Dato: 28.11.13 Vor ref.: Referat fra 5. telepsykiatriimplementeringsmøde Dato: Torsdag den 14. november 2013 Sted: Deltagere: MedCom Hanne Storm, Thisted Kommune (video) Jette Dalsgaard Andersen, Region Syddanmark (video) Eva Lund, Odense Universitetshospital Anja Aagaard Bech, Region Sjælland (video) Lise Marie Olsen, Region Hovedstaden Stephanie Ahrenkiel, MedCom Lone Høiberg, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Anne Bøttcher, Region Nordjylland Tina Severinsen, Thisted Kommune Marianne de Lemos, Region Midtjylland Lisbeth Irene Jørgensen, Odense Universitetshospital Ulla Maegaard Nielsen, Region Sjælland Ann Borggaard, Lolland Kommune Ditte Marie Hammer, Region Hovedstaden Referat: 1. Velkomst og præsentation v. Lone Lone byder velkommen. Afbud fra Region Nordjylland, Region Midtjylland og Lolland Kommune. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsorden. Referatet fra sidste møde bliver godkendt. Vi taler lidt om national kortlægning af telemedicin. Region Hovedstaden har kigget lidt på det. I Region Syddanmark ligger opgaven indenfor psykiatrien hos Syddansk Sundhedsinnovation, indtil der bliver ansat en ny chef for telemedicincenteret. Opgaven omkring datatræk for genindlæggelser: Lone har ikke nået opgaven endnu. Sættes i gang i december. Der vil snart blive sendt logbog ud til pilotkommunerne. 2. Information fra projektet v. Lone Det er ikke noget nyt, at projektet er blevet et RSI-pejlemærke, men pejlemærket er mere bredt end selve projektet her. Anja tænker, om man kunne bruge en kode til registrering af udskrivningskonferencer, så man efterfølgende kan bruge det. Det er dog ikke alle regioner, der har den mulighed.
Der er udarbejdet en opdateret projektplan samt status for 3. kvartal, som er sendt til Fonden for Velfærdsteknologi til endelig godkendelse. Endvidere har projektet sendt et notat til psykiatriledelserne sammen med status for 3. kvartal for at gøre opmærksom på udbredelse til relevante afdelinger i 2014. Når status er endeligt godkendt fra Fonden for Velfærdsteknologi, bliver det lagt på hjemmesiden. Der er forskellige udfordringer rundt omkring vedr. spydspidsafprøvning. Kort præsentation af de forskellige afdelinger, der deltager i spydspids. Der skal planlægges opfølgningsmøder. Der har været afholdt møder med de forskellige afdelinger, men mangler stadig at holde møde med afsnit 501 i Odense. Der planlægges opfølgningsmøder i uge 48. Alle, der har logbøger, har en mail-liste over, hvem der har brugt udstyret. Disse maillister vil Lone meget gerne have i starten af december, så hun kan sende spørgeskemaer ud til deltagerne. Lone spørger, om deltagerne kunne have brug for at deltage i et brugermøde, hvor man kan udveksle erfaringer. Bred enighed om, at det kunne være meget relevant, men man kan frygte, at deltagerne vil have svært ved at afse tid til det. Lone foreslår at planlægge en halv dag i februar, hvor man mødes fysisk og så snarest melde datoen ud. Lone fortæller om stikprøverne vedr. antal udskrivningskonferencer fra spydspidsafdelingerne i august. Præsentationen sendes ud sammen med referatet. Thisted, Lolland og Odense kommuner har sagt ja til at deltage i demonstrationsprojektet. Herudover har Lone haft kontakt til Odder Kommune i forhold til Region Midtjylland, men hun har ikke fået nogen tilbagemelding. I forhold til Region Hovedstaden tænker man på Dragør, Tårnby eller Københavns Kommune. Der er endnu ikke taget kontakt til nogen af kommunerne, da regionen skal tage endelig stilling til, hvem man helst vil have til at deltage. I Thisted holder man ugentlig konference med regionspsykiatrien i Thisted. Herudover er der andre parter, der kommer og låner udstyret. Der er udarbejdet logbog til brug for demonstrationsprojektet, som også kommunerne skal udfylde. MedCom vil gerne sende udkastet til Lolland og Thisted kommuner og bede dem kommentere på, om det giver mening, det man skal udfylde. MedCom er opmærksom på dobbeltregistrering. MedCom vil gerne have, at kommunerne starter op med udfyldelse af logbog pr. 1. december. MedCom vil ligeledes gerne planlægge et videomøde i december med kommunerne. Hanne bedes sende forslag til nogle datoer, hvor de vil kunne deltage, ligesom Lolland Kommune kontaktes. Hanne kontakter regionspsykiatrien i Thisted og hører, om de også vil deltage. På dette møde vil vi tale lidt om, hvordan det går m.m. 3. Siden sidst v. alle Thisted Kommune: Bliver spurgt til råds, om hvad det her video er for noget. Udbredelsen i kommunen fungerer godt med stor udbredelse og tilfredshed. Kunne godt tænke sig også at få de praktiserende læger på. Har haft kontakt med formanden for 12-mandsforeningen. Lone fortæller, at der er nogle praktiserende læger, som også starter op i videotolkeprojektet, og som får stillet udstyr op. MedCom har ikke helt overblikket over, hvem det er endnu, men melder det ud, så snart vi ved det. Region Sjælland, område Syd: Anja har fået lov til at skubbe lidt på afdeling S5 og S6, og umiddelbart hjalp det lidt specielt på det ene afsnit. Der er meget fokus på det. Der er sendt meget information ud, og personalet er meget opmærksomme på, at man skal bruge udstyret. Region Syddanmark: I morgen holdes indvielse af deres telepsykiatriske center i Odense. Der er store visioner for området fremover. Har god hjælp af Syddansk Sundhedsinnovation. Det er 2 år siden, at der er købt udstyr ind til alle afdelinger, og afdelingerne bruger generelt udstyret meget. Et 2
af de afsnit (afd. 501), som er meldt ind som spydspidsafdeling, er en afdeling, som har haft rigtig svært ved at komme i gang. Jette spørger efter gode råd til at få dem i gang. Lone foreslår, at man hører dem, hvornår de har deres næste møde, og så kunne fx Eva eller en fra MedCom tage ud og deltage. Det bedste er, hvis der er en ildsjæl på afdelingen. Jette foreslår, at man gennemgår de nuværende patienter, og hvem der står for snarlig udskrivelse og så aftaler en dag. Lone prøver at arrangere et møde med dem. Region Hovedstaden: Set i bakspejlet er det ikke den rigtige afdeling, der er valgt. Problemer med udstyret og en sygemeldt centerchef. Der er en person, som har styr på udstyret og gerne vil det. Problemet ligger i ambulatoriet i distriktspsykiatrien. Lise har tilbudt, at hun gerne vil være til stede, når de skal have deres første konference. Havde næsten et møde på plads, men det blev aldrig til noget. Der er muligvis skimmelsvamp i det lokale i ambulatoriet, hvor udstyret står. Er det skimmelsvamp, skal udstyret flyttes. Der skal arrangeres et møde med sengeafdelingen, hvor Lone også gerne vil deltage. Lone foreslår, at man taler med sengeafsnittene om, hvilke kommuner man evt. kunne kommunikere med. Lise bliver udfordret pr. 1. december, hvor hun skal overtage et andet projekt pga. en kollega, der har sagt op. Lise er begyndt at kigge på andre steder i regionen, hvor det kunne være relevant at anvende video. 4. Statistik v. Lone De indberettede tal i udbredelsesprojektet for antal udskrivelser, antal indlæggelsesdage og antal videokonferencer i voksenpsykiatrien giver en god viden. Det skal fortsat indberettes pr. måned. MedCom trækker data på antal videokonferencer pr. spydspidsafdeling pr. måned. Data bruges til statistik og vil kunne indgå i rapporten fra spydspidsafprøvningen. Det har været svært at få alle tal for antal udskrivningskonferencer, og projektet har ikke fået alle tal. 5. Kommunernes områder v. alle Vestergården i Thisted Kommune hører ind under ældreområdet, selv om det politisk er besluttet, at de skal have ren psykiatri. Udegruppen kommer og bruger udstyret. Områdelederne vil gerne bruge det. Distriktspsykiatrien. Har en stor kontaktflade og rigtig mange, der gerne vil deltage. Patienterne har også mulighed for at deltage. I forhold til samarbejdet med de praktiserende læger, kan kommunen også kun komme i kontakt med dem mellem 8-9 lige som alle andre. Kunne forestille sig, at man havde et bestemt tidspunkt, hvor man kunne mødes via video med de praktiserende læger. Indskrivning, behandlingsplan, udskrivning m.m. Alle slags samtaler pr. video både med og uden borgeren. Det har været en succesoplevelse at have patienterne/borgerne med. Det gør bl.a., at behandlingen får et skub i den rigtige retning, at det, der bliver sagt på Vestergården også understøttes af en psykiatrisk læge. I opstartsfasen var så mange som muligt med til videoseancen. Der var aftalt et fast tidspunkt til møderne med regionspsykiatrien, så blev det mere naturligt, at man kom ned og deltog. Fordelen har også været, at Hanne selv har været i psykiatrien, så hun kender dem, der sidder på den anden side. Vil gerne modtage noget mere information omkring logbøgerne og brugen af dem. Lone har været ude og tale med Odense Kommune, som gerne vil bruge det til kontakt med afdeling 501, men også gerne andre parter. Det er Bostedet Tornbjerggård, der starter op i kommunen til at starte med. Lone håber, at Odense Kommune er med på næste møde. Lolland Kommune vil rigtig gerne i gang med andre afsnit end S5 og S6, men starter op med disse. 6. Fra spydspidsafprøvning til udbredelse af alle relevante afdelinger og ambulatorier v. alle Der er sendt et brev til alle psykiatriledelser, hvor der er vedhæftet statusnotat. På sidste møde talte vi om udfordringer omkring manglende udstyr samt for småt udstyr, som 3
regionerne skulle kigge på. Lise havde en gammel liste over udstyr. Hun har sendt den rundt til ejerne af udstyret og bedt dem bekræfte det aktuelle udstyr samt tilføje, hvis de havde noget nyt. Der er 3 afdelinger, der mangler. De fleste har 1 eller flere sæt. Lise vurderer, at der er behov for indkøb af 15-25 udstyr, hvis alle skal bruge det. Det viser sig, at det gamle udstyr godt kan omfigureres og komme ind under IMT. Dette gøres via fjernhåndtering. Der er ligeledes sat penge af i regionen til indkøb af udstyr. Jette har ikke lavet en undersøgelse ude på afdelingerne. Får løbende ansøgninger fra afdelinger om udstyr, og det er der sat penge af til. Jette har glemt, at hun skulle lave undersøgelsen. Alle afdelinger har udstyr, men nogle steder skal man gå langt efter det. Lone pointerer, at det er vigtigt, at man har styr på udstyret inden 1. januar 2014, da der kun er et år til udbredelsen. Man skal afveje indkøb af udstyr og hvilket udstyr i forhold til, hvor ofte en afdeling har brug for det. Løsningen med Web-cam egner sig ikke til mere end 2 personer. Vi taler en del om forskellige løsninger og meget forskellige priser. Psykiatrien Syd i Region Sjælland har stort set anlæg alle steder, men nogle af anlæggene er gamle. Anja har fået en tilbagemelding på, at nogle af anlæggene (3 stk.) er forældede og kræver formentlig nyt udstyr. Udstyret er 6-7 år gammelt og alligevel forældet. Lone bemærker, at der desværre ikke er penge i projektet til at hjælpe med indkøb af udstyr. Lone vil rigtig gerne have en implementeringsplan fra hver region og gerne inden udgangen af 2013. Med referatet sender vi det brev, som er sendt ud til alle psykiatriledelser vedr. udbredelse i 2014 blot til orientering for gruppen. Lone spørger, hvad der er brug for af informationsmateriale til alle de afdelinger, der skal i gang. Lone forestiller sig, at det er vigtigt, at der kommer et nyhedsbrev ud fx hver 2. måned, så man kan se, hvem der er i gang rundt omkring. Hvis regionerne i forvejen laver nyhedsbreve, skal vi koordinere, så der ikke kommer fra flere forskellige sider. I Område Syd i Region Sjælland sender de i forvejen et nyhedsbrev ud, og de har også en form for nyhedsbrev i Region Hovedstaden. Eva foreslår, at man laver en form for konkurrence, hvor man fx kan vinde en kurv med noget lækkert til personalet til den afdeling, der fx gennemfører flest videokonferencer indenfor et bestemt tidsrum. Lone laver et nyhedsbrev og sender til implementeringsgruppen, og så inkluderer de regionale projektledere det i det, de har i forvejen eller distribuerer det videre, hvis de ikke selv udsender noget. Lone præsenterer GoCard, som MedCom har udviklet i forhold til tolkeprojektet til udlevering til personalet. Spørger, om det kunne være en idé til dette projekt. Og hvilke budskaber skal vi fokusere på? Anja pointerer endnu engang, at vi ikke skal bruge ordet udskrivningskonference, men et lidt mere bredt begreb. Brainstorm: Hvad indbefatter telepsykiatri? Kontaktpersoner både organisatorisk og teknisk. Opkaldsmåder. Gode grunde. Fif til den gode videokonference. Eva pointerer, at det er en god idé at have et nummer, man skal henvende sig til, men som ikke er en bestemt person. MedCom laver et bud på, hvad der kunne stå på kortet, og så retter de regionale projekter til, så det kommer til at passe regionalt. Lone kunne godt tænke sig nogle billeder, som vi kunne bruge i projektet. Lise vil gerne prøve at tage nogle billeder fra en konference, hun deltager i. Og de deltagende personer skal selvfølgelig give deres accept af, at billederne må bruges efterfølgende. Lone spørger, om implementeringsgruppen har tænkt mere over, om vi skal lave en film. Eva henviser til en film, der er lavet i forbindelse med et andet projekt på OUH. Man kan finde filmen på Youtu.be http://www.youtube.com/watch?v=4gdoxufm3sc. Lone undersøger nærmere omkring en film, og om projektet har råd til en film. Det var oplagt, hvis man skulle have klinikere med, at man fx tager til Thisted, hvor det fungerer rigtig godt. Hvis projektlederne har ændringer til relevante afdelinger, må de rigtig gerne melde tilbage omkring dette snarest og inden 1. januar 2014. 4
Ligeledes en tilbagemelding på, hvad det kommer til at koste med det udstyr, der mangles. 7. Opsamling og næste møde v. Lone Lone har lavet forslag til mødedatoer for hele 2014. - 29. januar 2014, 11.00-14.30-7. april 2014, 10.00-13.30-2. juni 2014, 10.00-13.30-15. september 2014, 10.00-13.30-27. november 2014, 10.00-13.30 Iben sender booking til gruppen. MedCom kører i projektperioder som regel á 2 års varighed, og i forbindelse med at MedCom8- projektperioden afsluttes med årets udgang, afholdes MedCom8-afslutning den 12/12 i Nyborg, hvor der holdes fest. Gruppen vil blive inviteret. Link til projektet på hjemmesiden og implementeringsgruppen http://medcom.dk/wm111505. Lise opfordrer til, at hvis MedCom en anden gang sender noget ud til ledelserne, vil gruppen her gerne være CC på mailen, da der ofte kan være langt fra ledelsen og ud til projektlederne. 5