side nr. 194 Referat af bestyrelsesmøde den 24. september 2015 Tilstede: Bestyrelsen: Afbud Administrationen: Chris Cully Lis Fræer Nielsen Børge Skovsende Morten Glud Erling Sørensen Vicky E. Jensen Steffen Espersen Lars Hamrum Mødets dagsorden: 1. Protokol 2. Organisationssager 3. Administrationssager 4. Afdelingerne 5. Byggesager 6. Udvalg 7. Forskelligt 8. Næste møde Til dagsordenen forelå sagsliste, hvortil der var følgende tilføjelser: 2.4 Weekendkonference 5. kreds 3.5 Orientering omkring nyoprettede ERFA-grupper hos ejendomsfunktionærerne. 4.3 Ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 32, Engskovbakken. 4.4 Oversigt over forslag på afdelingsmøderne. 7.2 Henvendelse fra Stofa. Ad 1 Protokol 1. Protokol fra bestyrelsesmødet, den 27. august 2015 godkendtes. side nr.195
side nr. 195 Ad 2 Organisationssager 1. Postliste. 2. BL-informerer. BL-informerer nr. 4615-4915. 3. LBF-info nr. 0688-0689. 4. Weekendkonference 5. kreds. Der afholdes weekendkonference i 5. kreds den 30. og 31. oktober 2015 i Horsens. Tilmelding skal ske via boligorganisationen. Tilmelding til LH senest 9. oktober 2015. Ad 3 Administrationssager 1. Orientering omkring formuepleje år til dato. Direktøren orienterede om afkast niveau efter de første 8 måneder af 2015. 2. Forvaltningsrevision. Direktøren fremlagde udvalgte dele af forvaltningsrevision 2015. Fremgår af speciel mappe, som opbevares på direktørens kontor. 3. Lejereguleringer 2016. Direktøren fremlagde oversigt over afdelingernes m2 leje 2015/2016. 4. Politik omkring brug af sociale medier i afdelingerne. Da brugen af de sociale medier bliver mere og mere udbredt blandt beboerne i afdelingerne ønskede administrationen organisationsbestyrelsens holdning til om der skal anbefales specielle kriterier i forbindelse med at afdelingsbestyrelserne bruger f.eks. Facebook til meddelelser og kommunikation. Organisationsbestyrelsen mener ikke at organisationen skal blande sig i hvorledes dette foregår i afdelingerne, dog bør der vejledes fra administrationen om eventuelle faldgrupper som man skal forsøge at undgå at falde i. Derudover anmodes administrationen om at undersøge ved BL om der findes retningslinier for brugen af de sociale medier i en boligorganisation. 5. Orientering omkring nyoprettede ERFA-grupper hos ejendomsfunktionærerne. Direktøren oplyste, at driftsafdelingen i samarbejde med ejendomsfunktionærerne har nedsat 3 grupper blandt ejendomsfunktionærerne, som skal mødes, drøfte og komme side nr. 196
side nr. 196 med gode ideer til forøgelse af samarbejdet i dagligdagen afdelingerne imellem med henblik på bedre udnyttelse, af både de menneskelige og materielle ressourcer. 6. Orientering omkring drift i afdelingerne. Direktøren orienterede herom. Ad 4 Afdelingerne 1. Godkendelse af budget afdeling 38. Ingen beboere havde mødt frem til ordinært afdelingsmøde i afdeling 38, Tousvej. Budget 2016 blev forelagt og efterfølgende vedtaget af organisationsbestyrelsen. 2. Orientering omkring manglende afdelingsbestyrelser efter afdelingsmøder. Direktøren oplyste, at det desværre ikke var lykkedes at få valgt afdelingsbestyrelser i 3 afdelinger: Afdeling 20, Vestergade, afdeling 24, Bødker Balles Gård samt afdeling 38, Tousvej. 3. Ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 32, Engskovbakken. På vegne af mere end 25 % af beboerne i afdeling 32, Engskovbakken var modtaget henvendelse fra 2 beboere i afdelingen med ønske om afholdelse af et ekstraordinært afdelingsmøde. Begrundelsen for afholdelse af mødet er utilfredshed med afviklingen af det ordinære afdelingsmøde den 4. september 2015 samt mistillid til en del af den nuværende afdelingsbestyrelse. Med anmodningen var vedlagt 5 sider med underskrifter. Organisationsbestyrelsen besluttede at anmode den siddende afdelingsbestyrelse om inden 2 uger at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde med mindst 2 ugers varsel, jf. Kapitel 4, 15 Stk. 7 i boligorganisationens vedtægter. 4. Oversigt over forslag på afdelingsmøderne. Direktøren oplyste, at oversigten desværre ikke var helt ajour på nuværende tidspunkt, idet der mangler svar fra enkelte afdelinger. Den færdige oversigt vil blive udsendt så snart den foreligger. Ad 5 Bygge- og renoveringssager 1. Orientering om ansøgning om tilskud fra egen trækningsret. Ingen sager til behandling. 2. Orientering om ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Ingen sager til behandling. side nr. 197
side nr. 197 3. Orientering om bygge- og renoveringssager. Afdeling 7, Illerupvej. Sagen kører men der er stadig mange udfordringer. Afdeling 16, Græsvangen. Direktøren orienterede om byggesagen, som kører efter planen. Der havde d.d. været rejsegilde på det nye fælleshus. Afdeling 52, Skødstrupbakken. Direktøren oplyste om sagen Afdeling 53, Sandkåsvej. Direktøren orienterede om byggesagen. Direktøren oplyste, at han var blevet anmodet om at blive permanent medlem af Beboerklagenævnet i Aarhus og at han have accepteret dette. Organisationsbestyrelsen noterede sig dette med tilfredshed. Ad 6 Udvalg 1. Medieudvalget. Ingen nye sager at forelægge. 2. Oplysnings- og kursusudvalget. Formanden oplyste, at der afholdes møde i udvalget den 29. september 2015. 3. Ferieboligudvalget. Ingen nye sager at forelægge. 4. Fritidsudvalget. Formanden orienterede om at der forsøges afholdt et håndbolds arrangement i efteråret eller efter Jul. 5. Informationsudvalget. Formanden orienterede om kommende udsendelse af Information til beboerne. Ad 7 Forskelligt 1. Status kommende studietur. Formanden orienterede om studieturen. side nr. 198
side nr. 198 2. Henvendelse fra Stofa. Der var modtaget en henvendelse fra Stofa med tilbud om informationsmøde om nye tiltag af interesse for beboerne i de berørte afdelinger, der har Stofa. Administrationen tager kontakt til Stofa om et møde i administrationen gerne en torsdag, hvor der er møde i organisationsbestyrelsen. Ad 8 Næste møde Næste møde afholdes: torsdag, den 29. oktober 2015 kl. 17.00. Mødet hævet. Lars Hamrum / Chris Cully sekretær formand side nr. 199