NOTAT Projekt Test af ny affaldsordning Kunde Roskilde Kommune Notat nr. 1 Dato 2017-01-13 Til Anette Sejersen, Roskilde Kommune Fra Dorte Hvid-Jacobsen, Rambøll Kopi til - 1. Resultat af test af ny affaldsordning Roskilde Byråd har besluttet, at der skal indføres en ny affaldsordning for private husstande fra maj 2017. Den nye affaldsordning vil indebære en øget sortering af affald hjemme hos borgerne således, at der fremadrettet sorteres i 5 fraktioner på adressen. Affaldssorteringen vil fremadrettet omfatte madaffald, restaffald, glas, metal og papir/karton. Den nye affaldsordning skal medvirke til at nå målsætningen fra Roskilde Kommunes Affalds- og Ressourceplan, om 50 % genanvendelse af husholdningsaffaldet i 2022. Dato 2017-01-13 Rambøll Hannemanns Allé 53 DK-2300 København S T +45 5161 1000 F +45 5161 1001 www.ramboll.dk Forvaltningen ønskede at teste den fremtidige affaldsordning hos tre forskellige brugergrupper forud for implementering. Dokument ID 1100020637-3-95 Version 0.1 Klima- og Miljøudvalget vedtog på mødet den 1. marts 2016, pkt. 33 at iværksætte test af den ny affaldsordning i Roskilde. Opnåede resultater af test af ny affaldsordning er samlet i dette notat. 2. De tre testområder Der blev udvalgt tre testområder, som repræsenterede hver sin type af boligområder, hvor affaldsordningen fremadrettet skal implementeres. Forvaltningen tog telefonisk kontakt til de udvalgte grundejerforeninger samt Boligselskabet Sjælland med henblik på at skabe en god dialog for testen. Den telefoniske kontakt er efterfølgende fulgt op med møder. De tre testområder er: 1. Grundejerforeningen Nordgården - Villaområde, med individuel affaldsordning på den enkelte adresse (ca. 100 adres- Rambøll Danmark A/S 1/13 CVR NR. 35128417 Medlem af FRI
ser) 2. Dele af Grundejerforeningen Eppedalen - Rækkehuse med individuel affaldsordning for madaffald og restaffald og fællesløsning for glas, metal og papir/karton (ca. 40 adresser) 3. Kløverparken I og II, Boligselskabet Sjælland - Etageboliger med fælles affaldsordning for alle fraktioner (ca. 100 adresser). De tre testområder har givet forskellige input til testen, og har dermed hver især bidraget med nyttig viden om de særlige udfordringer og fordele, der ved affaldsordningen for borgerne i de pågældende brugergrupper og områdetyper. I den endelige udrulning vil der selvfølgelig være andre typer af boligområder, fx landejendomme, sommerhuse og den særlige midtby udfordring, som ikke er blevet testet. Forvaltningen er opmærksom på dette i forhold til den endelige planlægning af udrulningen. 3. Formål med testen Formålet med testen er beskrevet i kommissoriet til at være: Afprøve affaldsordningen i praksis, og derved give forvaltningen viden om tekniske, kommunikative og administrative forhold, som skal varetages i forbindelse med udrulning af en ny affaldsordning til hele kommunen Identificere effektiviserings- og forbedringsmuligheder i den gennemførte test, således at borgerne oplever den endelige udrulning som ordentlig og kvalificeret gennemført Marginalt at vurdere effekten i den kommende affaldsløsning i forhold til mængder, sorteringsevne, afsætning m.v. I testperioden har borgerne fået udleveret og afprøvet informationsmateriale, køkkenspand og poser til madaffald, nye 2-delte affaldsbeholdere samt digital løsning for kommunikation med Roskilde Kommune. Forvaltningen har fået afprøvet det logistiske set-up omkring bestilling, montering, udbringning, ændring, tømning af affaldsbeholdere samt fået viden om det indsamlede affalds kvalitet og dermed mulighed for afsætning af de nye affaldsfraktioner; papir/karton, metal og madaffald. I fællesskabet med borgere og forvaltning er der sket en afprøvning af kommunikation via elektroniske medier, brugerevalueringer, trykt informationsmateriale, telefonisk kontakt og borgermøder. Testen har således opfyldt det tredobbelte sigte med at teste den ny affaldsordning i forhold til teknik, administration og kommunikation. Den har givet forvaltningen et solidt indblik i udfordringerne ved den forestående udrulning, ligesom der er etableret løsninger på disse udfordringer undervejs i processen. Nogle udfordringer arbejdes der fortsat med at løse, inden den endelige udrulning, fx kvaliteten af de udleverede bioposer til madaffald og påsatte klistermærker på beholderne, overvejelser om løsninger i områder med fællesopsamling og behov for nærhed til beholderne for at få størst mulig mængde indsamlet samt differentieret, men målrettet kommunikation for at nå flest mulige brugergrupper. 2/13
4. Tids- og procesplan for gennemførelse af testen Projektet har været gennemført efter den tids- og procesplan der var opstillet i kommissoriet for projektet. Som det ses af procesplanen har der været behov for involvering af mange interessenter i processen. For at sikre at testen resulterede i de ønskede resultater, var der opstillet en plan for inddragelse af de forskellige interessenter i perioden. Denne forudgående opstilling af plan for interessentinddragelse har været et vigtigt værktøj for forvaltningen undervejs i processen. Selvfølgelig er der dele af den forudgående plan, som er realiseret på anden vis, end først antaget. Men der er sket en inddragelse af alle interessenterne undervejs. Af tabellen nedenfor fremgår hvilke interessenter, der er inddraget og hvordan dette er sket i processen. 3/13
Inddragelsesstige Interessenter Hvornår Hvordan Er sket Test Testfamilierne Gennem hele perioden Daglig brug af systemet i forhold til teknik Konsultation Observation Renovatør Leverandør af beholdere Leverandør af RenoWeb Beslutningstager i testområder Grundejerforeninger, Boligselskab KARA/NOVEREN Udvalgte testfamilier Ved opstart Før opstart og gennem projektet Før opstart og gennem projektet Før projektstart Før projektstart Midtvejs i projektet KMU/BR Opstart og evaluering Vurdering af tømningsrutine på nye beholdersystemer Vurdering af beholdersystem og behov for administration i forbindelse med udbringning og vedligehold Vurdering af administrativt system til styring af affaldsordningen Møder og brev i forhold til deltagelse i testen Legitimering Offentligheden Opstart og ved evaluering Møder i forhold til afsætning af indsamlet affald Udarbejdelse af "brugerrejser" i forhold til hvad der hæmmer og fremmer sortering af affald Pressemeddelelse Dagsorden Sket via mail/telefon Erstattet af telefoninterviews Ok ift. opstart, evaluering afventer KMU vedtagelse Ok ift opstart, evaluering afventer KMU 4/13
5. Opnåede resultater ift. affaldsmængder, afhentningsfrekvens og volumen 5.1 Affaldsmængder Forud for igangsættelse af testen blev der beregnet en forventet affaldsmængde fra de tre testområder, ud fra de forudsætninger, der allerede er anvendt ved vedtagelse af den nye affaldsordning i november 2015. Opgørelse af forventede affaldsmængder for ½ år, samlet for de tre testområder. Potentiale mængder - testområde samlet Papir/ karton Metal Glas Madaffald Restaffald Kg/6 mdr/husstand 62,4 4,5 19,4 69,8 172,7 kg/6 mdr/i alt 14.986,7 1.070,3 4.651,2 16.758,8 41.437,3 I forbindelse med test af ny affaldsordning er de indsamlede affaldsmængder i de tre testområder indsamlet løbende. Opgørelse af indsamlede affaldsmængder for ½ år, samlet for de tre testområder. Indsamlede mængder - testområde samlet Papir/ karton Metal Glas Madaffald Restaffald Kg/6 mdr/husstand 30,1 2,9 18,1 62,9 188,5 kg/6 mdr/i alt 7.215,0 700,0 4.337,1 15.100,0 45.240,0 5.2 Vurdering af indsamlede affaldsmængder 5.2.1 Papir/karton Mængden af indsamlet papir/karton er væsentlig lavere end forventet. Der er dog en vis usikkerhed forbundet med opgørelsen af de indsamlede mængder, idet disse er beregnet ud fra én vejning af papir/karton pr. testområde. Der er endvidere store forskelle områderne imellem, hvor der i område 1 villaer er indsamlet 22 kg/husstand, område 2 rækkehuse er indsamlet 4 kg/husstand og i område 3 etageboliger er indsamlet 13 kg/husstand over 6 måneder. Det kunne tyde på, at beboerne i område 2 benytter andre opsamlingssteder, end de tilknyttede områdepladser, når de skal aflevere deres papir, og at den reelle indsamlede mængde, derfor er lidt højere. Endelig vurderes potentialet for papir og karton, som blev anvendt i scenarieanalysen i 2015 at være for højt. I Roskilde Kommune er mængden af indsamlet papir, i lighed med øvrige kommuner i Danmark, kraftig faldende. 5.2.2 Metal Mængden af indsamlet metal er under det forventede niveau. Der er dog tale om en helt ny affaldsfraktion, som borgerne skal til at udsortere, og derfor må ordningen forventes at 5/13
skulle have lidt tid. Det er dog væsentligt at holde fokus på informationen om, at det er vigtigt at metalfraktionen udsorteres. Der er ikke foretaget separate målinger for de 3 testområder, men det er en formodning, at område 2 rækkehuse har afleveret væsentligt mindre metal end de øvrige områder, pga. afstanden til opsamlingsstedet. 5.2.3 Glas Mængden af indsamlet glas er lavere end forventet. Der er dog en vis usikkerhed forbundet med opgørelsen af de indsamlede mængder, idet disse delvist er beregnet ud fra en samlet opgørelse af indsamlede mængder glas fra kuber i hele kommunen i 2013. I område 1 villaer, som får hentet metal og glas hjemme, er de indsamlede mængder på niveau med det forventede. I område 2 rækkehuse og område 3 etageboliger er mængden markant lavere, hvilket kan skyldes usikkerheden i beregningen af de indsamlede mængder. Endvidere kan borgerne i de to områder også aflevere glas og flaske andre steder, end i de tilknyttede områdepladser. 5.2.4 Madaffald Mængden af madaffald er lidt lavere end forventet set over hele perioden. Det er ligeledes en ny fraktion, som borgerne skal have lært at sortere. Der er ikke foretaget en særskilt vejning af affaldet fra de tre områder, og der kan derfor ikke siges noget om, hvorvidt ordningen er lige godt implementeret alle steder. 5.2.5 Restaffald Mængden af restaffald er en højere end forventet, hvilket formodes at hænge sammen med, at der fortsat er en andel af restaffaldet, der kunne udsorteres i fraktionerne papir, metal, glas og madaffald. 5.3 Afhentningsfrekvens og indflydelse på sortering Området med villaer har haft dobbeltbeholdere til restaffald og madaffald, og det har været muligt at følge mængden af sorteret madaffald og restaffald over perioden ud fra vejning af det afleveret affald. Forvaltningen har undersøgt om den tilbudte ugetømning i juni, juli og august, og dermed større volumen til restaffald, har resulteret i en dårligere udsortering af madaffald. Nedenfor er en skematisk oversigt over fordeling af restaffald og madaffald over perioden. 6/13
100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Restaffald og madaffald - mængdefordeling % 14 16 18 20 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 36 + 38 Restaffald % Bioaffald % Som det ses af oversigten er der ikke en klar sammenhæng mellem andelen af udsorteret madaffald og tømningsfrekvens. Der kan dog ses en tendens til at udsorteringen af madaffald falder fra uge 24-34, set i forhold til resultaterne i uge 14-23. 2-kammer beholdere Madaffald (Kg/husstand/uge) Restaffald (Kg/husstand/uge) Periode med 14. dags tømning 2,6 3,2 Periode med uge tømning 2,4 3,9 Om denne forskel kan forklares med tømningsfrekvensen alene, eller der også kan være andre faktorer i spil, f.eks. en øget opmærksomhed på udsortering i starten af testen, ændring af madvaner over sommeren ift. resten af året, kan ikke konkluderes ud fra disse målinger alene. 5.4 Volumen Forud for igangsættelse af test af ny affaldsordning har Forvaltningen arbejdet med en række nøgletal for fastsættelse af det nødvendige volumen til opsamling af de forskellige affaldsfraktioner. Nedenfor er vist en oversigt over forventet nødvendigt volumen pr. husstand pr. uge. Fordelingen er opgjort på hhv. enfamilieboliger og etageboliger. l/husstand/uge Papir/karton Metal Glas Mad Restaffald affald Enfamiliebolig 45 3 4 15 60 Etagebolig 35 2 4 15 70 Konservativt gennemsnit 50 5 5 20 80 7/13
Ud fra resultater over de indsamlede affaldsmængder kan der opgøres dels en gennemsnitligt resultat for nødvendigt volumen til opsamling af affald, dels specifikt for villaområdet med 2-kammer beholdere opgøres et volumen over indhold af madaffald og restaffald. Nedenfor er affaldsmængderne omregnet til nødvendigt volumen. l/hustand/uge Papir/karton Metal Glas Madaffald Restaffald Villa periode med 14. 10,6 28,8 dagstømning Villa periode med 9,3 33,6 uge tømning Gennemsnit hele perioden (14 dage) 15,9 1,7 3,5 9,3 60,5 Generelt gælder for alle fraktioner at den indsamlede mængde omregnet til et nødvendigt volumen er mindre end det volumen, der er forudsat som nødvendigt volumen i gennemsnit. Det svarer samtidig godt til driftspersonalets erfaringer fra testen, hvor der har været få henvendelser vedrørende manglende kapacitet i beholderne. Ud fra resultatet kan det samtidig ses, at der i områder med fælles renovationsløsninger må ske en større sammenblanding af restaffald med genanvendelige materialer, da den gennemsnitlige nødvendige affaldsvolumen er væsentlig højere end den volumen, der har været behov for i villaområderne med egen renovationsbeholder. Generelt ses der ikke at være problemer i forhold til volumen ved at give lov til at opsamle karton sammen med papir i de nuværende indsamlingssystemer. Endelig viser resultaterne at dobbeltbeholderen til metal og glas med fordel kunne opdeles med en 60/40 fordeling, i stedet for den nuværende 50/50 fordeling. Denne ændring er implementeret ved bestilling af beholdere til første område i udrulningen "Roskilde Syd". 5.5 Opsamling i forhold til mængder, tømningsfrekvens og volumen Test af ny affaldsordning har været i gang i 6 måneder, og der har løbende været indsamlet data, dels fra hele testområdet, dels fra de enkelte delområder. Selvom der er tale om en forholdsvis kort tidshorisont og et forholdsvist beskedent datasæt, er der dog nogle tendenser, der kan aflæses af testen. Mængden af genanvendelige fraktioner er samlet set for hele testområdet lidt mindre end forventet. Den del af den nye affaldsordning, der foregår tæt på boligen, er forløbet med stor succes. Der udsorteres store mængder af papir/karton, metal, glas og organisk affald. Samtidig tyder testresultaterne på at de steder, hvor borgene skal gå med deres affald til centrale opsamlingspladser, bliver sorteringen mere besværlig og noget mindre effektiv. Ugetømning af dobbeltbeholder til restaffald og madaffald i sommerperioden, resulterer i et lille fald i mængden af udsorteret madaffald. Den registrerede ændring, kan dog også skyldes andre forhold, end blot tømningsfrekvensen. 8/13
Den forudgående vurdering af nødvendig volumen til de enkelte affaldsfraktioner har vist sig at være korrekt, dog således at der gennemsnitligt er overskydende volumen til alle fraktioner, på det enkelte opsamlingssted. Det passer også overens med at der har været få klager over overfyldte beholdere i perioden. Det kan overvejes om der skal være en ekstra margen på volumen for restaffald i etageboliger i nøgletallene, da denne brugergruppe bidrager med store mængder restaffald, og derfor har behov for et stort affaldsvolumen. 6. Opnåede resultater ift. brugerne 6.1 Brugerundersøgelser I forbindelse med opstart af testen har der været mulighed for, at borgerne udfyldte et elektronisk spørgeskema opbygget i systemet SurveyXact. Borgerne er orienteret om muligheden via informationsbrevet i startpakken. Endvidere er muligheden nævnt i forbindelse med informationsmøderne samt ved telefoniske henvendelser i perioden frem til 14. april 2016. Der er 8 familier ud af de 250 deltagne, der har udfyldt spørgeskema i start af testen. 6.2 Interviews Der er udført interviews med 21 borgere i dagene 17.-19.08.16, hvor borgerne har været i gang med sorteringen i 5 måneder. Indledningsvis var det planlagt, at der dels skulle foretages fysiske interviews med borgere i testområderne og dels foretages en online spørgeskemaundersøgelse, men disse blev af tidsmæssige årsager sammenlagt. Formålet med interviewene var at stille skarpt på testpersonernes erfaringer og oplevelser med den nye ordning, både ift. opstarten, udlevering af materiel, kommunikations- og informationsindsatsen, sorteringen, vurdering af materiel, bioposer etc. Interviewene blev foretaget telefonisk af Rambøll, og online spørgeskemaet blev udfyldt direkte under samtalen. Ved at kombinere disse to metoder var det muligt at stille uddybende og opklarende spørgsmål til interviewpersonen, og derved imødekomme de barrierer, der eventuelt kunne være ved udelukkende at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse. Med formålet at indsamle et bredt udsnit af erfaringer og oplysninger, blev interviewpersonerne udvalgt på tværs af testområderne, familietyper og aldersgrupper. Dog var det desværre ikke muligt at gennemføre interviews med borgere af anden etnisk herkomst. Årsagen var at vi ikke kunne får interviews i stand. 9/13
Som det ses af ovenstående er der flest borgere der har svaret at de er positive overfor at skulle deltage i test af ny affaldsordning, men der er også en meget stor del (45 %) som svarer at de var negative overfor deltagelse i den nye affaldsordning, da forsøget skulle starte. Forvaltningen er meget opmærksom på, at denne uvilje ved at skulle deltage i ny ordning sandsynligvis vil være til stede i kommunen generelt. På den baggrund er der igangsat udarbejdelse af en kommunikationsstrategi, som skal sikre at borgerne ved hvad de skal gøre, og hvorfor det giver mening at yde den ekstra indsats. 10/13
Et af de øvrige fokuselementer i kommunikationen er ændring af sorteringsvaner. Det er glædeligt at over 80 % af borgerne har tilkendegivet at de har lært at sortere sit affald inden for en uge. Eftersom de nye affaldsvaner tillæres indenfor de første uger af en ny affaldsordning, efterlader det et stort behov for at sikre, at alle nødvendige oplysninger er tilgængelige fra starten. Forvaltningen arbejder derfor med at få informationsmateriale til brug for startpakken samt information på beholderne så målrettet som muligt inden den endelige udrulning. 6.3 Borgermøder Der har været afholdt 4 borgermøder i testperioden. Forud for opstart af projektet blev der afholdt 2 møder i marts 2016 forud hhv. villa/rækkehuse og etageboliger. Dagsorden var med fokus på hvorfor, hvordan og hvornår? I forbindelse med afslutning af projektet blev der ligeledes afholdt to møder, hhv. 25. oktober for villa/rækkehuse og 26. oktober for etageboliger. Dagsorden havde fokus på, hvad har vi lært, hvad synes I, og hvad kommer der nu til at ske? 11/13
Fra evalueringsmødet 25. oktober 2016 hos grundejerforeningen Nordgården og Ebbedalen. Citat fra en af de søde deltagere ved mødets afslutning: Jeg vil afslutte mødet med at fortælle, at jeg er meget glad og tilfreds med den nye affaldsordning både i forhold til beholderne, poserne til bioaffald og den information som kommunen har sendt ud. Det har virkelig åbnet mine øjne op for, hvad det rent faktisk er vi går og smider ud. Jeg er glad for, at vi skal fortsætte! 7. Økonomi Testen er finansieret ved en forhøjelse af renovationsgebyret i 2016 for private husstande med 25 kr. ifølge budget 2016. I alt er der afsat et budget på 1,75 mio. kr. Nedenfor er vist økonomioversigt for eksterne udgifter i testperioden. Projekt: Test af ny affaldsordning hos tre brugergrupper Indkøb Drift Konsulent kr., ekskl. moms kr., ekskl. moms kr., ekskl. moms Indkøb af materiel til de tre brugergrupper 185.072 Opdatering af administrationssystem RenoWeb, herunder afprøvning af RenoTrack 63.000 - Udarbejdelse, tryk og distribution af informationsmaterialer 26.460 1.300 19.350 Indsamling og kørsel af ordninger i perioden 1. april til 1. oktober 2016 105.047 Behandling af affald i perioden 6.610 Bistand til forvaltningen i forbindelse med gennemførelse af test 125.843 I alt 274.532 112.957 145.193 Samlet eksterne udgifter 532.681 Som det ses af opgørelsen er de afholdte udgifter indenfor det afsatte budget. Tømnings- og behandlingsomkostninger til videre drift af forsøgsområderne fortsætter frem til ny affaldsordning implementeres i området i 2018. 8. Konklusion ift. opsatte succeskriterier Projektet er et pilotprojekt på den store udrulning af den nye affaldsordning i Roskilde Kommune og har primært været brugt til at indsamle viden, som kan forbedre og effektivisere den endelige udrulning. Da det er et pilotprojekt, er der et sideordnet succeskriterium, der handler om at skabe en positiv fortælling om den nye affaldsordning. 12/13
Følgende succesmål er derfor opstillet ved siden af formål og mål: Mindst 80 % af testfamilierne er overvejende eller meget positive overfor det nye affaldsordning ved den endelig brugerevaluering Mindst 5 % af de 250 testfamilier er villige til at indgå i en "ambassadør-rolle" ved udrulning af den endelige affaldsordning Testprojektet omtales mindst 5 gange i løbet af projektperioden i den lokale presse. Brugerne har deltaget aktivt i test af den nye affaldsordning. Kun en husstand har undervejs i projektet bedt om at blive fritaget fra forsøgsordningen. 55 % af brugerne har tilkendegivet at de er glade for at deltage i den nye affaldsordning i forbindelse med brugerundersøgelsen, mens 45 % svarede at de på forhånd var skeptiske. Det er under det forventede resultatmål om 80 % tilfredse borgere. På nuværende tidspunkt er der ikke etableret et egentligt ambassadørkorps, men forvaltningen har kontakt til en række familier (ca. 15), som har tilkendegivet at de gerne bistår forvaltningen i forbindelse med udrulning. Test af ny affaldsordning har været omtalt 6 gange i løbet af testperioden i de lokale medier. Samlet set vurderer forvaltningen at test af ny affaldsordning har opfyldt succesmålene og dermed bidraget til det sideordnede succeskriterium om at skabe en positiv fortælling om den nye affaldsordning. 13/13