Ekstraordinært møde den 3. marts 2014 Administrationens samarbejdsudvalg Bygning 5531, Katrinebjergvej 107, Aarhus REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Niels Damgaard Hansen, Louise Gade, Christina Breddam, Jens Winther Kristensen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Helle Colding Seiersen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Søren Harbo Jensen, Leif Ø. Mikkelsen, Lykke Ankersen samt Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Maria Volf Lindhardt og Jesper Kittelmann Dato: 25. marts 2014 Ref: LIE Ad pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Side 1/8 Dagsorden blev godkendt. Ad pkt. 2 Status på budgetproces14 Louise Gade orienterede om, at partshøringsperioden for de medarbejdere, som er varslet opsagt, løber til medio marts. I forbindelse med overlevering af varslingsbrevene er medarbejderne blevet gjort opmærksomme på muligheden for at benytte AU s tilbud om et genplaceringsforløb gennem konsulentfirmaet Mercuri Urval A/S, ligesom de varslede medarbejdere er blevet gjort opmærksomme på, at de har mulighed for at benytte Prescriba ifm. psykologisk rådgivning. Louise Gade orienterede videre om, at AU gennem Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (FUSA) har søgt og fået bevilget midler til kompetenceudvikling af de varslede medarbejdere. Det drejer sig om i gennemsnit kr. 10.000 pr. medarbejder. Betingelserne for at kunne få del i midlerne er, at det påtænkte kompetenceudviklingsforløb er aftalt med og godkendt af nærmeste leder. Kompetenceudviklingsforløb vil kunne aftales, når partshøringsperioden er overstået. AU s tillidsrepræsentanter vil via FTR den 5. marts 2014 blive orienteret pr. mail om denne mulighed. AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
(Tallene i de følgende afsnit er korrigeret pr. 6.4.2014. De tal, som blev oplyst på mødet står i parentes). Side 2/3 Herefter fortalte Louise Gade, der i AU Administrationen samlet er afgivet 73 (70) påtænkte afskedigelser. Dette tal inkluderer alle sager, som teknisk indebærer en partshøring. Herudover er der indgået 42 (44) aftaler om frivillig fratrædelse og 6 senioraftaler. Fsva. påtænkte afskedigelser fordeler tallene sig således inden for de enkelte vicedirektørområder: AU IT 24, AU Studier 11, AU Forskning og Talent 3, AU Planlægning 15, AU Kommunikation 11 (8), AU HR 9. Fsva. aftaler om frivillig fratræden fordeler tallene sig således: AU Viden 5 (6), AU Forskning og Talent 2, AU Kommunikation 6 (7), AU Økonomi 2, AU Planlægning 12, AU Studier 3, AU IT 11 og AU HR 1. Senioraftaler fordeler sig således: AU Forskning og Talent 1, AU Kommunikation 1, AU Økonomi 1, AU Planlægning 2 og AU HR 1. Ledelsen har løbende afsøgt muligheden for at omplacere medarbejdere og vil fortsat i partshøringsperioden afsøge den mulighed. Louise Gade understregede, at de nævnte tal er udtryk for status d.d. (de nye tal er status pr. 6.3.2014). De kan ændre sig i løbet af de kommende uger, idet AU befinder sig i partshøringsperioden og forhandlingerne om et antal aftaler om frivillig fratrædelse har trukket ud. Knud Holt Nielsen spurgte, om der blandt de 73 (70) påtænkte afskedigelser og 42 (44) frivillige fratrædelser er chefer eller ledere med personaleansvar. Hertil svarede Louise Gade, at det som følge af tavshedspligt i partshøringsperioden ikke kan oplyses på nuværende tidspunkt. Jens Winther Kristensen gav udtryk for, at det har været vanskeligt for tillidsrepræsentanterne at danne sig et overblik over, hvilke medarbejdere der er blevet berørt af fyringsrunden men, at det for ham ser ud som om, at der er en overvægt af +50-årige. Da også varsling af medarbejdere med lang opsigelse og medarbejdere, som netop er vendt tilbage efter længere tids sygemelding har sprunget i øjnene, bad Jens Winther Kristensen om en statistisk oversigt over de berørte medarbejdere. Han spurgte i samme forbindelse til, hvilke specifikke retningslinjer, der er blevet givet til lederne. Louise Gade svarede, at der ikke er udarbejdet statistik over de medarbejdere, som har modtaget meddelelse om påtænkt afskedigelse og, at alle ledere har skullet rette
sig efter det overordet kriterium, som er blevet drøftet i HSU og efterfølgende besluttet af Universitetsledelsen. Side 3/3 Herudover har de enkelte områder haft mulighed for at tilføje yderligere op til 5 kriterier. Det har været et uomgængeligt krav, at kriterierne har skullet leve op til saglighedskrav. Disse kan eksempelvis være opgavebortfald, kvalitet i opgavevaretagelsen osv. Alder er i den forbindelse ikke et sagligt kriterium. Set i lyset af den korte tid, der har været til rådighed spurgte Søren Dam, om den sætning, som står i alle partshøringsbrevene om, at man har forsøgt at omplacere medarbejderen men, at det ikke har vist sig muligt, har et reelt indhold. Louise Gade forklarede, at det har været forsøgt i de enkelte sager og, at det blandt andet i enkelte situationer har ført til, at man har kunnet undgå at sende et partshøringsbrev til nogle medarbejdere. Jørgen Jørgensen tilføjede, at mulighederne for omplacering er ret begrænsede i en situation, hvor der bliver nedlagt stillinger. Der blev gjort opmærksom på eksempler på medarbejdere, som i partshøringsperioden har modtaget en e-mail med opfordring til at søge på et internt opslag. Louise Gade sagde, at den vedtagne procedure er, at såfremt der i partshøringsperioden kommer relevante interne opslag, vil AU HR i dialog med lederne forsøge at omplacere. Efter partshøringsperiodens udløb skal de opsagte medarbejdere selv søge på interne opslag. Louise Gade lovede at undersøge de nævnte sager. Knud Holt Nielsen spurgte, om der i partshøringsperioden vil kunne ansættes nyuddannede medarbejdere i stedet for at forsøge at omplacere eksisterende medarbejdere evt. støttet op med relevant kompetenceudvikling. Han spurgte endvidere, hvilke sociale hensyn, der er taget i forbindelse med beslutning om, hvilke medarbejdere, der skulle varsles opsagt. Louise Gade sagde, at der vanskeligt kan siges noget generelt om det men, at det var hendes indtryk, at alle ledere har forsøgt at løse denne meget svære opgave med stor ansvarlighed. Lederne har været meget opmærksomme på kriterierne mhp. at kunne leve op til kravet om saglighed. I relation til ansættelse vs. omplacering sagde Jørgen Jørgensen, at princippet er, at kompetenceudvikling i forbindelse med omplacering vil kunne ske inden for rimelighedens grænser. Det kan ikke udelukkes, at der kan opstå situationer, hvor de nødvendige kompetencer ikke kan findes internt. Det var dog hans klare forventning, at der på grund af den stramme økonomi og det vedtagne ansættelsesstop vil ske meget få nyansættelser.
Helle Colding Seiersen mente, at nogle af de stillinger, som bliver vakante som følge af indgåede aftaler om frivillig fratræden, ikke kan stå ubesatte. Hun opfordrede derfor til, at man fra ledelsens side forsøger at omplacere nogle af de medarbejdere, som har modtaget partshøringsskrivelse, til disse stillinger. Side 4/3 I forhold til det kvalificerede ansættelsesstop bad Helle Colding Seiersen om, at det bliver sagt endnu tydeligere, at det også omfatter ansættelse af studentermedhjælpere, idet hun var bekendt med, at der fortsat sker ansættelser på dette område. Claus Palle udtrykte forundring over, at der har været afholdt ansættelsessamtaler efter ikrafttræden af det kvalificerede ansættelsesstop. Louise Gade sagde, at det kunne dreje sig om ansættelsessager, som var igangsat inden ansættelsesstoppet og som derfor kunne færdiggøres, eller interne TAP-opslag. Gitte Bak Ditlefsen fortalte, at en række medarbejdere på deres lønseddel kan se, at de er blevet beskattet af privat psykologhjælp. En del af disse har slet ikke modtaget psykologhjælp, nogle har modtaget arbejdsrelateret psykologhjælp, som ikke er skattepligtig. Ingen er på forhånd blevet oplyst om, at deres henvendelse til Prescriba ville blive beskattet. Hun fandt det meget bekymrende, at der cirkulerer personnumre rundt i relation til psykologisk rådgivning, som skulle være anonym. Louise Gade lovede straks at undersøge sagen, idet der måtte være sket en fejl hos Prescriba. I relation til beskatningsreglerne bekræftede hun, at psykologhjælp til private begivenheder beskattes, hvorimod arbejdsrelateret psykologhjælp ikke beskattes. Helle Colding Seiersen bad om at få oplyst, hvor mange med særlig beskyttelse, der er blevet varslet opsagt. Hun udtrykte endvidere skuffelse over, at ledelsen havde valgt at varsle medarbejdere med særlig beskyttelse, ligesom hun kritiserede, at meddelelsen til tillidsrepræsentanterne var kommet meget sent. Hun havde hellere set, at den påkrævede forhandling havde fundet sted på forhånd. Hun udtrykte i samme forbindelse bekymring for, om medarbejderne fremover vil have lyst til at påtage sig et særligt hverv, som kan indebære uenigheder med ledelsen, hvis de ikke kan føle sig trygge ved TR-beskyttelsen. Louise Gade oplyste, at der samlet i administrationen er 5 medarbejdere med særlig beskyttelse, som har modtaget et partshøringsbrev. Hun afviste, at dette havde noget at gøre med de særlige hverv, som de pågældende har varetaget. Tværtimod er der for sådanne typer af sager en særlig procedure, som indebærer, at der ud over den almindelige sagsbehandling også bliver foretaget en legalitetsbehandling i forhold til saglighedskriterierne og sluttelig en vurdering og godkendelse af rektor. Herudover er de relevante tillidsrepræsentanter blevet orienteret, og der er indsendt forhandlingsanmodning, således som reglerne foreskriver.
Det blev fra medarbejderrepræsentanternes side oplyst, at tillidsrepræsentanterne ikke i alle tilfælde havde fået besked som udmeldt om, at der ville være påtænkt afskedigede inden for deres overenskomstområde. Disse sager rejses i de relevante LSU er. Side 5/3 Christina Breddam var overbevist om, at alle vicedirektører havde gjort sig umage, men der kan ske fejl. Hun anbefalede, at man i LSU erne sørger for at få en god efterfølgende drøftelse af forløbet. Jørgen Jørgensen understregede, at det anses for aldeles uacceptabelt for ledere på AU at benytte fyringsrunden som en lejlighed til at afskedige en medarbejder med TR-beskyttelse alene fordi vedkommende er TR. Tingene skal foregå sagligt. Knud Holt Nielsen spurgte, hvornår medarbejderrepræsentanterne kan få det statistiske overblik, som er blevet efterspurgt, idet afslutning af de igangværende drøftelser afhænger heraf. Jens Winther Kristensen sagde supplerende, at hvis tillidsrepræsentanterne skal have mulighed for at hjælpe deres kolleger, er de nødt til nu at vide, hvem det drejer sig om. Louise Gade svarede, at så længe sagerne ikke er afsluttede, kan der ikke udarbejdes statistikker ej heller udleveres navne. Hun understregede vigtigheden af at udvise respekt for, at der er en partshøringsfrist, inden der foreligger endelige afskedigelser, hvilket vil sige 1. april 2014. I forhold til udlevering af navne anerkendte hun, at der er en uenighed mellem ledelsen og medarbejderrepræsentanterne og oplyste, at der i den forbindelse har været et mæglingsmøde i Moderniseringsstyrelsen mellem AC og Moderniseringsstyrelsen. På forespørgsel af Søren Dam oplyste Louise Gade, at AU HR altid agerer på bemyndigelse fra den enkelte leder og, at det gennem mange år har været sædvanlig praksis, at det er sagsbehandleren/hr-partneren, der står som underskriver på brevene til medarbejderne. Det vil altid være den enkelte leder, der står på mål for de trufne beslutninger. HR s opgave er at understøtte lederne. Helle Colding Seiersen bad om, at det bliver den enkelte leder, der skriver under på de endelige opsigelser. Helle Colding Seiersen spurgte, om det er rigtigt, at der af AU HR er udarbejdet en liste med 35 kriterier, som de enkelte ledere har kunne vælge blandt. Hertil svarede Louise Gade, at det var tilfældet og, at det var et led i AU HR s rådgivning af lederne. AU HR har også nogle steder hjulpet med at sortere i anvendte kriterier bl.a. for at sikre saglighed. Jørgen Jørgensen meddelte i den forbindelse, at alle kriterier, der har været anvendt, vil blive fremlagt i HSU. Helle Colding Seiersen gav udtryk for, at det i processen har været vanskeligt at forhandle med lederne, idet de har henholdt sig til de retningslinjer, som AU HR har
udsendt. Søren Harbo Jensen og Jens Winther Kristensen havde den opfattelse, at AU HR primært havde haft fokus på at bistå lederne og havde lagt hindringer i vejen for tillidsrepræsentanterne. Side 6/3 Jens Winther Kristensen sagde, at tillidsrepræsentanterne havde forventet et bedre samarbejde i processen og, at der skal arbejdes på at genvinde tilliden. Louise Gade påpegede, at AU HR s funktion er at være ledelsesunderstøttende og samtidig have det bedst mulige samarbejde med tillidsrepræsentanterne. Jørgen Jørgensen påpegede, at AU HR agerer på bemyndigelse af ledelsen, og han tilføjede, at AU HR efter hans opfattelse havde udført et godt stykke arbejde med en meget svær proces. Louise Gade tilføjede, at det var fair at være uenig i forskellig ting i økonomiprocessen, men at det var uacceptabelt at lade det gå ud over HRmedarbejdere, som blot passede deres arbejde med at bistå ledelsen så professionelt som muligt. Hun bad i den forbindelse udvalgsmedlemmerne huske på, at medarbejderne i AU HR også er kolleger og, at den samlede administrations opgave er at sikre en professionel understøttelse af ledelsen på AU. Helle Colding Seiersen beklagede, hvis nogle tillidsrepræsentanter skulle have gjort det og bad om oplysninger om, hvor det havde været tilfældet. Louise Gade svarede, at det ikke var i Administrationen. Christina Breddam tilføjede, at situationen har været ny for mange af lederne, ligesom det også har været tilfældet for tillidsrepræsentanterne. Der har været en stor optagethed af at gøre tingene korrekt. I den proces har det været en hjælp at kunne læne sig op ad AU HR. Der var en kort drøftelse af de lederkurser, der var blevet gennemført mhp. at forberede lederne til budgetprocessen. Der var både positiv og negativ feed back. I forhold til negativ feed back beklagede Louise Gade, hvis nogle ikke havde fået det ønsket udbytte at kurserne. Hun sagde samtidig, at der er planlagt både en intern evaluering i HR og en evaluering i regi af HSU, TR mv. Jens Winther Kristensen sagde, at tillidsrepræsentanterne ligesom ledelsen er optaget af at bidrage til en ordentlig proces. Han bad derfor på vegne af medarbejderrepræsentanterne om i løbet af ugen at få en oversigt over navne på de medarbejdere, som er påtænkt afskediget. Han bad desuden om også i løbet af ugen at få tilsendt en statistisk oversigt over disse medarbejdere, hvoraf fremgår alder, køn, fagområde, lokalitet, vicedirektørområde og anciennitet. I den forbindelse påpegede han, at tillidsrepræsentanterne bør betragtes som en intern part og, at de naturligvis har tavshedspligt.
Louise Gade sagde, at det statistiske materiale ville komme, når partshøringsfristen er overstået. Side 7/3 Ad pkt. 3 Den videre budgetproces Louise Gade orienterede om, at partshøringsperioden udløber 10.-12. marts. Herefter vil de indkomne høringssvar blive sagsbehandlet, og de endelige afskedigelser afgivet op til 1. april. De varslede medarbejdere, kan allerede nu tilmelde sig genplaceringsforløbet hos Mercuri Urval. De pågældende medarbejdere vil blive kontaktet inden for 48 timer efter tilmelding. Når partshøringsperioden er slut, vil der blive etableret et særligt site vedrørende kompetenceudvikling, hvor den enkelte kan se, hvilke kompetenceudviklingsmuligheder, der er. Lykke Ankersen spurgte, hvordan der tages hånd om de kolleger, der er havnet i en delt stilling, og de medarbejdere, der har mistet arbejdsglæden. Hun sagde videre, at der er brug for en drøftelse - evt. på LSU-niveau - af hvordan det bliver meldt ud, at administrationen ikke kan yde den samme service som hidtil. Louise Gade svarede, at de gennemførte lederkurser bl.a. har indeholdt redskaber til at håndtere de medarbejdere, der er påtænkt afskediget, og alle de medarbejdere, som har kolleger, som er blevet ramt. Anbefalingerne til lederne går f.eks. på at være til stede og være synlige samt at holde opfølgningssamtaler med de medarbejdere, som er blevet berørt. Jørgen Jørgensen sagde, at ledelsen påtager sig ansvaret for, at der i løbet af de kommende måneder kommer en drøftelse af prioriteringer. På forespørgsel fra Helle Colding Seiersen oplyste Louise Gade, at drøftelse af eventuel kompetenceudvikling kommer til at foregå efter den endelige afskedigelse foreligger. Dette hænger også sammen med det genplaceringsforløb, som de opsagte medarbejdere kan tilmelde sig hos Mercuri Urval, hvor eventuelle kompetenceudviklingsbehov også kan blive afdækket. Helle Colding Seiersen spurgte, om medarbejdere, som bliver fritstillet kan gøre brug af tilbuddene og, om det er muligt at blive fritstillet, inden man har modtaget den endelige opsigelse.
Hertil svarede Louise Gade, at i udgangspunktet sker der ikke fritstilling, kun hvis der er konkrete, tungtvejende grunde.. Tilsvarende gælder for evt. tjenestefrihed. Side 8/3 Jørgen Jørgensen tilføjede, at det er vanskeligt at sige noget generelt om disse ting og, at sagerne vil blive vurderet individuelt. Han understregede dog, at fritstilling vil være en undtagelse og, at det var hans holdning, at det ikke nødvendigvis ville være det bedste for opsagte medarbejdere ikke at være tilknyttet arbejdspladsen i opsigelsesperioden. Anders Kragh Moestrup spurgte, om AU med de gennemførte besparelsestiltag og personalereduktioner når sparemålene for 2014. Hertil svarede Jørgen Jørgensen, at ledelsen er i gang med at lave en revurdering af økonomien for 2014 og 2015, men at der fortsat er store udfordringer. Claus Palle spurgte, om Jørgen Jørgensen kunne bekræfte forlydender om, at der ikke ville ske yderligere personalereduktioner. Jørgen Jørgensen sagde, at i og med, at der lægges op til en længere tidshorisont i den økonomiske planlægning, kan fremtidige økonomiske tilpasninger forhåbentlig gøres mindre smertefuldt, end den igangværende proces. Der vil også fremadrettet være et krav om rationalisering, og der vil også ske stillingsnedlæggelser. Der skal reduceres på en intelligent måde, og en proces som denne bør for alt i verden undgås. Det er en ledelsesmæssig prioritering at nå de økonomiske mål på en ordentlig måde uden fyringsrunder. Helle Colding Seiersen spurgte, hvordan man fra ledelsens side vil sikre, at samarbejdsudvalgene får ordentligt budgetmateriale. Jørgen Jørgensen svarede, at samarbejdsudvalgene naturligvis skal have relevant materiale og, at det var hans indtryk, at der foreligger væsentligt bedre budgetmateriale nu end tidligere. Det blev aftalt, at drøftelse af budget sættes på dagsordenen til næste ASU-møde. På forespørgsel om, hvorvidt løbende opsigelser udløser genbesættelser, svarede Jørgen Jørgensen, at såfremt det er muligt at holde stillingerne vakante, bør man gøre det. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt, bør rekruttering primært ske internt. Ad pkt. 4 - Eventuelt Der var intet til dette punkt.