Udbudsbetingelser Opbygning af Automobilsprøjte
Indhold Indledning... 1 Baggrund og formål... 1 Udbudsbetingelser... 1 Ordregivende myndighed... 2 Udbudsmaterialets indhold... 2 Udbudsform... 2 Udvælgelseskriterier (mindste krav)... 2 Personlige forhold... 2 Finansiel formåen... 3 Teknisk formåen... 3 Tildelingskriterium... 3 Kontraktvilkår... 5 Aflevering af tilbud.... 5 Formkrav... 5 Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv.... 6 Tidsplan... 6 Fortrolighed... 6 Vedståelsesperiode... 6 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse... 6 Mulighed for alternative tilbud eller afvigelse af mere end et tilbud... 7 Bestemmelse om forbehold... 7 Omkostninger og tilbudsvederlag... 7 Annullering... 7 Aktindsigt... 7
Indledning Odder Kommune inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på opbygning af automobilsprøjte. Baggrund og formål Odder Kommunes Beredskabsafdelingen har valgt at indkøbe ny automobilsprøjte. Beredskabsafdelingen leverer selv chassis. Der er valgt Scania chassis P 320 LB4x2 MNB. Akselafstand 4300 mm. Leverandøren bedes kontakte chassis leverandøren med hensyn til valg og placering af de rette kraftudtag m.m. til drift af pumpe og andet udstyr. Tekniske specifikationer på Scania chassis fremgår af bilag 4, heraf fremgår ligeledes navn på kontaktperson hos Scania. Leverandøren skal i samarbejde med Beredskabsafdelingen forestå udførelsen af opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for, at overholde alle på området gældende love og regler. Den færdige opbygning skal leveres nysynet, godkendt og indregistreret. Ved indregistreringen skal køretøjet tildeles et KF registreringsnummer og køretøjet forsynes med specialnummerplade, hvilket aftales med opbygger. Opbygningen lakeres i farven Ral 3000. Køretøjet skal overholde de miljøkrav, branchevejledninger samt arbejdstilsynets krav til brandkøretøjer, som er gældende i Danmark på indregistreringstidspunktet. Ved levering af køretøjet, skal der leveres komplet dokumentation over såvel opbygningen, el diagrammer, programmer og anden teknisk installation. Udbudsbetingelser Disse udbudsbetingelser gælder for Odder Kommunes udbud af kontrakt om anskaffelse af automobilsprøjte efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 31. marts 2004 i TED-databasen. Odder Kommune er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Odder Kommune vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU's udbudsregler. Side 1 af 8
Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Odder Kommune Rådhusgade 3 8300 Odder Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Odder Kommune udpegede kontaktperson, som er: It- og Indkøbschef Jan Møller Tlf. nr.: +45 8780 3335 E-mail: jan.moller@odder.dk Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Tilbudsblanket Bilag 3: Kontrakt Bilag 4: Tekniske Specifikationer på Scania chassis Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud Udvælgelseskriterier (mindste krav) Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Side 2 af 8
Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over 100.000kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. (http://www.udbudsportalen.dk/retog-regler/tro-og-love-erklaringer/) Den/de vindende tilbudsgivere skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. Finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring fra bank eller erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal fremlægge virksomhedens balance eller uddrag heraf såfremt virksomheden er omfattet af krav i lovgivningen om offentliggørelse af balance Teknisk formåen Tilbudsgiver skal forelægge en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste 3 år, (jf. art. 48, stk. 2, litra a), ii), Tilbudsgiver skal oplyse om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos medarbejdere og (især) hos de personer, der er ansvarlige for udførelsen af ydelserne eller arbejderne (jf. art. 48, stk. 2, litra e), Tilbudsgiver skal angive det årlige gennemsnitlige antal af beskæftigede og antal af ledere gennem de sidste 3 år (jf. art. 48, stk. 2, litra g), Tilbudsgiver er forpligtet til at oplyse, hvor stor en del af ordren, der tænkes givet i underentreprise, jf. art. 48, stk. 2, litra i), Tildelingskriterium Side 3 af 8
Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Kvalitet 50 Pris 35 Service 15 Ad. Kvalitet Tilbudsgiver skal vedlægge produktdatablade på de tilbudte produkter/løsninger. Herudover skal vedlægges en redegørelse (vejl. maks. 3 A4 sider) for den håndværksmæssige udførelse af opbygningen. I vurderingen vil der blive lagt vægt på: Den tilbudte opbygnings kvalitet (materialevalg mv.) og den håndværksmæssige udførelse af opbygningen. Tilbudsgiver skal herunder beskrive hvilken måde, man vil opbygge på, og hvilket materialevalg man vil bruge. Rustfri/rustfast materiale vil blive vurderet højere end ikke rustfri/rustfast materiale. En gennemtæringsgaranti på mere end 20 år vil blive vurderet positivt. Vurderingen af den tilbudte kvalitet foretages af en kyndig brugergruppe af medarbejdere ved Odder Brandvæsen. Den angivne tilbudte kvalitet vurderes som en samlet helhed. Ad. Pris Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på den, af tilbudsgiver, oplyste samlede pris inklusive optioner, idet de tilbudte delpriser vægtes som følger: 90 %: Opbygning af autosprøjte iht. kravspecifikationen i udbudsmaterialets bilag 1 10 %: Samlet pris for optioner Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle afgifter herunder miljøafgifter. Der gøres opmærksom på, at udgifter til levering, syn og godkendt indregistrering samt eventuelle ændringer/ tilretninger på Scania Chassis skal indgå i tilbuddets pris. Tilbud skal afgives ved udfyldning af alle felter på tilbudsblanket (bilag 2). Side 4 af 8
Ad. Service Ved Service vil ordregiver lægge vægt på følgende: Beskrivelse af den service, der tilbydes i forbindelse med de tilbudte enheder. Til vurderingen af ovenstående bedes tilbudsgivers besvarelse derfor som minimum indeholde en beskrivelse af: 1. Hvor hurtigt en reparatør kan være fremme til reparationer på opbygning. 2. Hvor mange km. der er til et autoriseret værksted for opbygning. 3. Hvilken øvrig service tilbudsgiver kan tilbyde i forbindelse med den tilbudte opbygning. 4. Oplyse garanti for reservedele til køretøjet og mulighed for erstatningskøretøj ved evt. nedbrud. Kontraktvilkår Kontraktudkast fremgår af bilag 3 til udbudsmaterialet. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er mandag, den 9. marts 2015. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Odder Kommune Rådhusgade 3 8300 Odder Att.: Jan Møller Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet skal følge den tilbudsblanket, der er gengivet i bilag 2. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original og en papirbaseret kopi samt en elektronisk version på usb-stick eller cd-rom. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Side 5 af 8
Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet skal være mærket: Udbud af opbygning af automobilsprøjte - Må ikke åbnes. Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv. Spørgsmål stillet 8 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 8 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Odder Kommunes hjemmeside på www.odder.dk/erhverv. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse mandag den 19. januar 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål mandag den 2. marts 2015 Tilbudsfrist mandag den 9. marts 2015, kl. 12.00 Orientering om det vindende tilbud mandag den 16. marts 2015 Kontraktunderskrivelse Onsdag den 8. april2015 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Odder Kommune. Side 6 af 8
Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud eller afvigelse af mere end et tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Odder Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Odder Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Odder Kommune, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Odder Kommune uvedkommende. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Odder Kommune kunne annulleres, hvis Odder Kommune har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering ydes der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. Aktindsigt Side 7 af 8
Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Odder Kommune er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Odder Kommunes opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. Side 8 af 8