Orienteringsmøde om årsafslutning 2016 15. November 2016 November 2016
DAGSORDEN 1. Velkomst 2. Tidsplan for årsafslutningen 3. Særlige fokusområder - Årsrapport og bevillingsafregning - Statslige garantiforpligtelser mv. - Hensættelser 4. Årsafslutningsprocessen i SAM 5. Evaluering af ressortomlægningsprocessen 6. Ny regnskabsregistrering af interne betalinger 7. Eventuelt 2
Dagsorden punkt 2 Tidsplan for årsafslutningen Jesper Bojsen 3 november 2016
TIDSPLAN FOR ÅRSAFSLUTNING 2016 Regnskab 2015 Regnskab 2016 Periode 12 lukker 14. januar 12. januar (9. arbejdsdage) (9 arbejdsdage Periode 13,1 lukker 29. januar 30. januar (11 arbejdsdage) (12 arbejdsdage) Periode 13,2 lukker 4. februar 6. februar (4 arbejdsdage) (5 arbejdsdage) Regnskabsgodkendelse 18. februar 21. februar Årsrapport 10. marts 14. marts Statsregnskab 15. marts 14. marts
KONCEPT FOR ÅRSAFSLUTNINGEN Departementet tilrettelægger årsafslutningsprocessen nærmere Periode 12 Alle normale posteringer bør være registreret i periode 12 Periode 13,1 Væsentlige fejlrettelser Transaktioner, der først kan bogføres, når periode 12 er afsluttet Periodiseringsoversigter Bevillingsafregningen Periode 13,2 Kræver godkendelse af Moderniseringsstyrelsen Kun væsentlige forhold
PERIODE 12 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12: 1. december 2016 Periode 12 starter 9. januar 2017 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 12. januar 2017 Der lukkes for bogføring i periode 12 Opmærksomhedspunkter: 1. Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode 12 2. Regulering af feriepengeforpligtelser (ØSC beregning foreligger 9. januar) 3. ØSC udarbejder regnskabserklæring angående periode 12 udsendes fra ØSC den 19. januar
PERIODE 13,1 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1: 13. januar 2017 Periode 13,1 starter 27. januar 2017 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC via DDI (efterposteringer) 30. januar 2017 Der lukkes for bogføring i periode 13,1 Opmærksomhedspunkter: Reserver den sidste uge i perioden (uge 4) til bevillingsafregning Koordiner tæt med ØSC omkring bogføring Reserver perioden til bogføring af 1) væsentlige fejlrettelser 2) afregninger der først kan foretages efter periode 12 3) Periodiseringsoversigter 4) bevillingsafregning
VÆSENTLIGE FEJLRETTELSER (PERIODE 13,1) Fastlæggelse af væsentlige fejl prioritering: 1.Fejl, der bevirker, at bevillingsafregningen er forkert 2.Fejl, der påvirker korrekt opgørelse af lønsumsloft, låneramme og overført overskud 3.Fejl, som påvirker det retvisende billede, men som ikke har en bevillingsmæssig konsekvens 4.Fejl foretaget inden for samme kategori i årsrapporten.
AFREGNINGER DER FØRST KAN BOGFØRES NÅR PERIODE 12 ER AFSLUTTET (PERIODE 13,1) Eksempler: Eventuel udligning af periodiseret løn, som er bogført i periode 12 Regulering i relation til regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12 (ØSC regnskabserklæring angående periode 12 foreligger 19. januar Regulering af tilskud og refusionsordninger Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler
PERIODISERINGSOVERSIGTER (PERIODE 13,1) Hvad er en periodiseringsoversigt? Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger (skyldige omkostninger) Hvad er formålet med periodiseringsoversigter? At sikre en korrekt periodisering
BEVILLINGSAFREGNING (PERIODE 13,1) 1. Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet 2. Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 4) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning 3. VIGTIGT VIGTIGT Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne 4. Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens Budgetsystem Tabel 10151 Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel 10251 Bevillingsafregning, omkostningsbaseret
PERIODE 13,2 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2: 31. januar 2017 Periode 13,2 starter 6. februar 2017 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC kl. 12.00 6. februar 2016 Der lukkes for bogføring Opmærksomhedspunkter: Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser godkendt af Moderniseringsstyrelsen Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig fejlrettelse I skal den 31. januar meddele os, om der bliver behov for væsentlige fejlrettelser og i giver fald hvilke
INDRAPPORTERINGER OM SPECIFIKATIONER TIL BALANCEN OG GARANTIOVERSIGTEN I STATSREGNSKABET 1. Fortegnelse over statsforskrivninger, garantier mv. 2. Færdiggørelse af statusspecifikationer (udlån, kapitalindskud og anden langfristet gæld). 3. Regnskabserklæringer fra de enkelte departementer Afleveringsfrist 21. februar
Dagsorden punkt 3 Særlige fokusområder Årsrapport og bevillingsafregning Søren Larsen 14
BEVILLINGSAFREGNING 2016 NYHEDER OG OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Udgiftsbaserede bevillinger Sammenlægning af reserveret bevilling og overført overskud 15
UDGIFTSBASEREDE BEVILLINGER Husk at bogføre afvigelse mellem bevilling og regnskab (74.91/ 74.90) Også hvis der ikke skal foretages dispositioner Ellers bliver bevillingsafregningen forkert dog først til næste år! Udgiftsbaserede driftsbevillinger: I år er det alene ændringen i det akkumulerede videreførelsesbeløb, der skal bogføres (74.71/ 74.70) Selve bevillingsafregningen foregår stadig i Statens Budgetsystem 16
SAMMENLÆGNING AF RESERVERET BEVILLING OG OVERFØRT OVERSKUD Reserveret bevilling blev afskaffet med Budgetvejledningen for 2016 Skulle først sammenlægges efter ressortændringer var bogført Skulle være på plads, men bør kontrolleres ifm. bevillingsafregningen 17
ÅRSRAPPORT 2016 NYHEDER OG OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Note om sammenlægning af reserveret bevilling og overført overskud Årsrapporten og Udgiftsopfølgning 4 adskilles FL-formål 0 skal opgøres efter de nye fælles retningslinjer Særligt om regnskabskonto 98.70 18
NOTE OM SAMMENLÆGNING AF RESERVERET BEVILLING OG OVERFØRT OVERSKUD 19
AFVIGELSESFORKLARINGER TIL UO4 Udskilles fra årsrapporten Forenkling: Afvigelse skal være væsentlig for ministeriet Ikke på samme måde knyttet til virksomhedsniveauet 20
BEVILLINGSREGNSKABET Omfatter samtlige virksomhedens hovedkonti Omkostningsbaserede hovedkonti: Afvigelser mellem bevilling og regnskab Regnskabsmæssige forklaringer Udgiftsbaserede hovedkonti: Vises, så de er omfattet af påtegningen 21
FL-FORMÅL 0 GENEREL LEDELSE OG ADMINISTRATION Retningslinjer: Regnskabsregistrering af generelle fællesomkostninger Indbudgetteret på FFL inden retningslinjerne kom Mulig afvigelse pga. ændret opgørelsesmetode 22
98.70: SLS-KONTO TIL SE NR.-AFSTEMNING 23
Dagsorden punkt 3 Særlige fokusområder Garantiforpligtelser 24
TIDSPLAN - FORTEGNELSE OVER GARANTIER MV. 1. Foreløbig indkaldelse af ressortflytninger udsendes i uge 47 - Frist for tilbagemelding om eventuelle ændringer til oversigten sendes til Moderniseringsstyrelsen senest 16. december 2. Endelig indkaldelse udsendes i starten af det nye år 3. Bidrag fra ministerområderne afleveres 30. januar 4. Det skal kontrolles, at der ikke optræder poster, der indgår andet sted i statsregnskab (f.eks. genudlån eller afgivne tilsagn)
Dagsorden punkt 3 Særligt fokusområde: Hensættelser Maja Skov Jepsen 26
HENSÆTTELSER Rigsrevisionen har påpeget flere forhold omkring hensættelser i beretningen om statsregnskabet 2015 Vejledningen om hensættelser er fra 2012 og den vil blive opdateret i 2016. Opdateringen vil omfatte: Præcisering af en hensat forpligtelse (ingen ændring) Eksempler på, hvad der ikke kan hensættes til Eksempler på, hvad der kan hensættes til 27
HVAD ER EN HENSAT FORPLIGTELSE? Definition af en forpligtelse En gældsforpligtelse er et beløb, som institutionen har påtaget sig og er ansvarlig for at afvikle. Definition af en hensat forpligtelse En hensat forpligtelse er et beløb, der er afsat til dækning af sandsynlige forpligtelser som eksisterer på balancedagen, men som er uvisse med hensyn til beløbsstørrelse og/eller afviklingstidspunktet. Indregning kan ske når: 28 der er en retlig eller faktisk forpligtelse på balancedagen det er sandsynligt, at forpligtelsen vil medføre en afståelse af økonomiske fordele udgiften til indfrielse af forpligtelsen er væsentlig for institutionen der kan foretages en pålidelig opgørelse
HVAD KAN DER IKKE HENSÆTTES TIL? Varekøb og varekontrakter Varekøb foretaget på balancedagen, men levering og betaling har ikke fundet sted Organisationsændring Fortsættende drift (kan der ikke hensættes til) Ophørende aktivitet (kan der hensættes til) Lovforslag Forskel i forhold til Årsregnskabsloven 29
HVAD KAN DER HENSÆTTES TIL? Fratrædelsesordninger Åremålsansættelser For aftaler indgået på balancedagen Reetablering Tabsgivende kontrakt/aftale Der er en berettiget forventning om, at afgørelsen vil medføre en afståelse af økonomiske fordele 30
Dagsorden punkt 4 Årsafslutning for kunder i SAM v. Jan Melchiorsen og Carina Larsen 31 november 2016
ÅRSAFSLUTNING I SAM En årsafslutning efter standarden: Tidsplanen er sendt med nyhedsbrev og ligger tilgængelig på www.statensadm.dk. Spørgeskema til brug for vores fælles forberedelse af årsafslutningen: Kontaktinformation til brug for årsafslutningen (kontaktfolder) Hjælp til beregning af feriepengeforpligtigelsen Behov for forlænget periode til håndtering af rejseafregninger i gammelt år Opsamling af særlige behov i forbindelse med årsafslutningen Vend tilbage 1. december 2016 3 dages servicemål men vi arbejder igennem og bestræber os på at nå og få det hele med! Bogføring i nyt eller gammelt år styres af bogføringsdatoen og er kundes ansvar. 32 november 2016
Dagsorden punkt 5 Evaluering af ressortomlægningsprocessen Søren Ring Hansen 33
HVAD VAR NYT Beskrivelsen af processen i en ressorthåndbog var afløst af en beskrivelse på ØAV Processen var opdelt på 4 særskilte faser Fase 1 Forberedelse og organisering af ressortomlægningsprocessen Fase 2 Tilretning af bevillingslove, nummerstruktur og lønsystemer Fase 3 Tilretning af lokale økonomisystemer Fase 4 Flytning af balanceposter Der var nye blanketter for balanceflytninger, hvor der skulle udfyldes én blanket for hver berørt hovedkonto Processen internt i Moderniseringsstyrelsen var omlagt således at arbejdsprocessen var spredt på et større antal medarbejdere 34
GENERELT OM SPØRGESKEMA UNDERSØGELSE Moderniseringsstyrelsen har gennemført evalueringen af ressortomlægningsprocessen 2015. Spørgeskemaet blev sendt til økonomi-/regnskabschefer i de institutioner, der var berørt af ressortomlægningerne. Spørgeskemaet bestod af 9 spørgsmål med mulighed for at uddybe og komme med forslag til forbedringer af ressortprocessen. Den samlede svarprocent: 77% 35
GENERELT OM TILFREDSHED De regnskabsmæssige konsekvenser af ressortomlægningsprocessen 2015 er nu stort set på plads. Hvor tilfredse har I været med processen? Generel erfaring: - Alt i alt forløbet tilfredsstillende. - Måske kan man reducere det materiale der udfyldes indledningsvis til Finansministeriets departement (Der var både en word og en excell version + rigtig mange bilag) 36
FASE 1 Arbejdsgangen i forbindelse med ressortomlægningsprocessen har været opdelt i 4 forskellige faser. I fase 1 blev afholdt generelt orienteringsmøde for samtlige departementer med efterfølgende opfølgningsmøder med de enkelte ministerområder. Hvor tilfredse har I været med forløbet af fase 1? Generel erfaring: - Godt med indledende stormøde - Godt med efterfølgende møde med hvert departement - Podio fungerede ikke - Måske kunne der etableres en mere fast pakke, når der etableres et nyt ministerområde 37
FASE 2 I fase 2 blev nummerstrukturen tilrettet i SKS. Der blev oprettet og nedlagt virksomheder, regnskabsførende institutioner og bogføringskredse, og der blev foretaget de nødvendige flytninger af lønmodtagere i Statens Lønsystem. Hvor tilfredse har I været med forløbet af fase 2? Generel erfaring: - De oversigter der blev udarbejdet fra Moderniseringsstyrelsens side om hvor der skulle oprettes eller nedlægges bogføringskredse, regnskabsførende institutioner eller virksomheder fungerede godt, og var medvirkende til at nummerstrukturen kom hurtigere på plads - Flere oplevede problemer med lønpløjninger 38
FASE 3 I fase 3 blev der foretaget de nødvendige tilpasninger af de lokale økonomisystemer (tilpasning af Navision, IndFak mv.). Hvor tilfredse har I været med forløbet af fase 3? Generel erfaring: - Tilfredshed med work-shops i IndFak og RejsUd - For langsom tilbagemelding på henvendelser til økonomisupporten 39
FASE 4 I fase 4 blev der foretaget flytning og bogføring af videreført overskud og øvrige balanceposter. Hvor tilfredse har I været med forløbet af fase 4? Generel erfaring: - Generel tilfredshed med vejledningsmateriale - Balanceflytninger kompliceres af, at opgørelse af balanceposter ikke foretages ens i ministerier - Information om flytning af likviditet kunne godt være tydeligere - Endelig afstemning af bogføring har være længe om at falde endeligt på plads 40
BESKRIVELSE PÅ HJEMMESIDE De enkelte trin i ressortomlægningsprocessen er beskrevet på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Hvor tilfredse har I været med denne beskrivelse? Generel erfaring: - Generel tilfredshed - Man kan overveje en mere detaljeret procesbeskrivelse med opgaver trin for trin - Måske skal der være en 5. fase med likviditetsflytning 41
ØSC Hvor tilfredse har I været med SAM s generelle understøttelse af processen for ressortomlægninger 2015? Generel erfaring: - Ros for støtte med flytning af anlæg - Det er vigtigt at medarbejderne i SAM er klædt på til håndtering af processen - Måske skal arbejdet med ressortomlægninger samles på færre medarbejdere i SAM 42
Dagsorden punkt 6 Ny regnskabsregistrering af interne betalinger Søren Ring Hansen 43
INTERNE STATSLIGE BETALINGER Der findes ikke i dag særskilte regnskabskonti til registrering af internt statsligt køb og salg af varer og tjenesteydelser Sådanne konti forventes oprettet med virkning fra regnskabsåret 2017 Med de nye konti vil det være et krav, at betaling til fx koncernfællesskaber bogføres som et internt statsligt køb og salg De nye retningslinjer udmeldes i en særskilt vejledning fra Moderniseringsstyrelsen Vejledningen forventes udsendt i starten af december måned. Vejledningen vil nærmere beskrive forskellen mellem interne statslige overførsler og internt statsligt køb og salg 44
FORSKEL MELLEM INTERNT STATSLIGT KØB OG SALG OG INTERNE STATSLIGE OVERFØRSLER Internt statsligt køb og salg: Forudsætter: at der foreligger en direkte modydelse til den foretagne betaling i form af en direkte sammenhæng mellem betalingen og den leverede ydelse at betalingen varierer i forhold til mængden og kvaliteten af den leverede ydelse Kravet om modydelse er også opfyldt såfremt betalingen beregnes i forhold til en fast fordelingsnøgle, såfremt betalingen efterfølgende reguleres i forhold til en fast fordelingsnøgle Intern statslig overførsel Forudsætter: At der foreligger en fast betalingsoverførsel der er uafhængig af leveret mængde og kvalitet 45
INTERNT STATSLIGT KØB OG SALG Bogføres på følgende nye konti 12.11. Internt statsligt salg af varer og tjenesteydelse mellem statsinstitutioner 17.11. Internt statsligt køb af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner 12.12. Internt statsligt salg af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner og selvejende institutioner 17.12. Internt statsligt køb af varer og tjenesteydelser mellem statsinstitutioner og selvejende institutioner 12.15. Internt statsligt salg af koncernfælles funktioner 17.15 Internt statsligt køb af koncernfælles funktioner Anvendelsesområde: Køb og salgssituationer indenfor statens og køb og salgssituationer mellem statens og de selvejende institutioner. Køb og salg mellem staten og den øvrige omverden bogføres på regnskabskonti 21 og 22. 46
INTERNE STATSLIGE OVERFØRSLER Bogføres på følgende eksisterende regnskabskonti: 33.10 Interne statslige overførselsindtægter 43.10 Interne statslige overførselsudgifter Anvendelsesomåde: Overførsel af administrationsbidrag: Fx ved administration af tilskudsordninger og ved overførsel af administrationsbidrag mellem indtægtsdækket virksomhed og almindeligvirksomhed. Overførsel af tilskudsmidler: fx i situationer hvor én institution bestyrer tilskudsmidler til tværministerielle aktiviteter, og hvor midlerne så efterfølgende fordeles via den ansvarlige statsinstitution til de yderligere involverede institutioner. Overførsel af finansieringsbidrag: fx overførsel af finansieringsbidrag til Udenrigsministeriets vedrørende udsendelse af specialattacheer 47
NYE DEBITOR OG KREDITOR SAMLEKONTI FOR INTERNT STATSLIGT KØB OG SALG Tilgodehavender eller gæld, der opstår ved køb og salg bogføres i dag på følgende debitor/kreditorsamlekonti: 61.15 Debitorsamlekonto 95.15 Kreditorsamlekonto Med de nye konti for internt statsligt køb og salg vil der blive oprettet særskilte debitor/kreditorsamlekonti for internt statsligt køb og salg. Der vil blive tale om følgende konti: 61.18 Tilgodehavender fra internt statsligt salg 95.18 Gæld vedr. internt statsligt salg 48
DEN VIDERE PROCES De nye regler for bogføring af interne statslige betalinger træder i kraft med virkning fra 1. januar 2017 Moderniseringsstyrelsen udsender særskilt vejledning herom i løbet af december Implementering af nye debitor/kreditorsamlekonti til håndtering af internt køb og salg vil ske i løbet af foråret 2017. Indtil de nye debitor/kreditorsamlekonti er implementeret i de lokale regnskabssystemer, anvendes de eksisterende kreditor/debitor samlekonti til både almindeligt køb og salg og til internt statsligt køb og salg. 49