6. januar 2009 J.nr. 09/1594 Uanmeldt tilsyn 2009 Trindvold Uanmeldt tilsyn foretaget den 6. januar 2009. Tilsynsførende: Mette Zierau Kudsk (socialfaglig konsulent) og Hege Margrethe Ekberg (AC-medarbejder). 1. Tilsynets generelle indtryk af tilbuddet. Tilsynet fik en kort rundvisning på to afdelinger på Trindvold. Valget af en kort rundvisning skyldes, at Trindvold skal flytte formentlig indenfor det næste halve år, se pkt. 5. Tilsynet fik omvisning i to afdelinger, hvor de tilsynsførende oplevede, at der var behagelige, rolige og ryddelige omgivelser. Under omvisningen fik tilsynet hilst på en beboer, som opholdt sig i fællesstuen, hvor vedkommende tilsyneladende nød en kop kaffe. Ellers blev der kort hilst på medarbejdere i de afdelinger, hvor tilsynet fik omvisning. Tilsynet fik en opfattelse af, at der er en god stemning blandt beboere og medarbejdere på Trindvold. Tilsynets generelle indtryk omhandlede primært den forestående flytning, og ledelsens egne oplevelser og håndtering af flytteprocessen. Det er tilsynets indtryk, at der er lagt et stort arbejde i at få en konstruktiv flytteproces. Der er udarbejdet en drejebog for flytteprocessen, hvor man skematisk har udfyldt; tema, uddybning, involverede, ansvarlig, start og slut. Indholdet i drejebogen er desuden organiseret i følgende rækkefølge: Diverse, ledelse, administration, pedel, pædagogiske medarbejdere, beboerne, pårørende, dagtilbud og maske til idékatalog.
Drejebogen er under løbende udvikling. Dersom medarbejderne eller andre har temaer, som de synes skal ind i drejebogen, eller spørgsmål, opfordres de til at give disse til forstanderen elektronisk eller verbalt. I drejebogen fremgår, hvilke opgaver, der er taget hånd om, hvem der berøres, og hvem der er ansvarlig. Det er derfor tilsynets opfattelse, at drejebogen er et godt redskab til at skabe et bredt overblik, ro og mulighed for at identificere også, hvad der ikke er taget hånd om. Det er tilsynets indtryk, at ledelsen har bevaret ro og overblik til trods for alt det, der skal ordnes og organiseres i forbindelse med flytningen. Ledelsen fremhæver enkeltmandssamtaler med pårørende og medarbejderne som noget af det vigtigste for den gode flytteproces. Det er deres opfattelse, at disse samtaler har medvirket til at minimere spredning af rygter, samt styrke tryghedsfølelse i forbindelse med den kommende flytning. 2. Evt. anbefalinger til kvalitetssikring og udvikling. Tilsynet har forståelse for, at en flytteproces kan medføre uforudsigelige elementer. Tilsynet finder ikke anledning til at komme med konkrete anbefalinger til kvalitetssikring og udvikling, da det er tilsynets indtryk, at man på Trindvold har håndteret flytteprocessen hensigtsmæssigt, og desuden bevaret fokus på udviklingsområder i forhold til kerneopgaven. 3. Evt. bemærkninger til rapporten fra forstander og driftschef, som ikke er indarbejdet. Fra forstander: Ingen. Fra driftschef: Ingen. 4. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen. Rapporten fremsendes til videre behandling, idet tilsynet ikke har givet anledning til konkrete anbefalinger, jfr. pkt. 2. Den 10 februar 2009, JFB. 5. Tilsynsbesøgets forløb. De tilsynsførende ankom kl. 09.15, hvilket var på et tidspunkt, hvor ledelsen var samlet i en anden anledning. Tilsynet fik derved mulighed for en dialog med den samlede ledelse på stedet, som består af: Konstitueret forstander, afdelingsleder for afd. 5a og 5b, afdelingsleder for afd. 3a og 3b/ konstitueret stedfortræder, konstitueret afdelingsleder for afd. 4a.
Det uanmeldte tilsyn i 2008 blev gennemført primo december, men rapporten var ikke tilgængelig som udgangspunkt for dette uanmeldte tilsyn. Dette har medvirket til at nærværende rapport fik en noget anden vinkling end oprindeligt planlagt. Trindvold befinder sig i en situation med nærtstående flytning, og en flytteproces kan have stor betydning for beboernes livskvalitet både inden, under og efter selve flytningen. Derfor valgte tilsynet udelukkende at fokusere på flytningen. 6. Tilbuddets aktuelle situation. Beboer/brugergruppen. Ældre udviklingshæmmede med aldersrelateret handicap. En stor del af beboerne lider af demens. Gruppen er i øvrigt blandet både i forhold til alder og i forhold til diagnose. Pt. er der 36 beboere på Trindvold. I de nye rammer er der kun plads til 32. Vejle kommune vil drive et botilbud i de rammer, som Trindvold flytter fra. Der er ikke truffet afgørelse endnu, om nogle/hvem af beboerne, der eventuelt skal blive på stedet, efter Vejle overtager dette. Forskellige potentielle løsningsmodeller drøftes løbende. Det er tilsynets indtryk, at der er stort fokus på, hvad der er bedst for beboerne. Beboergruppen er ældre mennesker, hvor ændringer i helbredstilstanden kan forventes hos enkelte, hvilket er én væsentlig årsag til, at man ikke har truffet endelige afgørelser endnu. Desuden er det ledelsens indtryk, at pårørende generelt er meget positive over for flytningen og vil kunne opleve det som negativt, hvis deres pårørende ikke flytter til de nye fysiske rammer. Forstanderen oplyser, at der pt. er 8 på venteliste til at få et botilbud ved Trindvold. Socialfaglige problemstillinger. Til trods for den nærtstående flytning har man bevaret fokus på kerneopgaven det pædagogiske arbejde, samt foretaget et valg om at udvikle denne del. På Trindvold har man sagt farvel til Plan98, da man bl.a. ønsker en mere anerkendende pædagogisk tilgang. Man vil bevare systematik i pædagogikken, men supplere dette med KRAP. K- kognitiv, R Ressourcefokuseret, A anerkendende, P pædagogik. Der er indledt et samarbejde mellem lederne fra Trindvold, Æblehaven, Spurvetoften, Vejle Kommune, og de fagpersoner der står bag KRAP-konceptet. De retningslinjer, man har udarbejdet og pt. benytter ved Trindvold kan, efter ledelsens vurdering, flytte med over til det nye sted.
Der er enkelte praktiske opgaver og aftaler, hvor der mangler en afklaring, som f.eks. hvorledes samarbejdet med Hjemmeplejen skal være. Denne og såvel større som mindre opgaver er ført ind i drejebogen. Personalesituationen. Flytningen vil medføre forandringer for medarbejderne både hvad angår opgaver og metoder. Dette er afledt af, at beboerne pt. bor under institutionslignende forhold med værelser på en gang, og skal flytte over i egen lejlighed på over 40m2. Det er ledelsens indtryk at samtlige medarbejdere nu ser frem til flytningen, og at de betragter det som en pædagogisk udfordring. Der har været en udskiftning af personalet, men det er ledelsens indtryk, at de, der er tilbage, og de nyansatte, har en positiv tilgang til flytteprocessen og de udfordringer, denne medfører. Medarbejderne har fået information om flytningen, både som samlet gruppe, og enkeltvise samtaler med de medarbejdere, der skal arbejde i en andet sammenhæng i Nr. Bjert. Ledelsen giver udtryk for, at de har været tilfredse med denne proces, da der har været mulighed for at drøfte de bekymringer/glæder, som den enkelte medarbejder måske ellers ikke ville være kommet frem med. Yderligere har ledelsen fokus på åbenhed, ærlighed og aflivning af rygter. Herunder blev det nævnt, at man som leder tager snakken med det samme, dersom medarbejderne har hørt noget andet steds. Der er fokus på, hvad der er besluttet, og man forsøger at undgå rygtedannelse ved at tale om det, hvis medarbejdere begynder at spekulere over uvisse faktorer. Det er vedtaget, at ingen medarbejdere skal afskediges som følge af flytningen, hvilket vil medføre, at Trindvold vil få overskud af personale (det forventes at 3 medarbejdere går af med pension indenfor ikke alt for lang tid og disse vil fungere som vikarer kender beboerne godt). Der skal ansættes personale til dagtilbuddet, og man regner med, at man kan benytte noget af det nuværende pædagogiske personale. De fysiske rammer. Tilsynet har vurderet, at det ikke var relevant tage de fysiske rammer i øjesyn p.g.a. den forestående flytning. Budget/driftsforhold. I de nye fysiske rammer skal der oprettes et dagtilbud med 32 halvdagspladser. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som bl.a. har set på andre lignende steder (Nordhøj), da man pt. ikke har eget dagtilbud på bostedet.
Ledelsen giver udtryk for, at der er et velfungerende samarbejde med samarbejdspartnere inde på Regionshuset. I forbindelse med flytningen oplyses det alligevel, at det ville have været ønskeligt med mere støtte og rådgivning i forhold til økonomien. Der skal nu afholdes møde med chefen for Handicap - og Socialpsykiatriafdelingen og økonomikonsulenten, og der er en forventning om,at dette vil medføre større klarhed. Trindvold oplevede desuden at få en ny socialfaglig konsulent, og ledelsen udtrykker tilfredshed med såvel den tidligere som den nye konsulent. Tidspunktet for skift af konsulent kunne dog have været bedre end midt i en flytteproces. Med hensyn til ledelsesniveauet, har man på Trindvold sparet en del penge ved at undlade at frikøbe stedfortræderen (den konstituerede stedfortræder fungerer fremdeles også som afdelingsleder). Til gengæld er der ansat en sekretær, hvilket har haft den ønskede effekt med at aflaste forstanderen. Der er udfordringer knyttet til ledelsesniveauet og fremtidig planlægning. Herunder er det relevant, at forstanderen, stedfortræderen og en afdelingsleder er konstituerede, hvilket der forventes en større klarhed om i løbet af foråret. Desuden skal der ansættes en leder til dagtilbuddet. Forstanderen regner med at fungere som leder for dagtilbuddet i startfasen. 7. Særlige fokuspunkter, herunder status i opfølgning af tilsynets tidligere anbefalinger. Opfølgning af tilsynets tidligere anbefalinger: Da tilsynsrapporten fra uanmeldt tilsyn 2008 ikke var tilgængelig har tilsynet set nærmere på opfølgning af anbefalinger ved det anmeldte tilsyn i 2008. Det er tilsynets vurdering, at man har arbejdet med samtlige anbefalinger. Herunder er det tilsynets vurdering, at man har gjort sig stor umage vedrørende trivsel på alle niveauer. Man har prioriteret at benytte en hel del tid til samtaler med pårørende og medarbejdere. Desuden er det tilsynets indtryk, at man har stort fokus på forberedelser i forhold til beboerne. Herunder tages der hånd om praktiske anliggender, hvilket fremgår af drejebogen. Der er også fokus på, at beboerne skal informeres, ud at se byggeriet, og der er fokus på, at det pædagogiske arbejder er deres kerneområde også i en flytteperiode. Der er ansat en sekretær, hvilket har givet forstanderen mere tid til at koncentrere sig om ledelsesopgaver.
I løbet af januar-februar 2009 vil personalet på en række temadage blive introduceret til kommunikationsmetoder, der understøtter deres kommunikative kompetencer i forhold til brugerne og kollegialt. Særligt fokuspunkt: Tilsynet har valgt et generelt fokuspunkt på grund af den særlige situation som Trindvold befinder sig i; `dilemma i forbindelse med flytning. Herunder kunne ledelsen informere om følgende: - Den foreløbige flyttedato er den 26. juni 2009. Den endelige flyttedato forventes at være på plads inden februar, hvilket er nødvendig for at kunne planlægge en konstruktiv flytteproces og ferieafviklingen. - Manglende klarhed og oversigt over økonomiske forhold. - Manglende klarhed vedrørende konsekvens af at man kun har 32 pladser på det nye sted, og pt. er der 36 beboere på Trindvold. 8. Status vedr. interne tilsyn. Blev ikke drøftet. 9. Bruger/pårørendetilfredshed Tilsynet har ikke talt med beboere/pårørende vedrørende tilfredshed. Ledelsen på Trindvold har afholdt ét møde, af ca. 1 times varighed, med hver enkelt beboers pårørende. Ledelsen har ønsket at give de pårørende mulighed for at diskutere, hvad flytningen indebærer for den enkelte beboer. Det har også været muligt at aflive rygter og myter vedrørende flytningen, samt sikre, at alle får korrekt og ensartet information. Ledelsen oplever, at den modstand, der var i starten, og den utryghed, som enkelte pårørende gav udtryk for, er blevet minimeret/ikke eksisterende. Ledelsen fremhæver desuden medarbejdernes positive holdning til flytningen, og at denne kan have påvirket de pårørende. 10. Andet. (Klager og lignende) Intet.