Lions Club Nibe. Clubhåndbog

Lions Club Nibe Clubhåndbog

FORORD Denne clubhåndbog indeholder en samling af club beslutninger og retningslinier, som har blivende betydning for clubbens virke. Ajourføring og ændringer af clubhåndbogen påhviler bestyrelsen. Clubbens sekretær er ansvarlig for udsendelse af trufne club beslutninger af blivende betydning. Det enkelte clubmedlem er selv ansvarlig for at ajourføre clubhåndbogen med udsendte skrivelser. Denne clubhåndbog er udarbejdet af P Bjarne Nielsen, VP Ole Pedersen, PP Leif Møller Jensen Vedtaget på generalforsamlingen, den 26. marts 2001 Bjarne Nielsen Præsident Senest rettet 10-11-01 side 1

Indhold Afsnit 1. Afsnit 2. Afsnit 3. Afsnit 4. Clubåret Mødeplaner, dagsordener, mødereferater, oversigt over bestyrelse og udvalg. medlemsliste.donationer ( forretningsorden ved generalforsamling ) Bestyrelse- og udvalgsarbejde. Bestyrelsen, retningslinier. s.1 Generelle retningslinier for bestyrelsen s.2 Præsidenten s.3 Vicepræsidenten s.4 Sekretæren s.5 Kassereren s.7 Clubmesteren s.8 Tailtwisteren s.9 Past Preæsident. Udvalgene, retningslinier. s.1 Generelle retningslinier for udvalgene s.2 Programudvalget s.3 Aktivitetsudvalget s.4 Julemærke udvalget s.5 IR-YE udvalget s.6 Lions Quest s.7 Medlemsudvalget s.8 Sildemarkeds udvalget s.9 I.T.- udvalget s.10 Cateringudvalg. s.11 Sverige/Grønlandsudvalg s.12 PR udvalg s.13 Ældreudvalg s.14 Bogløven / Barn af Himmerland s.15 Ad hoc udvalg s.16 Narkoudvalget Senest rettet 10-11-01 side 2

Afsnit 5. Clubbens regelsæt. s.1 Awards, herunder Make-up s.2 Beslutningsproces i clubben s.3 Externe Lionsmøder (deltagelse) s.4 Externe Lionsmøder (refusion) s.5 Foredrag, virksomhedsbesøg s.6 Gæster s.8 Kabinetsarbejdet s.9 Clubhilsen til medlem s.10 Forslag til nye medlemmer s.11 Medlemsoptagelse s.12 Framelding til møder s.13 Regelsæt Afsnit 6. Årsregnskaber og budgetter Senest rettet 10-11-01 side 3

Mødeplaner: Afsnit 1 / 1 Clubben afholder møde den 2. og 4. mandag kl. 18.00. Første mødedato i clubåret er den 2. mandag i august. Der afholdes ikke clubmøde i juli. Clubbens faste mødested er Hotel Phønix, Skomagergade i Nibe. Mødekalenderen skal indeholde følgende faste program - punkter: August December Januar Februar Marts Maj/juni Almindelig clubmøde, hvor P fremlægger sin handlingsplan Julefrokost med ledsager Madlavning på Nibe Skole Kegleaften Generalforsamling Afslutning med ledsager Dagsordenen til clubmøder skal som minimum indeholde følgende faste punkter: 1. Clubmester 2. Spisning 3. Præsidenten, herunder godkendelse af referat frasidste møde 4. Bestyrelse og udvalg 5. Eventuelt 6. Tailtwister Ved virksomhedsbesøg, andre eksterne møder og festlige lejligheder kan dagsordenen afkortes til et minimum, uopsættelige sager skal dog forelægges og behandles. Senest rettet 10-11-01 side 4

Indkaldelse til den ordinære generalforsamling i marts måned sendes til hvert enkelt medlem senest 14 dage før afholdelsen og skal indeholde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Præsidents beretning om clubbens virksomhed 3. Kassereren fremlægger en oversigt over regnskaberne for såvel clubbens administration som aktiviteter for den forløbne del af clubåret til godkendelse. Desuden præsenteres et budget for administrationen i det nye clubår 4. Bestyrelsen stiller forslag om størrelsen af kontingent og tiltrædelses- afgifter for den nye clubår 5. Rettidigt indkomne forslag 6. Valg af præsident 7. Valg af vicepræsident 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af 2 revisorer 10. Eventuelt Yderligere punkter og forslag til behandling skal være P i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Senest rettet 10-11-01 side 5

Donationer og gaver Afsnit 1 / 2 Retningslinier for bevilling/godkendelse af gaver og donationer sker som følger: Beløb på kr. 1.000,00 og derunder - Bestyrelsen kan godkende og bevilge gaver og donationer med efterfølgende orientering på et clubmøde. Beløber over kr. 1.000,00 - Ansøgninger behandles i bestyrelsen, der herefter fremlægger indstilling til clubben om bevilling eller afslag. Alle ansøgninger om gaver og/eller donationer skal fremsendes til P, der fremlægger ansøgningen på det førstkommende bestyrelsesmøde. Det tilstræbes at clubben foretager samlet uddeling af lokale donationer på clubbens fødselsdag den 6. april med deltagelse af modtagere og repræsentanter fra clubben. PR-ansvarlig foranlediger, at repræsentanter fra dagspressen deltager og/eller udsendelse af pressemeddelelse om uddelingen. Uopsættelige ansøgninger kan dog efter individuel vurdering udbetales løbende gennem året. Clubben ønsker normalt ikke at indgå i støtte af faste sponsorater. Senest rettet 10-11-01 side 6

afsnit 3 / 1 RETNINGSLINIER FOR BESTYRELSEN 1. Generelt Bestyrelsen er under forsæde af præsidenten clubbens daglige ledelse. Bestyrelsens sammensætning er følgende: P Præsident PP Pastpræsident VP Vicepræsident S Sekretær K Kasserer CM Clubmester T Tailtwister Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver kan findes i de efterfølgende sider. 2. Valg På clubbens ordinære generalforsamling vælges præsident og vicepræsident. Den øvrige bestyrelse vælges efter indstilling fra den nye præsident. Rotationsprincippet anvendes, således at alle clubbens medlemmer involveres i bestyrelsesarbejdet over en årrække. Sekretær- og kassererposterne kan dog være flerårige. Der tilstræbes kontinuitet i udskiftningen, således at alle bestyrelsesmedlemmer ikke udskiftes på én gang. Ved frafald af et bestyrelsesmedlem udpeger præsidenten et nyt medlem. Senest rettet 10-11-01 side 7

3. Forberedelse og opgaver Den aftrædende bestyrelse forbereder det kommende clubår med udarbejdelse af forslag til budget og kontingent op til generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen forbereder den nye bestyrelse det kommende clubår med udarbejdelse af udvalgssammensætning m.m. Bestyrelsen udfører og er ansvarlig for clubbens daglige drift, herunder korrespondance internt i Lionsorganisationen og eksternt, økonomi, mødeplanlægning, dagsordener til clubmøderne, behandling af ansøgninger og indstillinger til clubmøderne. Bestyrelsen har ansvaret for kontakten til zonen, distriktet og den øvrige Lions-organisation. 4. Møder Bestyrelsesmøderne afholdes efter behov, normalt et møde om måneden på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den nyvalgte præsidenten udarbejder forslag til mødeplan for bestyrelsesmøderne til det første bestyrelsesmøde, der tilstræbes afholdt i maj måned inden starten på det nye clubår. S tager referat af bestyrelsesmøderne. De væsentlige beslutninger på bestyrelsesmøderne samt indstillinger om bidrag og tilskud forelægges på det førstkommende clubmøde. Bestyrelsen har ansvaret for, at clubben er repræsenteret ved de møder, som zone, distrikt og multipeldistrikt afholder. Fremlæggelse af forslag i disse forsamlinger godkendes i bestyrelsen og i clubben. 5. Bestyrelsen er ansvarlig for administration af afbud til clubmøder og arrangementer, hvortil der kræves tilmelding. Senest rettet 10-11-01 side 8

PRÆSIDENT afsnit 3 / 2 1. Generelt Præsidenten leder clubbens virksomhed og er ansvarlig for, at love, vedtægter og øvrige bestemmelser for clubben og for Lions International overholdes. P sikrer en god arbejdsgang i clubben og fordeler opgaverne til bestyrelsesmedlemmer og udvalg. P repræsenterer clubben i lokalsamfundet. 2. Forberedelse og opgaver Det er den nyvalgte Præsidents opgaver i samarbejde med bestyrelsen at: - tilrettelægge det nye clubår, herunder at udarbejde skitse til mødedatoer i det nye clubår samt fastlægge datoer for faste tilbagevendende progampunkter, - nedsætte clubbens udvalg og udpege formænd og medlemmer hertil. Det tilstræbes at skabe rotation i udvalgene, dog således at der sikres kontinuitet. - fremlægge egne målsætninger for det nye clubår på det første clubmøde. - udvælger hvert år ved clubårets afslutning Årets Lion 3. Bestyrelsesmøder P indkalder til bestyrelsesmøderne i henhold til den fastlagte mødeplan. P er selv mødeleder. Det tilstræbes, at dagsorden er medsendt mødeindkaldelsen. P kan i særlige tilfælde indbyde andre clubmedlemmer til at deltage i et bestyrelsemøde. 4. Clubmøder Ved clubmødets start udleverer P et eksemplar af sit indlæg til CM og S. Ved clubmøderne er det Præsidentens opgave og ansvar at: - gennemgå Præsident-post og andet relevant modtaget post - fremlægge bestyrelsens indstillinger til ansøgninger om bidrag og tilskud, - orientere om deltagelse i eksterne møder i Lionsorganisationen - forestå medlemsoptagelser i henhold til vedtagne bestemmelser, - uddele evt. awards til medlemmer, - byde gæster velkommen. Senest rettet 10-11-01 side 9

5. Eksterne møder Præsidenten har ansvaret for, at clubben er repræsenteret ved møder i zonen eller distriktet. P deltager i møder i zone-, midtvejs- og distriktsmøder. Endvidere deltages i rigsmøde, såfremt clubben efter indstilling fra bestyrelsen har truffet beslutning herom. Endvidere repræsenterer P clubben ved andre relevante arrangementer i zonen eller i distriktet. VICEPRÆSIDENTEN afsnit 3 / 3 1. Generelt Vicepræsidenten er stedfortræder for præsidenten ved dennes fravær ved clubmøder eller bestyrelsesmøder. VP overtager normalt præsidentposten i det efterfølgende clubår. 2. Forberedelse og opgaver VP bør deltage i distriktets P-seminar. Forud for den ordinære generalforsamling sammensætter VP forslag til ny bestyrelse og udvalg i samarbejde med P og bestyrelsen. VP modtager clubreferater fra øvrige clubber i zonen og meddeler relevant uddrag heraf på clubmøderne. VP bør være medlem af programudvalget 3. Deltagelse i eksterne møder VP bør sammen med P deltage i zone-, distrikts- og eventuelt rigsmøder. Senest rettet 10-11-01 side 10

afsnit 3 / 4 SEKRETÆREN 1. Generelt Sekretæren varetager hovedparten af clubbens korrespondance såvel intern i club og Lionsorganisation som eksternt. Endvidere varetager sekretæren mødeindkaldelser og referater. 2. Opgaver Det er sekretærens opgaver at: - foretage mødeindkaldelser til clubmøderne, samt tilsende gæster dagsorden, dette er også gældende ved eksterne møder,eksempelvis virksomhedsbesøg. - udfærdige referater fra clubmøder og bestyrelsesmø der - videresende clubmødereferater til clubberne i zonen samt til distriktsguvenør - udarbejde og ajourføre medlemsfortegnelse og mødestatistikker - foretage løbende indberetning om nytilgang, afgang og tranfer af medlemmer til Distriktskontoret samt den årlige ajourføring og indberetning af medlemsoplysninger til matriklen. - efter den ordinære generalforsamling at foretage indberetning til Distriktskontoret om nyvalg af P, S og K. - foranledige trykning af brevpapir og kuverter med logo og clubnavn. - laver register over årets clubbeslutninger jf. afsnit 5 side 2 - rekvirere diverse awards. 3. S er født medlem af pr. udvalget Senest rettet 10-11-01 side 11

KASSEREREN afsnit 3 / 5 1. Generelt Kassereren har ansvaret og forvaltningen af clubbens økonomi. K administrerer alle ud- og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bogholderi efter god regnskabsskik og efter Lions vedtægter og bestemmelser. K har ansvaret for, at der på clubbens vegne om fornødent søges om momsfritagelse hos Told- og Skat for momspligtige aktiviteter. Øvrige tilladelser til aktiviteter / arrangementer indhentes at det enkelte udvalg, som har ansvaret for aktiviteten / arrangementet. Regnskabsåret følger clubåret fra 1/7 30/6. 2. Bogholderi Bogholderiet opdeles i en clubkasse og en aktivitetskasse (momsfri) og om fornødent aktivitetskasse (momspligtig). Der findes seperate bankkonti for de enkelte kasser. Kasserne holdes skarpt adskilte. Clubkassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Clubkassen afholder udgifter til administration, afgifter, mødeaktivitet i clubben og externe møder i Lionsorganisationen, gaver til medlemmer i henhold til gaveregulativet og andet i forbindelse med clubbens drift. Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. Aktivitetsmidlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med clubbens målsætning og beslutninger. Senest rettet 10-11-01 side 12

3. Kontingent, afgifter m.m. Det af generalforsamlingen fastlagte kontingent opkræves af K. Kontingentet opkræves med halvdelen pr. den 1. juli og den 1. januar. Kontingentopkrævningerne udsendes i hhv. august og januar. Endvidere opkræver K bøder for manglende afbud samt for betaling af medlemmers julemærker, lodsedler m.m. K afregner clubkassens afgifter til Distriktet og Lions Club International. Afregning sker til Distriktskassereren 4. Clubmøder K tømmer med jævne mellemrum Løven og indsætter penge på clubkassens konto. K. betaler fortæring for gæster. 4. Interne lotterier K forestår salg og afregning af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum. 5. Årsregnskab og Budget Regnskab. Ved clubårets slutning opstilles årsregnskab for såvel clubkassen som aktivitetskasserne. Disse regnskaber fremlægges i revideret stand på et af de første møder i det efterfølgende clubår af kassereren fra det pågældende regnskabs-/clubår. Senest rettet 10-11-01 side 13

Foreløbigt regnskab. På den årlige generalforsamling fremlægges oversigt over regnskaberne for clubkassen og aktivitetskasserne for den forløbne del af clubåret til godkendelse. Budget. På den årlige generalforsamling fremlægges budgettet for clubkassen for det kommende år til godkendelse. Der kan udarbejdes budget for hele clubbens økonomi, såfremt bestyrelse og/eller clubben træffer beslutning herom. 5. Clubemblemer. K er ansvarlig for indkøb, salg og opbevaring af clubemblemer Ladylions nåle mv. Senest rettet 10-11-01 side 14

CLUBMESTEREN afsnit 3 / 7 1. Generelt. Clubmesteren står for den praktiske tilrettelæggelse og ledelse af clubmøderne og har ansvaret og opsynet med clubbens ejendele. 2. Clubmøder og arrangementer. CM har ansvaret for kontakten til mødestedet og for, at de praktiske rammer omkring møderne er på plads, herunder fortæring m.m., og at de nødvendige rekvisitter er til stede. CM har inden mødet lavet bordplan med omdeling af navneskilte og at gæster er placeret efter aftale med P. CM står for ledelse og afvikling af møderne, herunder godkendelse af referat fra seneste clubmøde. Ved udemøder aftaler CM og programudvalgsformand opgavefordelingen mellem sig. CM kontrollerer om medlemmer er fraværende uden afbud og meddeler dette til S og K. Senest rettet 10-11-01 side 15

afsnit 3 / 8 TAILTWISTEREN Tailtwisterens primære opgave er at påvirke samværet ved clubmøderne i en god og humoristisk retning. Som det sidste punkt på dagsordenen ved clubmøderne er det Ts opgave på en underholdende måde efter eget skøn at idømme medlemmerne småbøder. Ts afgørelse kan ikke appelleres. De tildelte bøder lægges i Løven, der sendes rundt efter bødeuddelingen. Den maksimale bødestørrelse er af clubben fastlagt til max. 20 kr. for det enkelte medlem. Dog kan der dispenceres angående bøde størrelse ved virksomhedsbesøg jvf. afsnit 5 side 5. Senest rettet 10-11-01 side 16

afsnit 3 / 9 PAST PRÆSIDENT Past Præsidenten skal bistå P. og den øvrige bestyrelse med råd og vejledning på basis af de erfaringer han har indhøstet i sin pæsidentperiode. PP er stedfortræder for P og VP ved disses forfald. PP er bestyrelsens repræsentant i medlemsudvalget. Senest rettet 10-11-01 side 17

GENERELLE RETNINGSLINIER FOR UDVALGENE afsnit 4 / 1 1. Udpegning Udvalgssammensætningen foretages af bestyrelsen som anført i afsnit 3. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes en kontinuitet, således at højest halvdelen af medlemmerne udskiftes. Hvert udvalg skal minimum bestå af 3 medlemmer. Det tilstræbes, at den afgående formand, indgår i udvalget det efterfølgende år. Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et AD HOC udvalg, ( et hurtigt arbejdende udvalg der efter endt opgave opløses igen ) 2. Forberedelse Udvalgene starter før clubåret med udarbejdelse af grovplan for udvalgets arbejde. Aftrædende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende udvalgsformand ved årsskiftet for lionsåret. Udvalgsformanden er ansvarlig for at udvalgsmanual er ajourført, samt kopi på diskette er overdraget til sekretæren. 3. Udvalgsmøder Udvalgsmøder afholdes efter behov. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved henvendelse udefra bør udvalgene af hensyn til clubbens omdømme, snarest muligt behandle henvendelsen. (der skal ske orientering af P). Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftlig) for modtagelse af henvendelsen. I rimeligt omfang tages beslutningsreferat fra udvalgsmøderne. Udvalgene orienterer på clubmøder løbende om situationen i udvalgene. Senest rettet 10-11-01 side 18

4. Økonomi Udvalg som planlægger aktiviteter, udarbejder budget / overslag herfor og skal anmode clubben om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig opbakning i clubben. (jvf. afsnit 5, beslutningsprocesser i Clubben ) 5. Post / henvendelser Henvendelser til clubben tilsendes / videregives omgående til P, der straks videre fordeler sager, der skal behandles i udvalg til udvalgsformændene. 6. Andet Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Clubpapir (med Lions logo) og kuverter fås hos S. Udgående breve skal i kopi tilsendes P. Porto udgifter godtgøres hos K mod aflevering af kvittering. Udvalgene inddrager PR-udvalget i udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyheds - medierne. Udvalgene udarbejder manual ang. aktiviteter / arrangementer. Erfaringsmaterialet opbevares hos udvalgsformanden, og overdrages ved årsskiftet for lionsåret til den nye udvalgsformand. Der skal forefindes diskette / kopi hos S. når det nye klubår starter. Senest rettet 10-11-01 side 19

afsnit 4 / 2 PROGRAMUDVALG Programudvalget består af 5 personer. 1. Det er udvalget opgave at udarbejde program for clubåret. Der skal laves et program for 1. halvår 1.7 til 31.12 samt for 2. halvår 1.1 til 30.6) Programmet for 1. halvår skal være færdigt og udsendt til medlemmerne senest til clubårets første møde. Programmet for 2. halvår skal være færdigt og udsendt til medlemmerne senest primo oktober i clubåret. Der kan komme enkelte ændringer ved ikke fastlagte møder. Programmet bør før udsendelse afstemmes med P. 2. Programmet skal indeholde Mødedatoer for clubmøder med angivelse af hvad møderne indeholder. Husk at anfører om ledsagere deltager. Dato for generalforsamling Dato for zonemøder, midtvejsmøde, distriktsmøder, rigsmøder. Dato for zonearrangement fx bowling. Forestår den praktiske afvikling af den årlige kegleaften i Papegøjehaven. Bestilling af bus ( afgang Nibe kl.18.00 og retur fra Aalborg kl. 22.15 ), spisning, samt keglerejsere fra kl. 20.00 22.00, og plads på Torvecafèen ved hjemkomst. 3. Programudvalget drager omsorg for, at der i programmet medtages: Foredrag af unge, der har været på ungdomslejr. (Aftales med IR/YE) Mødeaften med Zoneformand. (P har datoen) Mødeaften med DG,VDG eller andet kabinetsmedlem (P har datoen) Besøg af kabinetsmedlem indgår i normal clubaften Senest rettet 10-11-01 side 20

4. Programudvalget søger for indkøb af vingave til foredragsholdere/virksomhedsejere. Regler for gaver, se afsnit 5 side 5. 5. Programudvalget har ansvaret for kontakten til foredragsholdere mv. Programudvalget er ansvarlig for evt. indkomne afbud videregives til Hotel Phønix eller besøgssted. Dette kan overtages af navngiven person. 6. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 21

afsnit 4 / 3 AKTIVITETSUDVALGET Udvalget består af 5 personer. Udvalgets opgave er at planlægge, forberede og sammen med clubbens øvrige medlemmer at gennemføre aktiviteter, der primært indtjener penge til aktivitetskassen. VP bør være født medlem af udvalget. Der lægges vægt på, at aktiviteterne samtidigt befordrer er godt clubfællesskab. Udvalget forelægger den planlagte aktivitet for clubben for at sikre sig opbakning og godkendelse. P. skal forinden være orienteret. Henvendelser fra andre clubber om fællesaktiviteter behandles i udvalget og forelægges til afgørelse i clubben. Der udarbejdes budget / overslag for hver enkelt aktivitet. Udvalget skal være opmærksom på særlige krav herom fra Told-. og Skattestyrelsen ( oplysninger kan hentes hos kasserer),og på at der i visse tilfælde skal indhentes tilladelse fra Politimesteren. K. er altid ansvarlig for ansøgning af moms -fritagelse. Indtjeningen fra aktiviteten samt regnskab med alle bilag afleveres efter aktivitetens afslutning til K. Det vil være ønskelig med en aktivitetsbank. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 22

afsnit 4 / 4 JULEMÆRKEUDVALG Udvalget består af 4 personer. Det er udvalget opgave at finde potræt til Lions Julemærke i god tid, således det er debatteret og godkendt på clubmøde medio september. Udvalget sørger for at finde en kunstner ( de seneste år Erik Bak), der vil påtage sig at udføre opgaven. Resultatet fremlægges på clubmøde inden trykning. Udvalget giver clubbens bestyrelse et budgetforslag. Clubbens medlemmer får udleveret max. 2 ark. Resten sælges i byens forretninger. Salget kan tildeles eks. en skoleklasse, spejder- eller sportsklub ( dørsalg), dette vil kræve godkendelse af bestyrelsen. Udvalget afsætter et medlem til at opsøge mulige storkøbere blandt kommunens erhvervsliv. Der udarbejdes en emneliste, som udvalget ajourfører hvert år. Pr. udvalget inddrages i markedsføringen, P deltager ligeledes i pressefoto. Når salget er afsluttet sendes regnskab til K., og der afregnes herefter. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 23

IR/YE UDVALG afsnit 4 / 5 Udvalget består af 3 personer. IR Udvalget holder sig løbende orienteret om lionsprojekter på IR-området samt andre muligheder for at yde international hjælp. Udvalget orienterer clubben om nye IR-tiltag og resultater af afsluttede IRaktiviteter. I 2. halvdel af clubåret fremlægger udvalget forslag til indbetaling og indestående på Lions Katastrofe- og Hjælpefond og til hvilke projekter clubben bør støtte og med hvor meget. Yderligere retningslinier for IR-arbejdet er beskrevet i matriklens håndbogsafsnit og i særskilt IR-håndbog. Klubben fastsætter rammebeløb til ad hoc opgave. Udvalget råder over 5000.- kr. i år 2000/2001. Disse penge kan bruges uden forudgående tilladelse på clubmøde. Det fastsatte rammebeløb uddeles inden clubårets afslutning. YE Udvalget er ansvarlig for udvælgelse og udsendelse af unge, på Lions ungdomslejre og Homestay. Udvalget forestår også modtagelse af unge fra andre lande. Udvalget forelægger snarest efter distriktets orienteringsmøde forslag om clubbens ungdomudveksling. Der kan udsendes 1 eller 2 om året. Clubben betaler rejseomkostninger, forsikring og aktivitetspakke. Udvalget skal forinden beslutning om udsendelse træffes, forelægge det for clubben, samt anmode om bevilling af de nødvendige midler. Yderligere retningslinier for ungdomsudveksling er beskrevet i håndbog for Lionsclubbers YE udvalg Håndbogen findes hos formanden for udvalget Udvalget giver besked til programudvalget om, hvornår de udsendte unge skal komme i clubben og aflægge rejserapport. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 24

afsnit 4 / 6 LIONS QUEST Udvalgsarbejde består af AD HOC opgaver. Aktiviteter igangsættes af bestyrelsen. Udvalget opgave er at formidle Lions Quest til skolerne i clubbens interesseområder primært ved at sende lærere på Lions Quest kurser i det omfang, budgettet giver mulighed for det. Udvalget sørger for at det nødvendige bogmateriale er til rådighed. Udvalget opretholder kontakt med de skoler, hvor Lions Quest anvendes for at følge udviklingen. Ansvarlig inddrager det nødvendige antal personer til div. opgaver. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 25

afsnit 4 / 7 MEDLEMSUDVALGET Udvalget består af 3 personer Udvalgsformanden er altid PPPP. De øvrige medlemmer er PPP og PP. Altså de seneste 3 års PP. Udvalgets opgave er at arbejde for tilgang af nye medlemmer ud fra bestyrelsens oplæg til medlemstilgang for clubåret, samt tage stilling til clubmedlemmernes indstilling af nye medlemmer, efter retningslinierne for medlemstilgang og - optagelse. Udvalget sørger for altid at have eksemplarer af Hvervepakken og Velkomstpakken på lager. Nye eksemplarer bestilles gennem S. Udvalget skal endvidere være opmærksom på medlemmernes trivsel i clubben. Udvalget skal, efter anmodning fra bestyrelsen, tage kontakt/følge op på medlemmer der gentagne gange ikke deltager. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 26

afsnit 4 / 8 SILDEMARKEDSUDVALGET Udvalget består af 5 personer. Formand / næstformand deltager i diverse Sildemarkedsmøder. Formanden godkendes som restauratør og skal godkendes hos politimester. ( dette ordner Bettesild ). Udvalget insstiller forslag til Årets Nibenit Udvalget udsender midlertidig vagtplan således at denne er medlemmerne i hænde på sidste clubmøde i clubåret. Der udsendes revideret og endelig vagtplan senest 1.august. Udvalget sørger for kontakt til samtlige ansvarlig for de enkelte opgaver. Formand er ansvarlig for kassebeholdning samt diverse indkøb jvf. Manual for Sildemarked. Formand holder kontankt til Ejnar Grevy angående rygning af fisk. Udvalget er ansvarlig for lokalet Silde Cafeen,og at afregne leje med J.J.Borregaard. Der henvises til manual Ansvarlig for Sildemarked. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 27

IT. UDVALGET afsnit 4 / 9 Udvalget består af 3 personer heraf mindst 1 bestyrelsesmedlem. Udvalget må max udskifte 1 medlem pr. år. Udvalget er ansvarlig for clubbens hjemmeside på Internet. Hjemmesiden opdateres mindst 1 gang pr. måned med div. oplysninger om møder og aktiviteter. Klubreferat må ikke udsendes på hjemmesiden, med mindre der kan laves pass word for clubbens medlemmer. Kun bestyrelsesmedlemmers navne telefonnumre og email adr. må forekomme på hjemmesiden. Medlemslisten må kun indeholde fornavn og efternavn på menige medlemmer Hjemmesiden bør indeholde.: 1. Præsentation af klubben v/p. med billede af P samt postadresse. 2. Alle formål vi har støttet a. indeværende år. B. tidligere år. ( ikke med beløb angivet) 3. Clubbens aktiviteter eks. Festivalfest, elevfest mm. 4. Barn af Himmerland. 5. Link til 106B og Lions Danmark Generelle regler om hjemmesider skal overholdes. Udvalget er behjælpelig med Email adresser og service til clubbens medlemmer. Udvalget indhenter tilladelser til div. link på hjemmesiden. Link til forretning eller medlemmers hjemmeside ( sponsering) må ikke finde sted. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6.. Senest rettet 10-11-01 side 28

afsnit 4 / 10 CATERINGUDVALGET Udvalget består af 5 personer Udvalget tilrettelægger arrangementer der bliver købt hos Lions. Udvalget sørger for div. tilladelse herunder momsfritagelse, evt. kontakt til politimester. K. er altid ansvarlig for ansøgning vedrørende momsfritagelse Planlægger og sørger for div. indkøb ( så meget lokalt som mulig. HUSK. det er her vi får støtte! Fremlægger budget til bestyrelsen. Udvalget er ansvarlig for clubbens materiel, herunder grill, træ mm. Udsender vagtplaner så tidlig som mulig. Endelig og revideret plan udsendes senest 1 uge før arrangement. Fremlægger evaluering af hvert arrangement på efterfølgende clubmøde. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 29

afsnit 4 / 11 SVERIGE / GRØNLAND UDVALGET Udvalget består af 3 personer. Udvalget sørger for jævnlig kontakt til venskabsklubben i Sverige, samt er behjælpelig ved besøg fra denne. Udvalget er bindeled til venskabsclubben i Sverige, og arrangør af besøg clubberne imellem. Besøgstidspunkter aftales med bestyrelsen. Udveksling af post clubberne imellem. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 30

afsnit 4 / 12 PR-UDVALGET PR-udvalget består af 3 personer. S er født medlem. Udvalgets opgave er at skaffe clubben omtale i de lokale nyhedsmedier (aviser, radio og tv) primært i forbindelse med aktiviteter og donationer med det formål at gøre Lionsorganisationens formål kendt og få opslutning omkring clubbens arrangementer. Udvalget forsyner skriftlig ( helst på diskette eller mail) THE LION og 106B INFO med artikler og billeder fra clubbens aktiviteter. Udvalget formidler en artikel om det forgangne års begivenheder, anvendelse af indsamlede midler samt om ny president og evt. zoneformand m.v. optaget i de lokale medier / Nordjydske. Udvalget er ansvarlig for arkivering af artikler i nyhedsmedier m.m. af betydning for clubbens historie. Det er P der står som underskriver på artikler m.v. som offentliggøres. P godkender alle offentliggørelser. Alle udsendte skrivelser skal ske på papir med Lions logo. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 31

afsnit 4 / 13 ÆLDREUDVALGET Udvalget består af 3 personer. Udvalget er ansvarlig for eksterne arrangementer for de ældre i Nibe kommune, som Lions støtter bl.a. dilettantforestilling på Lundbæk. Udvalget indhenter tilbud ang. kaffe mv. og er ligeledes ansvarlig for medhjælpere til arrangementet. Udvalget træffer aftale med Bislev dilettanterne om betaling af forfatter rettigheder og eventuelle andre udgifter i forbindelse med clubbens særforestilling. Budget forelægges bestyrelsen.. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 32

afsnit 4 / 14 BOGUDVALGET Udvalget består af 5 personer Barn af Himmerland. Udvalget er clubbens repræsentanter i sammenslutningen Barn af Himmerland Tilbagemelding på clubmøde når der er nyt vedrørende den næste bog. Budget forelægges bestyrelsen. Antal bøger clubben aftager vedtages på clubmøde. Der skal være særskilt regnskab for aktiviteten. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 33

Afsnit 4 / 15 AD HOC UDVALGET Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte dette udvalg. Når en opgave er tilendebragt opløses udvalget igen. Alle clubbens medlemmer kan inddrages til en bestemt opgave. Det er bestyrelsen der i samråd med evt. udvalgsformand ( f.eks. Narko ) udpeger medlemmerne. Nærmere retningslinier fremlægges af bestyrelsen.. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 34

Afsnit4 / 16 NARKO UDVALG Udvalgsarbejde består af Ad hoc opgaver omfatter informationsvirksomhed o.lign. omkring misbrug. Kommer der en opgave, clubben ønsker at gå ind i, nedsættes der en ad hoc gruppe. Gruppen er ansvarlig for budget, div. tilladelser ved arrangementer, hvor dette kræves,moms fritagelse mv. ( K er altid ansvarlig angående momsfritagelse) Ved opstart af arrangement kontaktes P. straks. Herefter fremlæggelse på clubmøde Pr. udvalget indrages i pressedækning. Formanden for udvalget inddrager det nødvendige antal personer til diverse opgaver. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 10-11-01 side 35

afsnit 5 / 1 CHEVRON/AWARDS Jubilæumschevron Forud for klubåret gennemgår S. medlemslisten for 10, 15, 20, 25 osv. års jubilarer og bestiller de aktuelle chevrons. 100% møde awards PP uddeler 100% møde awards til medlemmer, der har haft 100% fremmøde i sidste clubår, idet make-up medregnes som anført under pkt. 4. Opgørelsen over hvilke medlemmer, der er berettiget til denne award, finder sted ved clubårets slutning og bestilles hos Lions Danmark i Hillerød til levering først i det følgende clubår. Awards for ekstraordinær indsats i clubben P kan, såfremt han finder, at et medlem har gjort en ekstraordinær indsats i clubben, tildele medlemmet en påskønnelsesaward. Regler for MAKE-UP Der gives make-up for deltagelse i andre lions møder. Den der ønsker Make-up, skal selv meddele dette til sekretæren. Senest rettet 10-11-01 side 36

afsnit 5 / 2 BESLUTNINGSPROCESSER I CLUBBEN Den øverste myndighed er clubben. Alle beslutninger skal træffes af clubben. Enhver beslutning i clubben tilstræbes at ske i fuld enighed. Såfremt dette ikke er muligt, og der ikke er stillet specielle krav i de fælles vedtægter (se reglerne i matriklen), gælder følgende retningslinier. 1. Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser. Beslutninger, der kan medføre en økonomisk risiko for de enkelte medlemmer (underskud på aktiviteter) skal ske i fuld enighed blandt de fremmødte medlemmer. Hvis enighed ikke opnås bortfalder forslaget. 2. Beslutninger, der kan splitte clubben. Beslutninger om følsomme emner, der indebærer risiko for opsplitning af clubben (medfører medlemsafgang) tilstræbes at ske i fuld enighed blandt alle medlemmer. Dette må dog ikke medføre, at et enkelt eller få medlemmer kan stå i vejen for en positiv udvikling af clubben. I en sådan situation er det præsidentens opgave så vidt muligt at forlige parterne. 3. Øvrige beslutninger. Hvis andet ikke er foreskrevet, kan øvrige beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. 4. Registrering. S laver en liste over alle klubbeslutninger i klubåret. Denne liste videregives til efterfølgeren, således at klubben får en let overskuelig oversigt over beslutninger truffet i klubben. Vedtægtsændringer vedtaget på general - forsamlinger indskrives i clubhåndbogen, ogopdateringen tilsendes medlemmerne. Senest rettet 10-11-01 side 37

Afsnit 5 / 3 DELTAGELSE I EXTERNE LIONS MØDER 1. Generelt Deltagere i nedennævnte giver ved efterfølgende clubmøder et kort referat. 2. Rigsmøde Clubben deltager om muligt med det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. VP bør deltage. Deltagelse i den uofficielle del af rigsmødet er for deltagernes egen regning. 3. Distriktsmøde Clubben deltager med mindst det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. 4. Midtvejsmøde Clubben deltager med i det mindste P og VP 5. Zonemøde Clubben deltager med størst muligt antal, mindst med P, VP og S. 6. PSK-møde Tiltrædende P, S og K deltager. 7. Orienteringsmøder. Udvalgene deltager med mindst en repræsentant ved distriktets orienteringsmøder indenfor udvalgenes arbejdsområde. Senest rettet 10-11-01 side 38

8. Chartringer og jubilæer. Clubben bør lade sig repræsentere ved P, VP eller PP ved chartringer og jubilæumsreceptioner i clubber i zonen. 9. Møde for nye lions Nye lions medlemmer bør deltage sammen med deres sponsorer i de af distriktet arrangerede møder for nye lions inden for medlemskabets første 12 måneder. 10. Nye medlemmers deltagelse. Nye club medlemmer opfordres til at deltage i zone-, midtvejs-, eller distriktsmøde for at lære lions organisationen uden for clubben at kende. 11. Zonesbowling. Der deltages med flest muligt. (Pokalen skal gerne med hjem) Senest rettet 10-11-01 side 39

Afsnit 5 / 4 REFUSION AF UDGIFTER FOR DELTAGELSE I EXTERNE LIONSMØDER 1. Mødeafgift Clubben betaler mødeafgift for clubbens repræsentanter, jævnfør pkt.4. 2. Fortæring Såfremt fortæring ikke er medregnet i mødeafgift (jvf punkt 4), betaler clubben herfor. 3. Transport. Transport sker for egen regning. Udgifter til færgetransport/broafgift kkes dog efter regning. Samtransport skal ske hvor det er muligt. 4. Specifikation af refusioner. Ved følgende møder m.v. betaler clubkassen udgifter for: Rigsmøde a) Generalforsamling Delegater. Mødeafgift incl. frokost. b) Gallafest. Egenbetaling. Distriktsmøde P og VP. Fuld deltagelse for 2 par eksclusiv Get Together. Midtvejsmøde 3 repræsentanter Spisning Zonemøde 2 repræsentanter Spisning Senest rettet 10-11-01 side 40

PSK-møde 3 repræsentanter Spisning Orienteringsmøder 0 Chartringer/jubilæer i zonen Møde for nye lions 1 repræsentant + ledsager; max.. 500 kr. Spisning for nyt medlem med frue + sponsor. 5. Internationale møder. Ved deltagelse i internationale møder, kan deltager ansøge bestyrelsen om rejsetilskud. Bestyrelsen udarbejder herefter forslag til forelæggelse i clubben. Senest rettet 10-11-01 side 41

FOREDRAG I CLUBBEN afsnit 5 / 5 Programudvalget indgår aftale med foredragsholderen i god tid forud for mødets afholdelse- principielt så tidligt, at det kan komme med i mødeplanen for det halvår, hvor i foredraget holdes. Hvis der er aftalt et honorar med foredragsholderen, som skal betales af clubkassen, kan der eventuelt suppleres med 1 flaske vin. Afgørelsen træffes af programudvalget. Honoreringen kan også være en donering fra aktivitetsmidlerne til en organisation eller lignende, som foredragsholderen repræsenterer. Bevilling jvf. afsnit 5 nr. 2. P takker og overrækker gave til foredragsholder. VIRKSOMHEDSBESØG Virksomhedsbesøg aftales i god tid forud for mødets afholdelse - principielt så tidligt at det kan komme med på mødeplanen for det halvår, hvor i besøget finder sted. Medlemmer betaler fortæringen ved besøget, hvis virksomheden ikke inviterer. Hvis virksomheden er vært ved fortæring af den ene eller anden art, påhviler det tailtwisteren at kompensere medlemmernes sparede udgift til fordel for LØVEN. Virksomhedsejeren og/eller rundviseren honoreres med en vingave. Virksomhedsejeren (eller rundviseren) honoreres med en vingave i form af Lions Vin. Programudvalgs formanden foranlediger indkøb af vingaver til ovennævnte møder. Lady Lions deltager i ovennævnte møder i henhold til det udsendte program. P takker og overrækker gave til virksomhedsejer / rundviser. Senest rettet 10-11-01 side 42

afsnit 5 / 6 GÆSTER 1. Medlemsemner Medlemsemner bydes med til 1. clubmøde af sponsor, efter at emnet er godkendt. Inden mødet starter. Sponsor møder i god tid sammen med medlemsemnet og præsenterer medlemmet for de øvrige medlemmer. Ved mødet start P byder medlemsemnet velkommen på det første møde. Fortæring Clubkassen betaler fortæring for medlemsemnet på 1. møde. Hvis clubmødet er med damer, gives i stedet et tilskud på kr. 100,- pr. par. 2. Foredragsholdere eller andre indbudte gæster. Forud for mødet Programudvalgsformand eller en af ham udpeget person checker 2-3 dage før mødet den endelige aftale med gæsten om deltagelsen i mødet. Inden mødet starter Gæsten modtages af CM (ved foredragsholdere også af programudvalgsformanden) og bydes personligt velkommen. (husk at være til mødet i god tid) Ved mødets start Ved mødets åbning bydes gæsten officielt velkommen af P. Fortæring Clubkassen betaler gæstens fortæring på mødet Senest rettet 10-11-01 side 43

3. Kabinetsbesøg. P søger besøgsdato for kabinetsmedlemmer lagt på så tidligt et tidspunkt af clubåret som muligt. Forud for mødet. P meddeler clubbens ønsker vedr. emner m.v. til DG, VDG, ZF eller andet kabinetsmedlem. På mødeindkaldelsen optages kabinetsmedlemmet som et punkt på dagsordenen. Dette punkt bør dog kun undtagelsesvis være eneste programpunkt for en mødeaften. Inden mødet starter. Kabinetsmedlemmet modtages af P og CM og bydes personligt velkommen. Ved mødets start P præsenterer og byder kabinetsmedlemmet officielt velkommen. Fortæring Kabinetsmedlemmets fortæring er for egen regning 4. Lions fra andre clubber. P byder disse gæster velkommen ved mødets start. Fortæring Disse gæster betaler selv for deres fortæring. 5. Enker efter lionsmedlemmer. Indbydes i indeværende og det efterfølgende clubår, hvor ægtefællen er død, til møder, hvor ledsager deltager. S sørger for invitation af dem, i form af udsendelse af sædvanlig mødeindkaldelse med navns nævnelse. CM foranlediger ledsagelse af lionsmedlem med nær tilknytning til afdøde. Disse gæster betaler selv for deres fortæring. Senest rettet 10-11-01 side 44

afsnit 5 / 8 KABINETSARBEJDE Et clubmedlem kan efter indstilling fra clubben eller efter eget ønske påtage sig opgaver i kabinettet efter nærmere aftale med clubben. Når et medlem af clubben har påtaget sig et kabinetsarbejde som RF, ZF eller Chairman, skal clubben tage hensyn hertil ved fordeling af udvalgsposter, ligesom medlemmet kan sige fra ved deltagelse i clubbens aktiviteter i det omfang, det ikke kan forliges med kabinetsarbejdet. Hvis et medlem indstilles til VD,G, DG eller højere poster i organisationen, må konsekvenserne for clubben tages op på et clubmøde, hvor der indgås en aftale med clubmedlemmet. Hvis medlemmet ikke deltager i et clubmøde p.g.a deltagelse i møde i forbindelse med kabinetsarbejdet, skal medlemmet have make-up for mødet, som om han har deltaget i clubmødet. Medlemmet er selv ansvarlig for at gøre S opmærksom herpå. Bestyrelsen kan bevillige tilskud til et clubmedlems deltagelse i distrikts- og rigsmøder i det omfang kabinettet ikke betaler udgifterne fuldt ud. Senest rettet 10-11-01 side 45

afsnit 5 / 9 CLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM. I nedennævnte tilfælde foranlediger bestyrelsen en delegat til at møde op og aflevere en hilsen. 1. Fødselsdage. Ved runde fødselsdage fra 40, 50, 60, 70, 75, 80 år og opefter gives Thorvald Odgaards løve. Hvis medlemmet tidligere har modtaget løven, gives i stedet 6 fl. rødvin værdi ca. 250 300 kr. 2. Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup Gave (værdi 150-200 kr.) Medlemmet skal selv give meddelelse til P i god tid forud for begivenheden.. 3. Sygdom, hospital indlæggelse Blomster efter årstiden (værdi ca. 75 100 kr.) 4. Dødsfald. Ved aktivt medlems dødsfald sendes krans med bånd (værdi 400-500 kr.) Ved ægtefælle til aktivt medlems dødsfald sendes bårebuket værdi 125-150 kr 5. Ved andre mærkedage. Clubben yder intet. 6. Receptioner, jubilæum og lign. 2 fl. rødvin. (værdi ca. kr. 100,-) 7. Gavekomitéen består af P og CM. Senest rettet 10-11-01 side 46

Senest rettet 10-11-01 side 47 afsnit 5 / 10 PROCEDURE FOR FORSLAG TIL NYE MEDLEMMER. Forslagsstilleren (medlemssponsor) stiller sit forslag skriftlig til medlemsudvalget formand. Hvis medlemmet godkendes af udvalget, meddeles navnet på det foreslåede medlem på først kommende clubmøde. Fraværende medlemmer orienteres straks af S via e-mail. Eller hvis e-adresse ikke haves pr. brev. Indsigelse fra medlemmer skal være formanden for medlemsudvalget i hænde senest 8 dage efter forelæggelsen i klubben. Udvalget afgør suverænt, om sponsor kan invitere kandidaten som gæst. Udvalgsformanden forsyner sponsor med hvervepakke til medlemsemnet. Sponsor har nu ansvaret for at sætte medlemsemnet med hustru grundigt ind i: - hvad Lions er, - hvad det koster, - forpligtigelser for clubben og Lions International, - samt rettigheder. Sponsor inviterer medlemsemnet til clubmøde/arrangement (se bemærkninger under GÆSTER). Sponsor er ansvarlig for at tilmelde medlemsemnet (+ evt. ledsager) til administrator af afbud, så længe den pågældende ikke er optaget som medlem eller modtager selvstændig mødeindkaldelse. Medlemsemnet gives normalt lejlighed til at deltage i 3 clubmø der, før han bedes svare på, om han ønsker medlemsskab. Udvalgsformanden udarbejder et katalog over personer som har været bragt i forslag. Kataloget skal indeholde såvel personer som er blevet forkastet, samt personer som ikke ønsker at deltage i vores club. Desuden opføres medlemmer, som af anden grund end flytning, har meldt sig ud af klubben, samt medlemmer der er udmeldt på grund af restancer, eller mangel på det fornødne engagement. Kataloget skal ved clubåret afslutning gives videre til den nye formand, således at medlemsudvalget altid kan se, hvem der har været bragt i forslag.

afsnit 5 side 11 MEDLEMSOPTAGELSE. Når medlemsemnet (til sin sponsor) har udtrykt ønske om optagelse, meddeler sponsor dette til P og medlemsudvalgets formand. Disse fastsætter så en egnet mødeaften (gerne hvor Lady Lions deltager), og orienterer S, således at det kommende medlem bliver påført medlemslisten og modtager officiel mødeindkaldelse. Optagelsen påføres dagsordenen. K forsyner P med medlemsemblem til det nye medlem og lady lions nål til ægtefællen. CM husker at placerer det nye medlem og sponsor ved P, samt indkøb af blomster til ægtefællen / ledsageren Optagelsesceremonien finder sted umiddelbart efter spisningen. P byder med en kort tale det nye medlem velkommen i clubben. Sponsor hæfter lionsemblemet på det nye medlem, mens P bagefter (eller ved først kommende lejlighed) byder ægtefællen/ledsageren velkommen i kredsen med en buket blomster og forsyner hende med den særlige lady lions nål, og formanden for medlemsudvalget forsyner det nye medlem med en medlemspakke og clubhåndbog. Efter optagelsen fortsætter sponsors arbejde med at sikre, at det nye medlem finder sig tilrette i clubben, samt sørge for at medlemmet deltager ( om muligt med sin Lady Lion) i distriktets møde for nye medlemmer. Sponsor bør deltage i dette møde. Senest rettet 10-11-01 side 48

afsnit 5 / 12 FRAMELDING Framelding meddeles til den, der aktuelt har påtaget sig arbejdet med registrering af afbud. I særlige tilfælde kan et medlem have opnået bestyrelsen tilsagn om generel tilmelding, og da gælder de samme regler blot med modsat fortegn. Der dispenseres ikke fra den angivne frameldingsfrist Husk at der ved arrangementer med deltagelse af vores damer, også skal foretages til- eller afmeldning for disse. (hvem ønsker at betale en bøde for at have glemt sin ledsager). Ved manglende framelding vil der blive opkrævet et gebyr svarende til menuprisen, hvis arrangementet foregår på Hotel Phønix. Ved arrangementer andre steder udgør gebyret kr. 50,-. Ved møder med ledsagere opkræves et tilsvarende gebyr, hvis der ikke er foretaget framelding for ledsageren.. Opkrævning foregår ved at S med næste mødeindkaldelse sender opkrævning fra K til den, der har glemt at give afbudsregistrator besked. Senest rettet 10-11-01 side 49

Retningslinier Afsnit 5/13 a Kontingent Kontingent fastsættes på den ordinære generalforsamling. Kontingent er for clubåret 2001 2002 Kr. 550,- halvårligt Kontingent for seniorer er 2001 2002 Kr. 325,- halvårligt Tiltrædelses afgift nye medlemmer (2001/2002) Kr. 0,- Seniorer får kontingentnedsættelse når medlemmet er fyldt 65 år. kontingentnedsættelsen træder i kraft fra efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet fylder 65, er således til fuld kontingent. Nye medlemmer betaler kontingent, når medlemmet er optaget i Lions. Kontingentet træder i kraft fra og med efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet optages, er således kontingent fri. Opsigelse af medlemskab. Ønsker et medlem at udtræde af Clubben bør opsigelsen indgives inden 31/5 for andet halvår og den 30/11 for første halvår. Dette begrundes med medlemskontingent til Distriktet og Lions International. Orlov Et medlem kan ansøge om orlov i en nærmere fastsat periode. Medlemmet betaler uændret kontingent ved orlov, begrundes med medlemsafgifter til Distriktet og Lions International. Bestyrelsen afgør suverænt om et medlem kan oppebære orlov. Senest rettet 10-11-01 side 50