Bilag til IKT Ydelsesspecifikation Dato 2012-10-01, Revisionsdato: 2013-04-15 Samarbejdsdokument for byggesagens parter Projekt: Byggesag: Projektledelse: IKT Koordinator: Dato: Revision: Revision dato: Modtaget: Underskrift Dato Indhold: 1. Orientering 2. Projektorganisation 3. Dokumentstyring 4. Udveksling via projektweb 5. E - mail 1.Orientering IKT-teknisk kommunikationsspecifikation er gældende grundlag for kommunikation på byggesagen. Dette dokument er aftalegrundlaget for de rådgivende parters håndtering af bygherrens krav i tilhørende IKT-Ydelsesspecifikation BYGST. Dette dokument skal godkendes af bygherren. Udarbejdelse og vedligeholdelse af IKT-teknisk kommunikationsspecifikation varetages af projektledelsen / IKT lederen IKT-teknisk kommunikationsspecifikation refererer til bips publikationerne: bips A104, Dokumenthåndtering, 2012 bips B1.000 Beskrivelsesanvisning - struktur, 2008 bips C202 CAD-manual 2008 DBK 2006 vejledning, bips: Begrebsmodel, klassifikations- og referencesystem DBK bilag C begrebsmodel (senest udgivne publikationer er gældende) BYGST 2013 1 af 5
2. Projektorganisation Roller i byggesagen, firma, e-mail, telefon, evt. CAD-system fremgår af vedhæftede IKT-teknisk organisationsplan. 3. Dokumentstyring og klassifikation 3.1. Datastruktur Mapper, filer og dokumenter struktureres og navngives i henhold til bips A104, Dokumenthåndtering, 2012. Et filnavn skal være unikt og entydigt og må ikke ændres undervejs i projektering og udførelse. 3.2. Metadata Til ethvert dokument skal der i henhold til bips A104, Dokumenthåndtering, 2012 og IKT Ydelsesspecifikation BYGST, som minimum knyttes følgende obligatoriske metadatasæt: Metadatanavn Metadatanavn Type Definition af metadataværdi DK EN Projekt id Project id Tekst Kode som entydigt identificerer projektet for alle parter (dette felt udfyldes på projektet) Projektnavn Project name Tekst Virksomhedsnavn/Part Organization Tekst Benævnelse af en selvstændig økonomisk og juridisk organisation eller part Dokumentnavn Document name Tekst Titel som identificerer dokumentet (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) Fase Phase Tekst Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der indgår Filtype Filetype Tekst Kode som angiver en fils anvendelse Filnavn Filename Tekst Dokumentets titel i et it system inkl. identifikation af filformat (extension) Versionsdato Version date ÅÅÅÅ-MD-DD Dato for udgave af dokumentet (dato efter ISO 8601) Revision Revision id Nummer Kode for officielt gældende udgave af dokumentet Revisionsdato First create date ÅÅÅÅ-MD-DD Dato for første officielt gældende udgave af dokumentet (dato efter ISO 8601) Udarbejdet af Creator Tekst Identifikation af den person, der har skabt dokumentet Indholdstype Document content Tekst Kategorisering efter det emne dokumentet indeholder 3.3. Revisionsstyring Følgende revisionsbetegnelser anvendes ved revisionsstyring af godkendte versioner af dokumenter: 0, 1, 2, Revisionsbetegnelsen angives i metadatasæt og skal fremgå af tegningsskilt eller dokumenthoved. Revisionsstyring for beskrivelser iht. bips B1.000 Beskrivelsesanvisning - struktur, 2008. Der skal anvendes layout med fortløbende nummerering. 3.4. Repræsentationsformer, formater og versioner På udvekslede dokumenter anvendes følgende filformater til de angivne dokumenttyper. Repræsentations form Indeholder Filformat/version Låst format, målfast Låst format, skematisk BYGST 2013 Side 2 af 5
Editerbart Office Editerbart cad Modelbaseret cad Låst modelbaseret CAD 3.5. Dokument- og filnavngivning Navngivning af dokumenter og filer skal følge standarderne i bips A104, Dokumenthåndtering, 2012. Der vælges bips standard model 1, model 2 eller model 3 for nedenstående: Type Bemærkning bips model nummer Dokumenter bips standard Dokument id og filnavn model 1, model 2 eller model 3 vælges CAD filnavn bips standard CAD filnavn model 1, model 2 eller model 3 vælges Tegningsnummer (CAD dokument id) bips standard CAD dokument id model 1, model 2 eller model 3 vælges 3.6. Klassifikation Byggeprojektet klassificeres efter: <Navn> 4. Udveksling via projektweb Projektweb: < Navn > Udveksling af dokumenter skal foretages via projektweb. Originale udgaver af dokumenter skal altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for dokumentet. Byggepladsens digitale udstyr: Funktion Bemærkning Antal PC Scanner Farveprinter 3D viewer Der etableres 2 dages undervisning i anvendelse af projektwebben på byggepladsen. 4.1. Projektweb indhold Projektwebben skal indeholde al materiale for byggesagen. På projektwebben anvendes BYGST projektwebskabelon. Nedenfor specificeres indhold og formater: Dokumenttyper Omfang Format Byggeprogram Tidsplaner Aftaleforhold Økonomi Myndighedsdokumentation Referater af møder mellem parter Bygningsmodeller Tegninger Byggesags- og arbejdsbeskrivelser Projekteringsdokumentation BYGST 2013 Side 3 af 5
Kvalitetsdokumentation Miljødokumentation Mængdedokumentation Byggeledelsesdokumentation Tilsynsnoter E-mails Andet (specificer) 4.2. Mappestruktur Der anvendes fagopdelt mappestruktur på projektwebben i henhold til bips A104, Dokumenthåndtering, 2012. Følgende projektwebskabelon stilles til rådighed og skal anvendes: BYGST skabelon 2012.11.01 4.3. Rettigheder Parterne har nedenstående rettigheder til dokumenterne på projektweb: Part Omfang Se /Læse/Downloade Oploade /Skrive/Ændre status Bygherre Projekterende Udførende 4.4. Pligter (andre pligter på projektweb end de foreskrevne, kan tilføjes her) 4.5. Advisering Alle parter er ved upload af deres dokumenter forpligtet til at sikre, at relevante modtagere bliver behørigt adviseret. Der må ikke adviseres til firmaer/personer, for hvem det konkrete upload ikke er relevant. Ved udsendelser af gældende dokumenter skal afsender sikre, at advisering af modtagere bliver dokumenteret (kan automatiseres). 4.6 Opdaterings frekvens Hvis andet ikke er angivet skal projektmaterialet opdateres to gange pr. uge. Dette erstatter ikke parternes normale kommunikation, nødvendig for projektets fremdrift. 4.7. Dokumentation Projektwebben fører en log med nøjagtig historik for alle handlinger på webben (opslag, up- and download, adviseringer, plotbestilling). Anvendes projektwebben disiplineret kan denne indgå som procesdokumentation. Byggesagens parter skal være afskåret fra enhver mulighed for at påvirke eller efterfølgende ændre på loggens registreringer. Alle parter skal kunne se loggen. 4.8. Digital signatur Der anvendes digital signatur / Nem ID Tilvalgt BYGST 2013 Side 4 af 5
5. E-mail E-mails indeholdende væsentlige beslutninger for byggeprojektet uploades på projektweb. Tilvalgt Alle e-mails på byggesagen skal have et entydigt projekt-id indsat i emnefeltet med notation (Proj byggeprojekt- ID) efterfulgt af emnets tekst Der må kun benyttes e-mailsystemer og -tjenester med effektive og opdaterede virus- og spamfiltre Såfremt afsender anmoder modtager om kvittering for modtagelse, må modtager ikke nægte at kvittere (funktionen kan automatiseres). Som kontaktpersondata på e-mail skal afsender angive: Navn, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer BYGST 2013 Side 5 af 5