Sønderjyllands Golfklub Uge Hedegaard Golfbanevej 3 6360 Tinglev Telefon: 7468 7525 Fax: 7468 7505 E-mail: sonderjylland@mail.dk www. sdj-golfklub.dk Uge Hedegaard, den 31. oktober 2014 Beslutningsreferat af Bestyrelsesmøde Tirsdag, den 27. oktober 2014 kl. 15.00 Deltagere: Deltagere: Klaus Kristensen (KK), Poul Møller (PM), Anne Lene Søndergaard (ALS), John Riisberg (JR), Jesper Kraak (JK), Poul Erik Hansen (PH) og Birgitte Bergmann (BB) DAGSORDEN 1. Godkendelse af referat fra seneste møde. Referatet godkendt og underskrevet. Orientering fra FU Intet til drøftelse. 2. Siden sidst Udvalgsturnering 31. august Turneringen blev afviklet med 48 spillere. Som nyt initiativ var udvalgsmedlemmer i år inviteret med partner. Efterfølgende middag. Det blev et godt og hyggeligt arrangement, som foreslås gentaget næste år med en forventning om flere deltagere. Åbent Hus 23., 24. august Fremmødet af gæster ved åbent hus dagene var ikke stort, men der begyndte 11 prøvemedlemmer på turboholdet som startede den 25. august, hvilket må siges at være OK. Klubber i klubben - status-møde den 15. september. Alle klubber var repræsenteret. Godt møde med konstruktive drøftelser. Morgenfruerne samt de øvrige klubber i klubben har meddelt, at der i referatet fejlagtigt er glemt en bemærkning vedr. fremtidige håndteringer af situationen, lignende Morgenfrue-sagen. BB fremsender nyt referat med ændring/tilføjelse. Udvalgsformændene - status/budget-møde den 15. september. Godt møde med konstruktive drøftelser. Fremadrettet skal der lægges op til at der ved dette møde drøftes fremadrettet f.eks. planer, forslag og ønsker fra udvalgene. Henvendelse fra Greenfee Club no. 1 Bestyrelsen drøftede henvendelsen fra de 5 klubber i Greenfee Club no.1., der ønsker greenfeesamarbejde.
Side 2 På grund af den i forvejen til tider store belægning på vores egen bane samt grundet den store afstand til nogle af klubberne i ordningen besluttede bestyrelsen, at vi ikke indgår samarbejde med klubberne. Kontrakt indgået med Lars Bendiksen Forlængelse af nuværende kontrakt indgået for perioden 2015-2017. DGU-Regionalmøde v/als ALS, som deltog i regionalmødet, refererede udførligt fra mødet: Antallet af golfspillere er nedadgående i DK. Antallet af fleksmedlemmer er nedadgående. Antallet af juniorer er ligeledes for nedadgående og der skal derfor arbejdes med løsninger og forslag til at vende denne tendens. Som nyt initiativ foreslås bedsteforældre/børnebørn aktivitet i efterårsferien. Made in Denmark har givet positiv effekt med hensyn til rekruttering af nye medlemmer. Golfens Dag havde på landsplan besøg af 6500 gæster og generet 2000 nye medlemmer. DGU afvikler fyraftensmøde Den gode begyndelse den 26. januar 2015. EGA handicapsystemet skal evalueres ændringer undervejs. Der er pt 80 klubber som er med i Golfspilleren i centrum. DGU forventer et underskud på 1 mio. og der planlægges et strategiskifte mht. det kommercielle arbejde i DGU. Der søges nye bestyrelseskandidater til DGUs bestyrelse. DGU har modtaget tilladelse fra Datatilsynet til at oprette et advarselsregister vedr. spillere som er i restance. Men anbefalingen er, at man ikke opretter register. Der blev endvidere orienteret om de nye pesticid-regler, hvor der forventes bekendtgørelse i høring i 2015. Miljøprisen 2015. DGU afholder møde for greenkeepere og baneudvalgsmedlemmer den 27. november her i Sønderjyllands Golfklub. DGU arbejder på et nyt sundhedsprojekt Man efterlyser deltagende klubber. Mere herom næste år. DGU meldte ud, at de ikke vil tage aktiv del i et rabatsystem for greenfee priser/greenfeesamarbejde. Ny hjemmeside Bestyrelsen konstaterede at betingelserne og layoutet på den nye hjemmeside svarede til bestyrelsens godkendte koncept. Enighed i bestyrelsen om at de nye hjemmesider var stilrene og tidssvarende. Nogle medlemmer har udtrykt, at det har været lidt svært at vende sig til at der nu er både en medlems- og en gæsteside. Bestyrelsen opfordrer alle til at give siderne en chance alt nyt er anderledes og kan være besværligt, indtil man finder ud af hvordan det virker. Det blev aftalt, at Sekretariatet informerer løbende til medlemmer vedr. hjemmesidens brug, specielt her i vintersæsonen. Sønderjysk Mesterskab afviklet den 19. oktober
Side 3 På grund af store regnmængder på dagen måtte mesterskabet desværre afbrydes. Ny dato i foråret vil blive fremsendt til deltagerne. Kontrakt indgået med Thor B. Andersen Der er indgået 3-årig kontrakt med Thor B. Andersen perioden 2015-2017. 3. Medlemssituationen Pæn fremgang i medlemsantallet, men der forventes som tidligere år udmeldelser ved årgangsskiftet, således at nettotilgangen kan blive mindre negativ. 4. Regnskab & Budget 2014, herunder status budgettering 2015 ALS havde rundsendt budgetopfølgningerne pr. 30. september 2014 med tilhørende kommentarer den 12. oktober 2014. På mødet var der ikke yderligere spørgsmål/bemærkninger til opfølgningerne, men følgende skal bemærkes: Kontingentindtægterne 2014 er samlet set 10 tkr. under budgettet pr. 30. september 2014, men der er forskel på de enkelte indtægtsarter. Især afviger tilgangen af nye medlemmer positivt i forhold til budgettet. Bogførte greenfeeindtægter pr. 30. september 2014 er 41 tkr. lavere end budgetteret, og det er lykkedes at indhente en del af de 74 tkr., som vi var bagefter ved udgangen af august 2014. Der er forbrugt 88 tkr. mindre til driften af banen pr. 30. september 2014 end budgetteret, hvilket især skal henføres til udgiften til vedligehold af vandingsanlægget og vandafgiften pr. 30. juni 2014 til SKAT. Der er et mindre merforbrug til administrationsudgifterne på 8 tkr. i forhold til budgettet pr. 30. september 2014, og merforbruget kan direkte henføres til repræsentationsudgifterne. Udgifterne til lønningerne er pr. 30. september 2014 er påvirket af, at der er afregnet feriepenge til Ronni. Herudover er der ikke bemærkninger til regnskabet pr. 30. september 2014. Det er dog fortsat kassererens forventning, at 2014-regnskabet vil udvise et beskedent overskud eller et 0-resultat. Angående budgettering 2015 oplyste ALS, at de budgetansvarlige udvalg har frist til 3. november 2014 mht. at fremsende deres forslag til budget for 2015, og at sekretariatet (ansvarlig for budgettering af administrationsudgifter) har afleveringsfrist den 7. november 2014. Pr. 27. oktober er der modtaget tilbagemelding fra Amatør- og Ordensudvalget samt Handicapudvalget angående 2015-budget. 5. Bestyrelsens selvevaluering, herunder forberedelse af generalforsamlingen. Bestyrelsen foretog en selvevaluering, hvor det blev konkluderet at samarbejdet i bestyrelsen fungerer meget godt at bestyrelsen er sammensat af de nødvendige
Side 4 kompetencer og at der er en passende ansvars- og rollefordeling hvilket betyder at bestyrelsen fungerer som et godt team. Mange mål er nået og klubben drives som en sund virksomhed. Der var bred enighed i samarbejdet, kontakten og dialogen med golfmanager er god, ligesom tilliden i samspillet er godt. Forberedelse til generalforsamling: KK På valg Har valgt at stoppe PM På valg Har valgt at stoppe ALS Fortsætter JR Fortsætter JK På valg Vil gerne fortsætte PEH Suppleant Overvejer om han vil fortsætte 6. Udvalg Banen Plejeplaner, banens udvikling, beplantning. 3 greens er lukkede på grund af vand og forventes ikke åbnet mere i år. (1-3-4 ) PM/PEH orienterede om planerne for næste års pleje af banen, hvor det tilstræbes at banen lukkes den første mandag eller tirsdag i hver måned indtil kl. 13. På disse dage vil der blive arbejdet på greens. Der er aftalt en skovbesigtigelse med Dir. Erik Munksgaard/Danplanex den 13.11.14. Det forventes at arbejdet med renovering af de sidste bunkers vil foregå over vinteren. Der skal lægges sten under de nye teestedsskilte. Greenkeeperstaben nedmandes i vinterperioden, hvorfor man håber at frivillige vil være behjælpelige. Det blev besluttet, at baneudvalget gennemgår alle markerede stier og veje på banen og kommer med forslag til hvilke stier og veje, der kan omlægges til græs. Efterfølgende skal der udarbejdes en plan for arbejdet gerne etapevis fordelt over 3 år. Ny formand Juniorudvalget Det forventes at der findes en ny formand internt i udvalget. Ny formand og udvalgsmedlem i Sportsudvalget Det blev besluttet at JK og Thor B. Andersen bliver nye medlemmer i sportsudvalget. Som nye medlemmer er ligeledes Kim Wilhelmsen og Michael Kiholm. Mogens Frederiksens medlemskab i udvalget er ikke afklaret. Udvalget konstitueres senere. JK og Thor afholder møde med Elite Aabenraa vedr. planer og økonomi for 2015.
Side 5 Jubilæumsudvalg Der blev nedsat et adhoc udvalg (KK og ALS) som skal planlægge klubbens jubilæum i 2018. 7. Personale og aktivitetsplan Intet til drøftelse. 8. Golfspilleren i Centrum Sønderjyllands Golfklub ligger stadig pænt over landgennemsnittet inden for stort set alle klubbens vurderingsområder. BB og KK afholder møde, hvor alle områder skal gennemgås og at der trods de flotte scoringsprocenter iværksættes fokus- og indsatsområder således at begrebet hvile på laurbærrene ikke opstår. BB meddelte, at der for nuværende er 3 områder, der ikke scorer højt. Det er vore egne medlemmers opførsel på banen overfor greenfee gæster, greens samt elitespillernes opfattelse af andres medlemmers holdning til eliten. I forbindelse med medlems spørgeskema-undersøgelsen foreslås spørgsmål vedr. medlemmers ønsker til greenfee-samarbejdspartnere. 9. Drifts- og Handleplan En ny plan skal udarbejdes/opdateres idet den nuværende plan udløber i 2015. 10. Henvendelser fra medlemmer Henvendelse fra Onsdagspigerne vedr. gunstart. Bestyrelsen besluttede at BB meddeler Onsdagspigerne, at de kan få deres forslag vedr. gunstart på hul 1, 2, 3 og 4 fra kl. 14.44 i april og september måned. Banen lukkes fra kl. 14.20. 11. Næste møde Næste bestyrelsesmøde er fastlagt til den 17. december. 12. Eventuelt Intet. Generalforsamlingen blev fastlagt til tirsdag den 17. februar 2015 kl. 19.00 Referent: Birgitte Bergmann