Hvordan opretter du et møde med tilmelding I denne vejledning kan du se hvordan du opretter et møde med tilmelding. Som eksempel bliver der oprettet et arrangement Gruppetur 2014 Vi ved at arrangementet starter den 22. februar 2014 og at vi mødes kl. 09:00 ved Allerød station. Arrangementet slutter den 23. februar kl. 13:00. Prisen per deltager er 50 kr. Tilmeldingsfristen er den 29. januar, og ved tilmeldingen vil vi gerne høre svar på følgende spørgsmål: - Tager du en kage med? - Kommer du til Grupperådsmøde? 1. Log in til hjemmesiden 2. Fra top-menu øverst til højre vælger du Opret møde/tur 3. Som det første angiver du et navn, samt dato/tidspunkter for mødet
4. Lidt længere nede vælger du hvilke afdelinger arrangementet afholdes for. I eksemplet her vælger vi Mikro, Mini, Junior, Trop, Klan, Leder og Gruppestyrelsen 5. Dernæst angiver du indhold til mødet. Det vil typisk være nogenlunde det samme som du vil skrive på en indbydelse til forældrene
6. Nu skal du tage stilling til om man kan melde afbud til det arrangement som du opretter. I dette eksempel vælger vi at alle kan melde afbud 7. Nu gemmer du mødet og det vil medføre at du kommer til dette skærm, som viser du alle de ting som du lige har tastet ind. Herfra kan du redigere såfremt du har opdaget fejl.
8. For at oprette en tilmelding kan du vælge den grønne knap Opret tilmelding Sålænge vi ikke har aktiveret online betalinger vil vi se denne oplysning på tilmeldingsskærm 9. For at kunne oprette en tilmelding, skal du angive en tilmeldingsfrist 10. Hvem kan deltage? Alle medlemmer i Blåt medlem har i princippet mulighed for at logge sig på hjemmesiden. Når man er logget på som hjemmesiden med brugernavn og kodeord vil man kunne tilmelde sig med alle oplysninger som Blåt Medlem har. Hvis du vælger at alle kan tilmelde sig, skal man skrive sit navn i et navnefelt, men login til hjemmesiden er ikke nødvendigt. 11. Vis deltagere giver dig styring over om man kan se hvem der allerede har tilmeldt sig og under hvilke betingelser. Generelt vil jeg anbefale ikke at vise deltagere, specielt når man ikke kræver login. På den måde lægger vi ingen personlige data ud på det offentlige internet. Kræver man login for at kunne tilmelde sig, så kan man godt vise deltagere til brugere som også er logget ind. Du vil som leder altid kunne se deltagerlisten.
12. Der er mulighed for at få en mail, hver gang en ny deltager kommer på listen. Det gør man blot ved at skrive mail adressen i feltet. Du kan angive flere mail adresser ved at klikke Tilføj element a. Note: Dette betyder også at hvis vi f.eks. opretter ture til f.eks. sommerlejr hvor vi gerne vil have tilmelding afdelingsvis, selvom turen måske går samme sted hen, så skal hver gren oprette sin egen tilmelding. Såfremt der f.eks. er prisforskel eller lign. skal der også oprettes en separat tilmelding. Derfor hvis der i tilmelding til gruppeturen skulle være ønske om at hver afdeling separat har styr på tilmelding, skal hver afdeling oprette sin egen tilmelding. 13. Når du nu gemmer tilmeldingen, vil der opstå 3 ekstra valgmuligheder i toppen af skærmen
14. Nu kan vi tilføje de spørgsmål, som vi også gerne ville stille ifm. tilmeldingen ved at klikke på Spørgsmål. Vi ville spørge om de kunne tage en kage med og om der deltages i Grupperådsmødet. For at tilføje spørgsmålet vedr. kage behøver vi blot at markere de 2 spørgsmål. Hvis der skal stilles et spørgsmål som ikke står i listen, bør den web-ansvarlige i gruppen kontaktes for at oprette dette spørgsmål. Derefter vælger du Tilføj spørgsmål Påkrævet betyder at spørgsmålet skal bevares for at kunne gennemføre tilmeldingen. Fælles har kun betydning hvis der tilmeldes flere på 1 gang. Nu er du færdig
Hvordan ser det så ud? I kalenderen ligger nu det oprettede arrangement. Du kan teste om tilmeldingen ser ud som den skal ved at sørge for ikke at være logget ind. Sådan vil forældrene se tilmeldingen Hvis du klikker på arrangementet Når du vælger Tilmeld
Når du nu sender en indbydelse ud til forældrene skal du huske at kopiere URL en til denne side ind som et tilmeldings-link. I dette eksempel er URL: Mange browsere viser ikke hele URL en. Eksemplet overfor er fra Google Chrome, hvor Internet Explorer viser hele URL en, inkl. http:// Hele URL en er i dette tilfælde: http://blackfoot.spejder.dk/node/899
Du kan indsætte et link i en mail og det er lidt afhængig af hvilket program du bruger til at sende mail. Fælles for de fleste systemer er dog at man typisk skriver hele teksten og derefter indsætter et link i en del af teksten. Først skriver man derfor teksten Nu vil jeg tilføje linket til ordene vores tilmeldingssystem. Jeg markerer derfor disse ord, og trykker på + symbolet nederst Det giver lidt ekstra muligheder:
I Web address indsætter du den hele URL og du vælger OK Nu ser din mail således ud: Teksten vores tilmeldingssystem er aktiv. Nu sender jeg mailen
Modtageren får denne mail: Et klik på linket i mailen leder brugeren hertil: Deltageren udfylder og tilmelder:
Nu skal den person som tilmelder angive en mail adresse, samt navn og telefonnummer. Dette kan undgås hvis du kræver at personen er logget ind på hjemmesiden for at kunne tilmelde. Når tilmeldingen bekræftes kommer der følgende besked på skærmen
Samtidig kommer der en mail som ser således ud: I opsætningen angav vi at der skulle komme en mail to blackfoot.klan@gmail.com. Den er kommet og ser således ud:
De 2 links i denne mail kan du kun følge hvis du er logget in i hjemmesiden.
Går du i kalenderen til mødet/arrangement kan du se deltagerlisten Du kan også afmelde deltagere, rette osv.