Vejledning til oprettelse af medarbejderadgange til det digitale dialoghjul Indhold Retningslinjer i forbindelse med oprettelse af medarbejderadgange... 1 Sådan kommer du i gang... 2 Hvis en medarbejder ikke fremgår af oversigten... 4 Medarbejdere uden UNI-login... 4 Medarbejdere med andet tjenestested i KMD OPUS... 4 Gem dine ændringer... 6 Sådan fjerner du en medarbejderadgang... 6 Observationslister... 7 Uddelegering af ansvar til at give autorisation... 7 Hjælp... 7
Retningslinjer i forbindelse med oprettelse af medarbejderadgange Før I går i gang med at oprette medarbejderadgange til dialoghjulet, er det vigtigt, at I først gør jer nogle overvejelser om, hvilke medarbejdere der reelt har behov for adgang til systemet. Ved at autorisere medarbejderne til dialoghjulet giver I dem adgang til en række personfølsomme oplysninger om børnene i jeres dagtilbud; oplysninger, som er fortrolige og skal behandles derefter. Det er derfor vigtigt, at I drøfter med jeres medarbejdere, hvad oplysningerne må bruges til og i hvilke sammenhænge. I forhold til brugen af dialoghjulet arbejdes der med forskellige adgangsniveauer. Det vil sige, at man som leder har adgang til nogle andre og flere oplysninger, end man har som medarbejder. For dialoghjulet gælder helt konkret følgende: - Som autoriseret medarbejder har man adgang til at registrere og se registrerede oplysninger for alle børn i den afdeling, man er ansat i. For dagplejere gælder, at man har adgang til alle de børn, man er dagplejer for. - Som pædagogisk leder har man adgang til at registrere og se registrerede oplysninger for alle børn i den afdeling, man er leder for. Og tilsvarende har man som pædagogisk leder i dagplejen adgang til oplysninger om alle de børn, der er indmeldt hos dagplejere i ens afdeling. - Som dagtilbudsleder har man adgang til oplysninger om alle børn, der er indmeldt i afdelinger eller hos dagplejere i ens dagtilbud.! OBS Det er generelt sådan, at man ikke skal have adgang til personfølsomme oplysninger, med mindre man har en faglig/saglig grund til det. Som ledere er det jeres ansvar at sikre, at autorisationerne løbende vedligeholdes, således at fratrådte eller flyttede medarbejdere fratages deres autorisation. I kan læse mere om, hvordan I gør på side 6 i denne vejledning. I autorisationsmodulet er det muligt at trække en liste over de medarbejdere, som ikke længere fremstår som ansatte i KMD OPUS eller er registreret med et andet ansættelsessted. Læs mere om dette på side 7. Disse lister kan hjælpe jer til at få et hurtigt overblik over, hvilke medarbejderes adgange, der skal slettes. Det er dog vigtigt, at I finder jeres egen systematik for vedligeholdelse af adgangene, så sikkerheden er optimal omkring de oplysninger, der er registreret om børnene i jeres dagtilbud.! Dagtilbudsledere og pædagogiske ledere gives automatisk adgang til dialoghjulet og skal derfor ikke oprettes via autorisationsmodulet. Deres adgang fjernes ligeledes automatisk, når de stopper som ledere. 1
Sådan kommer du i gang Oprettelse af medarbejderadgange til det digitale dialoghjul foregår via LIS. Når du har logget dig ind i LIS, skal du under fanen Min organisation klikke på ikonet Driftsindberetning (markeret med en rød cirkel nedenfor). Du vil herefter få vist nedenstående skærmbillede. Her skal du klikke på det ikon, der har navnet Autorisation til Digitale værktøjer. Nu åbnes et nyt vindue med autorisationsmodulet, som viser hvilke systemer, du har mulighed for at give medarbejderne adgang til. Dvs. der vises et eller flere faneblade. I første omgang vil du kun have mulighed 2
for at give dine medarbejdere adgang til Dialoghjulet, men med tiden vil du også få mulighed for at give adgang til Sprogvurderingen. Det første, du skal gøre, er at vælge, hvilken afdeling du vil autorisere medarbejdere i. Det gør du ved at klikke på tekstfeltet som er markeret med den røde cirkel, hvorefter en oversigt over dine afdelinger vil blive vist. Du klikker herefter på den afdeling, du vil autorisere medarbejdere i. Når afdelingen er valgt, hentes der automatisk en oversigt over alle de medarbejdere, der har tjenestested i den pågældende afdeling (dette trækkes fra KMD OPUS), og som har fået tildelt et UNI-login. Skal der gives adgang til flere afdelinger skiftes via rullemenuen. De tilknyttede medarbejdere hentes automatisk ved skift af afdeling. Du kan søge medarbejderen frem ved at bruge søgefeltet i venstre side. Her kan du både søge på navn, cpr og ident.! Hvis medarbejderne skal have adgang til dialoghjulet, er det vigtigt, at de har fået tildelt et UNI-login. Det har de fleste medarbejdere allerede, men skulle der være en enkelt medarbejder eller to, som endnu ikke er oprettet, kan I læse mere om, hvordan I får det gjort, i afsnittet nedenfor. 3
Hvis en medarbejder ikke fremgår af oversigten Hvis en bestemt medarbejder ikke findes i listen i den valgte afdeling kan det skyldes 2 ting: 1. Medarbejderen har ikke fået tildelt et UNI-login 2. Medarbejderen er tilknyttet et andet tjenestested i KMD OPUS Medarbejdere uden UNI-login For at medarbejderne har adgang til dialoghjulet skal de først have tildelt et UNI-login Det har de fleste medarbejdere allerede, men skulle der være en enkelt medarbejder eller to, som endnu ikke er oprettet, kan han eller hun få det tildelt ved, at I opretter en servicedesksag herom. Medarbejdere med andet tjenestested i KMD OPUS Har medarbejderen et UNI-login, men fremgår stadig ikke af listen over medarbejdere i afdelingen, kan det skyldes, at medarbejderen er registreret med et andet tjenestested i KMD OPUS, end den afdeling du forsøger at oprette medarbejderautorisationer til. Eller at I ikke anvender KMD OPUS som lønsystem. Skal medarbejderen alligevel have adgang til dialoghjulet, kan dette ske ved at trykke på knappen Tilføj medarbejder. Når du har klikket på Tilføj medarbejder vil du få vist nedenstående skærmbillede. Her skal du indtaste den pågældende medarbejders cpr-nummer i det anviste felt og derefter klikke på det lille forstørrelsesglas til højre i indtastningsfeltet. Nu vil der starte en søgning efter medarbejderen. 4
Nedenstående billede vil nu blive vist på skærmen. Hvis medarbejderen er fundet via søgningen vil de tre felter automatisk blive udfyldt og hans eller hendes navn vil stå i den nederste af de tre bokse. Der kan herefter trykkes på Gem medarbejder. Er der til gengæld ikke funden nogen ansatte med det anførte cprnummer, vil der i den nederste boks stå Medarbejder blev ikke fundet Når der er klikket på Gem medarbejder vil nedenstående godkendelsesboks blive vist. Når en medarbejder tildeles rettigheder til kommunes it-udstyr, it-netværk og data skal han eller hun underskrive en medarbejdererklæring. Hvis den ikke allerede er underskrevet, kan den findes ved at klikke på linket i godkendelsesboksen eller ved at klikke på knappen: 5
Når der er styr på medarbejdererklæringen, klikkes der på OK, og du kan nu vælge at returnere til listen over autorisationer i afdelingen eller fortsætte med at oprette nye medarbejdere. Gem dine ændringer Når du er færdig med at oprette autorisation til de medarbejdere, der skal have det, er det vigtigt, at du husker at gemme dine ændringer. Ellers bliver ændringerne ikke registreret. Du gemmer ændringer ved at klikke på denne knap: Når Gem-knappen aktiveres vil godkendelsesboksen med medarbejdererklæringen endnu en gang blive vist.! OBS: Når du har autoriseret en medarbejder vil hans eller hendes adgang til dialoghjulet først træde i kraft dagen efter, at autorisationen er givet. Sådan fjerner du en medarbejderadgang Har du brug for at fjerne en medarbejders adgang til dialoghjulet, skal du følge samme procedure, som når du vil oprette en medarbejder. Eneste forskel er, at du fjerne fluebenet i adgangssøjlen i stedet for at tilføje det.! Husk endnu en gang at gemme, når du er færdig med at foretage dine ændringer: 6
Observationslister Ønsker du lidt hjælp til at få overblik over, hvilke medarbejderadgange, der kan være behov for at fjerne igen, kan du klikke på knappen: Du vil nu få vist en liste over de medarbejdere, som ikke længere har en aktiv ansættelse i KMD OPUS, samt de medarbejdere der har et andet tjenestested end den afdeling du lige nu er ved at give autorisationer til.! OBS: Denne funktion fungerer ikke for dagtilbud, som ikke bruger KMD OPUS som lønsystem. Uddelegering af ansvar til at give autorisation Hvis du gerne vil uddelegere ansvaret for oprettelse af adgange til dialoghjulet til en anden medarbejder/leder, kan du gøre det ved at klikke på knappen: Når du har klikket på knappen vil der blive åbnet et e-mailmodul, hvori du vil blive bedt om at anføre cprnummer eller az-ident på den medarbejder/leder, der skal overtage ansvaret. Mailen sendes til afdelingspostkassen i Ledelsesinformation og efter 1-2 dage vil den pågældende medarbejder/leder have adgang til at autorisere. Hjælp Kort vejledning til brug af modulet opnås ved at føre musen hen over knappen: 7