ANNONCERING - HUSFOTOGRAF

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON Eva Tolstrup Ziegler ANNONCERING - HUSFOTOGRAF 1. ORIENTERING Nærværende annoncering gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af aftale om rådgivning vedrørende fotograf til brug for Vejdirektoratet. Opgaven betegnes herefter som Husfotograf for Vejdirektoratet. Opgaven omfatter i hovedtræk levering af fotografydelser. Opgaven er nærmere beskrevet i bilag 1 Ydelsesbeskrivelsen (YB). Opgaven omfatter udarbejdelse af: Opgaven består af flere typer fotografier. Opgaven er anslået til omkring 400 billeder årligt. Fotografierne består følgende typer billeder som anslås til at fordele sig på følgende måde. Det pointeres, at antallet af billeder er anslået og kan variere i opgavens løbetid. Pressebilleder 10 % Portrætbilleder 10 % Imagebilleder 15 % Projekt- og illustrationsbilleder 60 % Videoklip 5 % Opgaven skal løses i samarbejde med Vejdirektoratets Kommunikationsafdeling, Niels Juels Gade 13, 1022 København K. Opgaven forventes udført i perioden juni 2014 til juni Derudover er der option på yderligere 12 måneders forlængelse af kontrakten. 2. UDBUD 2.1 Udbudsform Opgaven vedrører køb af bilag II b tjenesteydelser, jf. bilag II i udbudsdirektivet. Opgaven udbydes derfor gennem annoncering på Vejdirektoratets Leverandørportal. 2.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: a) Nærværende annonce b) Udkast til aftale c) Tilbudsliste (TBL) d) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar offentliggjort i tilbudsfasen e) Særlige betingelser for rådgivning december 2013 (SBR) f) Bilag 1 Ydelsesbeskrivelsen (YB) Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af Udvælgelse Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til efter tildeling, men før aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den tildelte virksomhed, højst 6 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den/de tildelte virksomhed(er) ikke befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets art. 45 stk. 1 og stk. 2, litra a) - c) og e) - f) Kriterier for udvælgelse (egnethed) Økonomiske formåen Tilbudsgiver skal have haft en gennemsnitlig årlig omsætning i de seneste 3 år eller i den periode virksomheden har eksisteret på mindst kr. ekskl. moms. Til dokumentation af den økonomiske formåen skal tilbuddet indeholde oplysninger om samlet omsætning (årsregnskaber eller revisorpåtegnet oversigt med nøgletal) for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, dog for tilbudsgivere, der har været etableret i mindre end 3 år, for så lang en periode som muligt. Teknisk formåen Inden for de sidste 3 år skal tilbudsgiver i væsentligt omfang have arbejdet med tilsvarende opgaver. Til dokumentation af den tekniske formåen skal tilbuddet indeholde følgende: Tilbudsgivers dokumenterede referencer for tilsvarende opgaver udført inden for de sidste 3 år. Referencer bør omfatte relevante oplysninger om ordregiver, kort beskrivelse af opgaven, herunder oplysninger om de konkrete ydelser, der er leveret, oplysning om opgavens størrelse i kr. ekskl. moms, og periode for opgavens gennemførelse. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer direkte. For tilbudsgivere, der har været etableret i mindre end 3 år, oplyses der om referencer for så lang en periode som muligt Tildeling Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium Vægtning A Pris 60 % B Organisation og bemanding 25 % C Beskrivelse af opgaveløsning 15 % Bedømmelse af underkriterium B Organisation og bemanding

3 3 af 5 Med udgangspunkt i Vejdirektoratets ydelsesbeskrivelse skal tilbuddet vedlægges: En organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding der skal gennemføre opgaven. Der skal redegøres for medarbejdernes rolle i forhold til opgaven. CV for de tilbudte medarbejdere, hvor der redegøres for, hvilke kompetencer den konkrete medarbejder kan tilføre opgaven. Et CV bør ikke være på mere end to sider. Et relevant portfolio for de tilbudte medarbejdere. Det relevante portfolio bør ikke være på mere end 20 billede eksempler. Ved bedømmelsen lægges vægt på følgende: at den tilbudte organisation ved sin opbygning og sammensætning fremstår kompetent og robust, og herunder sandsynliggør at besidde kompetencer til at sikre opgavens udførelse og den nødvendige geografiske dækning af opgaven, og at den tilbudte organisations medarbejdere kan dokumentere solid erfaring med løsning af opgaver med tilsvarende indhold og omfang. Delkriterierne under punkt B vægter lige højt. Bedømmelse af underkriterium C Beskrivelse af opgaveløsning Med udgangspunkt i Vejdirektoratets ydelsesbeskrivelse skal tilbuddet vedlægges: Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver agter at løse opgaven. Beskrivelsen skal indeholde redegørelser for; a) hvordan tilbudsgiver vil løse de respektive (del)opgaver, b) hvordan tilbudsgiver vil sikre kreativitet og dynamik i opgaveløsningen samt overholdelse af Vejdirektoratets fotopolitik, c) hvordan tilbudsgiver agter at opnå kendskab til Vejdirektoratets organisation, d) hvordan tilbudsgiver på eget initiativ vil tage billeder af akutsituationer på statsvejnettet såsom eksempelvis oversvømmelser eller andre vejrfænomener, e) hvordan tilbudsgiver vil opbygge og opretholde et højt samarbejdsniveau, Beskrivelsen af tilbudsgivers opfyldelse af underkriterium C bør ikke overstige 5 A4 sider. Ved bedømmelsen lægges vægt på følgende: at løsningerne af de respektive delopgaver fremstår klart og entydigt med tydeligt beskrevne eksempler på opgaveløsningen, og der samtidigt sikres kreativitet og dynamik i opgaveløsningen samt overholdelse af Vejdirektoratets fotopolitik, at tilbudsgiver fyldestgørende beskriver, hvordan tilbudsgiver agter at opnå kendskab til og forståelse af Vejdirektoratets organisation, og tilbudsgiver deriblandt beskriver, hvordan tilbudsgiver vil opbygge og opretholde et højt samarbejdsniveau med Vejdirektoratet, at tilbudsgiver beskriver, hvordan og i hvilke situationer tilbudsgiver på eget initiativ vil tage billeder af akutsituationer på statsvejnettet såsom vejrfænomener gerne ved brug af eksempler. at tilbudsgiver beskriver, hvordan tilbudsgiver proaktivt vil sikre, at Vejdirektoratet kan få de bedste og mest aktuelle billeder til sit fototek gerne ved brug af eksempler.

4 4 af 5 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan tilbudsgiver fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via til udbud@vd.dk med kopi til Eva Tolstrup Ziegler etz@vd.dk. Vejdirektoratet vil offentliggøre spørgsmål og tilhørende besvarelse på senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af offentliggørelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne. Udbuddets titel og spørgsmålets emne skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Spørgsmål vedr. Husfotograf for Vejdirektoratet. Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade påhviler alene tilbudsgiver. 5. TILBUD 5.1 Aflevering af tilbud Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Husfotograf for Vejdirektoratet og Må ikke åbnes i receptionen. Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer med underskrift. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (usb eller andet) som pdf. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af uoverensstemmelser. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13

5 5 af København K senest torsdag den 12. juni kl Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (TBL). TBL indeholder tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, erklæringer vedrørende artikel 27 og 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF og bemyndigelseserklæring og erklæring om solidarisk hæftelse, såfremt flere byder i forening. Årsregnskaber eller revisorpåtegnet oversigt med nøgletal for de seneste 3 regnskabsår Referencer En organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding der skal gennemføre opgaven. Der skal redegøres for medarbejdernes rolle i forhold til opgaven. CV for de tilbudte medarbejdere, hvor der redegøres for, hvilke kompetencer den konkrete medarbejder kan tilføre opgaven. Et relevant portfolio for de tilbudte medarbejdere. En beskrivelse af tilbudsgivers opgaveløsning. 7. VEDSTÅELSE Tilbud skal vedstås i 30 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. 8. VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen.