BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 3. oktober 2012, kl. 18.30, På Hotel KronPrinds Frederik Vestre Ringvej 96, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Else-Marie Gøhns og Lone Löyche, Poul Erik Poulsen og Jonna Hansen Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 16. august 2012 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Se under http://bl.dk/publikationer/bl-informerer/2012 Til Orientering: Se informationer fra BL via ovenstående link 1
3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Antallet af ledige lejligheder pr. 1. september 2012 hos almene boligorganisationer er opgjort til 3.468. Det er 175 færre end ved undersøgelsen pr. 1. august 2012. Af de 3.468 ledige lejligheder pr. 1. september 2012 er 2.156 beliggende i 38 regionalt vanskeligt stillede kommuner. Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark 1.090 11 139 1240 (543) 1,07 Middelfart 8 0 4 12 (4) 0,53 Assens 25 0 5 30 (6) 1,63 Faaborg-Midtfyn 22 0 0 22 (2) 0,86 Kerteminde 16 0 0 16 (10) 1,11 Nyborg 7 0 1 8 0,31 Odense 43 0 0 43 (38) 0,18 Svendborg 11 0 19 30 (21) 0,62 Nordfyns 11 0 2 13 (4) 1,03 Langeland 3 1 13 17 2,58 Ærø 4 0 0 4 0,80 Haderslev 165 0 7 172 (80) 3,08 Billund 20 0 10 30 (1) 1,26 Sønderborg 201 0 23 224 (13) 2,34 Tønder 55 0 2 57 (37) 2,32 Esbjerg 3 2 6 11 (7) 0,07 Fanø 0 0 1 1 (1) 0,65 Varde 37 2 2 41 (7) 1,22 Vejen 28 3 2 33 (1) 1,17 Aabenraa 109 1 13 123 (78) 2,20 Fredericia 124 1 0 125 (61) 1,84 Kolding 52 1 20 73 (48) 0,80 Vejle 146 0 9 155 (124) 1,47 Til orientering: Udvikling og status kommenteres under punkt 16. 4. Godkendelse af bugetter for afdelinger 2013 Redegørelse: Gennemgang blev givet af økonomichefen. Som et udgangspunkt vil langt de fleste afdelinger være fri af huslejestigninger i 2013. Indstilling: Til godkendelse 5. Organisering af Aktivitets- og medborgerhus Redegørelse: Organisationsplan er vedhæftet Indstilling: Til godkendelse 2
6. Nyt fra Energi og bæredygtighedsudvalget Redegørelse: Ved Verner Zachariassen: Energiudvalget arbejder i øjeblikket på at udarbejde en overordnet målsætning for Boligkontoret Fredericias Energi Klima og bæredygtighedspolitik. I den forbindelse er udvalget indkaldt til møde den 11. oktober hvor der blandt andet skal drøftes en overordnet målsætning og handleplan for politikken på området. Forinden fremlæggelsen af politikken skal den godkendes af organisationsbestyrelsen og efterfølgende godkendes af repræsentantskabet. Der vil være et oplæg klar til det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 31. oktober, så forslaget, med de rettelser der måtte være, kan fremsendes til repræsentantskabet sammen med indkaldelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Indstilling: Godkendelse af det videre arbejde 7. Nyt fra Kursusudvalget Redegørelse: Ved Gitte Christiansen: Der er for nuværende aftalt møde for nyvalgte den 1. november kl. 17.00, hvor sammenlægningsudvalget sammen med Finn vil give de nyvalgte en introduktion til arbejdet i afdelingsbestyrelserne. Kursus i budget og regnskab er aftalt til at blive afviklet den 27. november kl. 17.00 på Hotel KronPrinds Frederik. Underviser vil være økonomichef Preben Lærche og driftschef Steffen Møller Borgbjerg. Kursus i Hvem bestemmer hvad er aftalt til den 15. november kl. 17.00 på Hotel KronPrinds Frederik hvor underviser er direktør Finn Muus sammen med driftschef Steffen Møller Borgbjerg. Udvalget vil blive kaldt til møde i næste måned for at planlægge aktiviteterne i 2013. Forslag til kursusaktivitet modtages meget gerne. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 8. Nyt fra Forvaltningsrevisionsudvalget Redegørelse: Ved Anker Warncke: Udvalget vil inden for den nærmeste fremtid blive indkaldt til møde hvor det allerede godkendte målsætningsprogram vil blive tilpasset. Herudover vil udvalget udarbejde en handleplan for de fokuspunkter vi vil foreslå bestyrelsen og repræsentantskabet frem til 2015. Bestyrelsen vil få oplægget fremlagt på et ekstraordinære møde den 31. oktober så vi kan have det klar til fremsendelse til repræsentantskabet til den 22. november. Indstilling: Godkendelse af procedure 3
9. Seniorboudvalget i Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Ved Edvin Steiness: Henover sommeren har der været forhandlet med Fredericia Kommune vedr. opførelse af Seniorbofællesskaber i kommunen. I forbindelse med de igangværende forhandlinger om Fredericia Kommunes budget for 2013 har Borgergruppen ved Mads Lund afsat 4,5 millioner til grundkapital til et Seniorbofællesskab. Herudover er der igen drøftelser i gang vedr. en overtagelse af I P Schmidts gård hvor der kan opføres 21 boliger i et Seniorbofælleskab. Her vil køb af byggeretter kunne finansiere den kommunale grundkapital. Boligerne vil skulle opføres oven på det eksisterende kommunale aktivitetscenter. Grunden ved Christiansberg / ELBO trykkeriet er igen til salg og det i den forbindelse udarbejdede Seniorbofællesskab vil kunne blive en mulighed. Indstilling: At bestyrelsen godkender at der optages forhandlinger om opførelsen af et eller flere Seniorbofællesskaber i Fredericia Kommune. At arbejdet koordineres med Seniorboforeningen Fredericia. 10. Nyt fra Medieudvalget / bladudvalget Redegørelse: Ved Torsten Mørck: Arbejdet med at få årets anden udgave af vort blad Lejligheden for 2012 er gået i gang. På et møde i Bladudvalget den 6. september 2012 blev indhold og bladets fremtidige udgivelse drøftet. Der var i bladudvalget enighed om, at vort blad nu har fået en standard vi kan være såvel glade som stolte af. Med baggrund i den store mængde af stof der er til bladudvalgsmøderne blev udvalget enige om, at indstille til bestyrelsen at der fremover vil blive udgivet fire blade om året. Samlet pris for udgivelse af vort blad vil blive ca. kr. 500.000. Beløbet kan dækkes af øgede indtægter på byggesagshonorar. Der er ikke budgetteret med 4 udgivelser i 2013. Indstilling: At bestyrelsen godkender at der fremover vil blive produceret 4 udgaver af bladet lejligheden til en samlet estimeret pris på kr. ca. 500.000. 11. Nyt fra Sammenlægningsudvalget Redegørelse: Ved Lis Gregersen: Sammenlægningsudvalget har den 4. oktober møde med BL- konsulent Gitte Hodde. Mødet er en forberedelse af den årlige bestyrelseskonference som er aftalt til den 16. november fra kl. 9.00 til 15.00. Konferencen afholdes i år på Hotel Kronprinds Frederik. Udvalget har besluttet at igangsætte et arbejde der skal se på hvilke afdelinger der med fordel kunne lægge sig sammen med andre. Resultatet af arbejdet vil kun blive en anbefaling da det er de enkelte afdelinger der suverænt selv bestemmer om de vil sammenlægges med en anden afdeling. 4
fortsat Der har ikke været afholdt møder i udvalget i august og september måned på grund af ferie og afdelingsmøder.. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 12. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: Arbejdet med ombygningen og renoveringen af administrationsbygningen pågår efter tidsplanen, selv om vejret ikke har vist sig fra sin mest solrige side. Der arbejdes i øjeblikket på at få priser hjem på nyt inventar og teknisk anlæg til mødelokalerne. Man kan udelukkende bruge hovedindgangen hvortil den allerede udleverede kode kan bruges til at komme ind. Koden afsluttes med at man trykker på stjerne, hvorefter døren kan åbnes. Parkering foregår i afd. 219. Åbent hus arrangement i forbindelse med færdiggørelsen kan muligvis holdes inden sommerferien 2013. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning 13. Meddelelser fra formanden Lis Gregersen Forretningsudvalgsmøde den 31. oktober ændres til et bestyrelsesmøde Der afholdes kredsweekend d. 9. og d. 10. november Afdeling 216 og 217 har vedtaget en sammenlægning af de to afdelinger Boligsocial årskonference 2012 på Nyborg Strand var inspirerende og gav anledning til eftertanke. Medieudvalget tilrettes idet driftschef Steffen Møller Borgbjerg træder ind og økonomichef Preben Lærche træder ud. Alle oversigtskort på hjemmesiden kontrolleres for korrekt placering af afdelinger. 5
14. Meddelelser fra direktør Finn Muus De fysiske og boligsociale helhedsplaner for Sønder- og Korskærparken Redegørelse: De forberedende møder med afdelingsbestyrelser og rådgivere vedr. de fysiske renoveringer af Sønderparken er gået i gang. Tidsplanen har forskubbet sig lidt så afdeling 503 starter renovering i marts måned 2013 - afdeling 405 starter i april 2013 afdeling 310 starter maj 2013. I de øvrige afdelinger er der foreløbig aftalt besluttende afdelingsmøder med afd. 406 den 6. november afd. 307 den 7. november afd. 214 den 12. november afd. 216 den 13. november og afd. 217 den 14. november. Alle møderne er planlagt til afholdelse på Fredericia Messecenter. Styregrupperne for de boligsociale helhedsplaner for Sønder- og Korskærparken har besluttet at indstille til bestyrelserne i boligorganisationerne, at der forberedes en prækvalifikation til en ny boligsocial helhedsplan gældende fra 2014 til 2018. Der skal derfor startes ny proces vedr. fornyet ansøgning af de boligsociale helhedsplaner. Jane Findahl har i den forbindelse haft kontakt til Jørgen Olsen (LB) vedr. fremgangsmåde, køreplan og økonomisk bistand til skrivefasen. Fakta er således vedr. processen: Vi skal prækvalificeres før vi kan bede om penge til hjælp til at skrive ansøgningen og LB giver helst penge til hjælp til nye ansøgninger. Derfor er det tvivlsomt om vi kan få penge til hjælp til skrivefasen. Ansøgningen om prækvalifikation kan ikke fremsendes før i begyndelsen af 2013, da der højst må være 12-14 måneder tilbage af den gamle periode. Ansøgningen skal holde sig til de reelle problemstillinger. Hvilket vil sige aktiviteter der flytter mennesker og skaber forandringer. Følgende indsatser har Landsbyggefonden besluttet som indsatsområder: Børn, unge og familier Uddannelse, beskæftigelse og erhverv Beboernetværk, inddragelse og demokrati Sundhed Udsatte grupper Kultur og fritid Image og kommunikation Ansøgningen om prækvalifikation må højst være på fem sider + ansøgningsskema 6
Hasselhøj Redegørelse: Vi arbejder nu med økonomien for Afd. 311 Hasselhøj. På det netop afholdt afdelingsmøde blev beboerne orienteret om projektet og den estimerede huslejeforhøjelse. Vi vil indkalde beboerne til et besluttende møde i indeværende år. En mindre huslejestigning er uundgåelig, Nyt Logo Som aftalt på bestyrelsesmødet i august måned blev der midt september udsendt en Pressemeddelelse omhandlende vores nye logo. I forbindelse med offentliggørelsen gik den reviderede hjemmeside i luften og vi skiftede brevpapir og konvolutter ud med nogle der bærer vor nye logo. Bilerne er nu pakket ind så de alle er hvide med vor logo på sider, bagende og front. Det nye intranet skulle være færdigt inden for den nærmeste fremtid. Visitkort til udvalgsformændene er under vejs fra trykkeren. Edvin Steiness deltager i udvalget vedr. den kommende proces. Vi vil med den nye hjemmeside deltage i den kommende konkurrence for bedste hjemmeside Pris for deltagelse kr. 10.000 plus moms. Møde med direktionen i Fredericia kommune Redegørelse: Der er den 27. september 2012 afholdt møde mellem boligorganisationernes administrative ledelse og direktionen i Fredericia Kommune med følgende dagsorden: 1. Almene boliger på Fredericia C 2. Den generelle udlejningssituation i Fredericia Kommune 3. Udbud af administrationen på kommunale ældreboliger 4. Afholdelse af møde mellem boligorganisationerne og kommunen med politisk deltagelse 5. Kommunale garantier 6. Eventuelt Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen vedr. de enkelte punkter til efterretning. 7
15. Meddelelser fra Økonomichef Preben Lærche Redegørelse: Budgetopfølgning for Boligkontoret Fredericia blev fremlagt til godkendelse 16. Meddelelser fra Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Udviklingen i antallet af ledige lejemål i tomgang er fortsat svagt faldende. Der er pr. d. 1. oktober 2012 18 boliger i tomgang (+Sønder- og Korskærsparken + kommunalt visiterede boliger). I afdeling 408 har der været en stigende interesse for boligerne og dermed færre boliger i tomgang, efter beslutningen om tilladelse til at holde 1 stk. husdyr. ITBolig samarbejdet giver mulighed for at begrænse papirhåndtering fremadrettet, derudover er der etableret nyt trådløst Internet på Boligkontoret. Statistik fra fraflytterspørgeskemaer blev fremlagt til orientering. 17. Lukkede sager Redegørelse: Ingen Indstilling: Beslutning: 18. Eventuelt Der følges op på hvorvidt Jane Findall afholder kursus i konflikthåndtering i 2012. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Steffen Møller Borgbjerg Formand Næstformand Direktør Referent 8