Styregruppemøde Niels Bohrs Allé Mødedato 19. juni 2015 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 12:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat Referent SKRU Deltagere Erik Knudsen Christian Jansson Ambrosia Hansen Ulla Mulbjerg Carsten Vikkelsøe Sine Rudfeld (referent) Jens Erik Bech (bygherrerådgiver) Niels Ibsgaard (Søren Jensen) Ib Valdemar (Cubo) Steffen Balle (Cubo) Jeppe Lefevre Olsen (advokat) 1. Projektstatus Totalrådgiver indleder styregruppemødet med en kort status / orientering om: Projektforløbet / projektstade Hovedtidsplan / projektforløb / beslutninger Rammebudget / prioriteringer (se nærmere under pkt. 2 "prioriteringer") Problemfelter / interessekonflikter (se nærmere under pkt. 3) 1.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen om projektstatus til efterretning. Konklusioner: Projektstatus blev gennemgået ifm. nedenstående punkt 2. 2. Fremlæggelse af resultat på licitationsproces Styregruppen besluttede på mødet 13. marts 2015 at udsende svarbreve til entreprenø- rer på følgende entrepriser: A: Nedbrydning / Miljøsanering B: Bygningsarbejde E: VVS / CTS / Ventilation F: El- og svagstrømsinstallation side 1/7
Styregruppen besluttede desuden at foretage genopslag på følgende entrepriser grundet utilstrækkeligt antal kvalificerede prækvalifikationsansøgninger ved det først udbud: C: Gulv D: Maler G: Anlægsarbejde Ovenstående udbudsproces har resulteret i, at nedbrydningsentreprisen (A) for nuværende er på plads, idet den er tildelt Kingo Karlsen A/S Silkeborg, ud fra udvælgelseskriteriet "laveste pris". Størstedelen af de øvrige entrepriser (C, D, E, F og G) har svarfrist 17. juni. Grundet en fejl i totalrådgiverens udsendelse af svarbreve (udvælgelse af tilbudsgivere) i marts, er fristen for entreprise B blevet forlænget til 30. juni 2015, hvilket dog ikke påvirker den overordnede projekteringstidsplan. splan. På mødet vil projektansvarlig Ib Valdemar Nielsen Cubo a/s og projektleder Niels Ibsgaard Søren Jensen a/s give en detaljeret gennemgang af tilbuddenes indhold ift. konditionsmæssighed inklusiv gennemregning efter udbudsbetingelserne i forhold til entreprenørerne på entreprise C, D, E, F og G. Dette skal danne grundlag for en velbebetyder, at Teknisk chef, Christian Jansson, er grundet indstilling til valg af de enkelte entrepriser. Forlængelse af svarfrist for entreprise B udpeget som ansvarlig for valg af entreprenør på denne pågældende entreprise, såfremt valget er uproblematisk (ud fra kriteriet om laveste pris). Skulle andet være tilfældet, in- volveres rektor Erik Knudsen i beslutningsprocessen. 2.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen drøfter r og godkender det af totalrådgiver fremlagte forslag til valg af entreprenører på entrepriserne C, D, E, F og G. Konklusioner: Forud for mødet havde totalrådgiver og advokat Jeppe Lefevre Olsen tjekket for eventuel- le forbehold ift. de tilbudsgivende entreprenører, med særlig fokus på der to lavestbyde indkomne tilbud dende. På baggrund heraf er det totalrådgivers vurdering, at alle overholder de formelle juridiske rammer for tilbudsafgivelse, og at de således alle kan betragtes som konditionelle. Idet alle entreprenører blev prækvalificeret ift. deres evner til at løfte byggeopgaven, er fokus i denne del af processen udelukkende på tilbudsprisen. På mødet blev de enkelte entrepriser og anbefalinger til valg af entreprenører gennem- gået med det resultat, at styregruppen tilsluttede sig det af totalrådgiver fremlagte forslag til valg af entreprenør på hver enkelt entreprise. Med det formål at starte "stand-still perioden, anbefalede totalrådgiveren samtidig, at der på denne baggrund udsendtes svarbreve til nedenstående entreprenører 19. juni 2015. I den forbindelse anbefalede advokat Jeppe Lefevre Olsen at inkludere det forbehold overfor entreprenører, at der side 2/7
først er det fulde overblik over projektets videre forløb efter 30. juni, når entreprise B er afgjort: Entreprise A blev afgjort på sidste styregruppemøde. Her godkendtes Kingo Karlsen A/S. Totalrådgiver har efterfølgende været i dialog med dem, og de ønsker at påbegynde nedrivningen før tid, hvilket vil være en fordel for tidsplanen. Hvorvidt dette er muligt afklares på møde med SDU i uge 26 om UCL s overtagelse af bygningerne. Der skal indhentes tilladelse fra Odense Kommune til, at nedrivningsentreprenøren kan få lov at arbejde i toholds-skifte skifte (og således udenfor almindelig arbejdstid). Totalrådgiver er allerede i dialog med kommunen. Entreprise B har tilbudsfrist 30. juni. En overblik over det samlede udsåledes først være kendt på dette tidspunkt. Det beslut- tedes på mødet, at teknisk chef Christian Jansson må godkende entreprenøren på denne entreprise, såfremt tilbuddet ikke overstiger 80 mio. kr. (dvs. cirka 4 mio. kr. over det budgetterede). Hvis lavestbydende overstiger dette beløb, eller der er yderli- bud/håndværkerudgifter vil gere problemer, skal rektor Erik Knudsen kontaktes. Entreprise C: OK Gulve & Gardiner med laveste pris blev valgt. Entreprise D: Globe Malerfirma Esbjerg A/S med laveste pris blev valgt. Entreprise E: Bravida Danmark A/S med laveste pris blev valgt. Entreprise F: Lindpro Odense med laveste pris blev valgt. Entreprise G: Hansen og Knudsen A/S med laveste pris blev valgt. I forbindelse med denne entreprise konstateredes en række forhold, som totalrådgiver og advokat måtte afdække, inden udfaldet var entydigt, idet den valgte entreprenør havde undladt at udfylde en række felter/enhedspriserenhedspriser i tilbudslisten og desuden havde prissat lærlinskabt den nødvendige geløn til 1 kr./time. Skriftlig dialog med entreprenøren havde klarhed over, hvad der skulle inkluderes i tilbuddet, idet entreprenøren skriftlig havde bekræftet, at de påtalte felter i tilbudslisten var udfyldt korrekt og bevidst værdisat til 0 kr., og samtidig bekræftet, at UCL s lærlingeklausul vil blive overholdt. Det besluttedes, at totalrådgiver, på baggrund af de i samarbejde med advokat Jeppe Lefevre Olsen udarbejdede paradigmer, omgående kunne udsende underretningsbreve til samtlige tilbudsgivere, hvoraf alle tilbudssummer fremgår, og hvori meddeles, at UCL påtænker at indgå kontrakt med lavestbydende. Ligeledes udsendes naturligvis underretningsbrev til de lavestbydende med meddelelse om, at man agter at indgå kontrakt med de pågældende efter udløbet af stand-still perioden, med forbehold for afvikling af licitation på entreprise B den 30. juni.. Den efterfølgende proces er, at entreprenørerne i samarbejde med totalrådgiver mæng- deverificerer deres tilbud ud fra totalrådgivers revit-model for at sikre, at der er overensog tilbuddet. Dette betyder, at budgettet i princip- pet kan ændre sig lidt, såfremt der opnås enighed om korrektioner. Budget: stemmelse mellem de fysiske forhold side 3/7
Såfremt entreprise B overholder det budgetterede beløb, og efter korrektion for de dob- belt udbudte loftsarmaturer på El-entreprisen, samt tilskud fra Vandcenter Syd, kan der konstateres et ikke disponeret beløb på ca. 22. mio. kr. ift. rammebudgettet. Det ser således ud til, at den valgte opdeling af entrepriserne har været en økonomisk fordel. Grundet de indtil videre gunstige tilbudssummer ift. rammebudgettet anbefaler total- rådgiver, at prisen for de uforudsete udgifter hæves fra 10% til 15% af det samlede budget. Kunstnerisk udsmykning har hidtil udgjort de lovpligtige 1,5% af de samlede håndværksudgifter. Med en justering i budgettet skulle beløbet for kunst således også bli- ve justeret, men da der er lavet en kontrakt med kunstner på de tidligere ca. 3,4 mio. kr., fastholdes dette beløb i det endelige rammebudget. Ligeledes begrundet i de gunstige tilbudssummer besluttedes det desuden, at grænskal granskes endnu en gang. Fx kunne køkkeninventar, som pt. er en bygherreleverance, uanset den installeres under sefladen mellem bygherreleverancer og entrepriser byggeprojektet, flyttes til byggebudgettet. Det præciseredes af totalrådgiver, at det endelige byggeregnskab, efter såvel mængdebudgetterede beløb. Det er således vigtigt snarest at få låst budgettet fast, så det er muligt på et senere tids- punkt at identificere, hvor der sker korrektioner eller tilkøb i projektet. Prioriteringer: Styregruppen drøftede e desuden den prioriteringsliste, der blev udarbejdet ifm. projekt- korrektioner som uforudsete udgifter, kan blive ændret ift. det forslaget for at sikre overholdelse af budgettet. Det blev besluttet, at de overordnede kri- terier for tilvalg er hhv. besparelser ift. fremtidig drift, men også hensyntagen til æstetisk finish på det samlede byggeri, således at det fremstår bedst muligt og giver udtryk af gennemrenovering/opdatering opdatering overalt ved indflytning. Det blev desuden besluttet, at det skal bekræftes på skrift af entreprenørerne, at eventuelle tilvalg ikke har tidsmæssige forhindringer. Følgende punkter blev fremhævet som mulige tilvalg: Totalrådgiver anbefalede at gå i dialog med entreprenørerne for at afdække, hvilke tiltag der kunne sikre den rette fremdrift ift. tidsplanen (fx kunne fuld overdækning af penthouse-etagen være værd at overveje, samt udpegning af pladsmand til byggepladsen; skønnet udgift ca. 1,5-2 mio. kr.) Totalrådgiver anbefaler skift af brugsvandsinstallationer (rør i kælderen), da disse har en beskaffenhed, der gør, at der må forventes en del driftsudgifter fremover (merpris ukendt pt.). Totalrådgiver anbefaler at undersøge, hvad valg af LED-lysarmaturer vil koste. Dette vil have den konsekvens, at El-entreprisen delvis skal omprojekteres, men det vil dog sikre, at lysarmaturerne er af den rette kvalitet med lavest muligt driftsudgifter (mer- pris ukendt pt.). side 4/7
Cubo foreslog nye døre til teorilokaler indvendigt i hele huset. Dette vil give et æstetil bygningen. Cubo undersøger pris hvis tisk løft og overholdelse af lydmæssigt krav for fordyrende, skal der måske fokusere på noget andet. Alt der kan forbedre indeklima fx solafskærmning i stedet for gardiner. Sanitet, fx berøringsfri armaturer. Varmestyring (CTS-styring). Coating udvendigt, således at det vil være nemmere at fjerne evt. grafitti. Plantning af træer ved hjørnet af Nordfløjen, således at murstengavlen på denne del af Nordfløjen skjules lidt. Belægning med asfalt i stedet for palægrus i forlængelse af boulevarden, samt ænat skabe dring af belægning m.v. i gårdrum ved Nordfløjen. Efterisolering og ny tagdækning af Nordfløjens tag (koster ca. 3,5 mio. kr.) Etablering af ny elevator ved fredagsbaren i Sydfløjens kælder for således bedre forbindelse i huset for handicappede (koster ca. 1,5 mio.) Rektor Erik Knudsen og Christian Jansson træffer beslutninger ift. tilvalg på baggrund af prioriteret liste fra totalrådgiver. Desuden besluttede styregruppen, at byggeledelsen ifm. eventuelle ændringer i den founder forud- sætning af, at bygherre underrettes om dette straks. Det præciseres dog, at den almin- restående byggeproces tildeles prokura ifm. aftalesedler op til 50.000 kr. delige praksis skal være, at byggeleder principielt tjekker det faglige indhold og den relaterede økonomi for enhver merudgift, forinden den forelægges for UCL til accept fx på byggemøder, eller for større beløb på byggeudvalgsmøder, Handlingspunkter Udsendelse af svarbreve og kontrakter Ansvarlig Totalrådgiver Deadlinedato 19. juni 2015 Afklaring af mulighed for tidligere påbegyndelse af nedrivnings- Totalrådgiver Uge 26 entreprise Afklaring af mulighed for toholds-skifte skifte ifm. nedbrydning Totalrådgiver Snarest Valg af entreprenør på entreprise B Totalrådgiver og Christian Jansson 30. juni 2015 Afklaring af grænseflader mellem bygherre- og byggeprojektle- Totalrådgiver og verancer Christian Jansson Snarest Udarbejdelse af prioriteringsliste over mulige tilvalg inklusiv angivelse af hvilke entreprenører, der forventes at levere dem. Totalrådgiver side 5/7
3. Udbudsproces Som orienteret på sidste styregruppemøde 30. april 2015 var det i forbindelse med udnødvendigt at tilføre ekstraordinært mange ressourcer til eksterne rådgivere for at kvalificere udbudsmaterialet samt agere på uhensigtsmæssig- formning af udbudsmaterialet heder, der derved opstår, og som henhører til Bygherrens ansvarsområde. Der har efterfølgende være nogle udfordringer omkring totalrådgivers håndtering af udbudsprocessen, som bl.a. har haft betydning for fristen for det ene af udbuddene. En enkelt entreprise (B: Bygningsarbejde) er således blevet udskudt, uden dog som nævnt at påvirke den overordnede hovedtidsplanen. Det har dog også i denne del af udbuds- processen været nødvendigt med tilføring af eksterne rådgivere for at sikre det juridiske aspekt i forbindelse med udbud. Indstilling: Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen om udbudsprocessen til efterretning. Konklusioner: Advokat Jeppe Lefevre Olesen, bygherrerådgiver Jens Erik Bech, teknisk chef Christian Jansson og rektor Erik Knudsen gennemgik udbudsprocessen fra UCL s synspunkt. Det understregedes, at processen var endt med at blive så uhensigtsmæssigt meget omstændelig, at bygherre havde set sig nødsaget til at "hjemtage" og løse delopgaver med deraf følgende omkostninger. I løbet af processen var der desuden blevet begået nogle faktuelle fejl ift. udbud, som har krævet et uforholdsmæssigt stort omfang af rettelsesbreve og efterfølgende upload af nye/ supplerende tilrettede tegninger. Det kunne således betvivles, om det for styregruppen den 30. april fremlagte og godkendkunne betragtes som et fyl- te udbudsmateriale, på det tidspunkt det blev fremlagt, destgørende og færdigt hovedprojekt. Totalrådgiver tog kritikken ad notam og understregede bevidstheden om, at der i løvar der bet af processen var blevet begået nogle dumme fejl. I bagklogskabens lys ifølge totalrådgiver et enkelt fag, der ikke var rettidigt klar til udsendelse else ifm. udbud, hvilket er grunden til efterfølgende mange rettelsesbreve. Fokus i processen var dog på at holde projektets team sammen, og dette lykkedes heldigvis. Det understregedes fra UCL s side, at den professionelle relation uanset disse forbehold naturligvis fastholdes. Desuden opfordredes til, at man i det videre arbejde overvejer hvilken kommunikationsform, der benyttes ifm. afklaring af større udfordringer, da mailkorrespondancer ikke altid er hverken den tilstrækkelige eller den mest hen- sigtsmæssige form for kommunikation ifm. uoverensstemmelser. 4. Eventuelt Orientering om samarbejde med Vandcenter Syd side 6/7
4.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen til efterretning. Konklusioner Totalrådgiver har aftalt et afklarende møde med Odense Vandcenter i uge 26, hvor anbefalingen ift. planlægning af samarbejdets økonomi vil være på dagsordenen, herunder at den pågældende entreprenør afregner direkte med vandcentret. Den enprojektet udestår, men totalrådgiver anser dette for at være en delige godkendelse af formalitet, da der har været løbende kontakt med Odense Kommune om emnet. Byggetilladelse fra Odense Kommune rummer en række udeståender og spørgsmål til uklarheder. Cubo oplyser, at der ikke forventes nogen problemer hermed, da de fleste udeståender allerede er afklaret ifm. projekteringsprocessen efter fremsendelmyndighedsprojektet. Det eneste, der skal drøftes med se af byggeandragende og kommunen, er kravet til lydisolering ved dørene, hvor UCL afkræves, at man overholikke en del af forhåndsaftalen, hvor holdningen var, at enhver forbedring var positiv, hvilket Cubo også vil understre- der særlige krav til lyd og akustik. Dette var oprindeligt ge i sit svar til kommunen. Cubo kunne desuden orientere om et møde med brandinspektøren i Odense kommune og den af UCL engagerede kunstner, Malene Bach. Brandmyndighederne havtil valg af materialer ifm. kunstne- de nogle kommentarer og supplerende oplysninger risk udsmykning/installation, installation, men var generelt positivt indstillet ift. godkendelse af projektet. side 7/7