Referat Netværksmøde e-dok nøglepersoner 11. maj 14.00 15.30 Auditoriet Herning
Dagsorden: 1. Ny brug af lokale tilføjelser (DH) 2. Status på døde link, der pegede ned i e-dok classic (DH/MJ) 3. Mediebiblioteket status (DH) 4. Nye funktioner (søgefunktion) (MJ) 5. Fælles specialespecifik samling (DH) 6. Brug af send link funktionen (DH) 7. Nyt fra koordineringsteamet/regional styregruppe (MJ) 8. Nyt fra HEV styregruppe (DH) 9. Evt 10. Næste møde
Punkt 1: Ny brug af lokale tilføjelser Baggrund og konsekvens af den nye beslutning fjernelse af tomme lokale tilføjelser en opgave for dokumentkoordinatorer Hvordan HEV-Fælles vil håndtere det: evt høres hos AL/HL om behov for lokal tilføjelse hvis ikke lokal tilføjelse => læsekvittering hos én eller flere fra HL (1.3.1.2 Håndtering af distribuerede regionale e-dok dokumenter, HEV) Hvordan KBA styrer processen (se næste slide) Referat: Lokale tilføjelser fylder meget i systemet, da der bliver dannet et ekstra dokument for hver lokal tilføjelse. Det bevirker, at søgning tager længere tid og der vil også blive tale om dyrere drift, hvis vort samlede dokumenttal stiger over en fastsat grænse. Lokale tilføjelser skal fremadrettet have et reelt indhold ikke blot acepteret af.../anvendes i xx-afd. Det er vigtigt at huske, at lokale tilføjelser med fagligt indhold, link til andre dokumenter mm stadig er tilladelige. Pr 15. august skal tomme lokale tilføjelser være fjernet. Der er stor forskel på, hvordan afdelingerne tidligere har anvendt lokale tilføjelser og håndteret processen. I flere afdelinger er en afdelingsledelse selv dokumentkoordinator og accepterer distributionen. De afdelinger har derfor ikke anvendt en lokal tilføjelse som signal om, at ledelsen har godkendt dokumentet. Det kan være relevant at man reviderer eget dokumentstyrings-dokument og deri indskriver, at man sletter lokale tilføjelser med accept fra AL. De historiske lokale tilføjelser kan fremfindes i redaktørmiljøet. For nogle afdelinger vil der være brug for information til slutbrugerne, da de har vænnet sig til, at se efter afdelingens lokale tilføjelse. Koordineringstemaet er i gang med at sætte information i Midt-nyt og evt udarbejde plakater.
Hvordan KBA styrer processen E-dok - pushede dokumenter 2 kvt. 2016 Pushet dokument Lokal tilføjelse Læsekvitt. hos Accepteret Gl. dok. fjernet Placering i Træstruktur 1.30.2. Flagregulativ, HEV nej nej ja 30.27. ORG 1.31.1.2.2 - Intro til arbejdsmiljø for nyansatte KW AMIR ja intet AMIR 2.18.0 - Patienttransport, oversigt nej SEK+AL+FL ja intet ORG+PRÆ 2.9.5.1 Temperaturovervågning af lægemidler i medicinrum m.v AFVIST Patientinformation om blodtransfusion nej nej ja BLOD+INFO 1.2.7.5 - Ident. Af borgere med ID armbånd i sektorovergange ml. kommune og hospital AFVIST 1.2.10.1.10 - sagsbehandling af rettighedsklager KW AL ja intet ORG 1.2.10.1.11 - Håndtering af patienterstatningssager nej AL+Kval ja ja ORG 1.2.10.1.1 - Håndtering af patientklager med og uden dialog nej AL+Kval ja ja ORG 1.2.10.1.3 - Forberedelse af diaglog ifm. Patientklager nej AL ja ja ORG 1.2.10.1.4 - Afholdes af dialog.. nej AL ja intet ORG 1.2.10.1.8 - Håndtering af disciplinærnævnssager nej AL ja intet ORG 1.2.10.1.9 - Vejledning til patienter vedr. klager nej AL+FL ja ja ORG
Punkt 2: Status på døde link, der pegede ned i e-dok classic d. 2. maj blev der lukket for omdirigeringen af link, der pegede ned i e-dok classic. d. 3. maj blev der kørt et træk på døde link. Trækket bliver videresendt torsdag. fremadrettet HUSK at anvende kædeikonet, når der indsættes link til e-dok dokumenter Referat: De fleste afdelinger har stadig dokumenter med link, der peger ned i e-dok classic. Den nye oversigt er sendt til e-dok nøglepersoner.
Punkt 3. Mediebiblioteket status de faste URL-adresser skulle virke (oversigtskort HEV er opdateret) der er kommet udsættelse på implementering af nye brevskabeloner! den regionale styregruppe er blevet bedt om at drøfte behov for at kunne tilgå hinandens oversigtskort mm på tværs af hospitalsenheder. Er der andet end oversigtkort, der kunne være gavnligt, at kunne tilgå for alle? erfaring fra gruppen her! Referat: Intet
Punkt 4: Nye funktioner (søgefunktion) Fremvisning af ny søgefunktion Status på implementeringen Referat: Merete Jensen fremviser testversionen af søgefunktionen (se næste slides). Der ligger faglige ordbøger bag søgefunktionen. Forhåbentlig kommer den nye søgefunktion i drift i juni 2016. Fra netværksgruppen spørges om der arbejdes med e-dok App en. Merete svarer, at der ikke lige nu pågår udviklingsarbejde ift App en.
Netværksmøde HEV 11.05.16 www.regionmidtjylland.dk
Semantisk søgning Et særligt sproglag behandler og udvider brugernes forespørgsler. Stavekontrol Synonymer Bøjninger Relationer 9 www.regionmidtjylland.dk
Stavekontrol Op mod 15% af alle søgninger indeholder en stavefejl, typisk i produkt- eller egennavne. Ordbøger stavekontrollerer ordet ved at benytte særlige regler for ordblindhed, bogstavombytning og fonetik. Automatisk stavekontrol eller mente du? -funktionalitet. 10 www.regionmidtjylland.dk
Synonymer og relationer Halvdelen af alle søgninger giver resultater, der kun bliver fundet via synonymer. Begrebsklynger, frem for enkelte ord. Over en halv million synonymer og sætningsrelationer. 11 www.regionmidtjylland.dk
Indholdsdrevne begrebsklynger Indekseret indhold kan automatisk tilføjes til sproglaget, med relationer og synonymer. Flere fundne dokumenter Højere kvalitet i søgeresultatet Mindre manuelt vedligehold 12 www.regionmidtjylland.dk
Adaptiv rankering Brugernes adfærd afspejles i placeringen af dokumenter i søgeresultatet. Oftest klikkede dokumenter vægtes og søge-resultater skifter placering uden tidskrævende redaktionel indgriben. 13 www.regionmidtjylland.dk
Type ahead Søgefeltet kan autoudfyldes med oftest søgte ord. Brugeren får en hurtig adgang til relevante dokumenter, uden at skulle forbi en særskilt søgeresultatside. 14 www.regionmidtjylland.dk
Facettering Kategoristruktur afspejles i søgeresultatet. VIP 15 www.regionmidtjylland.dk
Dokument- og søgevægte Områder og dokumenttyper kan tildeles vægte, der forbedrer søgekvaliteten. Statisk (felter og dokumenter) Dynamisk (søgeprofiler) <Property name="title" weight="0.95" /> <Property name="content" weight="0.90" /> <Property name="forfattere" weight="0.85" /> <Property name="leveldisplay" weight="0.80" /> <Property name="level1" weight="0.80" /> <Property name="level2" weight="0.80" /> <Property name="level3" weight="0.80" /> <Property name="publisherdisplay" weight="0.80" /> <Property name="attachmenttitle" weight="0.85" /> <Property name="attachmentcontent" weight="0.84" /> 16 www.regionmidtjylland.dk
Nyt fra e-dok koordineringsteam Månedlige nyhedsbreve lægges ud under e-dok hjælpesiden Nyhedsbrev for april 2016 17 www.regionmidtjylland.dk
Punkt 5: Fælles specialespecifik Fremvisning af samlingen samling Fælles specialespecifik dokumentsamling placeret på regionalt niveau, regional retningslinje Referat: Hvis andre afdelinger ønsker at benytte muligheden for, at lægge dokumenter i den fælles specialespecifikke dokumentsamling, kan der i ovennævnte dokument ses, hvordan man tager kontakt.
Punkt 6: Brug af send link funktionen funktionen fremvises både fra redaktørmiljøet og fra slutbrugermiljøet. Referat Det kan være en ide, at indsætte dokumentets titel i stedet for ens eget navn. Så kan modtageren se, hvilket dokument det handler om, Det kan ligeledes være en fordel, også at sætte sig selv på som modtager, så kan man se, at man har sendt mailen. Der er ikke andre steder man kan se, at der er sendt mail.
Punkt 7: Nyt fra koordineringsteamet/regional styregruppe Merete Jensen informerer Referat Relevante opgaver formidles via nyhedsbrevet.
Punkt 8: Nyt fra HEV styregruppe der har været styregruppemøde d. 2. maj, referat ligger på hjemmesiden. På mødet drøftede vi: ændret procedure for lokale tilføjelser mediebiblioteket fælles specialespecifik dokumentsamling
Punkt 9: evt Referat Intet.
Punkt 10: næste møde Næste møde om ca ½ år.