Dansk Orienterings-Forbund Til Udvalgets medlemmer HB Referat planudvalget nr. 3/2008 Mødested: Fyntours, Sivmosevænget 4, 5260 Odense S Mødedato: Mandag den 24. november 2008 kl. 17.00-21.00 Mødeindkaldte: Thomas Lindschouw, Formand (TL) Mogens Nielsen, Syd (MN) Keld Gade, Nord (KG) Bjarke Sucksdorff, Øst (BS) Lars Thestrup, Banelægning (LT) Bendt Frandsen, Kalender & skovadgang (BF) Aake Jönsson, Elitekalender (AaJ) Mads Ingvardsen, dir. (MI) Afbud fra: Ole Husen, O-service (OH) Jens Jørgen Lyngaa, Dommere & Kontrollanter (JJL) Johan Holkmann Jakobsen/MTB-O Finn Arildsen, Løbs IT (FA) Ove Gasbjerg, Friluftsrådet, (OG) Referat: Thomas Lindschouw, (TL) Der blev budt særligt velkommen til Aake Jönsson og Mads Ingvardsen, der deltog som ansatte, hhv. landstræner og direktør for DOF. Den nye personalesituation for forbundet blev beskrevet. Der er nu 3 fastansatte på fuld tid, mens en række nøglepersoner er antaget på projektkontrakter. Der er ofte afsat penge til disse deltidsansættelser i projektmidlerne. Endvidere er der ved at blive etableret et kontor i Idrættens Hus, som skal danne rammen om et fagligt miljø i dagligdagen. AaJ oplyste, at han vil være på kontoret i en del af sin arbejdstid. Dagsorden: A. Godkendelse af referat 1. Møde 2/2008, onsdag den 18. juni 2008. Godkendt B. Debatpunkter Fremadrettet Referat 3/2008 side 1 af 5 Planudvalget
1. Kalender 2010 / MN, BS, KG a. Er A-stævner på plads b. Er WRE-stævner på plads c. Aftale om tilstræbt sluttidspunkt? Planlægningen er så vidt fremskreden, at der kun er ganske få uafklarede A- stævner i 2010. Det drejer sig om DM-nat den 10.4., som står foran en snarlig løsning i Nordkredsen. DM ultralang har Odense OK forudsat, at den kan etableres som massestart formentlig med sløjfer. AaJ støtter idéen, som praktiseres i Sverige. Planudvalget har tidligere været positiv over for tanken, men savner en ansøgning med beskrivelse af det koncept, som tænkes anvendt. MN efterlyser en konkret ansøgning eller beskrivelse fra OO. AaJ vender tilbage primo december med de påtænkte WRE-stævner for 2010. Nordjysk 2-dages er fastlagt til den 13. 14.3.2010. Procedure for fremtidig terminslisteplanlægning drøftet med udgangspunkt i erfaringerne omkring 2010. MI modtager IOF-post og er generelt den, som modtager mest og frem for alt tidlig orientering om relevante aktiviteter. De tre terminslisteførere efterlyser en samlet, opdateret og pålidelig liste, som omfatter - elitekalenderen - MTB-O eliteaktiviteter - ungdomskurser Aftalt at MI opretter og vedligeholder en sådan liste, eksempelvis i excelformat. Listen skal starte med aktiviteter i 2010. I øvrigt er der konstateret et behov for at orientere og uddanne klubberne om brugen af O-Service mht. stævner som ligger flere år ud i fremtiden. Terminslisteførerne er opmærksomme på situationen og behovet. 2. Langtidskalenderen 2011 inkl. Elitekalender og MTB-O og frem a. Status og procedurer her for Se under pkt. B1. MI danner liste til brug for næste møde, således at form, indhold, forventninger m.m. kan drøftes. 3. Kursusaktivitet / MI, TL a. A-stævnekursus d. 10.1. Indbydelse er sat på O-Service og instruktører er bortset fra en enkelt fundet. Betaling sker via O-Service og ikke på dagen, som angivet i indbydelse. b. Skovkontaktseminar den 17.1. Indbydelse er sat på O-Service og MI spørger og finder personer til at stå for Poster i skoven og MTB-O-delen. Betaling sker via O-Service og ikke på dagen, som angivet i indbydelse. c. O-Service/klubadministratorer Det er nu aftalt, at MI er tovholder i projektgruppen omkring udvikling af faciliteterne i O-Service. MI er samtidig kontaktperson over for Carsten Stenberg og har haft den første dialog. Referat 3/2008 side 2 af 5 Planudvalget
Det er et element i aftalen vedr. O-Service, at DOF skal udbyde årlige kurser møntet på klubadministratorerne. Det har været praktiseret, men MN, KG og BS finder, at behovene og efterspørgslen i dag er anderledes. MN, KG og BS oplever nu, at de almindelige praktiske spørgsmål fra klubadministratorer ender på deres bord, hvilket i høj grad eliminerer behovet for kurser. Man efterlyser i stedet en udbygning af hjælpefunktionen og en FAQ. MI har talt med Carsten Stenberg og mener ikke disse ændringer og ønsker vil støde på hindringer. MN, KG og BS har som kredsadministratorer nogle supplerende ønsker til programmets funktioner aftalt at kredsadministratorerne koordinerer deres ønsker, sender disse til MI, som bringer disse videre til Carsten Stenberg. d. B/C-stævnekurser MN og KG spurgte til dette. Aftalt at disse kan/skal foregå på kredsudvalgenes initiativ evt. v/ kredsudvalgenes medlemmer i planudvalget. TL kan bidrage med nye elementer af det nye / kommende reglement. 4. Opretholde registrering af kontrollanter Gert Pedersen / (TL) Gert Pedersen og Klaus Staugaard vedligeholder en liste over kontrollanter og andre tillidsfolk med tilknytning til løb på vor løbskalender. Enighed om at planudvalgets interesse kunne ligge hos JJL, som skal finde folk til tillidshverv til DM er m.m. Aftalt at TL taler med JJL om planudvalgets interesse i at opretholde listen. Eftf.: Aftalt med JJL, at planudvalget ikke ønsker at listen opretholdes, hvilket er viderebragt. 5. Fremtidig mødestruktur a. Frekvens b. Indhold, oplæg m.m. Udvalgets medlemmer ønsker, at antallet af årlige møder fortsat skal være 3 og ønsker mødeformen fortsat. En del ønsker at opretholde Odense som mødested, selv om vi kan få lokaler i Middelfart frem over. MI oplyser, at Carsten Lausten kan sørge for, at vi får stillet lokaler til rådighed. MI træffer de fornødne aftaler med Carsten Lausten. I øvrigt fremgår de aftalte mødedage i 2009 af mødeplanen neden for. Mødet i april vil indeholde høring omkring forbundets strategiplan, som skal behandles i løbet af 2009. 6. Resultatdatabase vedr. DM er historik m.m. Kai Laursen, Aalborg OK har tidligere ønsket, at forbundet gemmer eller bevarer DMresultater, da disse forsvinder i takt med at løbshjemmesider lukkes ned. Senest har OK Pan v/ Ebbe Nielsen og Kell Sønnichsen i tilknytning til høringsfasen omkring reglement 2009 gjort samme synspunkt gældende og samtidig vist, at en stor del af DMresultater for de sidste 10 år ikke længere er tilgængelige. AaJ oplyste, at IOF formentlig vil løbe ind i samme problem, hvis det ikke allerede er tilfældet. Generel enighed om, at idéen med at forbundet samler resultater fra DM er for eftertiden, er god. LT oplyste, at han gerne vil påtage sig opgaven med at samle og opbevare de nævnte resultater. Opgaven har 2 ben, nemlig a. Fremadrettet gældende for 2009 - at printe eller på anden vis lagre alle DMresultater (samlede lister) og b. Historisk dvs. frem t. o. m. 2008 fremskaffe og eftf. opbevare DM-resultater. Disse skaffes fra løbshjemmesider, DM-arrangører samt fra Kai Laursen, som har en betydelig mængde data fra tidens DM er. Referat 3/2008 side 3 af 5 Planudvalget
Der er pt. ikke besluttet, om dataene skal gøres tilgængelige via hjemmesiden / database og i givet fald på hvilken måde. C. Status Igangværende opgaver 1. Aktionsplan for skovadgang / OH, BF a. Afskaffelse / lempelse af B-skovsbegreb BF klør på med opgaven og efterlyser og fremskaffer i den anledning en rapport fra Torben Lynge Madsen, som beskriver orienteringsløbs indvirkning på skovene. Det har pt. ikke været muligt med et centralt gennembrud hos Skov- og Naturstyrelsen, selv om der har været møde med deltagelse af bl.a. Dorthe O. Andersen fra DIF. Læren er i øvrigt, at det lokalt kan være muligt at få lempet eller flyttet B-skove med den effekt, at der fra tid til anden kommer nye terræner til disposition. 2. Økonomi 2009 status på ansøgte skovmidler / BF To klubber med anmeldte eller forventede arrangementer i private skove har ikke ansøgt om støtte. BF kontakter disse klubber. I 2008 vil det budgetterede beløb til skovadgang næppe blive brugt fuldt ud. 3. Udpegning af kontrollanter og dommere f. 2009 Skovlukninger / JJL Reglementets tidsfrist på 1 år for forbundet til at finde kontrollanter m.fl. overholdes nu. AaJ tilbyder sig som konsulent til at gennemse og kommentere baneforslag til eliteklasserne ved fremtidige DM er. 4. Reglement 2009 / TL TL orienterede om, at Reglement 2009 har været i høring på de tre klubledermøder i november og været til behandling i HB eftf. Det er køreplanen, at de sidste ændringer indføjes, de samlede forslag behandles på HB-møde den 22.1.2009 med henblik på, at det nye reglement kan træde i kraft straks. D. Efterretning sager til orientering 1. Skiltesag BF BF oplyste, at han har været til møde med Vejdirektoratet omkring Spring Cups adgang til skiltning på statsveje. Spring Cup er blevet anmodet om, at fremkomme med mindre skilte, hvilket BF følger op på. 2. Hindsgavl Dyrehave/Middelfart OH I f. den lokale klubs hjemmeside er hele processen om etablering af dyrehave sat i stå eller rettere på pause. 3. Møde i Friluftsrådet adgang til fladefærdsel / BF, MI BF og MI deltog og fandt mødet positivt, om end holdningerne er stærkt modstridende. Der er særligt fokus på nordsjællandske forhold omkring naturpark, idet vilkårene umiddelbart får det til fremstå som om orienteringsløb ikke vil være muligt. Det fremgik af mødet, at dette er overdrevet. BF og MI checker referatet / opfølgning fra møderækken, når dette kommer og gør indsigelse, hvis referatet ikke er dækkende eller retvisende på dette punkt. Referat 3/2008 side 4 af 5 Planudvalget
4. Banelægningskonkurrencen Er aflyst i 2009 men vil genopstå i 2010. E. Kommunikation Hvad og hvordan De to kurser i januar A-stævnekursus 10.1. og skovkontakt den 17.1. er annonceret: Desuden mangler planudvalget en webmaster. Aftalt at BS påtager sig denne funktion, som primært består i, at få opdateret oversigt over udvalgets medlemmer og ansvarsområder samt få lagt referater og indbydelser ind. F. Eventuelt Mødeplanen (se B.5) 2009 Lørdag den 10. januar 2009 A stævnekursus Odense Nyt reglement 2009 Lørdag den 17. januar 2009 Skovkontrakter Odense Mandag den 20. april 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Odense? Bl.a. strategiplan Mandag den 22. juni 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Odense? Mandag den 23. november 2009 Fagudvalgsmøde, Plan Odense? Opdateret 10. december 2008 Referat 3/2008 side 5 af 5 Planudvalget