Vejledning til den endelig tilmelding til Blå Sommer 2009 for DDS Grupper Indledning: Alle deltagere fra DDS grupper skal være oprettet i Blåt Medlem for at kunne tilmeldes Blå Sommer. Det betyder at madmødre, lederbørn, og andre gruppedeltagere der ikke er oprettet i Blå Medlem skal oprettes der, før du kan tilmelde dem Blå Sommer 2009. Vi anbefaler at I opretter en særlig enhed, således at I hurtigt og let efter Blå Sommer kan slette disse personer igen. Der findes på Blå Sommers hjemmesiden en vejledning på hvorledes man opretter en ny enhed og opretter nye medlemmer, men det kan jeres medlemsansvarlige garanteret klare uden problemer. I kan hele tiden ændre i tilmeldingssystemet lige til I kommer på lejren, der er dog nogle nøgledatoer, som I skal være opmærksomme på., de er beskrevet på Blå Sommers hjemme side under priser og faktablad, men de er også gengivet her. 01/12 2008 Forhåndstilmelding er slut Primo januar 2009 Tilmeldingssystemet åbnes for endelig tilmelding. 1/3 2009 Endelig tilmelding er afsluttet 1/3 1/6 2009 Mulighed for at regulere i tilmeldte. Det betyder, at der kan frameldes, tilmeldes, antallet kan øges og sænkes. Der er dog begrænsninger! Plads på lejren låses i forhold til tilmeldte 1/3. Det betyder, at vi tegner vores kort færdige og der kan ikke tildeles yderligere plads til telte. Klynge fordelingen bliver bestemt, og annonceret på fælles weekenderne d. 28. 29/3 Plads i busser og tog låses i forhold til antal tilmeldte pr. 1/4 Det betyder, at vi ikke kan garantere plads med fælles transporten efter denne dato, vi vil naturligvis gøre hvad vi kan men kan ikke love at der er plads. Hvis vi ikke kan skaffe plads med fællestransport, kan refusionsbeløbet for ikke brug af transport naturligvis udbetales. 1/4 2009 50 % af deltager betalingen opkræves 1/6 2009 Framelding kan ikke længere lade sig gøre uden lægeerklæring, hvis I ønsker penge tilbage. Det betyder, at der stadig kan tilmeldes nye. Der kan dog frameldes uden lægeerklæringer, hvis der samtidig tilmeldes en anden, således at det samlede antal er det samme som pr 1/6. De samme begrænsninger som for perioden 1/3 1/6 gælder stadig Sidste 50 % opkræves 1
1/9 2009 Endelig afregning Logon til BLÅ Sommers tilmeldingssystem. I skal bruge den samme logon i brugte ved forhåndstilmeldingen. Vejledning Marker grupper med musen og klik på Der kan godt gå lidt tid før næste billede åbner, da alle jeres medlemmer hentes i Blåt Medlem Her skal I være opmærksom på at alt markeret med * skal indtastes, hvis de ikke bliver indtastet vil der kom en rød fejltekst i toppen af indberetningsbilledet samt ved de felter der mangler at blive indtastet Knappen Lukker alle underliggende overskrifter op Og knappen Lukker dem sammen igen VIGTIGT! I skal kun rette i denne information, hvis I ikke ønsker at deltage i Blå Sommer Ved at klikke på kan I se de tal I har indberettet ved forhåndstilmeldingen Ved at klikke på Lukker I for denne information Her kan I åbne alle enheder ved at klikke 2
Her kan I se de medlemmer I har i de forskellige enheder alle ledere er samlet under ledere eller øvrige I skal for hver deltager sætte kryds i lejrperiode og om deltageren skal med fællestransporten. Der er særlige regler for refusion af fælles transport se under transport på Blå Sommers hjemme siden Her deltager Jens Jensen på halv lejr og skal ikke med fælles transporten begge veje. Emil Randholt Stæhr deltager på fuld lejr og skal kun med fælles transporten ud. I går så hele jeres gruppe igennem og sætter hos alle deltagerne. De kan fjernes og tilføjes igen og igen. Man kan ikke sætte i halv lejr og fuld lejr på samme deltager. Når I er færdige med indberetningen og har klikket på Eller Bliver det indtastede lagt sammen og I kan se hvor mange I har tilmeldt. Her vil I også kunne se de tal I har indberettet på låsningstidspunkterne jf. vigtige datoer, beskrevet tidligere i denne vejledning Her skal I vælge en primær og sekundær kontaktperson blandt jeres ledere (det er kun personer der står under ledere i kan indsætte her) Det er denne/disse personer vi fremover vil kommunikere med på mail. Primær kontakt person er obligatorisk og skal udfyldes for at kunne gennemføre den endelig tilmelding. Man kan godt have en kassere eller andet medlem af gruppen til at være den der indberetter. 3
Her angives antallet af små letvægtstelte Her angives antallet af almindelige patruljetelte Her angiver I antallet af store Stabstelte Her angiver I hvor mange biler og trailere I forventer at have på lederparkeringen Disse felter er ikke krævede men det er vigtigt, at I indberetter hvornår jeres besøgs dag vil være hvis I da har planlagt en sådan. Antallet af telte bliver ikke brugt til at tildele lejrplads, men er kun til information. Lejrpladser tildeles ud fra andre kriterier. Her angiver I hvor mange busser I har med der skal stå på lederparkeringen. Her skal I vælge hvilken dag I har valgt som officiel besøgsdag. Disse informationer er vejledende. Der kan være specielle regler i de enkelte underlejre for aflevering af materiel. Her angiver I hvornår I forventer fx en vognmand aflever jeres materialer Her angiver I hvornår I forventer at ankomme med eget materiel eller persontransport. Ved person transport må I gerne skrive forventet ankomst tidspunkt. Hvilket også gør sig gældende for ankomst af busser Overskrifterne Disse felter er udfyldt med de informationer i gav os ved jeres forhåndstilmelding. Hvis I ikke har forhåndstilmeldt jer, skal I udfylde disse felter. I kan selvfølge rette i felterne hvis I har skiftet mening. 4
I dette afsnit skal vi have information om I ønsker en venskabsgruppe på Blå Sommer I skal udfylde feltet med ja eller nej I bemærkningsfeltet kan I skrive navne på jeres venskabsgrupper, hvis I har en sådan i forvejen, og de forventer at deltage på Blå Sommer. Hvis I har nogle specielle ønsker til venskabsgruppen vi skal finde til jer, så skriv det her fx hvilket sprog I ønsker. I dette felt kan I læse navnene på jeres venskabsgrupper. Hvis der ikke står noget er I ikke tildelt en venskabsgruppe Hvis I gerne vil være vært for en venskabsgruppe, er vi interesseret i at høre, om I også vil tilbyde Home Hospitality før eller efter lejren. (Home Hospitality betyder, at I arranger overnatning for gruppen enten privat eller fx I jeres gruppehytte) I skal udfylde begge felter. Hvis I har handicappede i gruppen som deltager på Blå Sommer, er vi interesseret i at hørere om dette nu. I skal udfylde feltet ja/nej. Beskriv typen af handicap: Her beskriver I formen for handicap. Beskriv evt. særlige behov: her skal vi vide noget om fx opladning af kørevogne med videre. Her har I mulighed for at skrive til administrationsudvalget i forbindelse med jeres tilmelding til Blå Sommer. Vi svarer så hurtigt vi kan på din mail, men giv os lige nogle dage. Hvis I ikke får en kopi af det du har sendt, kan vi ikke svare på jeres mail da der formentlig er fejl i mail adressen, dette skal ændres i Blåt Medlem. 5
Her kan I se om jeres henvendelse har afstedkommet en særlig aftale. Hvis der ikke står noget her så er der ikke aftalt noget specielt for jers gruppe. Feltet kan udfyldes af underlejen og administrationsudvalget Her kan I se hvilken underlejr I skal ligge i, og når det bliver fordelt, hvilken klynge I skal ligge i. I gemmer det der er tastet og går til forsiden af tilmeldingssystemet I gemmer det I har indtastet, men bliver på gruppetilmeldingssiden. har lavet. Annullere de indtastninger I VIGTIGT Der kommer ingen kvitteringsmail for det i har indtastet, I kan altid kontrollere hvad vi har registret på jer ved at gå ind i tilmeldingssystemet. 6