Strategi for frivilligsamarbejde Lokalbibliotekerne i Aarhus kommune Baggrund Lokalbibliotekerne i Aarhus Kommune ønsker at styrke, og udvikle samarbejdet med frivillige. De frivillige er, og vil også i fremtiden være en vigtig del af udmøntningen af Borgerservice og Bibliotekspolitikken. Samtidig vil løsningen af opgaven med etableringen samt driften af medborgercentre, i fremtiden kræve et tættere samspil med frivillige samarbejdspartnere. Frivillige sikrer en forankring af Lokalbibliotekerne i nærmiljøet en forankring, der er med til at styrke biblioteket som kultur og dannelsesinstitution. Værdiramme Der tages her afsæt i den kommunale værdiramme der foreligger på området, Værdiramme for frivilligt arbejde. Denne tager udgangspunkt i de tre overordnede værdier som ligger til grund for kommunens arbejde: troværdighed, respekt og engagement. Troværdighed: Aarhus Kommunes samarbejde med frivillige aktører baseres på troværdighed ud fra en målsætning om at sikre gode arbejds- og vækstvilkår for den frivillige indsats. Aarhus Kommune skal kendetegnes som en troværdig samarbejdspartner og medspiller i forhold til den frivillige indsats i kommunen. Samarbejdet søges styrket gennem ligeværdig dialog, gennemsigtighed og gensidighed i relationerne mellem de frivillige aktører og Aarhus Kommune. Respekt: Århus Kommunes samarbejde med de frivillige aktører bygger på respekt for de frivilliges engagement, særegenhed og mangfoldighed samt på gensidig anerkendelse af hinandens vilkår og ressourcer hos såvel de frivillige aktører som hos kommunen. Engagement: Århus Kommunes samarbejde med de frivillige aktører baseres på engagement, imødekommenhed og anerkendelse af det frivillige arbejdes værdi for kommunens, borgere og kendetegnes ved nytænkning, udvikling og inddragelse. Værdirammen støtter op om de igangsatte initiativer, som danner grundlag for det store frivillige engagement og det gode samarbejde, der karakteriserer samspillet mellem frivillige aktører og Aarhus Kommune. Lokalbibliotekerne ønsker i overensstemmelse med ovenstående værdier at fastlægge en strategi for samarbejdet med frivillige organisationer, såvel som enkeltpersoner. Denne strategi skal tegne en fælles ramme, for hvordan Lokalbibliotekerne sikrer det bedst mulige samarbejde. Et samarbejde, der er en del af forudsætningen for at opfylde de målsætninger, der er opstillet i Borgerservice og Bibliotekspolitikken, samt for etableringen af medborgercentre. 1
Definition af frivilligt arbejde Lokalbibliotekerne tilslutter sig den generelle definition af frivilligt arbejde som: Når en person udfører et arbejde uden fysisk, økonomisk eller retslig tvang. Arbejdet skal som udgangspunkt være ulønnet (dog kan der gives symbolsk honorering). Arbejdet skal udføres til gavn for andre end en selv, og ens nærmeste familie. Samarbejdet mellem Lokalbibliotekerne og de frivillige aktører Samarbejdet med frivillige aktører er afgørende for Lokalbibliotekerne, ikke mindst som en styrkelse af borgerinddragelsen. Dette samarbejde anses som værende til gensidig gavn for de implicerede parter. For at få det optimale ud af samarbejdet, er det dog vigtigt at sætte fokus på gensidige forpligtelser og forventninger. Ved at skabe klare rammer for samarbejdet med de frivillige i biblioteksregi, er ønsket at optimere de ressourcer, der findes i det frivillige arbejde. I sidste instans kan samarbejdet mellem bibliotekerne og de frivillige munde ud i en bredere service til borgerne. Hvad kan Lokalbibliotekerne tilbyde de frivillige? I biblioteksregi har den frivillige mulighed for at få udfordret, afprøvet og udviklet faglige færdigheder og kompetencer. Derudover er det væsentligt, at den frivillige kan forvente, at få anerkendelse for disse kompetencer i samarbejdet med biblioteket. Den frivillige vil i sit arbejde på biblioteket være medskaber af de aktiviteter, som denne indgår i. Det frivillige arbejde kan ligeledes være med til at give den frivillige faglige og/eller sociale erfaringer, der kan finde anvendelse i andre sammenhænge, det være sig i uddannelses, såvel som i arbejdslivet. I samarbejdet med fagpersoner på biblioteket, vil den frivillige finde kompetente sparringspartnere, der kan støtte og udvikle den frivillige i arbejdet. I samarbejdet med de frivillige ønsker Lokalbibliotekerne at skabe et miljø, der er anerkendende, støttende og som sætter den gensidige respekt for forskellige perspektiver i højsædet. Endelig er det frivillige arbejde i biblioteksregi, en enestående mulighed for at knytte bånd til en veletableret kultur og dannelsesinstitution. Hvad tilfører de frivillige Lokalbibliotekerne? De frivillige, der er tilknyttet Lokalbibliotekerne/medborgercentrene, bidrager med deres viden og engagement positivt til løsningen af de aktiviteter de deltager i. Med deres forskelligartede faglige og personlige kompetencer, er de med til at generere nye idéer og løsninger på de opgaver, som Lokalbibliotekerne varetager. Derudover er tilknytningen af frivillige samarbejdspartnere en vigtig del af den borgerinddragelse, der både nu og i fremtiden vil være afgørende for løsningen af de målsætninger, der er opstillet i Borgerservice og Bibliotekspolitikken. Den medskabende borgerinddragelse vil være en vigtig del af løsningen, især i forbindelse med etableringen af medborgercentre. 2
Samarbejde med enkeltpersoner vs. organisationer I samarbejdet med frivilligorganisationer er der visse forpligtelser som disse varetager. Det være sig rekruttering af frivillige, organisering af arbejdet og lignende. Dette betyder at lokalbibliotekerne primært er ansvarlige for samarbejdet i forhold til at stille faciliteter til rådighed. I samarbejdet med frivillige enkeltpersoner, påhviler der således bibliotekerne en skærpet forpligtigelse. Det være sig bl.a. i højere grad at rekruttere samt organisere det frivillige arbejde. Det er ligeledes bibliotekets ansvar at sikre, at de enkeltpersoner der rekrutteres har mulighed for at udvikle deres kompetencer. Derudover er det bibliotekets ansvar at sikre at lovmæssige rammer overholdes. Eksempelvis er det bibliotekets ansvar at indhente børneattester på frivillige der rekrutteres til at arbejde med børn. Ligeledes er det bibliotekernes ansvar, at sikre at de rekrutterede frivillige er omfattet af forsikring, i overensstemmelse med gældende lovgivning. Samlet kan det summeres til, at Lokalbibliotekerne har en skærpet forpligtigelse overfor de frivillige, som rekrutteres direkte til biblioteksregi. Sammenfatning På baggrund af den ovenstående værdiramme, samt anerkendelsen af vigtigheden af det gensidigt givende samarbejde, ønsker Lokalbibliotekerne i Aarhus Kommune at udvikle samarbejdet med frivillige organisationer, og frivillige enkeltpersoner. Lokalbibliotekerne anser den medskabende borgerinddragelse, bl.a. i form af frivilligsamarbejde, som værende væsentlig i udviklingen af fremtidens bibliotekstilbud. 3
Konkret udmøntning I det følgende vil der blive sat fokus på områder, der kan være med til at styrke og udvikle samarbejdet med frivilligorganisationer, og frivillige enkeltpersoner. Rekruttering, kompetencer og fastholdelse af frivillige Rekruttering Den gennemførte analyse af det eksisterende frivilligsamarbejde, viser en stor spredning i de kanaler hvorfra bibliotekerne rekrutterer frivillige. Rekrutteringsudfordringen kan bl.a. imødekommes gennem en tværorganisatorisk kommunikation og videndeling om mulige kanaler for rekruttering af frivillige. Dog vil der stadig være behov for fokus på nye muligheder for at rekruttere frivillige. I forbindelse med rekruttering, skal det understreges at denne skal ske i overensstemmelse med gældende lovgivning, for bekæmpelse af diskrimination, af såvel religiøse, etniske, politiske og seksuelle minoriteter. Kompetencer Et yderligere aspekt af rekrutteringsspørgsmålet, er den kompetencespecifikke selektion af frivillige. Den øgede brug af frivillige, vil fremover stille større krav til disses kompetencer og kvalifikationer. Det er derfor vigtigt at der i biblioteksregi er fokus på den enkelte frivilliges kompetencer. Det er således det enkelte biblioteks ansvar, at sikre at de tilknyttede frivillige besidder de nødvendige kompetencer, der er påkrævet til løsningen af den pågældende frivilligopgave. I forlængelse heraf, kan det enkelte bibliotek arbejde med at definere forskellige Frivilligprofiler. Dette kan være med til at skabe overblik, over hvilke kompetencer der er nødvendige for at løfte opgaven med det respektive frivilligarbejde. Fastholdelse Fastholdelse af de frivillige er ligeledes et af de områder, der skal sættes fokus på. En hyppig årsag til frafald af frivillige er den lange tidshorisont, der kan være forbundet med beslutningstagning. Det er derfor væsentligt, indledningsvist i et samarbejde, at gøre opmærksom på de tidsbindinger, der er forbundet med det pågældende arbejde. Derudover er følelsen af ejerskab en faktor der influerer positivt på fastholdelsen. Derfor kan det, så vidt det er muligt, ofte være positivt at inddrage de frivillige så tidligt som muligt i beslutningsprocessen omkring deres arbejde. Det er vigtigt at være opmærksom på denne dobbelthed. Det må derfor altid overvejes, hvornår det er hensigtsmæssigt at inddrage frivillige i processen. Således at de frivillige har mulighed for at få indflydelse, og dermed ejerskab, samtidig med at de ikke inddrages for tidligt, hvor der ikke er noget reelt arbejde at beskæftige sig med. Der må i forbindelse med frivilligsamarbejde, løbende være opmærksomhed på udfordringerne omkring rekruttering, kompetencer og fastholdelse 4
Samarbejdsaftale Rammerne for samarbejdet med frivillige, omhandler bl.a. de krav og forventninger de implicerede stiller til hinanden. En måde hvorpå dette kan formaliseres er en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftale om frivilligt arbejde Lokalbibliotekerne i Aarhus Kommune Aftalen træder i kraft pr. d. (XX.XX.XX)- og løber som udgangspunkt til d. (XX.XX.XX) Ved indgåelse af denne aftale, forpligter begge parter sig på at samarbejde i overensstemmelse med Lokalbibliotekerne i Aarhus kommunes strategi for frivilligsamarbejde, hvilket indebærer at: Som frivillig ved Lokalbibliotekerne i Aarhus Kommune har du ret til: At arbejde med det du har lyst til At bruge den tid du har lyst til At sige nej, når man ikke har lyst eller interesse At blive oplyst om evt. videoovervågning af arbejdspladsen Som frivillig ved Lokalbibliotekerne i Aarhus kommune har du pligt til: At gøre dig bekendt med ovenstående strategi for frivilligsamarbejde i Lokalbibliotekerne At udfører de opgaver du påtager dig, og overholder indgåede aftaler. At bidrage til at skabe et positivt og produktivt miljø, med respekt for borgerne, bibliotekets personale og de øvrige frivillige At overholde gældende tavshedspligt for personfølsomme oplysninger. Jeg er indforstået med ovenstående forventninger til frivillige ved Lokalbibliotekerne i Aarhus Kommune. Jeg acceptere at såfremt jeg ikke opfylder de ovenstående forpligtelser, kan blive bedt om at stoppe som frivillig i Lokalbibliotekerne. Jeg giver besked til den frivilligansvarlige på det bibliotek jeg er tilknyttet, hvis jeg ønsker en pause fra arbejdet, eller ønsker helt at stoppe som frivillig i Lokalbiblioteksregi. Dato. Underskrift (Biblioteket) Dato. Underskrift (Den frivillige) 5
Forventninger og krav til de biblioteksansatte Ligesom der stilles krav til de frivillige, skal der stilles krav og forventninger til de biblioteksansatte, der varetager opgaver i samspil med frivillige aktører. Dette være sig faglige såvel som personlig-professionelle kompetencer. Faglige kompetencer Som biblioteksansat er det væsentligt, at man i sit samarbejde med frivillige aktører er motiverende, og er med til at understøtte det frivillige engagement. Dette kræver både en stærk faglig viden, såvel som organisatorisk sans, der kan sætte rammerne for det frivillige arbejde. Ligeledes er åbenhed og respekt for de frivilliges kompetencer vigtig i skabelsen af den gode relation. I forlængelse af dette, er det afgørende at den biblioteksansatte er parat til at give ansvar fra sig. Et frugtbart samarbejde kræver således en åbenhed over for de ideer og indfaldsvinkler som den frivillige bidrager med. Et indgået frivilligsamarbejde, kræver en anerkendelse af den frivilliges kompetencer og indsats. Personlig-professionelle kompetencer I samarbejdet med de frivillige aktører er det vigtigt at den biblioteksansatte er anerkendende og positiv i sin kommunikation. Samtidig kan et samarbejde på tværs af faglige skel, ofte være udfordrende, og det er derfor afgørende med en vis vedholdenhed i kommunikationen med de frivillige. I forlængelse heraf, er en positiv indgangsvinkel til samarbejdet, og sparringen med de frivillige aktører, en vigtig faktor i etableringen af det gensidigt givende arbejde. 6