www.pwc.dk Få de nyeste opdateringer på reglerne for personalegoder 2013. Overblik Inspiration Viden Personalegoder 2013
Udgiver: PwC Ekspedition: Strandvejen 44, 2900 Hellerup Bestilling: www.pwc.dk/personalegoder Produktion: Anders Cold, M&C 0339-12 Tryk: Cool Gray A/S Oplag: 7.000 ISBN: 87-91837-29-4 Denne publikation udgør ikke og kan ikke erstatte professionel rådgivning. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab påtager sig intet ansvar for tab, nogen måtte lide som følge af handlinger eller undladelser base - ret på publikationens indhold, ligesom PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab ikke påtager sig ansvar for indholdsmæssige fejl og mangler. 2012 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I dette dokument refererer PwC til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.
Indholdsfortegnelse Indledning 4 Indberetningspligt for personalegoder 6 Bruttolønsordninger 10 Sundhedsordninger 14 Regler for personalegoder A-Z Arbejdsgiverbetalt transport.................. 19 Avis...................................... 20 Beklædning................................ 22 Bonuspoint/rejser med flyselskaber............ 22 Computere................................. 23 Firmabil................................... 25 Firmasport og motionsfaciliteter.............. 32 Flytteudgifter.............................. 33 Forsikringer............................... 33 Fortæring ved overarbejde................... 35 Fratrædelsesgodtgørelse..................... 35 Gaver..................................... 36 Helårsbolig................................ 38 Internet/datakommunikationsforbindelse...... 39 Jubilæumsgratitale......................... 41 Kaffe- og teordninger........................ 41 Kantineordninger........................... 42 Kontingenter............................... 44 Kreditkort til medarbejdere.................. 45 Kunstforening.............................. 45 Lystbåd................................... 46 Massage, zoneterapi, akupunktur m.v.......... 48 Parkeringsbøder og færdselsbøder............. 48 Parkeringsplads............................ 49 Personaleforeninger......................... 50 Personalelån............................... 50 Personalesammenkomster................... 51 Rabatter og indkøbsordninger................ 52 Rejser..................................... 53 Skærmbriller.............................. 55 Sommerbolig............................... 55 Sponsorbilletter............................ 57 Sundhedsforsikringer....................... 58 Sundhedstjek.............................. 60 Telefon.................................... 61 Tyverialarm............................... 62 Uddannelses- og kursusudgifter............... 63 Vaccination................................ 65 Skema over personalegoder A-Z......... 66
Indledning 4 Personalegoder 2013
Velkommen til Personalegoder 2013 Personalegoder er PwC s årlige publikation, der giver dig overblik, inspiration og viden om de gældende regler for beskatning af personalegoder. I dette nummer af Personalegoder har vi ud over en generel gennemgang af personalegoderne, valgt at sætte fokus på temaerne. Indberetningspligten samt bruttoløns- og sundhedsordninger, som du også kort kan orientere dig om her. Indberetningspligten Den skattemæssige behandling af personalegoder er som i tidligere år desværre præget af stor usikkerhed om, hvilke personalegoder der er skattepligtige, og i bekræftende fald, hvordan de eventuelt skal indberettes. Hertil kommer, at fra og med 1. juli 2012 kan en arbejdsgiver blive pålagt bøder, hvis der tale om mangelfuld indberetning af f.eks. lønoplysninger, og det takseres af SKAT som værende af forsætlig eller groft uagtsom karakter. Bøden fastsættes ud fra antal ansatte. Det er således af mange årsager vigtigt at holde sig op dateret på, hvilke regler der gælder. Sidst i publikationen finder du et skema, som giver dig overblik over indberetningsreglerne m.v. Vær opmærksom på, at der kan være undtagelser til hovedreglerne. Bruttolønsordninger Du kan også læse, om bruttolønsordninger stadig er en god ide efter skattereformen i 2010. Reformen gik blandt andet hårdt ud over nye ordninger med lønnedgang, hvor der blev stillet en computer til rådighed af arbejdsgiveren. Sundhedsordninger Da reglerne for sundhedsordninger er blevet ændret i 2012, og fordi der fortsat er mange, som har arbejdsgiverbetalte sundhedsordninger, har vi valgt også at beskrive reglerne for sundhedsordninger mere detaljeret i år. Vi håber Personalegoder 2013 skaber værdi for dig, og vi vil altid gerne høre fra dig, hvis du har ideer til, hvordan vi kan gøre den endnu mere relevant og anvendelig. John Cederskjold Kierans T: 3945 3334 E: jki@pwc.dk Skat-Øst Lone Bak T: 8932 5616 E: lnb@pwc.dk Skat-Vest Søren Bech T: 3945 3343 E: sbc@pwc.dk Skat-Øst Lone Fogh Kristensen T: 8932 5578 E: lkr@pwc.dk Skat-Vest Søren Erenbjerg T: 3945 3666 E: ser@pwc.dk Skat-Øst Tinna Bohn Voigt T: 3945 9456 E: tla@pwc.dk Moms Personalegoder 2013 5
Indberetningspligten for personalegoder 6 Personalegoder 2013
Indberetningspligterne er blevet ændret og justeret de seneste år, og nye regler fra medio 2012 indebærer, at konsekvenserne af forkert administration af indberetningspligterne nu kan udløse markante bøder. Derfor er det vigtigt, at arbejdsgiveren har godt styr på både skattepligtsspørgsmål, værdiansættelse og indberetningskravene. Reglerne om beskatning af de enkelte personalegoder varierer løbende, men det grundlæggende princip om, at personalegoder som udgangspunkt er skattepligtige, er ikke ændret. Hvor det tidligere var medarbejderen selv, der skulle selvangive en række personalegoder, har arbejdsgiveren siden 2010 skullet indberette flere. Nedenfor gennemgår vi afgrænsningen mellem skattepligtige og skattefrie goder, undtagelserne for indberetningspligterne, virkningen af ikke at skulle indberette samt forskellen mellem A- og B-skattepligtige goder. Desuden belyser vi risikoen for bøder, hvis virksomheden ikke overholder sine forpligtelser. Afgrænsningen mellem skattepligtige goder og skattefrie aktiviteter Ifølge indberetningsbekendtgørelsen omfatter arbejdsgiverens indberetningspligt alle skattepligtige personalegoder omfattet af Ligningslovens 16. Dette er goder, der ydes i forbindelse med ansættelsesforhold, men også til bestyrelsesmedlemmer og andre, der er valgt eller udpeget til et lønnet hverv. Det er både de goder, der er fast aftalt med medarbejderen, men også de belønninger, der ydes ad hoc, der er indberetningspligtige. I den sammenhæng er det væsentligt, at ethvert gode, der tildeles en medarbejder som belønning for en god indsats lige fra tre flasker vin til en middag med lederen som udgangspunkt er omfattet af indberetningspligten. Også goder, som medarbejderen modtager fra tredjemand på grund af sin ansættelse hos arbejdsgiver, og hvor arbejdsgiveren har indflydelse på, hvem af medarbejderne, der modtager godet, er som udgangspunkt indberetningspligtige for arbejdsgiveren. Indberetningspligterne er blevet ændret, og nye regler fra medio 2012 indebærer, at forkert indberetning nu kan udløse markante bøder. Omvendt er der nogle goder, som i den rette sammenhæng og under særlige forudsætninger ikke udløser skatte- og ind beretningspligt. Man bør derfor være bevidst om formålet med at yde et gode og i den sammenhæng være opmærksom på, at goder ydet til en enkelt eller få personer ofte vil blive vurderet til at have belønningskarakter. I særlig grad ved middage og aktiviteter for grupper og afdelinger kan der opstå spørgsmål om, hvorvidt formålet med aktiviteten er belønning eller at fremme det sociale fællesskab og den gode stemning på arbejdspladsen. Samtidig er det ikke enhver aktivitet med sociale formål, der er skattefri, idet godet kan have så stor økonomisk værdi, at det ligger ud over normal (skattefri) personalepleje. Der er tale om en konkret vurdering, hvor ikke alene karakteren, formålet, omfanget og omkostningerne skal inddrages, men også deltagerkredsen og sammenhængen med øvrige erhvervsmæssige aktiviteter. Belønninger og andre skattepligtige aktiviteter bliver således ikke skattefri ved blot at kalde dem noget andet eller ved at koble dem sammen med øvrige erhvervsmæssige aktiviteter. Undtagelserne til den generelle indberetningspligt Enkelte skattepligtige goder er specifikt undtaget fra indberetningspligten, og samtidig er en række personalegoder undtaget fra indberetningspligten, fordi goderne er skattefrie, enten via skattelovgivningen eller fordi de er omfattet af reglerne om generel personalepleje. Særligt er det værd at være opmærksom på reglerne for arbejdsmæssigt begrundede goder samt 1.000 kr.-grænsen for privat begrundede goder. Personalegoder 2013 7
Det er kun få goder, der er omfattet af den særlige bagatelgrænse for arbejdsrelaterede goder. Bagatelgrænsen for arbejdsrelaterede goder Enkelte goder, der er begrundet i arbejdsmæssige forhold, er omfattet af den særlige bagatelgrænse og skal kun beskattes, hvis den samlede værdi pr. år (2013) overstiger 5.500 kr. Det er som udgangspunkt medarbejderen selv, der skal sætte goderne på selvangivelsen, idet goder omfattet af bagatelgrænsen specifikt er undtaget fra arbejdsgiverens indberetningspligt under forudsætning af, at de enkelte tildelte goder dvs. hver for sig ikke overstiger 5.500 kr. Yder arbejdsgiveren derimod et gode, som af type omfattes af bagatelgrænsen for arbejds relaterede goder, og som har en værdi over 5.500 kr., skal godet indberettes til SKAT. Tildeler arbejdsgiveren samtidig andre arbejdsrelaterede bagatelgrænsegoder under 5.500 kr. skal disse fortsat ikke indberettes. Derimod er det medarbejderens eget ansvar at medtage værdien af disse goder på selvangivelsen. Som arbejdsgiver er det endvidere meget vigtigt at være opmærksom på, at det kun er ganske få goder, der er omfattet af disse specielle regler. Bagatelgrænsen for mindre personalegoder Hvis arbejdsgiveren yder personalegoder, som der ikke på anden vis er fastlagt en særskilt indberetningspligt for, eller som ikke er omfattet af den særlige bagatelgrænse for arbejdsrelaterede goder, jf. ovenfor, er der kun indberetningspligt, hvis de enkelte personalegoder har en værdi inkl. moms på over 1.000 kr. pr. gave/gaveanledning. Det vil sige, at skattepligten og indberetningspligten (på samme vis som for de arbejdsrelaterede bagatelgrænsegoder) er delvist skilt ad. Så skattepligten af goder afhænger af den samlede værdi af goder modtaget i løbet af året, mens indberetningspligten afhænger af godets værdi pr. gode. Arbejdsgiveren kan altså godt i årets løb give en række større eller mindre gaver/belønninger, der har en samlet værdi på over 1.000 kr. (og dermed er skattepligtige for medarbejderen), men som ikke skal indberettes af arbejdsgiveren, fordi ingen af goderne hver for sig overstiger indberetningsgrænsen på de 1.000 kr. I den sammenhæng gælder det, at det er hele værdien, der skal indberettes, hvis beløbet overstiger 1.000 kr. Samtidig skal man være opmærksom på, at det er den samlede værdi af goder ydet ved en gaveanledning, der anvendes ved vurdering af indberetningspligten; man kan altså ikke undgå indberetningspligten ved at splitte et gode op i mindre enkeltdele. Hvis en arbejdsgiver eksempelvis som belønning for en ekstraordinær indsats giver en medarbejder tre flasker vin til 500 kr., en stor æske chokolade til 300 kr. og en buket blomster til 250 kr., vil værdien af enkeltgoderne være mindre end 1.000 kr. Da den samlede gave dog har en værdi på 1.050 kr., vil hele beløbet skulle indberettes. Med hensyn til løbende ydelser, hvor medarbejderen fast får tildelt et gode, hvor den enkelte betaling er mindre end 1.000 kr., vil SKAT sandsynligvis mene, at der er tale om et samlet gode. Dette kunne eksempelvis være, hvis arbejdsgiveren løbende betaler et abonnement på en avis eller et tidsskrift, et månedskort til et fitnesscenter eller kontingent til en fritidsforening. Værdien skal i så fald vurderes ud fra den samlede betaling til godet i det pågældende indkomstår. Som nævnt ovenfor gælder 1.000 kr.- grænsen kun goder, der ikke er fastlagt en særskilt indberetningspligt for. Der gælder eksempelvis særskilte indberetningspligter for fri telefon, fri bil, fri bolig, kost og logi, skattepligtige sundhedsforsikringer, fri sommerbolig, visse aktieordninger m.v., og her skal der ske indberetning, uanset om værdien skulle være mindre end de 1.000 kr. 8 Personalegoder 2013
Indberetningsfrihed er ikke det samme som skattefrihed Det må understreges, at det forhold, at arbejdsgiveren ikke har pligt til at indberette værdien af et gode, ikke nødvendigvis betyder, at godet er skattefrit. Hvis medarbejderen får tilstrækkeligt mange goder, der samlet overstiger 1.000 kr.- grænsen for skattepligtige goder pr. år, vil det blot være medarbejderen selv, der har ansvaret. Vedkommende skal derfor selv oplyse om det skattepligtige beløb på selvangivelsen, hvilket normalt sker i rubrik 20. De konkrete enkeltgoder På mange punkter er skatte- og indberetningspligten klar og entydig, men på enkelte punkter kræver den en konkret vurdering fra situation til situation. Bagerst i denne publikation findes en oversigt over beskatning og indberetning af goder ydet til medarbejdere. Heraf fremgår det, om godet er skattepligtigt, om det i givet fald er A- eller B-indkomst, og om det skal indberettes af arbejdsgiveren. Samtidig er den momsmæssige behandling af godet anført. A-indkomst kontra B-indkomst? I oversigten over den skattemæssige behandling af de enkelte goder er der for en lang række goder angivet, at der er tale om B-indkomst. Dette indebærer, at arbejdsgiveren ikke skal indeholde kildeskat af godets værdi, men at medarbejderen i stedet selv skal sørge for at betale skatten direkte til SKAT. Angivelserne af B-indkomst er dog givet under forudsætning af, at det er arbejdsgiveren, som bestiller og betaler for en ydelse, dvs. stiller selve godet til rådighed for medarbejderen. Er der derimod tale om, at medarbejderen selv bestiller et gode eller en ydelse hos tredjemand, og at arbejdsgiveren derefter betaler regningen (eller medarbejderen selv betaler og får refunderet udgiften), vil der i stedet være tale om, at arbejdsgiveren har givet medarbejderen penge. I givet fald skal arbejdsgiveren i stedet indberette betalingen som A-indkomst i rubrik 13 og indeholde kildeskat. Hvis indberetningspligten ikke bliver overholdt Arbejdsgiverne er via lovgivningen pålagt at varetage en række indberetningspligter, men da der kan være tale om ganske komplicerede regler, er det ikke alle virksomheder, som har opfyldt kravene. En følgevirkning af manglende overholdelse af reglerne kan nemt være, at med arbejderne får ekstra regninger fra SKAT, fordi arbejdsgiveren ikke har overholdt sine forpligtelser. Samtidig kan manglende overholdelse af reglerne i princippet indebære sanktioner fra SKAT varierende lige fra advarsler over bøder til egentlig fængselsstraf. I praksis har SKAT dog tidligere sjældent reageret med værre sanktioner end bøde i størrelsesordenen fra 5.000 kr. til 10.000 kr. I juli 2012 er der dog indført nye regler, hvor det fastslås, at der ved beregning af eventuelle bøder bør tages hensyn til virksomhedens størrelse, omsætning og om der er tale om systematiske undladelser. I den sammenhæng nævnes det eksempelvis, at virksomheder med ganske få medarbejdere fortsat kan nøjes med bøder i størrelsesordenen 5.000 kr., mens bøder til virksomheder med flere hundrede medarbejdere som udgangspunkt kan beløbe sig til 80.000 kr. Bødestørrelsen behøver derfor ikke længere dreje sig om undladelsens alvorlighed, men om virksomhedens størrelse. Det er endnu usikkert, hvordan SKAT vil administrere de nye regler, herunder om de fremover vil sætte en lavere grænse for, hvornår der sendes girokort til virksomhederne. De nye regler tyder dog på, at det er et område, der fremadrettet vil få mere fokus fra skattemyndighedernes side. En følgevirkning af manglende over holdelse af reglerne kan nemt være, at med arbejderne får ekstraregninger fra SKAT, fordi arbejdsgiveren ikke har overholdt sine forpligtelser. Personalegoder 2013 9
Bruttolønsordninger 10 Personalegoder 2013
Er bruttolønsordninger stadig relevante? En bruttolønsordning bygger grundlæggende på et princip om, at medarbejderne kan vælge personalegoder frem for kontant løn. Det betyder, at medarbejdernes kontante løn reguleres ned, og medarbejderne i stedet får stillet et eller flere personalegoder til rådighed. Ved vurderingen af en bruttolønsordning spiller den skattemæssige lovgivning en stor rolle for den enkelte medarbejder. Med de seneste lovændringer vedrørende beskatning af blandt andet multimedier, sundhedsordninger og medarbejderaktier har mange den opfattelse, at bruttolønsordninger er fortid. Dette behøver ikke være tilfældet, men de ændrede regler indebærer dog en begrænsning og ændring af enkelte af de goder, det kan betale sig at tage med i en ordning. Bruttolønsordninger er således stadig et af de parametre, som virksomheden kan anvende ved rekrutteringen af de fremtidige medarbejdere og ved fastholdelse af de nuværende ansatte. Bruttolønsordninger kan være en værdifuld del af personalepolitikken i virksomheden, men det er ikke alle goder omfattet af en bruttolønsordning, der er lige fordelagtige. Hvilke goder kan indgå i en bruttolønsordning? Det er vigtigt at se på den skattemæssige behandling af selve personalegodet, når det overvejes at indføre en bruttolønsordning. Selv om medarbejderen går ned i bruttoløn og dermed indirekte selv betaler for personalegodet, skal det vurderes, om personalegodet isoleret set er skattepligtigt for medarbejderen. Er der tale om et personalegode, der beskattes med markedsværdien (f.eks. rengøringshjælp, børnepasning og fitness kort), vil det som udgangspunkt ikke være en fordel at tilbyde godet via bruttolønsordning. I stedet kan det være mere fordelagtigt at aftale, at medarbejderen betaler for det pågældende personalegode mod et træk i nettolønnen (løn efter skat og AM-bidrag). En sådan aftale kan være fordelagtig, hvis det pågældende gode kan anskaffes billigere af arbejdsgiveren end af den enkelte medarbejder. Et eksempel kunne også være en sundhedsforsikring, der dækker medarbejderens fritid hvis arbejdsgiver tegner en sådan forsikring for flere medarbejdere, kan virksomheden typisk opnå en lavere præmie (mængderabat) i forhold til, hvis medarbejderne hver skulle tegne en privat forsikring. For goder, som ikke umiddelbart egner sig til at indgå i en bruttolønsordning (fordi de beskattes til markedsværdi), kan det efter omstændighederne alligevel være fordelagtigt, idet medarbejderen i alle tilfælde sparer AM-bidraget. Der skal typisk være tale om større goder, for at en sådan ordning er fordelagtig og står mål med arbejdsgivers risiko og administration. Er der derimod tale om et personalegode, som beskattes med en værdi under markedsværdien eller til en på forhånd fastsat skatteværdi, som er mindre end markedsværdien, vil det som udgangspunkt være økonomisk fordelagtigt for medarbejderen at vælge dette personalegode mod nedgang i bruttolønnen. Medarbejderen vil få den største økonomiske fordel, hvis der er mulighed for at vælge et eller flere personalegoder, som er skattefri. Dog kan en bruttolønsordning for goder, hvor der er fastsat en beskatning med en fast sats, også i flere situationer skattemæssigt betale sig for medarbejderen. Bruttolønsordninger kan være en værdifuld del af personalepolitikken i virksomheden, men det er ikke alle goder omfattet af en bruttolønsordning, der er lige fordelagtige. Personalegoder 2013 11
Følgende goder er typiske goder, der efter omstændighederne kan være fordelagtige at lade indgå i en bruttolønsordning: Mobiltelefon (med eller uden abonnement) Fastnettelefon (i hjemmet og/eller i sommerhuset) Internet (i hjemmet og/eller i sommerhuset) Bil Massage/fysioterapi/kiropraktik/ akupunktur Bus/togkort Brobizz Parkering Efteruddannelse. Særligt om computere Computere har tidligere været fordelagtige at tilbyde medarbejdere via en aftale om lønreduktion. I forbindelse med ophævelsen af multimedieskatten blev der imidlertid indført en regel om, at når computere med tilbehør betales af medarbejderen via bruttolønsnedgang, skal medarbejderen årligt beskattes af 50 % af udstyrets nypris. Denne regel gør, at det næppe vil være en fordel for medarbejderen at indgå en sådan ordning. Bruttolønsordninger med computer og tilbehør, som er etableret før ophævelse af multimedieskatten, berøres ikke af den nye regel, og reglen tager derfor alene luften af nye ordninger med computere og tilbehør. Særligt om skattefri befordringsog rejsegodtgørelse Skattemyndighederne har tidligere accepteret, at arbejdsgiver kunne udbetale skattefrie godtgørelser efter de almindelige regler herfor, også når medarbejderen via en generel fremadrettet lønnedgang kompenserede arbejdsgiveren for godtgørelsen. Efter en lovændring er det nu ikke længere muligt at lade godtgørelserne være en del af lønnen. Det betyder, at hvis en medarbejder via lønnedgang eller løntilbageholdenhed har kompenseret sin arbejdsgiver for udbetalte godtgørelser, er godtgørelserne skattepligtige, også selv om de sædvanlige betingelser for skattefri udbetaling er opfyldte. Særligt om goder, der er omfattet af personaleplejefritagelsen Goder af uvæsentlig værdi, der kun er til rådighed på arbejdspladsen som led i 12 Personalegoder 2013
den almindelige personalepleje, er ikke skattepligtige (f.eks. kaffe/te-ordninger, frugtordninger m.v.), og sådanne goder burde derfor være optimale til at indgå i en bruttolønsordning. Hvis goder, der er omfattet af personaleplejefritagelsen, finansieres ved medarbejderens lønnedgang, ydes godet imidlertid ikke som et led i den almindelige personalepleje (i og med det er frivilligt at deltage i en bruttolønsordning), men godet indgår i stedet i lønfastsættelsen. Det betyder, at godet dermed ikke er omfattet af skattefritagelsen og i stedet bliver skattepligtigt. Momshåndtering i forbindelse med indkøb til brug for bruttolønsordning Virksomhedens momsfradrag for personalegoder i form af telefoner, computere m.v. er reguleret i momsreglerne og er upåvirket af reglerne for bruttolønsordninger. Det betyder, at en virksomheds ret til fradrag for de produkter, som stilles til rådighed via bruttolønsordning, stadig skal afgøres ud fra den momspligtige brug heraf. Med nogle ganske få undtagelser skal momsfradraget fastlægges ud fra et skøn over fordelingen på den momspligtige og den private anvendelse. Implementering af bruttolønsordning Ved implementeringen af en bruttolønsordning er det vigtigt for virksomheden at sikre sig, at skattemyndighederne ikke tilsidesætter ordningen, da det vil få økonomiske og administrative konsekvenser for både medarbejder og virksomhed. Det er derfor vigtigt at sikre sig en opdatering på området, når virksomheden vil implementere en ordning. Generelt stiller skattemyndighederne følgende formelle krav, som skal opfyldes, for at aftalen kan accepteres i skattemæssig henseende: Civilretlig gyldighed Fremadrettet aftale Fast lønnedgang Løbetid på mindst 12 måneder Skriftlighed. Ud over at undersøge de skattemæssige forhold ved at stille goder til rådighed, bør virksomheden eksempelvis også overveje følgende: Hvordan fastsættes lønnedgangen (denne behøver ikke svare til arbejdsgivers omkostning ved erhvervelse af godet)? Hvad er de administrative byrder ved ordningen, og hvordan minimeres disse? Hvordan er arbejdsgivers økonomiske risiko ved eksempelvis beskadigede goder og fratrådte medarbejdere, og hvordan kan denne risiko mindskes? Hvad sker der med personalegodet efter udløb af ordningen? Hvis der er tale om et håndgribeligt gode (f.eks. en telefon), hvordan kan medarbejderen så få ejerskab herover? Hvad er de momsmæssige konsekvenser ved ordningen? Hvordan informeres medarbejderne om ordningens fordele og ulemper? Hvordan foregår det praktiske omkring tilmelding og anskaffelse af goder? Hvornår kan/skal ordningen implementeres? Afslutning Området for bruttolønsordninger er ændret med de seneste års lovændringer, men der er stadig goder, hvor virksomhed og medarbejder med fordel kan indgå bruttolønsaftale. Ovenfor er skitseret nogle af de forhold, virksomheder og medarbejdere skal være opmærksomme på, inden en bruttolønsaftale indgås. Spørgsmål om firmapolitik, HR-strategi, proces og administration af ordningen er også vigtigt at få belyst før implementering af en fleksibel lønpakke. Vi bistår med vejledning og rådgivning om de ændrede regler for beskatning af goder og muligheder for etablering af bruttolønsordninger. Vi assisterer også gerne med etablering af ordninger, herunder udarbejdelse af dokumenter til brug herfor. Ved implementeringen af en bruttolønsordning er det vigtigt for virksomheden at sikre sig, at skattemyndighederne ikke tilsidesætter ordningen. Personalegoder 2013 13
Sundhedsordninger 14 Personalegoder 2013
Ved indgangen til 2012 blev reglerne for sundhedsordninger ændret, da behandling af lidelser/skader opstået i fritiden nu er skattepligtige, når arbejdsgiveren betaler regningen. Administrationen af behandlingsordninger og forsikringer kræver derfor nu en særlig bevågenhed. Det er dog ikke ensbetydende med, at alle former for sundhedstiltag nu er gjort skattepligtige. Selv om nogle har spået, at sundhedsordninger nu bliver fortid, er dette næppe velbegrundet. Hvilke muligheder er der for skattefri tilbud? Fra og med 1. januar 2012 blev store dele af de gældende regler ophævet, så arbejdsgiverbetalte behandlinger af lidelser/skader, der ikke er arbejdsmæssigt begrundede, nu er skattepligtige for medarbejderne. Tilsvarende vil behandlingsforsikringer, hvor arbejdsgiveren betaler præmien, udløse beskatning af de dækkede medarbejdere. Der er dog stadig nogle former for behandlinger og tiltag til fremme af medarbejdernes generelle sundhedstilstand, der er omfattet af skattefrihed. Misbrugsbehandling Behandling af misbrug af alkohol, medicin og andre rusmidler er fortsat skattefri. Hvis tilbuddet om behandling er et led i personalepolitikken, og behandlingen er lægeordineret, vil der fortsat skattefrit kunne modtages misbrugsbehandling i en periode op til seks måneder. Arbejdsrelaterede skader Behandling af skader, der opstår i forbindelse med arbejdet, kan efter gammel, skatteretlig praksis fortsat blive betalt af arbejdsgiveren, uden at det udløser beskatning af medarbejderen. Det samme gælder arbejdsgiverens udgifter til forsikringer vedrørende behandling af arbejdsrelaterede skader. Der skal dog være tale om skader/lidelser, der klart og tydeligt kan føres tilbage til arbejdssituationen. Dette kan være vanskeligt at afgøre, hvis der er tale om diffuse skader opstået gennem længere tids slid eller psykiske problemer, der kan opstå både på baggrund af private og erhvervsmæssige forhold. Nye regler for sundhedsordninger indebærer, at behandling af lidelser/skader opstået i fritiden nu er skattepligtige, når arbejdsgiveren betaler regningen. Ikke desto mindre er det skatteyderne, som har bevisbyrden for, at der ikke er tale om en privatbegrundet lidelse. På baggrund af hidtidig skatteretlig praksis er det ikke nok at godtgøre, at det har stor fremadrettet erhvervsmæssig skade virkning, hvis ikke medarbejderen hurtigst muligt bliver arbejdsklar igen. Samtidig vil SKAT normalt kræve, at der allerede ved et behandlingsforløbs begyndelse er taget fagligt kvalificeret stilling (ved læge, psykolog eller lignende) til baggrunden for skaden. Derfor er det ikke tilstrækkeligt, at virksomheden og medarbejderen i fællesskab er enige om, at behandlingsbehovet skyldes arbejdet. Massage, fysioterapi m.v. Ydelser som massage, fysioterapi, kiropraktik, akupunktur og kinesiologi er fortsat skattefrit for medarbejderne, hvis arbejdsgiveren stiller dem til rådighed for medarbejderen med henblik på at forebygge eller helbrede arbejdsrelaterede skader. Stilles sådanne behandlinger derimod til rådighed af hensyn til behandlingsbehov opstået af andre årsager end arbejdet, vil arbejdsgiverbetalingen kunne udløse skattepligt for medarbejderen og der vil være indberetningspligt for arbejdsgiveren som B-indkomst, hvis behandlingsforløbet koster mere end 1.000 kr. Der er ikke krav om, at behandlingerne skal tilbydes til alle medarbejdere, eller at behandlingerne udføres i virksomhedens lokaler. Ligeledes er det fortsat muligt at etablere bruttolønsordninger vedrørende sådanne ydelser idet man dog fortsat skal huske på, at det er en betingelse for skattefriheden, at formålet er at forebygge eller helbrede arbejdsrelaterede skader. Sundhedstjek Hvis en arbejdsgiver ønsker at få et overordnet billede af medarbejdernes sundhedstilstand, kan der skattefrit tilbydes medarbejderne et sundhedstjek. Personalegoder 2013 15
Arbejdsgiveren kan skattefrit tilbyde medarbejderne frugt på arbejdspladsen som en del af personaleplejetiltagene over for det samlede personale. Efter skatteretlig praksis anses sundhedstjek for omfattet af personaleplejereglerne, og det er derfor nødvendigt, at tjekket foretages på arbejdspladsen og tilbydes alle relevante medarbejdere, samt at omkostningen ikke overstiger 1.500 kr. pr. medarbejder. Samtidig er der i praksis sket en nærmere afgrænsning af, hvilke undersøgelser der kan gennemføres se også publikationens afsnit om sundhedstjek. Fitness Arbejdsgiveren kan efter praksis skattefrit tilbyde fitnessfaciliteter på arbejdspladsen. I den sammenhæng er det væsentligt, at faciliteterne er til rådighed på arbejdsgiverens egen matrikel. Hvis man har lejet sig ind i en ekstern leverandørs lokaler, afviser skattemyndighederne, at træningen kan tilbydes skattefrit. Af samme årsag vil det udløse skattepligt, hvis arbejdsgiveren direkte eller indirekte betaler tilskud til medlemskab af fitnesscentre, sportsklubber eller lignende for medarbejderne også selv om der ud fra et arbejdsgiversynspunkt kan være god økonomi i sunde medarbejdere. Frugtordninger Arbejdsgiveren kan skattefrit tilbyde medarbejderne frugt på arbejdspladsen som en del af personaleplejetiltagene over for det samlede personale. Der er i den sammenhæng ikke angivet faste grænser for, hvor meget eller lidt frugt der må gives, men så længe frugten kun nydes på arbejdspladsen og ikke har karakter af egentlig bespisning, har SKAT indtil videre ikke haft indvendinger. Hvad skal man være opmærksom på ved skattepligtige behandlingsordninger? Når der er tale om en skattepligtig behandlingsordning har arbejdsgiveren en række forpligtelser med hensyn til indberetning og indeholdelse af skat, der nødvendiggør en nærmere stillingtagen til den skattemæssige behandling. Hvornår skal der ske beskatning? Og af hvilken værdi? Den skattepligtige værdi af behandlingsordninger og -forsikringer er gjort til A-indkomst, dvs. der skal ske løbende indberetning og indeholdelse af A-skat osv. For ordninger, hvor det er arbejdsgiveren, som betaler udgifterne til selve behandlingen, er medarbejderen skattepligtig på det tidspunkt, hvor behandlingen sker og med den markedsværdi, som behandlingen har. Ved egentlige behandlingsforsikringer er det derimod ikke behandlingen, som udløser skattepligt, men i stedet arbejdsgiverens betaling af forsikringspræmien og så skal forsikringens værdi fordeles kollektivt ud på de dækkede medarbejdere. Samtidig er det nødvendigt at se på, hvordan ordningens dækninger er aftalt. Hvis ordningen dækker navngivne medarbejdere i hele præmieperioden, uanset om de fortsat er ansatte eller ikke, skal der ske beskatning og indberetning af hele præmien på betalingstidspunktet. Hvis der derimod er tale om, at det er et krav for dækning, at man fortsat er ansat i virksomheden, skal der ske indberetning/beskatning på månedlig basis. I den sammenhæng skal virksomheden indberette den månedlige udgift fordelt på antal af dækkede personer så hvis virksomhedens medarbejderantal varierer, uden at præmien fuldstændigt følger med, kan den skattepligtige værdi i princippet variere fra måned til måned. Forsikring eller noget andet? Man bør som arbejdsgiver være opmærksom på, at det kun er deciderede forsikringsordninger, hvor man kan dele forsikringspræmien kollektivt ud på de dækkede medarbejdere. Behandlinger, der ikke gives i en forsikringsordning (men f.eks. via en abonnementsordning), vil derfor kun udløse beskatning hos den, som modtager behandlingen. Til gengæld er det så hele behandlingens værdi, der beskattes. Adskillelse af forsikringer ved røren de arbejdsmæssige og private skader/lidelser Nogle behandlingsforsikringer er fuldtidsdækninger, hvor medarbejderen vil 16 Personalegoder 2013