Møde den: 07 09 2016, kl. 09.00-11.00 Sted: Bygning 1241, lokale 231 (Havestuen i Bartholin Bygningen) Referat Deltagere: Marianne Hokland (MH), David Christian Evar Kraft (DCEF), Lene Grønkjær (LG), Peder Søndergaard Madsen (PSM), Majken Sand (MS), Tina Bach Aaen (TBA), Per Højgaard Christensen(PHC), Steen Harrit Jakobsen (SHJ), Michael Andersen (MA), Lina Waldstrøm Asmussen (LWA), Pernille Leth (referent) Afbud: Tina Slots (TS), Vibeke Heitmann Gutzke (VHG), Jakob Hjort Bønløkke (JHB), Mette B. Iversen (MBU) 1. Godkendelse af dagsorden v/marianne Hokland Ingen kommentarerer. 2. Næstformand i FAMU Per Højgaard Christensen (PHC) valgt som næstformand. Dato: 7. september 2016 Side 1/2 3. Opfølgning på løbende sager Lene Grønkjær (LG) har kontaktet Anders Kragh Moestrup med henblik på at få afklaret, hvordan man skal forholde sig, hvis en alarm/falsk alarm lyder. Udvalget drøftede emnet, og Marianne Hokland (MH) understregede, at ingen har en forpligtelse til at gå ind og tjekke, om det er falsk alarm og dermed udsætte sig selv for fare. Hvis der er bestemte steder, der går hyppige alarmer, skal det undersøges hvorfor og udbedres, så det ikke sker igen. Steen Harrit Jakobsen (SHJ) vil desuden kontakte Anders Kragh Moestrup og lave en aftale om evakueringsøvelse i 'Ørkenfortet'. Tina Bach Aaen (TBA) har en drøftelse med AUH om, hvorvidt AU-ansatte skal være del af AUH's evakueringsøvelser eller ej. AUH har meldt ud, at AU-ansatte ikke kan deltage i deres evakueringsøvelser. Begrundelsen fra AUH er, at AUansatte ikke har et regionsid og dermed ikke adgang til relevant materiale om beredskab på deres intranet. 4. Evaluering af APV 2015-2016 v/marianne Hokland Se bilag 1: 'Evaluering af APV 2015-2016 HE FAMU, 07.09.2016'. Bilag indsendes til Henry Andreasen, Dekanatet, Health til videre behandling. Se bilag 2: 'Overvejelser om årlige trivselsmålinger, HE FAMU, 07.09.2016'. Bilaget indsendes til Iben Skrydstrup Vejen, AU HR til videre behandling. Udvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk
5. Igangsættelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse v/marianne Hokland MH fortalte, at der er tilføjet to nye punkter. Et punkt om status for evakueringsøvelser og et punkt om plan for kompetenceudvikling (behov for uddannelse/kurser/anden kompetenceudvikling). MH fortalte endvidere, at det er besluttet, at der på alle enheder en gang årligt skal afholdes evakueringsøvelser. Når institutterne har udarbejdet deres årlige arbejdsmiljødrøftelse, sendes disse til Marianne Hokland (mhokland@biomed.au.dk) og Pernille Leth (pernille.leth@au.dk). Deadline for at indsende disse er 1. december 2016. Side 2/2 David Christian Evar Kraft (DCEF) foreslog desuden, at der kunne arrangeres en fælles kompetencedag for AU's arbejdsmiljøorganisation, hvor interessante emner kunne tages op. Der var enighed i udvalget om, at dette ville være en interessant og flot begivenhed. HR undersøger muligheden for dette. 6. Status for AT-besøg v/pernille Leth PEL præsenterede kort status på AT-besøg på Health og spurgte til oplevelsen af besøg fra AT. Udvalget var enige om, at AT var lydhøre, der var gode dialoger om eventuelle problemer, og at det var gode oplevelser. DCEF oplever, at AT er begyndt at stille større krav til det psykiske arbejdsmiljø. 7. Eventuelt Ingen kommentarer. 8. Næste møde Næste møde er fastlagt til den 12. december kl. 9-11. Mødested er ikke fastlagt.
HEALTH FAMU Evaluering af APV 2015-2016 Psykisk APV Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen Muligheden for fakultetsspecifikke spørgsmål Resultaterne bør være hurtigere tilgængelig for enhederne (vigtigt at enhederne meget hurtigt kan tage aktion på resultaterne) Tekst i rapporter bør begrænses til, hvad der er absolut nødvendigt for at forstå data Tabeller i rapporter som blot er rådata er svære at læse pga. for lille font-størrelse Kategorier (eks 'helt enig', 'enig' og 'delvist enig') bør ikke slås sammen Bedre gennemskuelighed i hvilke data, der er udeladt eks pga. anonymitet Spørgsmål vedr. MUS bør omformuleres til eller suppleres af: Er du blevet tilbudt MUS med din leder? Det skal være entydigt (bestemt), hvem der er nærmeste leder/mus-førende leder under spørgsmål vedr. MUS og ledelse Det bør være muligt at gemme spørgeskema efter besvarelse til brug ved opfølgningen Det skal være muligt i besvarelse af spørgeskemaet at tilkendegive betydningen af fx, hvad det betyder, at lederen er synlig, kan hjælpe med faglig vejledning etc. Dette gennem underspørgsmål, hvor betydningen af spørgsmålet tilkendegives, fx det er meget vigtigt for mig, at min leder kan give mig faglig vejledning, det er mindre vigtigt for mig, at min leder kan give mig faglig vejledning Vedr. spørgsmål om mobning og lignende ønskes der mulighed for at tilkendegive, hvorvidt organisationen har handlet tilfredsstillende/ikke tilfredsstillende for derigennem at få en indikation af, om der er taget hånd om problemet Evaluering af procesdelen Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt ved næste psykiske APV? Temamødet gav en god introduktion med eksempelvis gennemgang af læseteknikker Fungerede godt med psykisk APV følgegruppe Mere målrettet information om psykisk APV Lokale temamøder bør prioriteres frem for et stort fællesmøde, der er tidskrævende og giver meget begrænset udbytte Udfyldelsen af handlingsplaner er en svær opgave, da psykisk arbejdsmiljø kan være diffust. Det anbefales, at HR yder støtte til enhederne i deres arbejde med udarbejdelse handlingsplaner, hvis der er behov. 1
2 Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen Spørgeskemaet dækkede behovet. Fin opdeling af kategorier Det elektroniske spørgeskema (Rambøll APV) fungerede betydeligt bedre end ved sidste APV Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV? Ingen kommentarer Evaluering af handlingsplansdelen Det elektroniske handlingsplanssystem (Rambøll APV) var nemt og overskueligt at bruge Fint med mulighed for at generere oversigt over input og danne sig overblik over problemstillinger Nemt at følge op Ingen kommentarer
7. september 2016 HE FAMU Overvejelser om årlige trivselsmålinger AU overvejer at indføre årlige trivselsmålinger som supplement til de lovpligtige 3-årige psykiske APV er, idet man ønsker at kunne følge udviklingen af arbejdsmiljøet tættere. FAMU er derfor blevet bedt om at drøfte/forholde sig til følgende spørgsmål: 1. Hvad ville I kunne bruge trivselsmålinger til i det daglige ledelses- og arbejdsmiljøarbejde? 2. Hvor ofte vil det være relevant at måle/spørge? 3. Hvilke 3-4 emner vil være mest relevante at spørge ansatte om? 4. Hvilke ønsker har I til form, rapportering og opfølgning på trivselsundersøgelser? HE FAMU s overvejelser om årlige trivselsmålinger Udvalget drøftede AU s overvejelser om at indføre årlige trivselsmålinger som supplement til de lovpligtige 3-årige APV er. Såvel fysisk, men specielt psykisk APV er generelt meget krævende at følge op på. Den generelle holdning i udvalget er at trivselsmålinger vil interferere med handleplansarbejdet på den psykiske APV, da det ofte er svært at få dette afsluttet inden næste APV runde skal sættes i gang. En årlig trivselsmåling vil således optræde som et forstyrrende element, hvis opfølgningsarbejdet på psykisk APV skal gennemføres ordentligt. Set i lyset af den forholdsvis lave svarprocent ved psykisk APV vil der også være risiko for lav svarprocent ved trivselsmålinger og den reelle betydning heraf derfor meget begrænset. Der kan dog være enheder, hvor det i visse tilfælde vil være hensigtsmæssigt at gennemføre mindre trivselsmålinger i forbindelse med opfølgningsarbejdet på psykisk APV. Fremfor årlige trivselsmålinger bør trivsel i stedet afdækkes lokalt ifm. MUS, der fremadrettet forventes gennemført mere konsekvent på AU. Den overordnede anbefaling fra HE FAMU på baggrund af drøftelser i udvalget den 7. september 2016 er derfor at der ikke indføres årlige trivselsmålinger som et supplement til APV erne.