Resultatkontrakt Vedrørende Udviklingen af MCH TimeWorld 1. maj 2011 31. december 2013 Journalnummer: 1-33-76-23-14-08 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Erik Sejersen Erik.Sejersen@ru.rm.dk Operatør: Herning Kommune By, Erhverv & Kultur Torvet 1 7400 Herning Mette Højborg CVR.nr:.29189919 Bankoplysninger: Handelsbanken Reg.nr.: 7620 105389-9 Resumé Formålet er at udvikle MCH Timeworld - en international oplevelsesattraktion med fokus på mysterierne omkring tid. Attraktionen skal give de besøgende unikke og spændende oplevelser og samtidig fungere som banebrydende ramme for innovation og forretningsudvikling for virksomheder, organisationer og institutioner. Denne resultatkontrakt omhandler gennemførelse af de indledende dele af projektet med blandt andet idéudvikling, konceptudvikling og projektmodning, der er helt centrale for attraktionens etablering. Resultatkontrakten dækker over fire faser: Tænketank & forberedelse, Konceptudvikling, Feasibility studie og Realisering. Fasernes formål er samlet set at få det meget abstrakte tidsbegreb ført ind i konkrete beskrivelser af koncepter og oplevelser. I faserne vil de udviklede idéer og koncepter kontinuerligt gennemgå realitetscheck i forhold til marked, realiserbarhed samt mulighed for positiv drift. Resultaterne af de gennemførte realitetscheck er efterfølgende med til at videreudvikle idéer og koncepter. I løbet af faserne vil der bl.a. blive udarbejdet overordnet attraktionsprofil og idégrundlag for attraktionen, drejebog for oplevelsesdesign, feasibility studier, oplevelsesdesign, prospektmateriale, finansieringsstrategi og udbudsstrategi. Efter realiseringsfasen vil MCH Timeworld således være projektmodnet og klar til udbud. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. marts 2012 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Styregruppen for MCH TimeWorld har mødtes to gange og har fastlagt overordnet mission, vision, mål og succeskriterier for projektet. Den tilknyttede tænketank mødes første gang i april og har en række møder inden sommerferien. Samarbejde med internationale eksperter Der er brugt en del tid på at identificere og føre dialog med flere internationale eksperter indenfor udvikling af oplevelsesattraktioner. Vi har modtaget fire tilbud på gennemførelsen af fase 1: Tænketank og forberedelse og haft møde(r) med alle fire tilbudsgivere. I december 2011 indgik vi aftale med Jack Rouse Associates (JRA), som er anbefalet af IAAPA (International Association of Amusement Parks and Attractions). JRA har base i Cincinnati, USA og har udviklet oplevelsesattraktioner, besøgscentre, museer og udstillinger i hele verden og betragtes som én af verdens førende indenfor planlægning og design af oplevelsesattraktioner. JRA har udarbejdet projekter for bl.a. Universal, Warner Bros, Coca-cola, Ferrari og CNN. Samtidig er der i JRAs projektteam stor erfaring med drift af attraktioner og virksomheder, som minder om MCH. Der er ligeledes brugt tid på at identificere internationale eksperter indenfor feasibilitystudier. Vi har modtaget to tilbud på udarbejdelse af feasibilitystudier af TimeWorld. Begge tilbud er fra internationalt anerkendte eksperter på området, som er anbefalet af IAAPA og JRA. Der indgås aftale om udarbejdelse af feasibilitystudier i april. Samarbejde med Realdania I starten af 2012 blev der sendt en ansøgning til Realdania om støtte på 4 mio. kr. til at gennemføre den fysiske programmering af TimeWorld. Realdania har imødekommet ansøgningen og er gået ind i projektet. Midlerne fra Realdania skal bidrage til at opnå større sikkerhed for et optimalt byggeri, at anlægssummen holder, og at der skabes klarhed over driftssituationen, når byggeriet er færdigt. Alt sammen centrale kriterier for potentielle investorer og vigtigt for muligheden for at få en drift, der hænger sammen. Med Realdanias støtte er den samlede projektsum oppe på 16 mio. kr. Deltagelse i SATE og EAS På baggrund af rådgivning fra IAAPA har MCH og Herning Kommune deltaget i konferencen SATE Europe 2011 Creating Succecful Attractions den 16. og 17. juni 2011 i Amsterdam. På konferencen var der oplæg fra førende internationale eksperter indenfor de fire temaer: Storytelling, Architecture, Technology og Experience med et samlet fokus på, hvordan man skaber en succesfuld attraktion. MCH og Herning Kommune deltog også i EAS (Euro Attractions Show) i London den 27. og 28. september 2011, hvor der bl.a. var oplæg om brug af IP (Intellectual Property) i oplevelsesattraktioner samt hvordan fremtiden ser ud for oplevelsesindustrien i Europa. Både til SATE og EAS er der blevet holdt møder med potentielle internationale samarbejdspartnere. Studietur til Disney World og Universal Studios Der er gennemført en studietur i februar 2012 til Disney World og Universal Studios, Orlando med deltagelse af repræsentanter for MCH og Herning Kommune. Studieturen blev planlagt af JRA og formålet med turen var: Side 2
At få inspiration til konkret indhold i TimeWorld (forlystelser, faciliteter, vinkler på tidsbegrebet osv.) At studere konkrete forlystelsers opbygning At studere hvordan Disney og Universal kobler attraktionerne sammen med øvrige aktiviteter, eksempelvis musikarenaer, der er en integreret del af parkerne. At studere om og hvordan parkerne samarbejder med byen Orlando At studere hvilken sammenhæng der er mellem Disney/Universal og det faktum, at Orlando er en meget stor kongresby. At studere forskellige metoder og teknologier. At få inspiration til hvilke virksomheder vi med fordel kan inddrage i udviklingen af TimeWorld At studere det/de kommercielle koncept(er) for parkerne så vidt det er muligt. At studere det logistiske setup i og omkring parkerne (infrastruktur, parkering, shuttlebusser) Sammenfattende fik vi til fulde indfriet vores forventninger til turen, hvor der primært var fokus på de tre første formål, nemlig at vi fik præsenteret og detaljeret gennemgået opbygningen, sammenhængen og teknologien i en lang række specifikt udvalgte forlystelser/installationer/delområder, herunder den relativt nye Harry Potter World. Disse udvalgte elementer skal fungere som referencecases i det videre udviklingsforløb, når vi skal arbejde med konkret indhold i TimeWorld. I gennemgangen deltog producenten af Harry Potter World, Matt Brown fra The Nassal Company, hvilket gav et unikt kig bag kulisserne. I forhold til de øvrige formål med turen så blev forventningerne også her indfriet, dog kunne vi godt have ønsket os et mere grundigt indblik i forretningsmodellen bag Disney og Universal, men vi har naturligvis forståelse for deres ønske om at beskytte forretningshemmeligheder. Sammenhæng mellem MCH TimeWorld og Herning by I Herning Kommune blev der i slutningen af 2011 igangsat et nyt projekt, som bl.a. skal være med til at skabe en sammenhængende transportåre mellem Herning by og MCH gennem et fredet naturområde, Knudmosen. Projektet har fået arbejdstitlen TimeLine, da den ses og planlægges i tæt sammenhæng med TimeWorld. Det er dog et selvstændigt projekt med egen projektøkonomi. Visionen i TimeLineprojektet er at skabe et aktivitetsbånd, som giver mulighed for bevægelse, leg og kulturel udfoldelse for børn og voksne i alle aldre og inspirerer til fysisk aktivitet, socialt samvær og læring i hverdagen. Området skal gennem koblingen af natur, landskab og aktivitetsmuligheder udgøre et oplevelsesmæssigt kraftcenter med en eksempelkvalitet, der vækker genklang ud over landets grænser. Ny tidsplan Den første fase i udviklingen af MCH TimeWorld: Tænketank og forberedelse har af flere årsager fået et længere forløb end planlagt. Der blev i startfasen brugt ekstra tid på dialog med IAAPA og på personligt at møde de internationale eksperter, som var potentielle fremtidige samarbejdspartnere. Det vurderes at den ekstra tid der er brugt på at vælge den rette samarbejdspartner med international erfaring vil være med til at sikre den ønskede høje kvalitet i projektet og således er af stor vigtighed for hele projektets succes. Tidsplanen er blevet skubbet yderligere, idet Realdania er gået med i projektet og vi har valgt at tage hensyn til deres behov for justeringer i Der er udarbejdet en ny tidsplan og det forventes at Fase 1: Tænketank og forberedelse er gennemført til næste afrapportering den 1. september. Den nuværende forsinkelse af projektets første fase vil forsinke opfyldelse af de fleste resultatkrav men forventes ikke at forlænge projektets sluttidspunkt. Det forventes at projektets aktiviteter afvikles i en kvalitet og et omfang som forudsat. Side 3
Økonomi Den justerede tidsplan får den konsekvens, at vi i 2011 ikke har realiseret de forventede udgifter. Vi har derfor udarbejdet forslag til nyt budget for projektet. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Tænketank & forberedelse Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Identificering (markedsscreening) af eksterne eksperter med international erfaring, der kan udvikle oplevelseskoncept, indhold, teknologi og udstillingsmetoder Der er indgået aftale med en eller flere eksperter med international erfaring. Identificeringen af eksperter sker i samarbejde med IAAPA (International Association of Amusement Parks and Attractions). Deadline 30.08.2011 Der er indgået aftale med Jack Rouse Associates, som er anbefalet af IAAPA. JRA betragtes som én af verdens førende indenfor planlægning og design af oplevelsesattraktioner. Resultatkrav 1.2 Der er beskrevet en attraktionsprofil som udfolder vision og idegrundlag for MCH TimeWorld Der kan fremvises attraktionsprofil, der er godkendt af styregruppen, samt centrale aktører i tænketanken til brug for den efterfølgende konceptudvikling. Deadline 30.09.2011 Resultatkravet er ikke opfyldt endnu, idet det har taget længere tid end forventet at finde den rette internationale ekspert og tidsplanen er blevet yderligere skubbet, idet Realdania er gået med i projektet. Der er udarbejdet en ny tidsplan og resultatkravet forventes opfyldt ved afrapporteringen 1. september 2012. Resultatkrav 1.3 Der er beskrevet og visualiseret et antal metaforer, der tydeligt illustrerer fokus, kontekst og målsætninger for den konceptudvikling der skal gennemføres i fase 2. Der kan fremvises beskrivelser og visualiseringer for et tilstrækkeligt antal metaforer til, at det er dækkende for de områder, der skal arbejdes med i konceptudviklingen. Deadline 30.09.2011 Resultatkravet er ikke opfyldt endnu, idet det har taget længere tid end forventet at finde den rette internationale ekspert og tidsplanen er blevet yderligere skubbet, idet Realdania er gået med i projektet. Der er udarbejdet en ny tidsplan og resultatkravet forventes opfyldt ved afrapporteringen 1. september 2012. Side 4
Resultatkrav 1.4 Der er lavet en pre-definition af, hvad der konkret skal være DNA'et i hver af attraktionens 4 fokusområder: Oplevelser, Erhverv, Forskning og tema/event Der kan fremvises en predefinition af DNA'et for hvert af attraktionens 4 fokusområder. Deadline 30.09.2011 Mål 2 Konceptudvikling Resultatkravet er ikke opfyldt endnu, idet det har taget længere tid end forventet at finde den rette internationale ekspert og tidsplanen er blevet yderligere skubbet, idet Realdania er gået med i projektet. Der er udarbejdet en ny tidsplan og resultatkravet forventes opfyldt ved afrapporteringen 1. september 2012. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er gennemført konceptmæssig idéudvikling, samt gennemført markedsundersøgelser til brug for kvalificering af idéer inden konceptudviklingen. Resultatkrav 2.2 Der er gennemført konceptudvikling for attraktionen som helhed, samt for de fire fokusområder: Oplevelser, erhverv, forskning og tema/event. Resultatkrav 2.3 Der er gennemført oplevelsesdesign på få udvalgte oplevelser. Der kan fremvises resultater fra idéudvikling, samt resultaterne af en markedsundersøgelse. Deadline 31.03.2012 Der kan fremvises en koncept drejebog, som udgør resultatet af konceptudviklingen. Deadline 31.03.2012 Der kan fremvises oplevelsesdesign i form af beskrivelser og illustrationer. Deadline 31.12.2012 Mål 3 Feasibility studier Resultatkrav Målemetode Opfølgning Side 5
Resultatkrav 3.1 Feasibility studier fokuseret på bæredygtighed er gennemført og dokumenteret. Resultatkrav 3.2 Feasibility studier fokuseret på attraktionens effekt er gennemført og dokumenteret. Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, første del, med fokus på analyser af attraktionens bæredygtighed. Deadline 31.03.2012 Der kan fremvises et afsluttet feasibility studie, anden del, med fokus på projektets effekt, realisering og kommunikation. Deadline 31.03.2012 Mål 4 Realisering Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Udarbejdelse af prospektmateriale Der kan fremvises et prospektmateriale, der indeholder beskrivelser, tegninger, samdriftsmodeller, forretningsmodeller, driftsbudget, anlægsbudget og tidsplan. Deadline 30.06.2012 Resultatkrav 4.2 Foreløbig byggetilladelse. Foreløbig byggetilladelse er udstedt af Herning Kommune. Deadline 31.12.2012 nuværende tidspunkt. Resultatkrav 4.3 Finansieringsstrategi Der kan fremvises en finansieringsstrategi. Deadline 30.09.2013 nuværende tidspunkt. Resultatkrav 4.4 Udbudsstrategi Der kan fremvises en udbudsstrategi med tilhørende tegninger, projektbeskrivelser osv. Deadline 31.12.2013 nuværende tidspunkt. Side 6
3. Opfølgning på Økonomi De planlagte aktiviteter er ikke blevet gennemført med den hastighed, som vi forventede, bl.a. fordi vi siden sidste opfølgning har fået Realdania med i projektet og derfor har besluttet at tage hensyn til deres behov for justeringer i Det får den konsekvens, at vi i 2011 ikke har realiseret de udgifter, som vi forventede ved årets indgang. Vi har derfor udarbejdet et forslag til nyt budget for projektet, jf. nedenfor, hvor vi overfører overskudsmidler til 2012 og 2013. Som det fremgår af forslaget til nyt projekt er overskudsmidlerne fra 2011 primært overført til 2013, idet vi stort set fastholder det oprindelige budget for 2012. Derudover har vi omfordelt 375.000 kr. fra "Ekstern konsulent bistand" til "Transport og rejser", idet behovet for at gennemføre studieture bliver større end oprindeligt forventet. Dette skyldes bl.a. et ønske fra vores udenlandske rådgivere om, at vi får set og gennemgået en lang række referenceattraktioner rundt om i verden, som vi kan benytte i konceptudviklingsarbejdet. TABEL 1 - DET AKTUELLE BUDGET Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier 2011 2012 2013 i alt Personale 1.750.000 2.450.000 1.800.000 6.000.000 Ekstern konsulentbistand 1.500.000 2.200.000 2.000.000 5.700.000 Administration 15.000 15.000 20.000 50.000 Transport/Rejser 100.000 25.000 125.000 Møder/konferencer 20.000 20.000 20.000 60.000 Information/Tryksager 15.000 15.000 15.000 45.000 Revision 20.000 20.000 Total 3.400.000 4.725.000 3.875.000 12.000.000 Senest godkendte finansieringsbudget Fi nansi er i ngski l der 2011 2012 2013 i al t Region Midtjylland 1.650.000 2.275.000 2.075.000 6.000.000 EU - Regionalfond - EU - Socialfond - Andre EU-midler - Kommuner (timer) 525.000 1.050.000 300.000 1.875.000 Stat - Privat (timer) 1.225.000 1.400.000 1.500.000 4.125.000 Anden finansiering - I alt 3.400.000 4.725.000 3.875.000 12.000.000 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Oplysninger om afregnede udgifter pr. 1 mart 2012 Udgiftskategorier 2011 2012 2013 i alt Personale 558.350 300.250 858.600 Ekstern konsulentbistand 90.650 86.528 177.178 Administration 15.850 2.644 18.494 Transport/Rejser 80.985 34.913 115.898 Møder/konferencer 18.895 512 19.407 Information/Tryksager 0 0 Revision 0 0 Total 764.730 424.846 1.189.576 Side 7
Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1 mart 2012 Finansieringskilder 2011 2012 2013 i alt Region Midtjylland 825.000 825.000 EU - Regionalfond 0 EU - Socialfond 0 Andre EU-midler 0 Kommuner (timer) 234.600 105.000 339.600 Stat 0 Privat (timer) 323.750 195.250 519.000 Anden finansiering Total 1.383.350 300.250 1.683.600 TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Udgiftsbudget Udgiftskategorier 2011 2012 2013 i alt Personale 558.350 2.250.000 3.191.650 6.000.000 Ekstern konsulentbistand 90.650 2.000.000 3.234.350 5.325.000 Administration 15.850 15.000 19.150 50.000 Transport/Rejser 80.985 200.000 219.015 500.000 Møder/konferencer 18.895 20.000 21.105 60.000 Information/Tryksager 0 15.000 30.000 45.000 Revision 0 20.000 20.000 Total 764.730 4.500.000 6.735.270 12.000.000 Finansieringsbudget Finansieringskilder 2011 2012 2013 2014 i alt Region Midtjylland 825.000 2.250.000 2.406.250 518.750 6.000.000 EU - Regionalfond 0 EU - Socialfond 0 Andre EU-midler 0 Kommuner (timer) 234.600 1.050.000 590.400 1.875.000 Stat 0 Privat (timer) 323.750 1.400.000 2.401.250 4.125.000 Anden finansiering Total 1.383.350 4.700.000 5.397.900 518.750 12.000.000 Side 8