Dato: 13.04.12 Vor ref.: LHO Referat fra 13. teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Torsdag den 22. marts 2012 Sted: Deltagere: MedCom Jane Kempf Bertelsen, Region Nordjylland (video) Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Axel Pallesen, Region Midtjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Jesper Piculell, Aarhus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Eva Lund, Odense Universitetshospital Simon Simonsen, Vejen Kommune Lene Hansen, Vejen Kommune Tenna Teegen, Region Sjælland Susanne Ørnfeldt Schou, Region Hovedstaden Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Rikke Viggers, MedCom Per Abildgaard, MedCom Peder Illum, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Søren Gormsen, Favrskov Kommune Keld Graugaard Pedersen, Favrskov Kommune Erik Knudsen, Aarhus Kommune Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Pia Maria Nielsen, Varde Kommune Lars K. Olsen, Esbjerg Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Bente Christensen, Kolding Kommune Kinne Morthorst Kaysen, Middelfart Kommune Jacob Hempler, Odense Kommune Mads Nybroe, Odense Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Anette Dahl Høm, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Maria Bødker Boje, Københavns Kommune Referat:
1. Velkomst og præsentation v/lone Velkomst v. Lone. Kort præsentationsrunde. 2. Nyt fra MedCom v/lone Der har været et udbud på slutevalueringen, og Region Midtjylland, Center for Folkesundhed og Kvalitetsudvikling har vundet udbuddet og dermed opgaven. Styregruppemøde for projektet afholdes næste gang den 25. april. MedCom flytter til Forskerparken, stadig i Odense den 2. juli. Projektet har indsendt oplæg til digitaliseringsprisen, men vandt ikke. En person har sendt regninger for 3 mio. kr. til Region Sjælland på tolkninger, som ikke har fundet sted over de sidste 4 år. 134 afdelinger på landsplan har implementeret videotolkning. Det vil sige, at de er teknisk klar, undervist og har gennemført 1. videotolkning, hvilket svarer til 32,4 %. Herudover er yderligere 64 afdelinger teknisk klar og undervist. Der er sket et fald i antal af relevante afdelinger pga. organisatoriske sammenlægninger i bl.a. Region Midtjylland, hvilket betyder at der nu er i alt 413 afdelinger nationalt. 310 afdelinger svarende til 75 % skal have implementeret videotolkning pr. 1. april, og det når vi ikke. Yderligere 3 regioner kan frikøbe en person dedikeret til teletolkeprojektet. Vi har flyttet grænsen for, hvornår man kan frikøbe, så man blot skal være teknisk klar, men ikke behøver at have gennemført den første videotolkning. Der er ændret statusindberetning i 2012 til henholdsvis MedCom, RSI og FFVT. Lone præsenterede skema over de forskellige datoer. Det er lidt forskelligt, hvad man skal indberette - Lone præsenterede statistik for udbredelsen. Translatørforeningen og Ja til sprog har inviteret til Høring om tolkning i det offentlige - for alle, der interesserer sig for sproget. Blev afholdt på Rigshospitalet, hvor Susanne deltog. Flere regioner var også repræsenteret. Meget spændende dag med forskellige indlæg. Målet med mødet var, at der ikke som sådan findes en tolkeuddannelse i Danmark. Man mener, der er behov for en certificeringsordning og en national liste. Man har bl.a. en ordning i Australien, Sverige og Norge. Susanne opfordrede til, at man også tænkte videotolkene ind i en sådan ordning. Der var mange på mødet, der ikke kendte til videotolkning. Region Midtjylland har en implementeringsplan for igangsætning af praksislægerne. Region Syddanmark har planer, og Region Sjælland tænker også i de baner. Notat vedr. anvendelse af videokonference i kommunerne er endelig blevet færdigt. Det vil blive sendt ud sammen med referatet og blive lagt på MedComs hjemmeside. Vejen Kommune har udarbejdet en evalueringsrapport, som også sendes ud sammen med referatet. Deltagerne blev spurgt om, hvad de synes om den film, MedCom har fået lavet? Susanne fra Hovedstaden har distribueret den til dem, hun har med at gøre. Den er måske lige lovlig langtrukken, men man får alligevel et godt kendskab til videotolkning. Region Syddanmark har lagt den på 2
OUH s hjemmeside og har opfordret de øvrige sygehusenheder til at gøre det samme. Den kunne godt være skarpere, men vi skal ikke bruge en masse penge på at lave den om. 3. Projektets slutevaluering v/stina Lou, CFK Region Midtjylland Stina præsenterede sig selv og Center for Folkesundhed og Kvalitetsudvikling. Inden for kvalitetsudvikling arbejdes der med sundheds- og socialområdet. Inden for folkesundhed arbejder de med befolkningsundersøgelser, sundhedsfremme og forebyggelse, MTV og sundhedstjenesteforskning. Herudover har de Marselisborgcentret og Klinisk Socialmedicin. Har en del stabsfunktioner. Arbejder med forsknings-, implementerings- og evalueringsopgaver. Er bevillingsfinansieret/eksternt finansieret via indtægtsdækket virksomhed eller fondsmidler og har et tæt samarbejde med Institut for Folkesundhed på Aarhus Universitet. CFK s overvejelser i forhold til teletolkeprojektet er at kigge på arbejdskraftbesparelse, økonomisk gevinst og klinisk kvalitet. Herudover skal det være anvendelsesorienteret både nu og fremadrettet. De centrale temaer er VDX, dækningsgrad, tidsforbrug, klinikertilfredshed, økonomisk vurdering og implementeringsstrategi. Man vil også indsamle de evalueringer, der er lavet i kommunerne og tage deres resultater med i den samlede evaluering. I forhold til VDX vil de fokusere på beskrivelse, udfordringer og perspektiver. Materialet er interviews med Peder og Per samt teknikgruppen. Herudover vil de kigge på statistikken. I forhold til dækningsgraden vil de fokusere på regionernes forbrug af tolkeydelser, herunder videotolkeydelser. Materialet er regionernes kontoplan 110/119, arkæologisk udgravningsarbejde samt interviews. De regionale projektledere tror, det bliver en svær opgave, men det skal prøves. I forhold til tidsforbrugsmålingen vil de fokusere på, om der er sparet tid i klinikken. Materialet er randomiseret forsøg samt interview. De kunne rigtig godt tænke sig, at der var en afdeling, som vil deltage i et radomiseret forsøg. I forhold til klinikertilfredsheden vil de fokusere på, om videotolkning er et godt redskab, som letter den kliniske hverdag. Materialet er spørgeskema og interviews. Der bliver tale om et kort webbaseret spørgeskema, som sendes til 300 hospitalslæger. De regionale projektledere mener, man måske skulle vælge nogle af de andre faggrupper også. I evalueringen laver de ikke patienttilfredshedsundersøgelse, men vil dog spørge til klinikernes mening om patienttilfredshed. I forhold til økonomisk vurdering vil de fokusere på evaluering af de økonomiske modeller i BC, herunder prisudvikling. Materialet er de forskellige variable i projektet. I forhold til implementeringsstrategien vil de fokusere på beskrivelse og vurdering af styrker og barrierer ved den valgte strategi. Materialet er interviews. Der er udarbejdet tidsplan, som blev uddelt. Starter op lige efter påske. Ved udvælgelse af afdelinger til spørgeskemaer regner de med at udvælge afdelinger, hvor videotolkning er velimplementeret. Bemanding af projektet: Stina Lou er tovholder sammen med forskningsleder Camilla Palmhøj. Herudover vil Søren Jepsen Beck og Lise Witt Udsen være involveret, og så vil de anvende studentermedhjælpere, hvis der skal bores i regnskaber. Eva vil gerne spørge OUH s diabetesafdeling, om de vil være randomiseringsafdeling. Axel er lidt bekymret for, at hans afdelinger samtidig både skal implementere og evaluere. Stina mener dog ikke, at de vil forstyrre særlig meget, men der bliver selvfølgelig nogen, der skal udfylde nogle spørgeskemaer. Simon synes, det er vigtigt, at man husker at synliggøre kommunerne og de praktiserende læger i arbejdet. Stina fortæller, at de selvfølgelig vil tænke det ind, når de skriver om fremtidsscenarier. Man er meget velkommen til at kontakte Stina, hvis man har spørgsmål eller input. Center for Folkesundhed vil holde møde med MedCom, hvor den nærmere planlægning aftales. Evalueringsoplægget og opgavebeskrivelsen på slutevalueringen sendes ud sammen med referatet. 4. Arbejdsgange v/ Susanne Ørnfeldt-Schou, Region Hovedstaden Susanne startede 1. januar 2012 som projektleder i Region Hovedstaden. Samtidig er der sket en stor 3
organisationsændring, hvor man har sammenlagt alle it-afdelinger til én enhed, så der har været en del personrokeringer. Susanne startede med at lave en standardmappe, som hun tager med ud til afdelingerne, så alle får samme information. Det er arbejdsgangene, der er det store problem. Disse gennemgås grundigt. Susanne har udarbejdet nogle Visio-diagrammer for henholdsvis bestilling/gennemførelse af videotolkning og attestation af videotolkning, som hun gennemgik. Skemaet er udarbejdet på baggrund af, hvordan man gør de fleste steder, men hvis hun kommer til en afdeling, hvor det ikke foregår på den måde, tilpasses skemaet, så afdelingen ikke føler, at man trækker noget ned over hovedet på dem. Arbejdsgangene er også blevet vendt med tolkecentrene, så alle kender dem. Der er udarbejdet Attestation for gennemført video-, telefon- samt fremmødetolkning, som ikke alle er lige tilfredse med. Afregningen kører på referencenr., som også fremgår af attestationen, og det er man meget utilfreds med. Det ville være mere logisk, hvis det kørte på CPR-numre. Susanne vil arbejde videre med afregningsproblematikken. Der er også udarbejdet Følgende er aftalt med tolkebureauerne, så evt. misforståelser bliver taget med det samme. Standardmappen sendes ud sammen med referatet. 5. Teknikstatus v/peder og Per Det kører. Har nogle opdateringer på vej. I forhold til statistik er vi i dialog med et norsk firma. Vores mål er at få en så nøjagtig statistik, at man kan se, at der har været gennemført en tolkesamtale og i hvilket tidsrum, så det evt. vil kunne være med til at løse nogle tvister i forhold til afregning. Vi vil dog aldrig kunne se, om en samtale er en videotolkning eller noget andet. Det sker også, at man er nødt til at kalde op igen, hvis der er problemer, og på den måde vil 1 samtale kunne vise sig i statistikken som 2 samtaler. Axel spurgte til tidshorisonten. MedCom håber, de har noget kørende her til sommer. I dag afregner regionerne 20 øre pr. indbygger for at være koblet på sundhedsdatanettet. MedCom arbejder med en finansieringsmodel, der også dækker videoknudepunktet, og som bliver aktuel, når teletolkeprojektet er afsluttet. Der arbejdes også på en telefonbog. Her er MedCom også i dialog med et norsk firma. Der kigges på en løsning, hvor man kan have en adressebog lokalt på hvert enkelt apparat, men også hvor man kan søge på videonumre og kan sætte et kald op mellem 2 videonumre. Hver enkelt region opdaterer selv deres egen adressebog, og systemet pusher så selv den opdaterede adressebog ud, så den kan tilgås af andre. Husk at stille krav i jeres udbud om, at det skal kunne kommunikere med det udstyr, I allerede har. Stil krav om, at de skal kunne vise, at deres udstyr skal kunne kommunikere med jeres. Stil krav om, at I ikke vil have, at de tolker hjemmefra, hvis I ikke vil have det. Cisco har lavet en lille håndholdt videoterminal Cius som fås til omkring 3000 kr. Den kræver opkobling til Call Manager og kan håndtere trådløs kommunikation. Der køres i øjeblikket et lille trådløst projekt med brug af trådløs ipad i samarbejde med Region Syddanmark. Man kigger på den kvalitetsmæssige oplevelse. 6. Regioner og kommer hver for sig: a. Regioner: Mødelokale 1 i. Pilotprojekt booking via video v/region Midtjylland Axel gav en status på deres projekt Book en tolk i MidtEPJ. De har i deres EPJ et bookingmodul Bookplan, så man via en portal kan kommunikere med tolkebureauet. Er gået i pilottest på børneafdelingen i Viborg forløbende fra 14. marts til 30. april. Der skal ligge en evalueringsrapport i slutningen af maj. Fra medio juni skal de køre i drift. Der blev kaldt op til Pia Rostock fra børneafdelingen i Viborg, som fortalte om erfaringerne med bookingsystemet. Pia havde førhen en hverdag, hvor hun havde tolkebilag, som hun havde fat i rigtig mange gange. Pia præsenterede systemet på PowerPoint. Sted, EAN og telefon udfyldes automatisk. Man kan booke en tolk uden 4
tilknytning til et ambulant besøg, da man fx ofte bruger det til tværfaglige konferencer. Man kan også booke en tolk i tilknytning til booking af ambulant besøg. I forbindelse med registrering af tolkning gennemført, kan man vælge forskellige afslutningsbeskeder fx tolkning gennemført, tolken mødte ikke frem, tekniske problemer m.m. Der er også mulighed for at ændre i den faktiske tid, hvis det nu blev forlænget eller lignende. Pia beskriver, at det faktisk er så nemt at bruge systemet, så hun i starten troede, at hun gjorde noget forkert. Pia beskriver, at klinikerne er meget glade for det og synes ikke, det giver øget tidsforbrug. Det vi lige har fået præsenteret, er Region Midtjyllands integration fra Bookplan til tolkeportalen. Det står alle frit for at lave en tilsvarende integration til deres bookingsystem. Tolkeportalen er udviklet i samarbejde med Capgemini. Region Midtjylland hoster løsningen. Der er endnu ikke lavet en økonomimodel, men man kan få præsenteret løsningen efter aftale med Capgemini. Der er stort set kun 3 trin: Der sendes en ordre til tolkebureauet, som sender en accept, og når tolkningen er gennemført, afsluttes ordren. Tolkebureauet skal ikke hele tiden sidde og holde øje med, om der er bestilt en ny tolkning. De får besked via mail. Indtil videre laves der ikke CPR-opslag. Axel præsenterede det svar, som tolkebureauet får tilbage efter en afsluttet tolkning. Heraf fremgår det også, hvis der fx er ændret i den aftalte tid. Den samme besked går til regnskabsafdelingen. Tolkeportalen giver overblik over alle tolkninger. De sidste 4 cifre i CPR-nummeret er blændet i afregningsbeskeden, da kommunikationen foregår over det åbne net. Region Midtjylland har haft det igennem deres juridiske afdeling. Rikke stiller dog spørgsmålstegn ved, om ikke det er personfølsomt, bare det at der står patientnavn og afdeling. ii. Implementeringsstatus fra hver region. Oplæg: Status på projektet, aktuel succes og udfordring Region Sjælland: Der er en plan for udrulning i psykiatrien, som gerne skulle være i gang inden sommer. Regionen er delt op i Nord og Syd, og der er størst problemer i Syd, fordi de i forvejen bruger så meget telefontolkning, hvilket er svært at flytte på. Da telefontolkning er billigere end videotolkning, mangler Syd det økonomiske incitament. Der er styregruppemøde på tirsdag, hvor der lægges plan for, hvor langt man skal nå inden næste styregruppemøde. I Nord-området er der blevet tilkoblet en ekstra mand, som er meget teknisk og har arbejdet med telemedicin i Grønland. Region Nordjylland: På Aalborg Sygehus skal 47 afdelinger have udstyr ud. 37 afdelinger har fået udstyr ud. Der udleveres mapper med materiale. De har været ude og sige til afdelingerne, at de ikke må rekvirere fremmødetolke. Frederikshavn Kommune har meddelt, at de ikke længere kommer ud til udskrivningskonferencer, men det skal foregå via videokonference, og det breder sig i mange af de andre kommuner. Vil også bruge udstyret til småkonferencer mellem sygehusene og også til sygehuse i andre regioner. Har haft problemer med stik, der slet ikke var sluttet til og kabelføring. Der er opsat 16 telefoner på de små sygehuse også, men der har kun været gennemført 1 tolkning. Det vil de gøre noget ved. Regionen har haft stor gavn af den viden og erfaring, der er i Region Syddanmark. Region Syddanmark: De relevante afdelinger er undervist, og der er blevet kørt udstyr ud. Der har været lidt problemer med stik m.m. i Esbjerg. På OUH foregår 50 % af 5
alle tolkninger som videotolkninger. Bruger også udstyret til meget andet end videotolkning. Har lavet samarbejde med Århus Kommune til døvetolkning også psykiatrien, hvor alle afsnit har videoudstyr ude. Oplever lidt flaskehalse med mangel på tolke. Det er noget regionerne skal tænke ind i deres udbud. I regionen arbejder de på netværksinfrastrukturen. Eva får skæld ud af netværksfolkene, fordi hun har kørt så meget udstyr ud. I øjeblikket begynder serviceaftalerne for udstyret, som er 2-årige, at løbe ud, og hvem skal så betale for fornyelse af disse? Det er jo ikke afdelingerne, der har bedt om at få udstyret. Region Hovedstaden: Er i gang på Glostrup, Frederiksberg, Bispebjerg og psykiatrien. Bornholm er færdig. På de andre hospitaler er de ikke kommet i gang pga. sammenlægningen af alle it-afdelinger. Susanne er eneste implementeringsperson på alle hospitaler, så det er en stor mundfuld. Intensionen er, at de når i mål. Har lidt teknisk hjælp i psykiatrien. Har en implementeringsperson på Rigshospitalet, som har en god plan. Også en person på Hvidovre, der har en god plan. Forventningen er, at Glostrup, Frederiksberg, Bispebjerg, Rigshospitalet og Hvidovre er i gang. Det handler meget om ledelsesmæssig opbakning, men også nogle ildsjæle på afdelingerne som fx Pia fra Viborg Sygehus, som vi mødte tidligere på mødet. Region Midtjylland: Hospitalerne udenfor Århus er rimelig på vej med implementering af videotolkning. Har et økonomisk incitament, da man sparer transport. Det kunne godt gå hurtigere, men de presses fra regionen. Har ligget fuldstændig stille i hele Århus-området, da der ikke har været noget økonomisk incitament, da en videotolkning faktisk har været dyrere end en fremmødetolkning. Har fået lavet nye afregningsaftaler pr. 1/1-12, således at de 2 tolkeformer koster det samme. Kan dog kun bestille tolkninger á 1 times varighed, hvilket ikke giver nogen mening, men det er noget de selvfølgelig tænker ind i nyt udbud. Har genoptaget implementeringsprocessen i Århus-området, og der er ansat en implementeringsperson. Århus Universitetshospital implementerer også samtidig MidtEPJ, så det er lidt op ad bakke. Prøver dog på at fokusere på de gode historier, og der er koblet en journalist på. Der er sendt skema ud til regionerne, som de skal udfylde og sende retur til MedCom, som skal afrapportere til RSI. Lone præsenterede og forklarede spørgeskemaet. MedCom skal have det retur senest 30/3. MedCom oplever, at nogle af tolkebureauer, som fra starten ikke lige hoppede med på videotolkning, nu begynder at vise interesse for det alligevel. iii. Evt. og opsamling v/susanne, Per og Lone Næste møde bliver den 6. juni. Region Hovedstaden har efterfølgende oplyst, at de har problemer med denne dato, hvorfor mødet i stedet afholdes tirsdag den 12. juni kl. 10-15. Lone spørger, om man har lyst til, at møderne går på skift i regionerne, eller om det bare skal holdes i Odense. Den umiddelbare stemning er, at det er mest centralt i Odense. 6