ShoreTel 265 IP-telefon brugervejledning

ShoreTel 265 IP-telefon brugervejledning

Ophavsrettigheder til dokumenter og software Copyright 1998 2010 tilhørende ShoreTel, Inc., Sunnyvale, California, USA. Alle rettigheder forbeholdes. Trykt i USA. Indholdet af denne publikation må ikke på nogen måde eller i nogen form gengives eller videresendes, hvad enten dette sker elektronisk eller mekanisk, uanset hvad formålet måtte være, uden forudgående, skriftlig tilladelse dertil fra ShoreTel, Inc. Varemærker ShoreCare, ShoreWare og ShoreGear er registrerede varemærker tilhørende ShoreTel, Inc. i USA og/eller i andre lande. ShoreTel, ShorePhone, Office Anywhere og ShoreTel Smart er varemærker tilhørende ShoreTel, Inc. i USA og/eller i andre lande. Patenter Dette produkt er omfattet af et eller flere af følgende patenter: United States patent 6,996,059, United States patent 7,003,091, United States patent 7,167,486, United States patent 7,356,129, Canadian patent 2,316,558, United States patent 7,379,540, United States patent 7,386,114, United States patent 7,450,574 og United States patent 7,450,703. Produktet er også omfattet af andre patentansøgninger, som er under behandling. ShoreTel, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Versionsinformation PN 850-1132-02 ShoreTel 265 IP-telefon brugervejledning Dato: 10-03-2010 Virksomhedsoplysninger ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 USA Telefon: +1.408.331.3300 / +1.800.425.9385 Fax: +1.408.331.3333 www.shoretel.com

Indhold SÅDAN KOMMER DU I GANG.................................... 5 Din telefons display......................................... 6 Baggrundsbelysning........................................ 6 Guide til statusikoner........................................ 7 LOG IND..................................................... 11 HÅNDTERING AF OPKALD - GRUNDLÆGGENDE FUNKTIONER........ 12 Sådan foretages opkald...................................... 12 Brug håndsættet........................................ 12 Brug højttalertelefonen.................................. 12 Brug hovedsættet....................................... 12 Besvar opkald............................................. 13 Brug håndsættet........................................ 14 Brug højttalertelefonen.................................. 14 Brug hovedsættet....................................... 14 Send opkald videre til voicemail........................... 14 Omdiriger opkald....................................... 14 Besvar yderligere opkald..................................... 14 Overfør et opkald.......................................... 15 Hold telefonmøde.......................................... 15 Brug interkom............................................. 16 Sæt opkald på hold eller annuller hold.......................... 17 Genkald og tjek mistede opkald............................... 17 AUDIOKONTROL.............................................. 18 Juster volumen på ringetone.................................. 18 Juster håndsættets volumen.................................. 18 Juster hovedsættets volumen................................. 18 Juster højttalertelefonens volumen............................. 18 Dæmp aktivt opkald........................................ 18 VOICEMAIL................................................... 19 Log ind på hovedmenu...................................... 19 Log ind fra et andet lokalnummer.............................. 19 Log ind fra ekstern telefon.................................... 19 Sådan lægger du en besked samt indstillinger for beskeder......... 25 INDSTILLINGER............................................... 26 Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil..................... 26 Skift Automatisk rør af-præference............................. 28 Skift ringetone............................................. 29 Programmer de brugerdefinerede taster........................ 30 Ændr agentstatus.......................................... 32 Aktiver eller deaktiver håndfri tilstand........................... 33 BIBLIOTEK................................................... 34 3

HÅNDTERING AF OPKALD - AVANCEREDE FUNKTIONER............. 35 Programmerbare brugerdefinerede taster....................... 35 Broopkaldsvisninger........................................ 38 Silent Monitor / Afbryd...................................... 40 Lydløs coach.............................................. 40 Shared Call Appearences.................................... 41 Programmerbare knapper................................ 41 Shared Call Appearance for indgående og udgående opkald........ 42 Indgående opkald...................................... 42 Overvågning af lokalnummer................................. 42 Besvarelse af et overvåget lokalnummers opkald.............. 43 Whisper-side.............................................. 44 Besvar Night Bell........................................... 44 Afbryd eller aktiver Hunt Group-status.......................... 45 Overhead Paging........................................... 45 Brug gruppepaging......................................... 45 Parker og fjern parkering på opkald............................ 46 CALL MANAGER-SOFTWARE.................................... 47 WEB ACCESS................................................. 48 PROBLEMLØSNING............................................ 49 Se telefoninformation....................................... 50 Genstart din telefon......................................... 51 HURTIGGUIDE TIL GENERELLE STJERNEKODER..................... 52 Funktioner for tildeling af lokalnummer.......................... 52 4

SÅDAN KOMMER DU I GANG Velkommen til din ShoreTel IP-telefon! Din telefon har mange enestående funktioner, inkl. en intuitiv visuel grænseflade, brugerdefinerede taster, bibliotek for hurtige opkald, opkaldshåndteringstilstande til, når du ikke vil forstyrres, interkom, telefonmøder og meget mere. Håndsæt med fingerstøtte Højttaler Giver bredbåndslyd af høj kvalitet. Rulletast Vælg indstillinger i grænsefladen. TFT-LCD farvedisplay 2.7 tommer 320 x 240 pixel Displaytaster Kontekstfølsomme funktioner, der defineres på displayet. Indikator-LED Blinkende lys gør brugeren opmærksom på indkommende opkald og ikke-afspillede beskeder. Brugerdefinerede taster Seks brugerdefinerede taster med LEDindikatorer i tre farver kan konfigureres som opkaldstaster, overvågede lokalnumre eller kortnummertaster. Stik til hovedsæt Stik til håndsæt Tastatur Skabelon med funktionstaster Vinylskabelon med internationale symboler. Volumenkontroltaster Volumentast styrer håndsæt, hovedsæt, højttaler og ringevolumen. Tasterne for Dæmp, Højttaler og Hovedsæt lyser, når funktionerne er aktiveret. Funktionstaster Udfører grundlæggende telefonfunktioner. Mikrofon 5

Din telefons display Din ShoreTel IP-telefons display viser dit navn og dit lokalnummer, opkaldshåndteringstilstand, opkaldsvisninger, overvågede lokalnumre, opkald, opkaldsvarighed, voicemail, dato og tid, funktioner for displaytaster og din telefons driftsstatus. ShoreTel 265 inaktivt display Sarah Smith Dit navn Agenttilstand 217 Dit lokalnr. Ikke-afspil. beskeder 16:18 21. maj admin Opsamling Fjern parkering Tils. Kortnummer Mistede opkald Displaytaster Baggrundsbelysning Når din telefon ikke bliver brugt i mange minutter adgangen, dæmpes baggrundsbelysningen, og skærmen vil kun være oplyst med halv styrke. Hvis telefonen er inaktiv i en yderligere, konfigurerbar 1 periode på måske en time eller længere, vil baggrundsbelysningen blive slukket helt. Baggrundsbelysningen vender tilbage til fuld styrke, hvis nogen af tasterne på telefonen bliver trykket ned, eller hvis telefonen modtager et indkommende opkald. 6 1. Angives i parameteren BackLight i den konfigurerbare tekstfil. Se ShoreTel administrationsguide for yderligere oplysninger.

Guide til statusikoner Din ShoreTel IP-telefon har ikoner, der er med til at vise, hvad enhedens driftsmæssige status er. Nedenstående tabel indeholder oplysninger om ikonerne samt yderligere oplysninger om LED-farverne og de forskellige blink, der indikerer de forskellige driftsmæssige tilstande. LEDfarvereferencerne gælder kun for IP265-, IP560/560g- og IP565g-modeller, der understøtter et LED-display med tre farver for de brugerdefinerede taster. De værdier, der er vist i tabellen nedenfor, gælder for ShoreTel 6.1 (version 11.15.2603.0) eller højere. Ikon Blink Ikon LED-farve og blinksekvens Tilstand Opkaldsvisninger - tilstande Slukket Inaktiv Orange Konstant Inaktiv og DND Slukket Inaktiv og besked venter Orange Konstant Inaktiv, besked venter og DND Grøn Konstant Rør af Grøn Konstant Aktivt opkald Grøn Konstant Aktivt telefonmøde Grøn Konstant Sat på hold eksternt Grøn 1000 ms tændt, 1000 ms slukket Tilbyder opkald Orange 250 ms tændt, 250 ms slukket Opkald på hold eller parkeret eller telefonmøde 7

Ikon Blink Ikon LED-farve og blinksekvens Tilstand Rød Konstant Whisper-kald-opkald Rød Konstant Aktivt Whisper-opkald på dæmp Tilstande for overvågning af lokalnumre Slukket Inaktiv Orange Konstant Inaktiv og DND Slukket Inaktiv og besked venter Orange Konstant Inaktiv, besked venter og DND Grøn 1000 ms tændt, 1000 ms slukket Tilbyder opkald Grøn Konstant Aktivt opkald taget Orange 250 ms tændt, 250 ms slukket Opkald på hold eller parkeret eller telefonmøde Rød Konstant Overvåget lokalnr. med aktivt opkald Rød Konstant Overvåget lokalnr. i telefonmøde Grøn 200 ms tændt, 100 ms slukket, 700 ms tændt, 1000 ms slukket Overvåget lokalnr. med aktivt opkald + tilbyder opkald 8

Ikon Blink Ikon LED-farve og blinksekvens Tilstand Grøn 800 ms tændt Orange 200 ms tændt Overvåget lokalnr. taget Opkald + overvåget lokalnr. med aktivt opkald Orange 200 ms tændt, 100 ms slukket, 200 ms tændt, 500 ms slukket Overvåget lokalnr. taget Opkald og hold + overvåget lokalnr. med aktivt opkald Orange 200 ms slukket Grøn 800 ms slukket Orange 200 ms slukket Grøn 100 slukket Overvåget lokalnr. taget Opkald + overvåget lokalnr. holder aktivt opkald Bridged Call Appearancetilstande Slukket Inaktiv Grøn 1000 ms tændt, 1000 ms slukket Tilbyder opkald Grøn Konstant Aktivt opkald taget Rød Konstant Linje i brug Orange 250 ms tændt, 250 ms slukket Opkald på hold eller parkeret eller telefonmøde Funktionstast med tilstande for lokalnummermål Slukket Inaktiv eller tilbyder opkald Rød Konstant Opkald forbundet eller på hold 9

Ikon Blink Ikon LED-farve og blinksekvens Tilstand Orange Konstant DND Rød Konstant (Kun opringning/overførsel til postboks) MWI Grøn 1000 ms tændt, 1000 ms slukket (Opsamling, Tag/fjern parkering, Besvar kun Night Bell) tilbydes Orange 250 ms tændt, 250 ms slukket (Fjern parkering, Kun tag/fjern parkering) På hold/parkeret Funktioner til aktiver/deaktiver (Optag, Whisper, Dæmp) Slukket Funktion slukket Orange Konstant Funktion tilgængelig Orange 500 ms tændt, 500 ms slukket Optag aktiv Orange 500 ms tændt, 500 ms slukket Whisper dæmp aktiv 10

LOG IND Hvis du bruger din telefon for første gang, og der ikke er tildelt et lokalnummer, står der Tilgængelig på telefonens display. Du kan foretage opkald, men du kan ikke modtage dem. Du skal logge ind, skifte adgangskode, optage dit navn og tildele dit lokalnummer til telefonen. For at logge ind: Voice Mail Trin 1 Tryk på. Trin 2 Trin 3 Indtast det lokalnummer, som din administrator har tildelt dig. Hvis din systemadministrator har tildelt dig en adgangskode, skal du indtaste den nu (ellers skal du indtaste standard-adgangskoden 1234) og trykke. Trin 4 Indtast en ny adgangskode efterfulgt af. Spørg din systemadministrator om adgangskodens længde. Gentag for at bekræfte adgangskoden. Trin 5 Optag dit navn og tryk og tryk derefter på en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet Annuller Trin 6 For at tildele dit lokalnummer skal du trykke for postboksindstillinger og så trykke for at tildele lokalnummeret igen. Derefter skal du trykke. Du er nu logget ind. Din telefon kan modtage opkald, og du kan tjekke, om du har nye beskeder. Hvis du har de fornødne tilladelser (som din systemadministrator har indstillet), kan du logge ind på alle ShoreTel-telefoner i dit netværk for at tildele dit lokalnummer til den pågældende telefon. 11

HÅNDTERING AF OPKALD - GRUNDLÆGGENDE FUNKTIONER Sådan foretages opkald Brug håndsættet For at foretage en intern opringning skal du løfte håndsættet og ringe til lokalnummeret. For at foretage en ekstern opringning skal du først indtaste adgangskoden til linjen og derefter telefonnummeret. For at afslutte et opkald skal du lægge håndsættet på. Brug højttalertelefonen For at foretage en intern opringning med højttalertelefonen, skal du trykke på tasten for højttalertelefonen og ringe til lokalnummeret. For at foretage en ekstern opringning skal du først indtaste adgangskoden til linjen og derefter telefonnummeret. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for højttalertelefonen. Brug hovedsættet For at foretage en intern opringning skal du trykke på tasten for hovedsættet og ringe til lokalnummeret. For at foretage en ekstern opringning skal du først indtaste adgangskoden til linjen og derefter telefonnummeret. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for hovedsættet igen. Figuren nedenfor viser de oplysninger, som du kan se på din ShoreTel 265 IP-telefon, når du foretager et udgående opkald. Bemærk, at funktionerne for displaytasterne nederst i vinduet er forskellige fra de funktioner, der kommer frem, når telefonen er inaktiv nu tillader de, at du parkerer opkaldet eller lægger på. 12

Udgående opkald: ShoreTel 265 Ring til modtagers navn Cheryl Briggs 9 +1 8058764321 0:39 Opkaldsvarighed 8.42 22. maj frtdsk Kortnummer Parkering Deltag Info Læg på Ring til modtagers nr. Displaytaster Besvar opkald Ringtoner og det blinkende, røde LED-lys i øverste højre hjørne af din telefon for indkommende opkald betyder, at du har et indkommende opkald på din telefon. Et dobbelt ring betyder et internt opkald, hvorimod et enkelt ring betyder et eksternt opkald. På ShoreTel 265-telefoner blinker opkaldstasten også grønt. Hvis oplysningerne er tilgængelige, kan du se opringerens navn, nummer og ikonet for det indkommende opkald på dit display som vist i figuren nedenfor. (Opringerens navn kan være forkortet, så det kan stå på én linje). Tyrone Prontius 4155534321 0:09 153 frtdsk Ikon for indkommende opkald Modtagers lokalnummer Opringers navn Opringers nummer Svar Til VM Funktioner - displaytast Opkaldsvarighed 13

For at besvare opkaldet skal du gøre et af følgende: Brug håndsættet For at besvare et opkald skal du tage håndsættet, når telefonen ringer. For at afslutte et opkald skal du lægge håndsættet på. Brug højttalertelefonen For at besvare opkaldet, skal du trykke på tasten for højttalertelefonen. LED i tasten lyser grønt. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for højttalertelefonen. Brug hovedsættet For at besvare opkaldet, skal du trykke på tasten for hovedsættet. LED i tasten lyser grønt. For at afslutte opkaldet skal du trykke på tasten for hovedsættet igen. Send opkald videre til voicemail Når du får et indkommende opkald bliver en displaytast for Til VM tilgængelig som vist i figuren på forrige side. Tryk på displaytasten Til VM for at sende opringeren direkte til din voicemail. Omdiriger opkald Du kan sende et indkommende opkald til et andet lokalnummer eller til et eksternt nummer uden at besvare opkaldet. Transfer Trin 1 Tryk på. Trin 2 Trin 3 Indtast nummeret eller tryk på den brugerdefinerede tast for lokalnummeret. Tryk på displaytasten Overfør for at fuldføre overførslen til et lokalnummer Besvar yderligere opkald Hvis du har de fornødne tilladelser, kan du modtage op til 16 indkommende opkald på én gang. (Det maksimale antal er indstillet af din systemadministrator.) Hvis du modtager et indkommende opkald, mens du taler i telefon, kan du trykke på den blinkende tast for opkaldsvisning for at besvare det indkommende opkald, hvorved det igangværende opkald automatisk bliver sat på hold. 14

Alternativt kan du, hvis telefonen er løbet tør for opkaldsvisningstaster, interagere med flere opkald ved gentagne gange at trykke på tasten Hold Hold. Hvis du modtager et indkommende opkald, mens du sidder på den anden linje, vil du høre et bip under opkaldet. For at besvare det indkommende opkald og sætte det igangværende opkald på hold, skal du trykke på Hold Hold-tasten. For at vende tilbage til det foregående opkald skal du Hold trykke på opkaldsvisningstasten eller trykke på tasten Hold igen for at skifte mellem opkaldene. Overfør et opkald For at overføre et opkald fra dit lokalnummer til et andet nummer: Transfer Trin 1 Tryk på tasten Overfør. Opkaldet er sat på hold. Trin 2 Når du bliver anmodet om det skal du ringe til nummeret (eller trykke på den brugerdefinerede tast for lokalnummeret, eller bruge Biblioteket til at finde personen) og derefter gøre et af følgende: a b c d Fuldfør en blind overførsel ved at lægge på eller ved at trykke på displaytasten Overfør. Tal til modtageren, før du overfører, ved at trykke på displaytasten Tlf.møde. Efter konsultation skal du trykke på displaytasten Ja for at fuldføre overførslen eller trykke på displaytasten Annuller for at annullere overførslen og vende tilbage til det oprindelige opkald. Konsulter over interkom ved at trykke på displaytasten Mere og derefter trykke på displaytasten Intkom. Send opkaldet videre til modtagerens postboks ved at trykke på displaytasten Mere og derefter trykke på Til MB. Hold telefonmøde For at få endnu en person med på et forbundet opkald: Conference Trin 1 Tryk på tasten Telefonmøde. Opkaldet er sat på hold. Trin 2 Ring til lokalnummeret på den person, du vil have med til telefonmødet. 15

Trin 3 Tryk på displaytasten Tlf.møde for at ringe personen op direkte. eller Ring til nummeret og tryk på displaytasten Konslt for at tale med modtageren, før du forbinder ham eller hende til telefonmødet. Efter konsultationen skal du trykke på displaytasten Ja for at fuldende telefonmødet eller trykke på displaytasten Annuller for at vende tilbage til det oprindelige tovejsopkald. Trin 4 Gentag for at tilføje flere personer. Når du har de fornødne tilladelser (der er indstillet af din systemadministrator), kan du forbinde op til seks personer i et telefonmøde i et enkelt opkald. Når du har etableret et telefonmøde, kan du bruge displaytasten Vistil at vise alle personer i telefonmødet. Hvis du vil afbryde forbindelsen til en person, skal du rulle ned til personens navn og trykke på displaytasten Afbryd. Brug interkom Interkom-funktionen sætter dig i stand til at oprette forbindelse til en anden person uden at ringe vedkommende op gennem en telefonlinje. Både du og modtageren skal bruge en ShoreTel IP-telefon og have tilladelse til at bruge den pågældende funktion (der er indstillet af din systemadministrator). For at forbinde en person via interkom: Intercom Trin 1 Tryk på. Trin 2 Trin 3 Ring til personens lokalnummer eller tryk på den brugerdefinerede tast, der passer til lokalnummeret. Tryk på Intkom. Trin 4 For at afslutte opkaldet skal du trykke på displaytasten Læg på. eller Du kan ringe til modtagerens nummer ved hjælp af tastaturet og derefter trykke på displaytasten Intkom. Tryk på Læg på for at lægge på. BEMÆRK Et interkom-opkald går forud for alle andre opkaldshåndteringstilstande på det lokalnummer, der ringes op. Dermed kan du bruge interkom til en bruger, hvis telefon altid er sat til at viderestille til voicemail. 16

Sæt opkald på hold eller annuller hold Hold For at sætte et opkald på hold skal du trykke på tasten Hold eller eventuelt trykke på den brugerdefinerede tast for opkaldet. På en ShoreTel 265-telefon blinker den brugerdefinerede tast grønt, hvorefter du kan lægge håndsættet på (eller trykke på tasten for højttaler eller et hovedsæt) uden dermed at afbryde opkaldet. For at tage opkaldet af hold igen skal du trykke på den brugerdefinerede tast med det blinkende grønne LED eller trykke på Hold tasten Hold igen Hvis du ikke sidder med et andet opkald, mens opkaldet er på hold, hører du en påmindelse ringe om 15 sekunder og derefter med et minuts mellemrum. Hvis du har modtaget flere opkald, vil du modtage en påmindelse for det opkald, der har været på hold længst. Hvis du har sat flere opkald på hold, kan du besvare opkaldet ved at trykke på den blinkende LED, der hører til det pågældende opkald. Hvis du har mere end et opkald på hold, vil du høre en klartone. Derefter kan Hold du trykke igen for at foretage næste opkald i den aktive stakliste. Bemærk, at det LED, der er forbundet til et aktivt opkald, vil lyse grønt konstant, mens opkald, der er sat på hold, blinker. Genkald og tjek mistede opkald Du kan både bruge genkaldsfunktionen til at ringe til det sidste nummer, du ringede til, og til at ringe til de sidste mange opkald, du foretog og modtog, inklusive opkald, du mistede (der er kendetegnet af ikonet). Oplysninger om dato og tid kan ses direkte over displaytasterne for det valgte opkald. For at foretage genkald: Redial Trin 1 Tryk på. Tryk igen for at ringe til det sidste nummer, du ringede til. eller Brug rulletasten til at vælge det nummer, du vil ringe til, og tryk derefter på displaytasten Ring. (Du kan også trykke på displaytasten Intkom for at bruge interkom til en modtager.) Pil betyder, at der er flere valgmuligheder nedenfor. Til Til Til Til Til 9:16 fre, 1. jan 1(408) 555-1234 1(805) 555-4321 1(650) 555-2121 1(415) 555-1212 1(415) 555-1111 153 Ring Intkom Annuller 17

AUDIOKONTROL Juster volumen på ringetone For at justere ringetonens volumen, mens håndsættet er lagt på, og højttalertelefonen er deaktiveret, skal du trykke og på volumentasten. Ved at trykke på gentagne gange kan du slukke for ringervolumen. Juster håndsættets volumen For at justere håndsættets volumen, mens håndsættet er lagt på, skal du trykke og på volumentasten. Juster hovedsættets volumen For at justere hovedsættets volumen, mens LED for hovedsættet lyser, skal du trykke og på volumentasten. Juster højttalertelefonens volumen For at justere højttalertelefonens volumen, mens LED for højttalertelefonen lyser, skal du trykke og på volumentasten. Dæmp aktivt opkald For at dæmpe det aktive opkald skal du trykke på tasten for dæmp. LED lyser rødt. For at fjerne dæmp fra opkaldet igen skal du atter trykke på tasten. 18

VOICEMAIL Et konstant blinkende lys på telefonens LED i hjørnet og en hakkende klartone betyder, at du har ikke-afspillede beskeder. Antallet af ikke-afspillede beskeder kan ses på den inaktive skærm på din telefons display ved ikonet. Log ind på hovedmenu For at logge ind på voicemailens hovedmenu skal du løfte håndsættet, Voice Mail trykke og derefter indtaste din adgangskode efterfulgt af. (Din standard-adgangskode er 1234.) Log ind fra et andet lokalnummer For at logge ind på hovedmenuen for voicemail fra et andet lokalnummer Voice Mail skal du trykke på voicemail-tasten efterfulgt af og derefter dit lokalnummer efterfulgt af din adgangskode og endelig. For at logge ind på voicemailens hovedmenu fra en analog linje skal du trykke og derefter dit lokalnummer efterfulgt af din adgangskode og derefter. Log ind fra ekstern telefon For at logge ind på voicemailens hovedmenu fra en ekstern telefon skal du ringe til det adgangsnummer til voicemailen, som du har fået af din systemadmininstrator, trykke og derefter dit lokalnummer og så din adgangskode efterfulgt af. Lyt til og interager med nye beskeder Fra hovedmenuen kan du lytte til og afspille nye beskeder ved at trykke. For at interagere med nye beskeder skal du trykke på et af følgende: Afspil besked igen Gem besked Slet besked Videresend beskeden Når du har optaget den indledende bemærkning, skal du trykke: Hvis korrekt Tjek Optag igen 19

Annuller optagelse Når du har adresseret beskeden, skal du trykke for at markere den som vigtig, eller blot lægge på for at sende beskeden. Svar på beskeden Vælg en af følgende valgmuligheder: Svar med en voicemail Svar ved at ringe tilbage Vend tilbage til den forrige menu Hør kuvertoplysninger (tid og dato for afsendelse) Gå tilbage Når du lytter til en besked, kan du gå tilbage til flere sekunder før i beskeden. Pause Gå frem Når du lytter til en besked, kan du gå frem til flere sekunder senere i beskeden. Efterfulgt af for Overfør til assistent Når du lytter til en besked, kan du kontakte assistenten for at spørge til eller dele oplysninger om en besked. Fortsæt til næste besked Annuller gennemgang af besked Send beskeder fra voicemail Du kan sende beskeder fra hovedmenuen ved at trykke følgende valgmuligheder, når du optager din besked: Annuller Færdig med optagelse Tjek Optag igen. Du har 20

Når du er tilfreds med din optagelse, vil du blive anmodet om at indtaste modtagerens lokalnummer. Her har du så mulighed for at trykke: Yderligere adresseringsindstillinger Slå modtageren op efter navn i biblioteket Send en personlig distributionsliste Rundkast til alle lokalnumre Annuller adresseringsindstillinger Når beskeden er adresseret, kan du eventuelt trykke: Marker/fjern markering som vigtig Bed om kvittering Lyt til gemte beskeder Du kan lytte til gemte beskeder fra hovedmenuen ved at trykke. For at interagere med gemte beskeder kan du trykke på enhver valgmulighed under Lyt til og interager med nye beskeder på side 19 (bortset fra nr. 2). Postboksindstillinger Tryk for at få adgang til diverse indstillinger for din personlige postboks, og tryk derefter på en af følgende: Optag personlig hilsen BEMÆRK Når du optager en personlig hilsen, er den forbundet til den aktive, nuværende opkaldshåndteringstilstand. Optag din personlige hilsen for den nuværende aktive tilstand efter klartonen og tryk derefter på, og vælg derefter en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet Annuller 21

Vælg opkaldshåndteringstilstand For yderligere oplysninger om opkaldshåndtering, se Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil på side 26. Der findes følgende tilstande og indstillinger: Standard I et møde Ikke på kontoret Længere fravær Br.def. Annuller Gentildel lokalnummer Hvis du har den fornødne tilladelse, kan du tildele enhver telefon i systemet dit lokalnummer. Der findes følgende indstillinger: Tildel lokalnummeret 2 Fjern tildeling af lokalnummer (Telefonen vender tilbage til det lokalnummer, der oprindeligt var tildelt). For at tildele dit lokalnummer til dit sidste eksterne nummer. Indstil adgangskode Indtast din nye adgangskode efterfulgt af bekræfte. Tryk for at annullere. og gentag for at Deaktiver eller aktiver kuvertoplysninger Brug denne indstilling til at aktivere/deaktivere kuvertoplysninger, der indeholder tid/dato for beskeden, opringers ID og/eller det optagede navn på den person, der har lagt beskeden. 2. Hvis du tildeler dit lokalnummer til en telefon, der normalt bruges af en anden bruger, vil opkald til den oprindelige brugers lokalnummer blive overført til den viderestillede destination, der er defineret i den aktive opkaldshåndteringstilstand. 22

Optag dit navn Tryk, når du er færdig med at optage dit navn, og vælg derefter en af følgende valgmuligheder: Accepter Tjek Optag igen Slet og brug standardoptagelse for systemet Annuller Lyt til dine slettede beskeder Som sikkerhed mod at slette noget ved et uheld gemmer systemet slettede beskeder et par timer. Lyt til dine slettede beskeder ved at trykke. Voicemail afspiller alle slettede beskeder, der stadig findes i systemet. Når du afspiller slettede beskeder, kan du håndtere dem på samme måde, som om de var nyligt indtalte beskeder. Tryk for at gendanne den slettede besked som en gemt besked. Fjern slettede beskeder Der findes følgende indstillinger: Bekræft Annuller Yderligere valgmuligheder Der findes følgende, yderligere indstillinger: Aktiver eller deaktiver Outlooks automatiske opkaldshåndtering Ændr leveringsindstililinger for e-mail Deaktiver e-maillevering Aktiver e-maillevering Aktiver e-maillevering med vedhæftet voicemail Marker voicemail, som er hørt efter e-maillevering 23

Log af Skift agenttilstand Log på, og tildel lokalnummer Log af Log på uden at tildele lokalnummer Ændr Find Me Forwarding-tilstand Ved at aktivere Find Me kan opringere, der stilles om til din voicemail, få besked på at trykke 1, hvorefter voicemailsystemet ringer til dig på et af to mulige numre, hvor du kan kontaktes. Brug Personal Call Manager eller Web Access til at indstille Find Me-destinationer. Aktiver Deaktiver Forrige menu Annuller nuværende handling Vend tilbage til auto-operatør Overfør til assistent Hør postboksstatus Vælg denne indstilling for at høre antallet af ikke-afspillede beskeder. 24

Sådan lægger du en besked samt indstillinger for beskeder Når dit opkald er sendt til voicemail, kan du lægge en besked efter anmodning derom, eller du kan bruge en af følgende valgmuligheder, mens du lytter til postbokshilsnen: Omgå hilsnen og læg en besked og læg derefter på for at sende beskeden. Overfør til assistent. Viderestil en modtagers Find Me-destination (et valgfrit nummer, som opkald kan viderestilles til) - hvis dette er aktiveret. Eller vil du blive bedt om at indtale en besked. Overfør til auto-operatør. Efter beskeden er optaget, skal du vælge en af følgende valgmuligheder: Beskedindstillinger og derefter: Send besked Annuller Tjek Optag igen Marker/fjern markering som vigtig Overfør til auto-operatør Overfør til assistent Optag igen Send besked, overfør hovedmenu Send besked, viderestil til modtagers Find Me-destination, hvis aktiveret Send besked, overfør til auto-operatør BEMÆRK Når du lægger på, sendes beskeden. 25

INDSTILLINGER Skift opkaldshåndteringstilstand og viderestil BEMÆRK Brug Personal Call Manager eller Web Access til at konfigurere tilstandene med forskellige destinationer for viderestillede opkald og personlige beskeder. Du kan vælge en af fem bestemte opkaldshåndteringstilstande for dit lokalnummer, inklusive fire indstillinger for Må ikke forstyrres til at viderestille indkommende opkald og sende dem til voicemail. Du kan optage personlige hilsner, der forbindes til den aktive opkaldshåndteringstilstand. Din telefon er som standard indstillet til Standard, hvor du kan besvare alle indkommende opkald. Andre tilstande omfatter I møde, Ikke på kontoret, Længere fravær og Brugerdefineret. Options Du kan bruge indstillinger-tasten til at vælge den ønskede tilstand ved at gøre, som følger: Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Bekræft, at 1. Opkaldshåndtering er markeret og tryk derefter på displaytasten Rediger. Brugeren er ikke medlem af en arbejdsgruppe, så agenttilstand er ikke tilgængelig. Pil betyder, at der er flere valgmuligheder nedenfor Indstillinger 1. Opkaldshåndtering 2. Auto rør af 3. Skift ring 4. Programknapper -- Agenttilstand Rediger 153 Udført Trin 3 Rul til den ønskede indstilling og tryk på OK. 26

Stjerne betyder, at det er den nuværende tilstand. Opkaldshåndtering *1. Standard 2. I et møde 3. Ikke på kontoret 4. Længere fravær 5. Brugerdefineret Rediger OK 153 Annuller Trin 4 Tryk på Intkom. BEMÆRK Du kan aktivere/annullere med én bevægelse mellem Standard og I møde ved at bruge displaytasten Tilstand (der findes på telefonens display) uden at skulle logge ind under tasten Indstillinger. Du kan også skifte den destination, opkald viderestilles til, for hver opkaldshåndteringstilstand. Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Bekræft, at 1. Opkaldshåndtering er markeret og tryk derefter på displaytasten Rediger. Vælg den ønskede opkaldshåndteringstilstand og tryk på Rediger. Indtast det ønskede nummer og tryk på OK. 27

Skift Automatisk rør af-præference ShoreTel-brugere, der ofte bruger et hovedsæt, vil måske bruge funktionen Automatisk rør af-præferencen til at vælge, hvilken audiosti (højttalertelefon eller et hovedsæt) der automatisk aktiveres, når man foretager eller modtager opkald. Du kan styre opkaldsaktiviteten med Personal Call Manager. For at konfigurere funktionen Automatisk rør-af præferencen skal du følge nedenstående procedure: Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Tryk 2 eller rul til den anden indstilling på listen 2. Auto rør af. Når denne indstilling er markeret, skal du trykke på Rediger. Rul til 2. Hovedsæt eller 3. Trådløst hovedsæt og tryk OK eller vælg 1. Højttaler for at beholde opkaldet på højttalertelefon. Stjerne betyder, at det er den nuværende tilstand. Auto rør af *1. Højttaler 2. Hovedsæt 3. Trådløst hovedsæt 153 Trin 5 OK Tryk på Intkom. Annuller 28

Skift ringetone Du kan vælge mellem fire forskellige ringetoner til at hjælpe dig med at skelne din telefon fra de andres. Options Trin 1 Tryk, indtast din adgangskode og tryk derefter OK. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Rul for at vælge indstillingen Skift ring. Tryk Rediger. og tryk derefter på displaytasten Ring for at høre den valgte tone. Stjerne betyder, at det er den nuværende tilstand. Skift ring *1. Standard 2. Ring 2 3. Ring 3 4. Ring 4 153 Ring OK Annuller Trin 5 Tryk OK, når du har valgt din ringetone, og tryk derefter på Færdig. 29

Programmer de brugerdefinerede taster Du kan programmere de brugerdefinerede taster på din IP 265-telefon som genveje til funktioner, der normalt ville kræve, at du trykker på to eller tre taster for at udføre samme opgave. For at programmere de brugerdefinerede taster på din IP 265-telefon skal du følge nedenstående procedure: BEMÆRK Kontakt din systemadministrator for at bekræfte, at du har tilladelse til at konfigurere de programmerbare taster på din telefon, før du fortsætter. Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Rul gennem listen til indstillingen 4. Programtaster eller tryk 4 på tastaturet. Tryk Rediger. Tryk på den brugerdefinerede tast, som du ønsker at programmere. Rul gennem listen af funktioner, til du finder den funktion, som du ønsker at benytte til denne tast. Vælg en funktion 153 Pil betyder, at der er flere valgmuligheder nedenfor Ring Mailboks Opkaldsnummer Gruppeopsamling Andy Samtaleanlæg Meringue Sidste eksterne Tilbage Næste Udført Annuller Trin 6 Trin 7 Når du har markeret den ønskede funktion, skal du trykke på displaytasten Næste. Angiv et lokalnummer eller eksternt nummer. Tryk derefter på Næste. 30

Trin 8 Tryk på for at skifte mellem numerisk og alfabetisk tilstand på tastaturet, og indtast en beskrivelse på maks. fem tegn, der kan fortælle dig, hvad den nye funktion for den brugerdefinerede tast er. BEMÆRK Når du er i alfabettilstanden, skal du trykke på den rette tast på tastaturet flere gange for at rulle gennem til det bogstav i alfabetet, der passer til den tast. Eksempel: For bogstavet C skal du trykke på 2 tre gange på tastaturet for at springe over bogstaverne A og B. Trin 9 Trin 10 Tryk på Intkom. Tryk på displaytasten Færdig igen for at gemme ændringerne. 31

Ændr agentstatus Hvis du er medlem af en arbejdsgruppe, og du har brug for at logge ind på arbejdsgruppen, når din dag begynder, eller logge ud for at tage en pause, kan du ændre agenttilstand via grænsefladen for IP 265 Bemærk, at indstillingen Agenttilstand kun er tilgængelig, hvis din PCM-klienttype er en af følgende: Arbejdsgruppeagent, Arbejdsgruppesupervisor eller Operatør. For at ændre agenttilstand på din IP 265-telefon skal du følge nedenstående procedure: Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Rul gennem de tilgængelige funktioner, til du når 5. Agenttilstand, eller tryk 5 på tastaturet for at markere indstillingen og tryk derefter på displaytasten Rediger. BEMÆRK Hvis indstillingen ikke er tilgængelig, og du skal have adgang, skal du kontakte din systemadministrator for at skifte klienttype. Trin 3 De tilgængelige valgmuligheder for agenterne er Logget ind og Logget ud, og de tilgængelige indstillinger for supervisore er Logget ind, Logget ud, og Afslut. Rul til den ønskede indstilling og tryk på Rediger. Stjerne betyder, at det er den nuværende tilstand. Agenttilstand *1. Logget på 2. Logget af --. Wrap-Up 153 Trin 4 OK Tryk på Intkom. Annuller 32

Aktiver eller deaktiver håndfri tilstand Generelt er den håndfri tilstand for analoge telefonbrugere, der bruger et hovedsæt. BEMÆRK IP-telefonbrugere bør i stedet vælge Auto rør af-præferencen. Se Skift Automatisk rør af-præference på side 28 for yderligere oplysninger. Når den håndfri tilstand er aktiveret, kan du foretage eller modtage opkald ved at bruge et hovedsæt eller højttalertelefonen. Håndfri tilstand er som standard deaktiveret. Du kan aktivere håndfri tilstand ved at gøre følgende: Options Trin 1 Tryk på indstillinger-tasten efterfulgt af din adgangskode og derefter. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Rul til Håndfri tilstand eller tryk på tastaturet, til 6. Håndfri tilstand er markeret. Tryk Rediger. De tilgængelige indstillinger for Håndfri tilstand er Deaktiveret og Aktiveret. Rul til den ønskede indstilling og tryk på OK. Stjerne betyder, at det er den nuværende tilstand. Håndfri tilstand *1. Deaktiveret 2. Aktiveret 153 Trin 5 OK Tryk Færdig for at afslutte. Annuller 33

BIBLIOTEK Du kan bruge Biblioteket til at finde telefonnumre på dit netværk ved at Directory trykke, derefter: Navn: Alice Low Amanda Kurle Andrea Dice Andrew Absinthe Andy Meringue 153 Ring Intkom Hast. Annuller Tryk på de taster, der svarer til de første par bogstaver af lokalnummerets indehavers for- eller efternavn, så Biblioteket automatisk forsøger at indsnævre antallet af numre til dig. Tryk for et mellemrum i en persons navn og tryk for et joker-tegn. Hvis du trykker på en forkert tast, skal du trykke på displaytasten Tilbage for at slette tegnet. Tryk og på rulletasten ved siden af displayet for at vælge det ønskede navn. Tryk på displaytasten Ring for at ringe til nummeret. Du kan også bruge Biblioteket til at foretage et interkom-opkald ved at trykke Intercom på Intkom på skærmen, eller når du bruger alene, samt når du bruger overfør, parker, fjern parkering og telefonmøde. Se de pågældende afsnit i vejledningen for yderligere oplysninger. Biblioteket har også en liste over alle kortnumre, som du har konfigureret i Personal Call Manager eller ShoreWare Web Access, når du trykker på Kortnr. For at ringe til et nummer fra denne skærm skal du trykke på og holde det tilsvarende nummer på tastaturet nede eller bruge rulletasten til at vælge og derefter trykke på displaytasten Ring. 34

HÅNDTERING AF OPKALD - AVANCEREDE FUNKTIONER Udover at kunne udføre almindelige funktioner med at foretage og besvare opkald understøtter din telefon adskillige andre avancerede funktioner. Hvis du bruger nogen af disse funktioner regelmæssigt, kan du med fordel få din systemadministrator til at tildele den ønskede funktion til de brugerdefinerede taster på din telefon. Programmerbare brugerdefinerede taster 265 IP-telefonen har seks brugerdefinerede taster, der kan programmeret til forskellige funktioner. Systemadministratoren kan konfigurere de brugerdefinerede taster via ShoreWare Director på vegne af en bruger eller kan aktivere tilladelser for den enkelte bruger, således at brugeren kan ændre de brugerdefinerede taster på sin IP-telefon via telefonens grænseflade. Listen nedenfor indeholder de forskellige funktioner, der kan tildeles tasterne på en telefon, således at du kan oprette genveje for funktioner, der normalt ville kræve, at du trykker på to eller tre taster. Afbryd - Afbryd tillader, at brugere med den fornødne tilladelse kan afbryde et igangværende opkald. Denne funktion er nyttig for visse brugere, inklusive operatører, ledelsesassistenter og ACD-supervisere, der skal kunne afbryde opkald af vigtige, forretningsmæssige årsager. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Afbryd og kan eventuelt indeholde et bestemt lokalnummer for en hurtig funktion, der kun kræver én handling. Hvis du har brug for denne funktion, bedes du tage det op med din systemadministrator. Bridged Call Appearance Bridged Call Appearances deler opkaldsvisningsoplysninger mellem mange separate IP-telefoner og muliggør en hurtigere opkaldshåndtering mellem brugerne. Denne funktion er beregnet til vigtige systemmiljøer (små kontorer eller filialkontorer), f.eks. bilforhandlere eller mindre banker med 4 linjer og 8 IP-telefoner. Se Broopkaldsvisninger på side 38 for yderligere oplysninger om opkaldshåndtering med broopkaldsvisning. Opkaldsvisninter - Opkaldsvisninger repræsenterer et telefonopkald på dit lokalnummer. Se Besvar yderligere opkald på side 14 for yderligere oplysninger om opkaldshåndtering på dit lokalnummer. Blindt telefonmøde - ShoreTel-systemet tillader, at du kan forbinde op til tre personer (seks alt efter konfiguration) til et telefonmøde uden først at skulle konsultere hver enkelt ny person, før de forbindes til telefonmødet. Se Hold telefonmøde på side 15 for yderligere oplysninger. Rådgivende telefonmøde - ShoreTel-systemet tillader, at du kan forbinde op til tre personer (seks alt efter konfiguration) til et telefonmøde, hvor du konsulterer hver enkelt ny person, før de forbindes til telefonmødet. Se Hold telefonmøde på side 15 for yderligere oplysninger. 35

36 Interkom telefonmøde - ShoreTel-systemet tillader, at du kan forbinde op til tre personer (seks alt efter konfiguration) til et telefonmøde, hvor du konsulterer ved hjælp af interkom med hver enkelt ny person, før de forbindes til telefonmødet. Se Hold telefonmøde på side 15 for yderligere oplysninger. Ring til postboks - ShoreTel-systemet tillader, at du kan ringe til en anden brugers postboks uden at ringe til deres telefon. Hvis du ofte anvender denne funktion, bør du kontakte din systemadministrator om programmering af en brugerdefineret tast. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Ring til postboks og kan eventuelt indeholde en bestemt postboks for en hurtig funktion, der kun kræver én handling. Ring til nr. (Kortnummer) - ShoreTel-systemet tillader, at du programmerer brugerdefinerede taster på din telefon til kortnumre, således at du kan ringe til et lokalnummer eller et eksternt nummer ved blot at trykke på én tast. Interkom - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at forbinde andre brugere med interkom på systemet. Når du forbinder en anden bruger med interkom, vil den, du ringer til, høre en tone i stedet for, at deres telefon ringer, når du bliver forbundet til deres højttalertelefon. Den bruger, du ringer til, skal bruge en ShoreTel IPtelefon for, at denne funktion fungerer. Udover den faste funktionstast kan du programmere en brugerdefineret tast til at gælde for funktionen Interkom med et bestemt lokalnummer for hurtig brug af funktionen med én handling. Se Brug interkom på side 16 for yderligere oplysninger. Overvåg lokalnummer - ShoreTel-systemet lader brugere med den fornødne tilladelse overvåge en anden brugers lokalnummer. Det hjælper med at håndtere indkommende opkald på det lokalnummer, og det fungerer også som genvej, når du udfører en af følgende funktioner: opkald til lokalnummeret, overførsel, telefonmøde, parkering af opkald, besvar opkald og interkom på lokalnummeret. Se Overvågning af lokalnummer på side 42 for yderligere oplysninger. Page - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at have adgang til paging-systemet (eller at kalde en gruppe af ShoreTel IP-telefoner). Ring til det nummer, systemadministratoren har givet, vent på den bekræftende tone og begynd så at tale. Beskeden vil blive sendt ud over højttalerne på kontoret eller gennem højttalerne på IP-telefonerne. Se Overhead Paging på side 45 og Brug gruppepaging på side 45 for yderligere oplysninger. Parker - ShoreTel-systemet tillader brugere at parkere et forbundet opkald på et andet lokalnummer. Se Parker og fjern parkering på opkald på side 46 for yderligere oplysninger. Parker og page - Dette tillader også en bruger at parkere et opkald og samtidig lave et højttaler-page. Opsamling - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at tage et lokalnummer, der ringer.

Besvar Night Bell - ShoreTel-systemet tillader brugere at viderestille til et lokalnummer, der ringer på et højttalersystem. Denne funktion kan være til nytte uden for almindelig kontortid, når en opringer har brug for at tale med nogen på kontoret. Opsamling/Fjern parkering - ShoreTel-systemet tillader brugere at parkere et forbundet opkald på et andet lokalnummer eller at fjerne parkering, når et opkald er parkeret. Se Parker og fjern parkering på opkald på side 46 for yderligere oplysninger. Optag opkald - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at optage aktive, igangværende opkald. Denne funktion er nyttig for visse brugere, inklusive forfattere, interviewere, sælgere og advokater, der skal optage opkald af vigtige forretningsmæssige årsager. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Optag for hurtig adgang til funktionen med én handling. Hvis du har brug for denne funktion, bedes du tage det op med din systemadministrator. Optag lokalnummer - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at optage aktive opkald på et andet lokalnummer. Denne funktion er nyttig for visse brugere, inklusive ACD-supervisorer, der skal optage opkald af vigtige forretningsmæssige årsager. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Optag og kan eventuelt indeholde et bestemt lokalnummer for en hurtig funktion, der kun kræver én handling. Hvis du har brug for denne funktion, bedes du tage det op med din systemadministrator. Send tal over opkald - Shoretel-systemet tillader brugere at sende et prækonfigureret sæt DTMF-toner ud af en linje under et opkald. Denne funktion er nyttig til hurtigt at navigere rundt i eksterne IVR-systemer samt eksterne systemer, der kræver en kontokode. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Send tal og kan eventuelt indeholde de ønskede tal for en hurtig funktion, der kun kræver én handling. Hvis du har brug for denne funktion, bedes du tage det op med din systemadministrator. Silent Monitor - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at overvåge et opkald på et andet lokalnummer i stilhed. Denne funktion er nyttig for visse brugere, inklusive ACD-supervisorer, der skal overvåge opkald af vigtige forretningsmæssige årsager. En brugerdefineret tast kan programmeret til at gælde for funktionen Silent Monitor og kan eventuelt indeholde et bestemt lokalnummer for en hurtig funktion, der kun kræver én handling. Hvis du har brug for denne funktion, bedes du tage det op med din systemadministrator. Blind overførsel - ShoreTel-systemet tillader, at du kan overføre et opkald til en anden person uden først at skulle konsultere med vedkommende, før du fuldfører overførslen. Se Overfør et opkald på side 15 for yderligere oplysninger. Rådgivende overførsel - ShoreTel-systemet tillader, at du kan overføre et opkald til en anden person, hvor du først konsultere vedkommende, før du fuldfører overførslen. Se Overfør et opkald på side 15 for yderligere oplysninger. 37

Interkom overførsel - ShoreTel-systemet tillader, at du kan overføre et opkald til en anden person, hvor du først konsultere vedkommende over interkom, før du fuldfører overførslen. Se Overfør et opkald på side 15 for yderligere oplysninger. Overfør til postboks - ShoreTel-systemet tillader, at du overfører et opkald direkte til en anden persons postboks. Se Omdiriger opkald på side 14 for yderligere oplysninger. Overfør Whisper - ShoreTel-systemet tillader, at en bruger med den fornødne tilladelse kan afbryde et aktivt opkald og kommunikere med en person, uden at den anden person kan høre den anden, igangværende samtale. På den måde kan brugere konsultere med den anden person, før han overfører et opkald til vedkommende. Omvendt kan modtageren af opkaldet svare privat (ved at bruge funktionen Whisper dæmp) uden, at den anden person kan høre ham eller hende. Fjern parkering - ShoreTel-systemet tillader brugere at fjerne parkering på et forbundet opkald fra et andet lokalnummer. Se Parker og fjern parkering på opkald på side 46 for yderligere oplysninger. Whisper-kald - ShoreTel-systemet tillader brugere med den fornødne tilladelse at tilkoble sig et opkald fra et andet lokalnummer og hviske til modtageren, uden at den anden person kan høre det. Modtageren af opkaldet kan svare dig privat ved at bruge funktionen Whisper-kald dæmp. Whisper-kald dæmp - Hvis du modtager et Whisper-kald, kan du svare den, der ringer til dig, privat ved at bruge funktionen Whisper-kald dæmp. Broopkaldsvisninger Funktionen Broopkaldsvisninger (BCA) giver bro-oplysninger mellem mange forskellige IP-telefoner og har den fordel, at det giver hurtigere opkaldshåndtering mellem brugere. Denne funktion er beregnet til vigtige systemmiljøer (små kontorer eller filialkontorer), f.eks. bilforhandlere eller mindre banker med 4 linjer og 8 IP-telefoner. En brugerdefineret tast på hver IP-telefon er konfigureret til BCA, således at når et indkommende opkald kommer ind, blinker den brugerdefinerede tast grønt på alle telefonerne. Hvis nogen tager opkaldet, vil LED en på vedkommendes telefon lyse konstant grønt, mens den brugerdefinerede tast på alle de andre IP-telefoner, der er programmeret med det BCA-lokalnummer, lyser rødt. På den måde deles opkaldsvisningsoplysningerne (i en bro ) på tværs af mange forskellige telefoner i en organisation. 38

Du kan foretage et udgående opkald ved hjælp af en bridged call appearance, så andre brugere kan se opkaldsaktiviteten. Hvis du vil foretage et udgående opkald, skal du trykke på en bridged call appearance, indtaste adgangskoden til linjen og derefter ringe op til nummeret. Når du foretager et udgående opkald, lyser LED en på den udgående opringers telefon konstant grønt, og den tilsvarende tast på alle de andre telefoner lyser konstant rødt. Hvis opkaldet sættes på hold, vil den tilsvarende LED på alle andre telefoner blinke grønt. En tast kan programmeres for hver position i opkaldsstakken. BEMÆRK Ved at trykke på den øverste brugerdefinerede BCA-tast for udgående opkald får du ikke nødvendigvis adgang til linje 1. Der er ingen direkte korrelation mellem de brugerdefinerede taster for BCA-lokalnumre og en bestemt linje. Linjer kan associeres med BCA-lokalnumre i enhver vilkårlig rækkefølge som fastsat af systemadministratoren. En anden fordel ved den nye BCA-funktion er, at den udgående opringers ID kan forbindes med den pågældende tast (der er konfigureret af systemadministratoren). Følgende regler bestemmer, hvilken opringers ID, der vises, når et udgående opkald foretages med BCA: Udgående til internt lokalnummer navn og nummer på den bruger, der startede BCA-opkaldet vil blive brugt, og hvis den bruger er en privat bruger, vil opringers ID stå tomt. Udgående til eksternt nummer opringers ID vil blive brugt i følgende rækkefølge alt efter tilgængelighed: Udgående opringers ID konfigureret for den pågældende BCA DID-nummer konfigureret for den pågældende BCA Ekstern identifikation eller opringers ID-nummer for den bruger, der startede BCA-opkaldet Udgående til eksternt nødtjenestenummer (f.eks. 112) nødidentifikationen eller et CESID-nummer på den bruger vil blive sendt. For yderligere oplysninger om broopkaldsvisninger bør du tale med din systemadministrator. Systemadministratoren kan konfigurere din broopkaldvisning til at vise opringers ID for indkommende opkald, vise opringers ID på aktive opkald samt aktivere, deaktivere eller forsinke ringeonen for indkommende opkald. 39

Silent Monitor / Afbryd Når du har de fornødne tilladelser (der er indstillet af din systemadministrator for både din og måltelefonen), kan du lytte til et opkald uden at blive hørt, eller du kan koble dig på et opkald som fuldgyldig deltager ( afbryde ). For at overvåge et opkald i stilhed (Silent Monitor) skal du ringe og derefter taste det lokalnummer, hvorpå opkaldet er aktivt. For at afbryde et opkald skal du ringe og derefter det lokalnummer, hvorpå opkaldet er aktivt. BEMÆRK Hvis du bruger funktionerne Silent Monitor eller Afbryd ofte, bør du få din systemadministrator til at konfigurere en brugerdefineret tast, så du kan udføre handlingen med én bevægelse. Se Programmer de brugerdefinerede taster på side 30 for yderligere oplysninger. Lydløs coach Lydløs coach gør en bruger i stand til at bryde ind i en anden brugers aktive opkald og kommunikere med denne bruger. Initiativtageren kan tale med den angivne bruger og lytte til alle andre, der deltager i opkaldet. Den angivne bruger er den eneste deltager i opkaldet, der kan høre initiativtageren. En telefoniserviceklasse tildeler Lydløs coach-rettigheder. Lydløs coach kan startes via en række forskellige ShoreTel IP-telefoner. Hvis du vil udføre en Lydløs coach fra en programmerbar ShorePhone-knap, skal du trykke på Lydløs coach-knappen. Hvis knappen angiver en Lydløs coach-modtager, starter systemet med det samme en Lydløs coach-session med denne bruger. Se bort fra de resterende trin. Hvis knappen ikke angiver en Lydløs coach-modtager, skal du angive modtagerens navn eller nummer i telefonens brugergrænseflade. Sådan foretager du en Lydløs coach fra enhver systemtelefon Indtast koden *22 efterfulgt af destinationslokalnummeret. ShoreTel-telefoner viser displaytastmuligheder, mens en Silent Monitormulighed er aktiv. Den følgende figur viser ShorePhone 265-telefonens brugergrænseflade for en bruger, der har startet en Lydløs coach-session. 40

ShoreTel 10 Lydløs coach-forbindelse SilentCo 12.09 Fre 29. jan SilMon Bryd ind Vis Læg på Displaytastmuligheder, som den, der har startet Lydløs coach, har adgang til: SilMon: Ændrer sessionen til en Silent Monitor-session Afbryd: Ændrer sessionen til et Afbryd-opkald. Vis: Viser alle opkaldsdeltagerne i telefonens brugergrænseflade. Displaytastmuligheder, som Lydløs coach-modtageren har adgang til: Rådgiv: Parkerer det aktive opkald og etablerer en tovejs taleforbindelse med Lydløs coach-initiativtageren. Mens modtageren rådfører sig med initiativtageren, er der følgende displaytastmuligheder: Genoptag: Genstarter modtageren oprindelige opkald. Vis: Viser alle deltagere i opkaldet. Læg på: Afslutter opkaldet. Vis: Viser alle opkaldsdeltagerne i telefonens brugergrænseflade. Læg på: Afslutter Lydløs coach-sessionen. Shared Call Appearences Shared Call Appearances er en ShoreTel-klientfunktion, som etablerer en fælles Bridged Call Appearance mellem en bruger (leder) og mindst én anden bruger (assistent). En Shared Call Appearance oprettes typisk for at gøre en eller flere assistenter i stand til at håndtere indgående opkald og starte udgående opkald for en leder. Programmerbare knapper Leder- og assistentbrugere får adgang til abca er og hotlinekredsløbet fra Call Manager eller ShorePhones via programmerbare knapper, som er konfigureret til Bridged Call Appearances. Knapper for lederlokalnumre kan ikke konfigureres som Call Appearances. 41