Spørgsmål / svar. pr. 3. juli vedr. udbud af Tolkeydelser

Transkript

1 Spørgsmål / svar pr. 3. juli 2012 vedr. udbud af Tolkeydelser

2 Rettelsesblad Region Midtjylland har erfaret at det vil være hensigtsmæssigt at opdele videotolkning og telefontolkning på læge praksis området, herunder de praktiserende læger og speciallæger. Derfor skal der oplyses en tilbudspris for telefontolkning til læge praksis området. Tilbudsprisen for videotolkning er stadig for hele det udbuddet område. Derfor er der udarbejdet et nyt Kontraktbilag 2, som bliver opdateret på samme dato som offentliggørelse af spørgsmål og svar d. 3. juli Se ligeledes spørgsmål og svar nr. 5. ad 3. 2

3 Spørgsmål 1: Kontrakt punkt Hvis der alene tolkes i en ½ time, hvad betales der så? Hvis der tolkes 45 minutter, hvad betales der så? Hvis der tolkes 1 time og 10 min., hvad betales der så?? Skal prisen for en ½ time være den samme for den første ½ time, som for den tredje ½ time?? Svar 1: Ad1. Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i ½ time og tolkningen tager 45 minutter, betales der for 2 gange ½ times pris. Hvis tolkningen er bestilt ved fremmøde i ½ time og tolkningen tager 1 time og 10 minutter, betales der for 3 gange ½ times pris. Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i 1 time og tolkningen tager 45 minutter, betales der for 1 time. Hvis der er bestilt en tolkning ved fremmøde i 1 time og tolkningen tager 1 time og 10 minutter, betales der for 1 times takst og for ½ times takst. Ad 2. Ja prisen for ½ time skal være den samme uanset om det er den første ½ time, den anden ½ time eller den tredje. Spørgsmål 2: Er det en option, kun at byde på videotolkninger og oversættelser? Ad Udkast til kontrakt pkt Svar 2: Kontrakten udbydes som 1 rammeaftale om den samlede ydelse opdelt i henholdsvis delaftale 1 og delaftale 2. Det er således ikke muligt at byde ind på dele af aftalen ref. pkt Spørgsmål 3: Udkast til kontrakt: Punkt (pris): Fakturering af transportomkostning skal være statens takster, herunder den høje takst pr. 13. december 2011" Hvad menes med statens takster? Jeg går ud fra, at den høje takst er 3,80 for km? Men hvad er timetakster? Er det efter en bekendtgørelse? 3

4 Svar 3: Ved fakturering af transportomkostninger, afregnes der efter statens takster mht. til kørselsgodtgørelse. Herunder afregning med 3,80 kr./km. Afregning af transportomkostninger er alene for km forbrug og ikke timeforbrug. Spørgsmål 4: Punkt 9 (Bestillingsprocedure ift. Tolke): Skal der senest et døgn efter bestilling accepteres via tolkeportalen". Forstås det korrekt: at der skal være sat tolk på opgaven senest 24 timer efter bestilling? Svar 4: Ved telefontolkning eller videotolkning booket igennem BookPlan eller via tolkeportalen fra mandag til fredag mellem 7-17, skal der senest et døgn efter bestilling være udfyldt tolkens telefon ved telefontolkning og ved videotolkning skal video-adr være udfyldt. Ved klik på Accepter i tolkeportalen gives besked til ordregiver at opgaven er accepteret. Se bilag 5 Book en tolk_udbud_ Ved fremmødetolkning igennem BookPlan eller via tolkeportalen fra mandag til fredag mellem 7-17, skal der senest et døgn efter bestilling accepteres via tolkeportalen. Ved klik på Accepter i tolkeportalen gives besked til ordregiver at opgaven er accepteret. Se bilag 5 Book en tolk_udbud_ Om der ved accept af bookningen allerede oplyses hvilken tolk der er sat på opgaven er ikke noget krav, men vil være positivt, dette inddrages dog ikke i tilbudsevalueringen. Der kan være tilfælde hvor der ønskes en bestemt tolk, hvilket vil fremgå af bookningen. Spørgsmål 5: Kontrakt s.8 5. Pris Hvornår er 1 times takster og ½ times takster gældende? Kan kunden ved bestilling af tolk vælge om det skal være til 1 times takster eller ½ times takster? Venligst svar på hvornår man benytter den ene eller den anden takst. Heldagstolkning: Når en kunde bestiller heldagstolkning, bestiller man da for ét CPR. Nr. eller kan tolken frit benyttes til flere patienter/klienter på samme dag? I så tilfælde hvordan administreres bestillinger, fakturering og rekvisitioner for tolkningerne? Telefon og videotolkning: Hvorfor har Region Midtjylland valgt samme prismatrix for Video og 4

5 telefontolkning? Videotolkning,i det omfang der ønskes for at kunne opfylde udbudskravene, kræver meget større resurser og dermed større udgifter der, efter vores opfattelse,ikke kan sammenlignes med telefontolkning. Svar 5: Ad 1. Når kunden bestiller tolken angives det om tolkningen skal bookes i ½ time eller 1 time. Det er op til den bestillende enhed at vurdere hvornår der er behov for ½ times tolkning eller 1 times tolkning. Det er alt afhængigt af kompleksiteten af behovet for tolkningen. Der forventes at blive brugt 60 % på ½ timers tolkning og 40 % på 1 times tolkninger. Ref. pkt. 5 i udkast til kontrakt. Ad 2. Heldagstolkning er til et CPR nr. Ad 3. Det vil være videotolkning man planlægger telefontolkning vil ofte være mere akut og hvis muligheden for videotolkning er der, vil telefontolkning formodentlig blive i meget få tilfælde. Region Midtjylland har erfaret at det vil være hensigtsmæssigt at opdele videotolkning og telefontolkning på læge praksis området, herunder de praktiserende læger og speciallæger. Derfor skal der oplyses en tilbudspris for telefontolkning til læge praksis området. Tilbudsprisen for videotolkning er stadig for hele det udbuddet område. Derfor er der udarbejdet et nyt Kontraktbilag 2, som bliver opdateret på samme dato som offentliggørelse af spørgsmål og svar d. 3. juli Spørgsmål 6: Kontrakt s.14 Afbestillingsvilkår ved højtider og ferieperiode. Svar 6: Der henvises til pkt her står der ikke noget om ferieperiode. Hvordan defineres ferieperiode? Hvordan honoreres hvis en patient udebliver fra konsultation / undersøgelse? Ad 1. Region Midtjylland har erfaret at overskriften på pkt Afbestillingsvilkår ved højtider og ferieperiode har fået forkert titel. Det ændres til Afbestillingsvilkår ved helligdage. Der henvises til pkt Der er ikke tale om ferieperioder i forhold til bestilling og behov for tolke. Ref. pkt. 10 i udkast til kontrakt. 5

6 Afbestillingsvilkår generelt: Kunden kan omkostningsfrit aflyse en planlagt tolkning indtil kl dagen før den aftalte tolkebistand. Afbestillingsvilkår ved helligdage: Ved afbestilling af en planlagt tolkning, der meddeles Leverandøren senere end 24 timer før påbegyndelsen af en tolkning, er Kunden pligtig at betale minimumsvagten på ½ time. Ved afbestilling af en planlagt tolkning, der meddeles Leverandøren tidligere end 24 timer før påbegyndelsen af en vagt, betales der ikke vederlag for vagten. Ad 2. Hvis en patient udebliver fra konsultation/undersøgelse afregnes der efter den bestilte ydelse. Hvis der booket ½ times tolkning afregnes dette og hvis der er booket 1 times tolkning afregnes dette. Spørgsmål 7: Udbudsmateriale pkt Tildelingskriterier. Svar 7: Spørgsmål 8: Kontrakt s. 11 pkt Svar 8: Spørgsmål 9: Kontrakt s. 7 Aftalens omfang. Samlet vægter kvalitet 55% hvordan vægtes underkriterier som Organisation, Kapacitet og bestillings og leveringsforhold? ( med hvilke %)? De omtalte tre delkriterier bliver vægtet lige Faktura for de leverede ydelser skal udsendes hver uge. Gælder dette også for fremmødetolkning? Det vil i så tilfælde blive en udfordring, da tolkene pt. indleverer bilag for udførte tolkninger 1. gang månedligt. Hvorefter de skal behandles til løn og faktura. Region Midtjylland har taget spørgsmål op til overvejelse og bekræfter hermed at kravet til fakturering ændres til afregning 1. gang månedligt. Udkast til kontrakt ændres i overensstemmelse hermed. Region Midtjylland har til hensigt at indgå rammeaftaler med 2-3 leverandører. Skal Kunden altid bestille ved en bestemt leverandør i prioriteret rækkefølge? Hvordan kontrollerer man, at dette altid er tilfældet? Svar 9: Rammeaftalen vil blive indgået med de tilbudsgivere, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige, næstmest fordelagtige og tredje mest fordelagtige tilbud i henhold til de i 6

7 udbudsbetingelserne anførte tildelingskriterier. Kunden forbeholder sig således ret til at købe ydelser hos disse leverandører. Region Midtjylland skal bestille ud fra den prioriterede rækkefølge. Hvor 1. valgte leverandør ikke kan påtage sig kontrakten/ordren, er ordregiver berettiget til at tildele kontrakten/ordren til den næstbedst prioriterede og derefter den tredje bedst prioriterede. Kan de på rammeaftalen indgåede aktører ikke levere den ønskede tolkeydelse eller opfylde kravene til de i kontrakten anførte responstider, har ordregiver ret til at tage kontakt til en økonomisk aktør udenfor aftalen. Der vil løbende være kvalitetsopfølgning imellem Region Midtjylland og dens samarbejdspartner, herunder også hvilken leverandør der er anvendt til opfyldelse af kontrakten. Spørgsmål 10: Kontrakt, Sprog Svar 10: Hvad er de mest anvendte sprog i region Midtjylland? Er det muligt at få en statistik over det? Der er på nuværende tidspunkt ikke lavet nogen statistikker over de mest anvendte sprog. Estimering på nuværende tidspunkt er følgende: Arabisk, bosnisk, tyrkisk, tamilsk, somalisk herefter afgansk, vietnamesisk, grønlandsk, burmesisk, afrikanske sprog, polsk, iransk på lige niveau. Spørgsmål 11: Udbudsbetingelsers s. 15 (afsnit 2.1.1), Svar 11: "disposition for tilbud henviser til 5 bilag, benævnt Udbudsbilag 1 samt Kontraktbilag 1 til 4". Vi kan se, at Kontraktbilag 3 er Svar og Spørgsmål til Udbudsmaterialet. Betyder det, at Kontraktbilag 3 skal returneres til jer sammen med øvrigt tilbudsmateriale? Kontraktbilag 3, som indeholder spørgsmål og svar til udbudsmaterialet skal ikke sendes retur, men vil indgå som en del det samlede aftalegrundlag. Spørgsmål 12: Udkast til Kontrakts s. 9 (afsnit 5.1.2), Udgifter til transporttid - ved fremmødetolkning - max. må faktureres for 100 km tur/retur fra tolkens hjemmeadresse. Hvad med selve transporten (antal kørte kilometer)? Er der også 7

8 en max. grænse for de kørte kilometer? (I materialet står der udelukkende, at fakturering af transportomkostninger skal være efter statens høje takst pr ) Svar 12: Antal kørte km = max. 100 t/r. Der kan kun dækkes transportudgifter op til 100 km t/r ved fremmødetolkning. Se også svar på spørgsmål nr. 3 8