REFERAT fra bestyrelsesmøde den 03-10-16 Dagsorden 1. Godkendelse af referat af 03-10-16 2. Godkendelse af dagsorden 3. Nyt om fusionen ved formandskab og direktion Orientering 4. Procesplan for personaletilpasning 5. Aktivitetsforventninger og oversigt 6. Status på lokalesituationen i Skanderborg 7. Budget overvejelser for 2017 8. Orienteringspunkt: Dialogrunde med borgmestrene vedrørende dimensioneringsaftalen 9. Bordet rundt vedr. dimensioneringsaftalen hvor ser bestyrelsesmedlemmerne åbninger i forhold til videre dialog og drøftelser på såvel politisk som administrativt niveau? 10. Orienteringspunkt: Nyt fra bestyrelsesformand Hans-Jørgen Hørning og øvrige bestyrelsesmedlemmer 11. Orienteringspunkt: Nyt fra skolerne ved direktør Niels Brun Madsen og uddannelsesdirektør Bente Strager 12. Eventuelt 1
1. Godkendelse af referat 07-09-16 - bestyrelsesreferat./. Referat af 07-09-16 vedlagt. Bestyrelsesformand Hans-Jørgen Hørning orienterede om, at møderne i skolernes oprindelige bestyrelser er aflyst på grund af afbud og ingen beslutningspunkter på dagsordenen. Herefter blev referat godkendt. 2
2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendes Dagsordenspunkt 7 behandles først sammen med punkt 4. Herefter blev dagsorden godkendt. 3
3. Nyt om fusionen ved formandskab og direktion Orienteringspunkt Direktør Niels Brun Madsen giver en status på Ministeriets behandling af sammenlægningsredegørelsen. Der er endnu ikke modtaget endeligt svar fra ministeriet i forhold til sammenlægningsredegørelsen. Ministeriet har i mail af 16. september gjort opmærksom på, at det indsendte vedtægtsforslag ikke vil kunne godkendes i sin nuværende form, med mindre der gives en dispensation fra de regler om antallet af bestyrelsesmedlemmer, som fremgår af lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Til brug for vurderingen af, om der kan gives dispensation, beder man om en tilkendegivelse af, hvilke forhold der ligger til grund for ønsket om at have 16 bestyrelsesmedlemmer. Skolen har svaret i mail til ministeriet af 19. september, og har her henvist til de begrundelser for ansøgning om dispensation, som fremgik af mail med fusionsansøgningen af 29. juni 16, og har meddelt, at vi er parate til at uddybe punkterne yderligere, men gerne ser en tilkendegivelse af, hvilke punkter, der nærmere ønskes uddybet. Indstillling: Orientering tages til efterretning Mailkorrespondanc e af 19-09-16./. Mail til ministeriet af 19-09-16 er vedlagt. 27. september modtog skolen mail fra Ministeriet, hvor det blev oplyst at sagen nu er færdigbehandlet, og der ikke er nogen bemærkninger dertil. Ministeriet forventer at godkende snarest. Selve fusionsansøgningen drøftes senere, men denne proces er uafhængig af godkendelsen. Direktør Niels Bruun Madsen orienterede om igangværende dialog med ministeriet i forhold til antal medlemmer i interim-bestyrelsen, som Ministeriet vurderer er for høj. Skolen har søgt en dispensation herfor, som forventes at blive godkendt. Det er uvist om navnet er endelig godkendt. Orientering blev taget til efterretning. 4
4. Procesplan for personaletilpasning ved direktør Niels Brun Madsen. Orienteringspunkt. Direktør Niels Brun Madsen orienterer om beslutninger, der er truffet i FU vedr. kommende personaletilpasninger. Den indgåede tre-partsaftale og deraf følgende dimensioneringsaftale har nødvendiggjort, at organisationen på forholdsmæssigt kort sigt tilpasser sig aktivitetsnedgangen personalemæssigt. Orientering tages til efterretning. Tids- og procesplan for personaletilpasn./. Tids- og procesplan for personaletilpasning er vedlagt. Punktet blev behandlet under punkt 7. 5
5. Aktivitetsforventninger og oversigt. Orienteringspunkt. Direktionen præsenterer på mødet en aktuel status af forventede hold og placering geografisk i 2017. Det indstilles, at orientering tages til efterretning. Bilag vil blive eftersendt. Der blev uddelt oversigt skolens nuværende forventninger til optag. Det blev præciseret, at også her, er der tale om forventninger billedet kan ændre sig også på baggrund af den tidligere omtalte borgmesterrunde. Oversigt vedhæftet af hensyn til ikke tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Der fandt en drøftelse sted og der var enighed om, at skolen løbende skal være i dialog med samarbejdskommunerne for kontinuerligt at sikre at uddannelsesaktiviteterne er hensigtsmæssigt er samordnet på tværs af skolerne. Optagetal./. Optagetal 6
6. Status på lokalesituationen i Skanderborg. Orienteringspunkt Et arbejde med at afsøge erhvervsbolig-udleje markedet var igangsat inden udmeldingen om dimensioneringsaftalen. På baggrund af de ændrede forudsætninger, udmeldingen forventes at få for skolens uddannelsesaktiviteter er dette arbejde sat i bero, og det er i FU besluttet at fortsætte med campuslejemålet. Orientering tages til efterretning. Bente Strager orienterede kort om lokalesituationen i Skanderborg. Orientering blev taget til efterretning. 7
7. Budgetovervejelser for 2017. Drøftelsespunkt. Blev taget som pkt. 4 Der arbejdes løbende med budget 2017 og direktionens budgetovervejelser vil blive præsenteret på mødet. Budgettet justeres løbende og tilpasses i forhold til de data der løbende kommer ind. Orientering tages til efterretning. Bilag eftersendes. Bestyrelsesformand Hans-Jørgen Hørning introducerede til punktet, og det blev præciseret at det fremlagte budget er et arbejdsbudget. Herefter præsenterede økonomi- og administrationschef Morten Guldmann Olsen budgetovervejelser for 2017. Siden bestyrelsesmødet den 07. september har der været drøftelser med skolens samarbejdskommuner, ligesom der er skabt mere klarhed over udmøntningen på regionalt niveau. Desuden er skolens afdelinger kommet længere med deres planlægning af det kommende år, så skolen har nu et mere præcist billede af den forventede aktivitet i 2017. De overordnede økonomiske forventninger for 2017 blev præsenteret og det forventede indtægtsgrundlag gennemgået. Ledelsens oplæg til en overordnet økonomisk ramme for 2017 blev præsenteret. Det forventede fald i omsætningen er kr. 8 mio. mindre end først antaget. Reduktion i bemandingen undgås dog ikke. Der fandt en længere drøftelse sted i forhold til vedlagte tidsplan under punkt 4. Fra bestyrelsens side blev vigtigheden af, at der kommer til at køre en ordentlig proces herom understreget og der fandt en længere drøftelse sted i forhold til timingen af udmeldingen om det skal være før eller efter december. Bestyrelsens inputs vil blive inddraget, når endelig tidsplan udarbejdes. Ledelsen indstiller til et samlet underskud på kr. 2,4 mio. Det skal præciseres, at dette budget er med udgangspunkt i den nuværende situation altså uden hensyntagen til strategiske indsatser, som skal formuleres. Omkostningerne til disse indsatser er ikke medtaget og forventes at blive håndteret som bevilgede overskridelser af denne økonomiske ramme Orientering blev taget til efterretning efter en længere drøftelse. Ledelsens indstilling til et samlet underskud på kr. 2,4 mio. som blev vedtaget foreløbigt. Endelig beslutning træffes i på december mødet. 8
8. Dialogrunde med borgmestrene vedrørende dimensioneringsaftalen Direktion og forretningsudvalg har siden sidste møde fået kalendersat dialogmøder på baggrund af dimensioneringsaftalen med de fleste af skolens samarbejdskommuner med deltagelse af både det politiske og administrative niveau. På mødet gives der en samlet orientering fra besøgsrunden. Orientering tages til efterretning. Bestyrelsesformand Hans-Jørgen gav en mundtlig orientering fra besøgsrunden til skolens samarbejdskommuner. Skanderborg kommune viderefører dimensioneringen fra 2016 til 2017, og tager i løbet af 2017 stilling til 2018-optag på PA. Silkeborg kommune er vi i dialog med. Svar herfra afventes. Syddjurs kommune: her fastholdes dimensioneringen som i 16 evt. ekstra elever uddannes på SOSU Randers. Aarhus kommune der pågår fortsatte drøftelser. Kommunen har tilkendegivet, at den stiller 5 ekstra PA-uddannelsespladser til rådighed. Der er kontakt til både Samsø og Odder kommune og møder er ved at blive kalendersat. 9
9. Bordet rundt vedr. dimensioneringsaftalen Direktionen og forretningsudvalget ønsker en drøftelse af, hvilke åbninger bestyrelsesmedlemmerne ser i forhold til videre dialog på såvel politisk som administrativt niveau. Siden sidste møde har skolen iværksat besøgsrunden til kommunerne se punkt 8. Desuden har skolen sendt et åbent borgmesterbrev med kopi til pressen, hvilket medførte dette radioindslag P4 Østjylland http://www.dr.dk/radio/ondemand/p4aarhus/regionale-nyheder-2016-09-14-07-30#!/00:07 http://www.dr.dk/radio/ondemand/p4aarhus/regionale-nyheder-2016-09-14-09-30#!/ (Ved 1:34) Derefter fandt der en længere drøftelse sted i forhold indgåelsen af dimensioneringsaftalen og der var enighed om, at bestyrelsesmedlemmerne fremadrettet vil søge dialog og indflydelse via de kanaler, man hver især har i forhold til de centrale forhandlingspartnere næste gang der skal forhandles trepartsaftale. 10
10. Orientering ved formand Hans-Jørgen Hørning og andre bestyrelsesmedlemmer Der gives en mundtlig orientering. Orientering tages til efterretning. Følgende orientering blev taget til efterretning: A. Der er B-SOSU medlemsmøde 12. oktober 12. oktober. Bestyrelsesmedlemmer er velkomne til at melde sig til. B. Forretningsudvalget har taget kontakt til konsulentfirmaet UCON, så de kan sparre direktionen i forhold til at få et optimalt samspil mellem skolernes kulturer.. C. Spørgsmål af bestyrelsesmæssig karakter kan altid rettes til bestyrelsesformanden. Derudover blev følgende besluttet: Bestyrelsen ønsker løbende orientering, når skolen udsender presseorienteringer. På næste møde præsenteres skolens ledelsesgruppe for bestyrelsen. Næste møde i bestyrelsen er den 7. december der udsendes snarest en mail, hvor bestyrelsesmedlemmerne bedes tilkendegive, hvorvidt de har mulighed for at deltage i en efterfølgende middag. 11
11. Orientering fra skolerne ved direktør Niels Brun Madsen og uddannelsesdirektør Bente Strager Der gives en mundtlig orientering Orientering tages til efterretning. Der blev orienteret om følgende: A. Skolerne søgte udbudsretten til skolens uddannelser i udbudsrunde 17 der er kommet besked om, at vi kan udbyde de uddannelser vi tidligere har haft i udbud. Dog er udbudsrunden ift. den pædagogiske assistentuddannelse sat i bero. Der forventes svar i starten af november. B. Social- og sundhedsskolen i Silkeborg havde søgt om udbudsret til redder-uddannelsen ifm. udbudsrunden, men fik afslag herpå. C. Region Midtjylland har fået 20 mio fra EU til deres udviklingspulje. Pengene formidles til udviklings-projekter på ungdomsuddannelserne. Mercantec i Viborg har fået midler til et treårigt projekt fra puljen i forhold til en særlig rekrutteringsindsats på erhvervsskole nivau på regionalt plan. SOSU Aarhus og Silkeborg tekniske skole er lokale leadpartnere i projektet. D. FU har besluttet, at SOSU Aarhus foretager en låneomlægning, som sikrer skolen en lavere rente. E. Der arbejdes fortsat med organisationsstrukturen, og i uge 41 er skolens ledelse klar til at udmelde, hvorledes næste ledelseslag kommer til at se ud. Orientering blev taget til efterretning. 12
12. Evt. Næste bestyrelsesmøde finder sted onsdag den 07. december kl. 15.00 18.00 i Silkeborg. 13
13. Deltagere, Bestyrelsesmøde den 03-10-16 Navn Institution Afbud Arne Rolighed Næstformand. Selvsuppleret medlem Lene Beirholm Eriksen Medarbejderrepræsentant (med stemmeret) Iben Staagaard Elevrepræsentant (uden stemmeret) Inge Jensen Pedersen FOA Aarhus Helene Bækgaard Aarhus kommune, Personale i HR, Kommunikation og Trivsel Mette Valbjørn Region Midtjylland Ole Lauth Odder kommune X Peter Hegner Bonfils Sundhedsudvalget Aarhus kommunes byråd X Vibeke Sjøgreen Foreningen af kommunale social- sundheds- og arbejdsmarkedschefer i Danmark Annemarie Grotkjær Medarbejderrepræsentant (uden stemmeret) Bente Nielsen Region Midtjylland Hans-Jørgen Hørning Formand. Silkeborg Kommune Lisbeth Binderup Selvsuppleret medlem X Lone Bahnsen Selvsuppleret medlem X Michael Hansen Dansk Erhverv X Hanne Peitersen Elevrepræsentant (med stemmeret) Per Brobæk Madsen FOA Silkeborg-Skanderborg Thomas Cordtz Skanderborg kommune 14