjerghus de sidste 5 måneder. B: Egebjerghus aktivitetstilbud. Der er netop udarbejdet nye basisgrupper, som skal starte i næste uge. Bemandingen har delvis været med løse vikarer på grund af langtidssygdom. Ligeledes kan tilsynet læse i den udleverede brugers handleplan, at der ikke er evalueret på mål og delmål det sidste år. Tilsynet har noteret sig, at kontaktpersonen har været langtidssyg, og at ingen andre har taget over. C: Udviklingsprojekter. Der er færdiggjort et projekt Forebyggelse via anerkendelse sammen med personalet fra botilbudet Eskebjerg, og personalet udtrykker, at handleplaner nu laves i et samarbejde. Forstanderen oplyser, at der arbejdes med et nyt projekt Arbejdsglæde om kommunikation mellem dag - og døgnafsnittet. - Anset: Afdelingslederstillingen på Egebjerghus har været ubesat i 5 måneder, men er nu under besættelse. Der har været bygningsgennemgang på begge Sydbos afdelinger 2009, og bygningerne er blevet erklæret uegnede til formålet. Sydbo havde sidste år et stort underskud, og forstanderen regner med, at det også vil være tilfældet for 2009, grundet en ekstrabevilling fra 2007 på 1,6 stilling, hvor de økonomiske midler først er tilført fra 2010. Botilbuddet har haft ledige pladser det sidste år. Det har vist sig at været vanskeligt at få pladserne besat, da pårørende ikke altid ønsker deres unge mennesker skal bo i gamle bygninger uden bad og toilet. I denne forbindelse oplyser forstanderen, at han har valgt at nedprioritere bygningsvedligeholdelse og vedligeholdelse generelt, for at få frigjort resurser til personalet, jfr. budget- og belægningsproblemerne. Forstanderen oplyser, at han har prioriteret at få kvalificerede ansøgere til afdelingslederstillingen og derfor er gået i samarbejde med Region Syddanmark`s HR. Han har også ønsket at få regionens regnskabsafdeling til at se på taksterne, da der som nævnt må forudses, at der vil komme underskud igen i år på grund af opnormeringen med 1,6 stilling uden samtidig budgetmæssig dækning. Samspillet mellem aktivitetstilbuddet og botilbudet vurderes at have stor indflydelse på medarbejdernes trivsel, og dette måske igen på sygefraværet. Tilsynets anbefalinger: 1. At det gøres bekendt for medarbejderne på Egebjerghus, hvilke retningslinjer Sydbo har vedrørende medicin. De skal være i overensstemmelse med regionens generelle retningslinjer om medicinhåndtering og indeholde procedurer og retningslinjer vedr. ordinering, opbevaring, uddeling, håndkøbsmedicin og fejlmedicinering. Der må ikke være medicinæsker for lørdage og søndage, hvor brugeren ikke er på aktivitetstilbuddet. 2. At den fremtidige afdelingsleder, i tæt samarbejde med personalet, gennemgår og evaluerer brugernes handleplaner. 3. At regionens økonomiafdeling etablerer en dialog med Sydbo med henblik på en gennemgang af Sydbo`s takster og anstrengte økonomi. 4. At samspillet mellem aktivitetstilbuddet og botilbuddet søges yderligere styrket for at fremme en positiv udvikling. 5. At der som tidligere anbefalet udarbejdes mål for rekruttering og fastholdelse af personale på Egebjerghus Side 4 af 5
Evt. bemærkninger, som ikke er indarbejdet i rapporten: Fra forstanderen: Ingen. Fra driftschefen: Tilsynsrapporten understreger vigtigheden af, at der snarest ansættes en afdelingsleder, så husets helhed, inde som ude, og de mere specifikke faglige elementer (handleplanerne) justeres. Specielt skal der snarest ske en opdatering på håndtering af medicinområdet. Vedr. de fysiske rammer skal det bemærkes, at Sydbo er prioriteret i den boligplan, der pt. er under færdiggørelse, og skal behandles politisk. Fremsendelsespåtegning til driftschefen: Rapporten fremsendes under henvisning til rapportens anbefalinger. I bedes træffe aftale med tilbuddets leder om anbefalingerne. Den 23. oktober 2009, JFB Side 5 af 5