Håndbog for DFUNKs regionsforeninger Overblik og gode råd for bestyrelsesmedlemmer og koordinatorer
Indhold: 1. Formålet med håndbogen 2. Regionsforeningens placering i organisationen 3. Arbejdet i bestyrelsen 4. Aktiviteterne 5. Rekruttering, introduktion og fastholdelse af frivillige 6. Ekstern kommunikation og samarbejde 7. Økonomi og fundraising 8. Sammenhængen med resten af organisationen Forsidebillede: Ung-til-Ung gruppen i Rudersdal. Fotograf: Martin Grøndahl Billederne i håndbogen: DFUNK sommerlejr 2012. Fotograf: Andreas Bak Andersen, Hojat Sadat og Jeppe Hasle Nørregaard
1. Formålet med håndbogen Velkommen til håndbogen for DFUNKs regionsforeninger. På de følgende sider giver vi et overblik over, hvad man skal være opmærksom på, når man skal organisere arbejdet i regionsforeningen. Der er råd om stort og småt, fra de store strategiske beslutninger til de helt lavpraktiske sager. Meget af det kan og gør I allerede, andet har I muligvis ikke styr på endnu. At være aktiv i DFUNK går også ud på at lære nyt og prøve sine evner af i praksis. Så man behøver ikke at kunne det hele fra starten af. Har man lyst til at tage ansvar og sætte sit præg på en organisation, kan arbejdet i en af DFUNKs regionsforeninger være en mulighed, der giver uvurderlige praktiske erfaringer. Brug os og hinanden! Håndbogen skal først og fremmest læses som en invitation fra DFUNK-sekretariatet til et fælles arbejde for hele tiden at blive bedre til at organisere os. Sekretariatet er til for jer, så brug håndbogen som et oplæg til dialog med konsulenten eller andre medarbejdere om, hvordan man kan organisere tingene i netop jeres regionsforening. Meget af det, håndbogen kommer ind på, vedrører især bestyrelsesmedlemmer i regionsforeningerne. Men store dele af den er lige så relevante for koordinatorer og andre der står for det organisatoriske i vores lokale aktiviteter. Især afsnittene Aktiviteterne og Rekruttering, introduktion og fastholdelse af frivillige. Håndbogen kan netop hjælpe til at få styr på sammenhængen imellem den regionale forening og de lokale aktiviteter og afklare roller bestyrelsesmedlemmer og koordinatorer imellem.
Hvorfor regionsforeninger? Regionsforeningen er et helt afgørende led i DFUNKs samlede struktur. Med regionale foreninger vil vi skabe de bedste rammer for, at unge, der vil arbejde for flygtningesagen, kan møde andre unge med samme interesse og arbejde sammen om de mest interessante aktiviteter. Hvis man bor i en by eller et område, hvor der ikke er mange andre unge frivillige, vil man have ekstra stor glæde af at møde unge frivillige fra andre byer. Derfor skal regionsforeningen give mulighed for at samle unge fra et større område, selv om mange af aktiviteterne naturligt nok vil foregå mere lokalt. Regionsforeningen er den organisatoriske ramme for hovedparten af DFUNKs aktiviteter og den ramme, hvori medlemmerne først og fremmest skal finde deres identitet som DFUNK ere. Derfor er det vigtigt, at regionsforeningernes bestyrelser og de ansvarlige for de enkelte aktiviteter erkender deres egne roller og ved, hvordan man bedst kan arbejde sammen med landsforeningen og sekretariatet. På den måde kan DFUNK have 7 selvstændige regionsforeninger, som det er både sjovt og lærerigt at være en del af, og som hver især gør en vigtig forskel for flygtninge og andre etniske minoriteter. 2. Regionsforeningens placering i organisationen DFUNKs 7 regionsforeninger er en del af landsforeningen DFUNK og er som sådan underlagt landsforeningens vedtægter. Men samtidig er de selvstændige foreninger med egne aktiviteter og økonomi. Det er regionsbestyrelserne, der er ansvarlige for den overordnede udvikling og koordinering af arbejdet i regionen. Dertil får de mandat ved regionsforeningens årlige generalforsamling, og kun hvis regionsbestyrelsens beslutninger strider imod landsforeningens vedtægter kan landsforeningens bestyrelse blande sig i deres beslutninger. Det konkrete arbejde i regionerne vil typisk være organiseret i lokal- eller aktivitetsgrupper, der hver har ansvaret for en specifik aktivitet enten på lokalt eller på regionalt plan. Der kan f.eks. være én eller flere Ung-til-ung-grupper eller kulturprojekter, der arbejder helt lokalt. Men i de fleste regioner er der f.eks. også en DFUNK Outreach-gruppe, der arbejder over hele regionen. På samme måde kan der være andre grupper eller projekter, der arbejder i og samler frivillige fra et større område. 2
Det afgørende er, at hver af disse grupper har en koordinator eller aktivitetsansvarlig (evt. flere), der er klar over sin opgave og er i løbende kontakt med regionsbestyrelsen. Målet er at aktiviteterne kører så selvstændigt som muligt, men samtidig er det væsentligt, at der er kommunikation imellem aktiviteterne og at de frivillige i aktiviteterne føler sig som en del regionsforeningen. Det er regionsbestyrelsernes vigtigste opgave at sikre, at dette sker. Landsforeningen og sekretariatet er ikke mindst til for at støtte arbejdet i DFUNKs regionsforeninger. En central opgave for regionsbestyrelsen er derfor at sikre, at denne støtte kommer regionsforeningens aktiviteter til gode. Det gælder om at være i løbende kontakt med de ansatte på sekretariatet, der kan hjælpe både med det praktiske og med strategisk rådgivning. Og det gælder om at være i kontakt med landsbestyrelsen, så I som regionsforening kan få indflydelse på, hvordan DFUNK som landsforening udvikler sig. Foruden de aktiviteter, der hører under hver af regionsforeningerne, har DFUNK et antal landsdækkende aktiviteter f.eks. Pantindsamlingen på Roskilde Festival. Det er også de regionale bestyrelsers opgave at sørge for, at medlemmerne i regionsforeningen kan deltage i de landsdækkende projekter. Derfor er samarbejdet med projektlederne for de landsdækkende projekter vigtigt. Det samme gælder de landsdækkende udvalg. Medlemmer og kontingent Når man melder sig ind i DFUNK bliver man både medlem af landsforeningen og af regionsforeningen i den region, hvori man bor. Man får adgang til de medlemstilbud, der gælder for alle landsforeningens medlemmer (kursustilbud, nyhedsbrev mm.) og man kan deltage i landsdækkende aktiviteter (som f.eks. Roskilde Festival) eller udvalg. Men ellers er det først og fremmest regionsforeningen og de lokale aktiviteter, man som medlem skal orientere sig imod, da det er der, man på daglig basis kan møde andre DFUNKere og sammen udvikle arbejdet. Halvdelen af medlemskontingentet går til landforeningen og halvdelen til regionsforeningen. Så jo flere medlemmer man har i en region, jo større en selvstændig økonomi har regionsforeningen. Det vender vi tilbage til i afsnittet om økonomi. 3
3. Arbejdet i bestyrelsen første punkter. Det foreningsmæssige Det er nødvendigt at have styr på de formelle ting ved at være en forening vedtægterne skal følges, der skal holdes de rigtige møder, der skal tages referat, regnskabet skal være i orden osv. Men det skal ikke fylde for meget. Formaliteterne må ikke komme til at tage for meget af opmærksomheden fra det, det egentlig handler om, nemlig det praktiske arbejde derude. Så her vil vi fokusere på det centrale. Regionsbestyrelsens opgaver fordeler sig på fire hovedområder: 1.) det foreningsmæssige, 2.) det strategiske arbejde med at udvikle og koordinere aktiviteter, 3.) arbejdet med at skabe fællesskab og samarbejde imellem medlemmerne i regionen og 4.) ekstern kommunikation og samarbejde. Det sidste kommer vi ind på i afsnit 6, så afsnittet her handler primært om de tre Bestyrelsens opgaver ifølge vedtægterne - At stå for regionsforeningens daglige drift - At tegne foreningen udadtil - Koordinering af foreningens aktiviteter - At holde styr på foreningens økonomi - Intern og ekstern kommunikation - Indkaldelse til generalforsamling og fællesmøder - Kontakt til landsforeningens bestyrelse At være en forening er først og fremmest en metode til at sikre, at de, der tager beslutningerne, har legitimitet til det, og at alle, der gerne vil være med til at præge foreningen, har mulighed for at komme til orde. Det er det, der sker ved den årlige generalforsamling og ved de løbende fællesmøder. Jeres vedtægter beskriver nærmere, hvilke krav der er til det. Vedtægterne er foreningens grundlov, så det er vigtigt at I kender og husker at følge dem. Men vedtægter er også noget, der kan ændres, hvis de ikke længere passer til virkeligheden. Derfor er det naturligt, at bestyrelsen inden hver generalforsamling kigger på, om der er noget der skal laves om, og fremsætter eventuelle ændringsforslag på generalforsamlingen. Man skal blot sikre, at ændringerne ikke er i uoverensstemmelse med landsforeningens vedtægter. I kraft af foreningsdemokratiet har bestyrelsen ret til at træffe og gennemføre beslutninger på foreningens vegne. Og de øvrige medlemmer ved, at de kan få indflydelse på foreningen igennem de bestyrelsesmedlemmer, de vælger. 4
Det er måske ikke altid sådan, at alle medlemmer viser stor interesse for det foreningsmæssige. Men efterhånden som foreningen vokser og får flere aktiviteter, vil det typisk blive mere væsentligt at have foreningsstrukturen på plads. I de fleste af DFUNKs regionsforeninger vælger bestyrelsen selv, hvem der skal være formand og kasserer i nogle tilfælde også en næstformand. Formanden har det overordnede ansvar for, at det foreningsmæssige er i orden, men det er altid en god idé at fordele ansvaret. F.eks. kan man vælge en sekretær, der står for at møderne bliver afholdt rigtigt. Bestyrelsesmedlemmerne som ledere Hvad er det der afgør om arbejdet i en regionsforening fungerer godt? Helt overordnet kan man sige, at det er en kombination af at have de rigtige aktiviteter, en god organisesering, et stærk fællesskab og interessante udfoldelsesmuligheder for medlemmerne. Alt dette kan I være med til at sikre - med løbende støtte fra sekretariatet og landsforeningen. Som bestyrelsesmedlemmer skal I se hinanden som en slags ledere, der har til opgave at skabe de rammer, der gør de andres frivillige arbejde så frugtbart som muligt. Mens de frivillige i aktiviteterne har fokus på den enkelte aktivitet, skal bestyrelsen have overblikket og forholde sig strategisk til, hvilke aktiviteter, der er brug for, og hvad de har brug for for at lykkes. Hvad skaber en god regionsforening? - Meningsfulde aktiviteter - God organisering dvs. klarhed om hvem der gør hvad - Fællesskab både i den enkelte aktivitet og som en del af noget større - Mulighed for at lære noget og udvikle sig som frivillig - Mulighed for at påvirke arbejdet og organisationen - Bevidsthed om hvorfor vores arbejde er vigtigt Det er meget værdifuldt, hvis de enkelte aktiviteter i regionen har en høj grad af selvstændighed, og de aktivitetsansvarlige påtager sig en høj grad af lederskab. Så er det bestyrelsens opgave at bakke op og sikre sammenhængen. Det er en god idé, hvis hvert af bestyrelsesmedlemmerne fungerer som kontaktperson for en aktivitet. Kontaktpersonen har så til opgave at fungere som sparringspartner for den aktivitetsansvarlige og at holde bestyrelsen orienteret om aktiviteten. I nogle tilfælde kan bestyrelsesmedlemmerne selv fungere som aktivitetsansvarlige. Men husk: Det er altid klogt at fordele lederansvaret i foreningen, så der kan komme flere frivillige til, der er parat til at tage ansvar. Hav derfor altid kig på, om der er andre frivillige end bestyrelsesmedlemmerne, der kan tage ansvar for det konkrete arbejde. 5
Udvikling og prioritering af aktiviteter Kriterier for prioritering af aktiviteter I DFUNK har vi en god tradition for at nye aktiviteter opstår nedefra. Det er en kvalitet, at man som - Hvordan bidrager de til at opfylde DFUNKs formål? - Hvad gør størst gavn for vores målgruppe? menigt medlem har mulighed for at komme med - Kan aktiviteten samle og motivere frivillige? nye idéer og at føre dem ud i livet, hvis der er interesse for dem blandt de andre medlemmer. Det - Er det realistisk at aktiviteten kan blive stabil (hvis der ikke er tale om et kortvarigt projekt eller event)? finder man oplagt ud af på et fællesmøde. Men - Kan den finansieres (hvis den koster noget)? det er vigtigt at bestyrelsen husker, deres ret og - Passer den godt til regionsforeningens profil? pligt til at lægge den overordnede linje i regionsforeningen. Bestyrelsen kan selv udvikle nye aktivi- - Er der nogen der vil tage ansvar for den? teter, som den synes at der er brug for i regionen. Og den kan sortere i de idéer, der kommer ind på fællesmøder eller andre steder, hvis de ikke passer ind i den overordnede linje. Når man tager stilling til, hvilke aktiviteter, der skal være i regionen, kan man gøre det ud fra nogle enkle kriterier (se boksen på foregående side). Når bestyrelsen beslutter sig for at starte en ny aktivitet, er det vigtigt at der lægges en plan for, hvordan den skal blive til virkelighed. Hvem har ansvaret?, hvordan vil man rekruttere?, hvilken type frivillige har man brug for? hvordan skal aktiviteten kommunikeres?, hvordan får man kontakt til en evt. målgruppe?, hvad er tidsplanen? Alt dette skal bestyrelsen sikre sig, at der er styr på, også hvis det er nogen udenfor bestyrelsen, der har initiativet. Mere om det i afsnit 4. Når man udvikler nye aktiviteter, skal man hele tiden huske på, at de, der finder på og sætter i gang, ikke behøver at være de samme som dem, der skal gennemføre aktiviteterne. Derfor behøver man ikke lade sig at begrænse af, om de nuværende frivillige har tid og lyst til at løfte et nyt projekt. Det gælder om at vurdere, om man vil kunne finde andre, der vil være med, og så formulere idéen, rammerne og de konkrete opgaver så klart, at det bliver interessant og nemt for nye frivillige at engagere sig. 6
Det er som sagt vigtigt, at I som bestyrelse prioriterer, hvilke aktiviteter der skal være i regionen, så I ikke gaber over for meget eller bruger kræfterne på de forkerte projekter. Men samtidig er det meget værdifuldt, hvis DFUNK kan være et sted, hvor man kan være kreativ og hvor nye idéer og projekter kan blive til. Hvis I har nogle gode projektmagere i regionen, og hvis I mener at der er kapacitet til det i regionsforeningen, kan I derfor godt opmuntre til at udvikle nye idéer. På sekretariatet vil vi meget gerne hjælpe i udviklingen af nye projekter, så de kan blive så gode som muligt. Så kontakt os, hvis I har en ny idé til en aktivitet. Måske vi også kan hjælpe med at finde fundraisingmuligheder (jf. kap 6 om økonomi) Fællesskab og sammenhæng Bestyrelsen har forskellige redskaber til at fremme fællesskabet i regionsforeningen. Det drejer sig først og fremmest om at holde nogle gode fællesmøder eller arrangementer, hvor medlemmerne kan møde andre end dem, de møder i selve aktiviteten. For at gøre det attraktivt for medlemmerne at komme til Formål med fællesmøder fællesmøderne, kan det være en god idé at kombinere selve mødet med et fagligt oplæg, der kan give inspiration til arbejdet, eller med fællesspisning eller andre hyggeelementer. - At informere medlemmerne om, hvad der sker i regionsforeningen og DFUNK iøvrigt På den måde styrker i kvaliteten i arbejdet og skaber flere - At diskutere regionsforeningens anliggender muligheder for at folk kan lære hinanden at kende. Man kan - At koordinere imellem aktiviteterne også arrangere temaarrangementer eller rent sociale ting - At fordele frivillige på aktiviteterne ved siden af fællesmøderne. - At give medlemmerne inspiration og fagligt input f.eks. ved inviterede oplægsholdere - At udvikle nye aktiviteter i fællesskab Det er naturligt at fællesmøder finder sted i de store byer, - Hygge og generel netværksdannelse hvor der er mange aktive medlemmer. Men det er vigtigt at fællesmøderne også bliver brugt af de medlemmer, der kommer fra andre steder i regionen. Det er netop disse DFUNKere, der har mest brug for denne mulighed for at mødes med de andre på tværs af de lokale grupper. 7
Ved siden af fællesmøderne er det relevant at overveje en form for skriftlig kommunikation, f.eks. nyhedsmail eller anden løbende information om de aktiviteter, der finder sted. Her er Facebook også en oplagt mulighed. Ved at have megen aktivitet på regionsforeningens Facebook-gruppe kan man både binde medlemmerne sammen imellem møderne, og man kan give interesserede en nem mulighed for at komme ind i fællesskabet. 4. Aktiviteterne Det er som sagt en stor fordel, hvis regionsforeningens aktiviteter eller projekter er selvkørende. Dvs. at de frivillige, der står for aktiviteten, selv tager ansvar for at rammerne omkring aktiviteten er i orden, at der er de frivillige, der skal bruges, og at de frivillige bliver ordentligt introduceret til arbejdet. Det kan oplagt være et ansvar to frivillige (koordinatorer) deles om. Hvis de har styr på det skal bestyrelsen bare understøtte aktiviteterne f.eks. ved at sørge for nogle gode fællesarrangementer og ved at tiltrække nye frivillige til foreningen. Etablering og genetablering af aktiviteter Når en aktivitet skal startes, er der en række ting, som det er væsentligt at have styr på. I boksen kan I se, hvordan det som regel vil være mest hensigtsmæssigt at skride frem. Husk i øvrigt, at vi på sekretariatet er eksperter i at etablere frivillige aktiviteter, så I er altid velkomne til at trække på os, når I vil starte noget nyt op. Det gælder både, hvis det er mindre aktiviteter, og hvis det er større projekter, som der skal fundraises til. Etablering eller genetablering af en aktivitet - Afklaring af de ansvarlige for etableringen - Beskrivelse af aktiviteten til frivillige og samarbejdspartnere - Afklaring af hvilke frivillige der er brug for - Aftaler med relevante samarbejdspartnere - Rekruttering - Introduktionsmøde for nye frivillige - Fordeling af opgaverne i den ny frivilliggruppe - Valg af aktivitetsansvarlig - Videreudvikling af aktiviteten i den ny frivilliggruppe 8
Nogle gange fungerer det mindre godt i én af de eksisterende aktiviteter. Så kan de være, at bestyrelsen må mere på banen for at sikre at det kan komme til at køre igen. Der er måske brug for at finde en ny aktivitetsansvarlig, hjælpe med at rekruttere nye frivillige, eller med at gentænke, hvordan aktiviteten skal fungere. Under alle omstændigheder er det en god idé med jævne mellemrum at gøre status, tænke over om man gør tingene på den mest hensigtsmæssige måde, og måske få friske kræfter ind i projektet. Det anbefaler vi, at enten den aktivitetsansvarlige eller kontaktpersonen i bestyrelsen tager initiativ til ca. en gang om året. Både når det handler om at etablere nye aktiviteter, eller om at få kriseramte aktiviteter på ret køl, er det vigtigt at have en klar plan for, hvordan man vil skride frem. Før man f.eks. går ud og rekrutterer nye frivillige, er det afgørende at man er klar på, hvordan aktiviteten skal kommunikeres, hvilke frivillige man vil have fat i, at man har snakket med relevante samarbejdspartnere osv. Ellers kan det let blive forvirrende, hvad det hele går ud på, når man skal introducere nye frivillige til det. Derfor er der brug for, at der er nogen der tager ansvar i (gen)etableringsfasen. Men det betyder ikke, at det er de samme, der skal have ansvaret, når aktiviteten er oppe at køre. Når de nye frivillige er blevet en del af projektet skal de have mulighed for at præge det og tage ansvar. Den(de) aktivitetsanvarliges opgaver - Fordeling af opgaver i gruppen - Afholdelse af planlægningsmøder - Intern kommunikation (mail, facebook) - Introduktion af nye frivillige - Rekruttering efter behov - Kontakt til aktivitetens målgruppe - Kontakt til samarbejdspartnere - Kontakt til bestyrelsen Løbende styring af aktiviteterne Den løbende styring af aktiviteterne står de aktivitetsansvarlige (tovholderne eller koordinatorerne) for. Det betyder, at de er ansvarlige for, at er der er frivillige nok, at alle ved hvad deres opgave er, og at rammerne er i orden. En helt central opgave er at sikre at aktiviteten reelt når målgruppen (f.eks. unge flygtninge). En forudsætning for det er ofte en god kontakt til de samarbejdspartnere, der skal formidle vores tilbud til dem. I mange tilfælde er det en god idé, at to deles om tovholder- eller koordinatoransvaret. Men det er i så fald vigtigt at have en klar aftale om, hvem der gør hvad. En oplagt fordeling er, at én står for at organisere gruppen og have kontakt til samarbejdspartnere mm., mens en anden står for at introducere nye frivillige og rekruttere flere, når der er brug for det. 9
I de fleste aktiviteter er gruppen lille nok til, at mange beslutninger kan tages i fællesskab af hele gruppen. Hvis man sørger for med jævne mellemrum at holde planlægningsmøder for hele gruppen, har alle frivillige mulighed for at komme med deres bidrag. Der kan opstå idéer til nye tiltag og nye frivillige kan få mulighed for at påtage sig mere ansvar. Selv om der er en eller to, der har det overordnede ansvar, kan der sagtens være flere der tager ansvar for konkrete opgaver. Det bliver gruppen kun stærkere af og arbejdet mere frugtbart. 5. Rekruttering, introduktion og fastholdelse af frivillige Rekruttering kan foregå ad mange veje. Man kan f.eks. prøve at få en mail om projektet sendt ud på lokale uddannelsessteder, hænge opslag op og dele flyers ud, skrive om det på Facebook, prøve at få en artikel i lokalavisen, eller aktivere det store private netværk, vi til sammen har til rådighed. Det er også oplagt at bruge de interne kommunikationsveje vi har i DFUNK, dvs. få sekretariatet til at skrive om det i nyhedsbrevet og på hjemmesiden, eller man kan selv sende en mail ud til medlemmerne i regionen. De 5 frivilligtyper - Kernefrivillige (bestyrelsesmedlemmer, aktivitetsansvarlige) - Projekt- og eventmagerne (vil gerne realisere deres egne idéer) - De faste (vil gerne deltage i en fast aktivitet) - Projektfrivillige (vil gerne være med i et specifikt projekt) Man skal være opmærksom på, at der er mange passive - Eventfrivillige medlemmer i DFUNK, der bare sidder og venter på at blive (vil gerne deltage i en specifik aktivitet) mobiliseret. Når der behøves flere frivillige, er det derfor oplagt at sende en mail med en opfordring ud til dem. I sekretariatets medlemsregister har vi alle dem registreret, der har betalt kontingent indenfor det seneste år. I kan altid få os til at sende en opdateret liste over medlemmerne i jeres region. Der udover har i sikkert selv en liste over frivillige, der endnu ikke har betalt kontingent, som I også kan prøve at mobilisere nye fra. Hvor og hvordan man rekrutterer, afhænger af hvilken type frivillige man har brug for. For at afklare det, kan man benytte sig af de 5 frivilligtyper, vi har formuleret. I kursushæftet fra vores kurser om frivilligkoordinering er meget af dette beskrevet af ved hjælp af de redskaber, vores eksterne konsulenter i IngerFair har udviklet. Så den er nyttig at læse for alle organisatorisk interesserede i regionsforeningen. I hæftet skelnes imellem rekruttering og mobilisering af frivillige. Rekruttering er at etablere den første kontakt til nye frivillige, f.eks. at få dem ind til et intromøde. Mobilisering er at få dem til at påtage sig de konkrete opgaver og blive en del af aktiviteten. 10
Introduktion af nye frivillige Rekruttering og mobilisering af nye frivillige er en væsentlig del af at køre nye aktiviteter i gang. Men selv hvis man ikke har planer om nye aktiviteter, er det vigtigt, at man løbende kan tiltrække og indoptage nye aktive medlemmer. Både regionsforeningerne og landsforeningen arbejder løbende på at synliggøre DFUNKs arbejde, og bl.a. derfor oplever vi at mange frivillige kommer til os helt af sig selv. Det afgørende er så, at de får en god introduktion, når de kommer. Nye frivillige har brug for introduktion på to niveauer: 1.) en generel introduktion til regionsforeningen og til DFUNK, 2.) en introduktion til den specifikke aktivitet, de skal være en del af. I mange tilfælde er det første en forudsætning for det andet, fordi det først er ved den generelle introduktion, at den ny frivillige finder ud af, hvilke konkrete aktiviteter, der er mulighed for at deltage i. Den generelle introduktion vil det oplagt være bestyrelsens opgave at tage sig af. Nogle steder sker det ved, at man før hvert fællesmøde har en halv time, hvor man byder nye velkommen og videregiver de vigtigste informationer. Vi anbefaler at bestyrelsen vælger en eller to i blandt sig, der har særligt ansvar for den opgave. Der udover er det vigtigt, at der er en kontaktperson for nye frivillige, der tager imod mailhenvendelser og som også er parat til at tage en telefonsamtale med interesserede, hvis der er for længe til det næste fællesmøde, eller hvis der er akut brug for nye frivillige. Forventninger til frivillige Introduktionen til selve aktiviteten står den (eller de) aktivitetsansvarlige (koordinatorer, tovholdere) for. Her handler det om at sørge for, at den nye bliver sat godt ind i, hvordan arbejdet er organiseret, hvilke forventninger der er til ham/hende, og hvor der er hjælp at hente. Det er vigtigt at den/de aktivitetsansvarlige eller helst gruppen i fællesskab har gjort sig klart, hvilke forventninger, der er til deltagerne i aktiviteten. I DFUNK har vi indtil nu valgt ikke at have en fast frivilligkontrakt, som nye frivillige skal underskrive. Vi foretrækker en friere form. Men det betyder absolut ikke, at der ikke skal være forventninger til de frivillige f.eks. forventninger til hvor ofte man skal deltage, hvor meget ansvar man skal tage, hvordan man kommunikerer med de andre. Man skal huske, at klare forvent- 11
hvis man havner i den situation. ninger signalerer, at vi vil noget med vores arbejde, og derfor som regel virker motiverende for de medvirkende. Det er de aktivitetsansvarliges opgave at formulere forventningerne evt. i samarbejde med bestyrelsen -, og at afvise frivillige, hvis de ikke kan leve op til dem. Man er dog altid velkommen til at søge støtte hos regionsformanden eller sekretariatet, I enkelte tilfælde kan der være brug for at formulere særlige regler, bl.a. for kontakten med brugerne af aktiviteterne. I de få aktiviteter, hvor vi har med børn under 15 at gøre, skal der f.eks. indhentes børneattester fra de frivillige. Et andet særligt område, er vores Fritid for Flygtninge-aktiviteter på asylcentrene. De asylansøgere, vi arbejder med der, befinder sig i en meget vanskelig situation, og kan derfor i nogle tilfælde være en særlig udfordring at arbejde med. Derfor forventer vi, at de frivillige der skal arbejde på asylcentrene får et introkursus eller på anden måde bliver klædt på til opgaven af personalet på asylcentret. I vores Ung-til-Ung-grupper (med unge flygtninge over 15), har vi bevidst valgt ikke at opstille faste regler for kontakten. Vi vil gerne have at Ung-til-ung-gruppen er et åbent og ligeværdigt forum, hvor relationerne imellem flygtninge og frivillige kan udvikle sig frit. Men da unge flygtninge kan være en sårbar gruppe, er det vigtigt at de frivillige er opmærksomme på både flygtningenes og deres egne grænser, og evt. opstiller regler efter behov. Hvis man som frivillig har brug for at markere en grænse, skal man vide, at man har fuld opbakning til det fra DFUNKs side. Man kan altid kontakte sekretariatet, hvis man havner i en vanskelig situation og om nødvendigt også få professionel hjælp fra en supervisor. Fastholdelse af frivillige Vores stærkeste middel til at fastholde frivillige er at give dem mulighed for at deltage i meningsfulde aktiviteter, hvor det er tydeligt hvad gavnen af arbejdet er, og hvor de kan få lov til at tage ansvar og udvikle deres evner. Som ansvarlig for en aktivitet er det helt essentielt, at man er opmærksom på de andre frivilliges motivation, og hvordan man kan pleje den ved at gøre op synliggøre værdien af det arbejde, de gør. Vi har med jævne mellemrum kurser, der bl.a. handler om motivering af frivillige, og konsulenterne kan løbende hjælpe koordinatorer og bestyrelsesmedlemmer med at blive dygtigere til denne opgave. 12
En meget motiverende ting, er at få ansvar og mulighed for sætte sit præg på aktiviteterne. Derfor er det en vigtig opgave for både bestyrelsesmedlemmer og aktivitetsansvarlige at være opmærksomme på, hvordan engagerede medlemmer kan gives mere ansvar. Det gælder om at skabe en stadig bevægelse af frivillige kræfter ind mod kernen af gruppen eller foreningen. På den måde kan man skabe flere kernefrivillige (jf. de 5 frivilligtyper), hvilket giver en mere stabil forening med mulighed for mange velorganiserede aktiviteter. DFUNKs tilbud til medlemmerne - Kurser og andre arrangementer - Månedligt nyhedsbrev - Forsikring under det frivillige arbejde - Dækning af transportudgifter - En skriftlig udtalelse om indsatsen - Og vigtigst: Mulighed for at gøre en forskel, møde en masse spændende mennesker, få ansvar og udvikle sine evner Samtidig kan vi gøre meget for at fastholde vores frivillige ved at have nogle gode tilbud til dem. I regionsforeningen vil det især være fællesarrangementerne, man kan bruge til at fastholde medlemmerne og motivere dem til arbejdet. Men dertil kommer de tilbud, der gælder generelt for medlemmer af DFUNK. Dem skal man bruge til at gøre det ekstra attraktivt at være med. Bemærk at tilbudene kun gælder for de medlemmer af DFUNK, dvs. dem der har betalt kontingent. Det er én grund til, at I skal huske jeres frivillige på, at de skal gå ind på dfunk.dk og melde sig ind. En anden grund er, at antallet af betalende medlemmer er afgørende for hvor mange penge DFUNK kan få i driftstøtte og dermed, om vi kan køre et sekretariat og alle de basale funktioner organisationen har brug for. For hvert medlemskab modtager DFUNK ca. 1000 kr. i støtte. Derfor er det meget vigtigt, at I bidrager til at få så mange som muligt til at melde sig ind. I princippet forventes det, at alle der er aktive i DFUNK, også er medlemmer. I praksis vil der naturligvis altid være en del, der ikke får sig meldt ind, men vi må alle arbejde på at gøre det tal så lille muligt. Foruden de medlemmer/frivillige der er aktive i lokale eller regionale aktiviteter, kan der være mange andre medlemmer i jeres region. Folk der har meldt sig ind for at være med i en enkelt aktivitet typisk Roskilde Festival eller for at vise deres sympati med vores sag. Det er vigtigt, at I også ser dem som medlemmer i jeres region, og inviterer dem til alle fællesmøder og andre åbne arrangementer. På den måde giver I dem en mulighed for at lære mere om DFUNKs arbejde og evt. selv deltage mere aktivt. 13
6. Ekstern kommunikation og samarbejde I takt med at regionsforeningen vokser bliver det mere relevant at synliggøre foreningen. Hvis vi sørger for at vores arbejde er synligt for omverden, vil nye frivillige automatisk finde vej til os, og det vil være nemmere at få opbakning f.eks. økonomisk støtte - til vores arbejde. Nogle foreninger danner en PR-gruppe, der står for at producere og distribuere informationsmateriale, kommunikere på facebook mm. om, hvad der foregår i foreningen eller skrive artikler til lokalpressen om flygtningesagen og DFUNKs arbejde. Det arbejde I laver kan sagtens være interessant stof for lokalaviser og andre lokalemedier, så I skal ikke holde jer tilbage med at sende dem pressemeddelelser, når der sker noget nyt, eller hvis der er en sag, I gerne vil sætte fokus på. Hvis I ikke er vandt til det, hjælper vi gerne med på sekretariatet. Eller man kan rekruttere frivillige, der særligt gerne vil lave journalistisk arbejde. På sekretariatet producerer vi forskelligt materiale, som I kan benytte jer af. Så sørg altid for at være forsynet med DFUNKfoldere mm. Der udover er det vigtigt, at I bruger vores hjemmeside dfunk.dk til at kommunikere, hvad I står for i regionsforeningen. Alle regioner har sin egen underside. Send os løbende info om de aktiviteter, I har, så sørger vi for at få det lagt på jeres side. DFUNK-folderen kan fås med et klistermærke på, der kan gøre særligt opmærksom på regionsforeningen og evt. et konkret rekrutteringsmøde. I kan naturligvis også lave jeres egen flyer, folder eller plakat. Sekretariatet hjælper gerne med at sætte op og printe ud. Lokalt samarbejde Der er flere forskellige lokale aktører, det kan være relevant at samarbejde med. Først og fremmest er der naturligvis de samarbejdspartnere, der har en direkte betydning for de konkrete aktiviteter, f.eks. sprogskoler, bosteder eller kommunale medarbejdere, der er med til at skabe kontakt til unge flygtninge i vores Ung-til-ung-grupper. Der udover er der forskellige parter, som man af mere overordnede grunde kan gøre klogt i at have en god kontakt til. F.eks. kommunen, det lokale integrationsråd, lokale integrationsråd, andre frivillige foreninger eller projekter der arbejder med flygtninge eller integration. En god kontakt til kommunen kan have mange fordele. Det kan give mulighed for at få stillet lokaler til rådighed eller hjælp til at skabe netværk og stable nye aktiviteter på benene. Og så gør det det nemmere at søge økonomisk støtte (jf. næste afsnit om økonomi). I de større kommuner er der gode chancer for, at man på rådhuset har én eller flere særlige medarbejdere på integrationsområdet, der vil være glade for at vide, at der en DFUNK-gruppe i byen, der arbejder for at styrke flygtninges muligheder og skabe bedre integration. Samarbejde med Dansk Flygtningehjælps frivilliggrupper En særligt oplagt samarbejdspartner er Dansk Flygtningehjælps lokale frivilliggrupper, som findes i de fleste kommuner. 14
Grupperne består af frivillige, der ligesom I brænder for flygtningesagen. Som regel tilbyder de lektiehjælp og anden støtte til flygtninge og indvandrere i området. En god kontakt til dem kan have mange fordele, bl.a. at de kan henvise unge, de har kontakt til, til DFUNK-aktiviteter. Tilsvarende kan vi henvise til deres aktiviteter, hvis vi har kontakt til nogen har brug for deres hjælp, eller selv gerne vil være frivillige i lektiehjælpen eller andre af DFHs aktiviteter. Nogle steder samarbejder DFUNK og DFHs frivilliggruppe tæt om at give unge flygtninge de rigtige tilbud. Ofte oplever DFHfrivillige, at der kommer unge flygtninge til deres aktiviteter, der mest af alt har brug for at møde nogle frivillige der er yngre end den typiske DFH-frivillige. Der kan det være en mulighed at lave en DFUNK-Ung-til-ung-gruppe i tilknytning til DFHs gruppe, så de unge flygtninge både kan have glæde af de yngre og de ældre frivilliges tilbud. Har I lyst til at tage fat på den slags samarbejde, så hør os på sekretariatet, hvilke oplagte muligheder der er i jeres område. På www.frivillignet.dk, DFHs hjemmeside for frivillige, kan man finde mere info om, hvor der er lokale frivilliggrupper. Her kan man også finde kontaktoplysninger til DFHs regionskonsulenter, der til dagligt arbejder med at støtte de frivillige i DFHs frivilliggrupper. De kan hjælpe med gode råd og lokale kontakter, hvis man har brug for det. Selv om DFUNK er en selvstændig organisation, er vi også en del af DFH, så regionskonsulenten vil gerne hjælpe, og vil også gerne holdes opdateret på, hvad der sker med DFUNK i hans/hendes region. Derfor må I meget gerne holde kontakten til regionskonsulenten og af og til informere om, hvordan det går. Hvert år afholder regionskonsulenterne regionsmøder for alle DFHs frivilliggrupper. Her er DFUNKs regionsforening også inviteret, og har dermed mulighed for at synliggøre sig selv på en effektiv måde og knytte nye kontakter, der kan blive værdifulde for arbejdet. Dertil kommer DFHs årsmøde der hvert år i oktober samler frivillige fra hele landet. Her kan hver af DFUNKs regionsforeninger eller lokalgrupper deltage med to repræsentanter. 15
Endelig vil vi nævne muligheden for at samarbejde med andre frivillige foreninger, der arbejder med samme område som os. Når det gælder arbejdet med unge flygtninge, er der både Røde Kors og Ungdommens Røde Kors, der ligeså vel som DFH kan have lokale grupper, som det er relevant at snakke sammen med. Under overskriften Let s Network har de fire organisationer, DFUNK, DFH, Røde Kors og Ungdommens Røde Kors et landsdækkende samarbejde om indsatsen overfor unge flygtninge, så vær åbne overfor de lokale samarbejdsmuligheder, det giver anledning til. Regionsforeningens egen økonomi: - Kontingentindtægter - 18-midler og andre penge I selv har søgt i kommunen - Penge I selv har søgt I fonde eller puljer typisk til projekter - Donationer fra private firmaer o.l. Penge andre aflægger regnskab for: 7. Økonomi og fundraising - Penge sekretariatet stiller til rådighed Ansvaret for regionsforeningens regnskab ligger hos kassereren. - Bevillinger fra landsforeningen Men ansvaret for, at foreningen har en god økonomi, dvs. indtægter nok til at finansiere arbejdet, ligger hos hele bestyrelsen. Der - 18-midler søgt af DFHs frivilliggrupper - Penge fra projekter i DFH eller landsforeningen findes en særlig vejledning til kasserere i DFUNK, hvori man kan læse om, hvordan der skal føres regnskab i løbet af året og aflægges årsregnskab efter afslutningen af et regnskabsår. Vejledningen kan fås på sekretariatet. Så afsnittet her handler primært om, hvordan bestyrelsen kan sikre en god økonomi. DFH aflægge regnskab for. Der er en række muligheder for at skaffe penge til vores aktiviteter på lokalt eller regionalt plan. Nogle penge kommer fra landsforeningen DFUNK eller fra Dansk Flygtningehjælp og administreres af dem. Andre er nogle I selv får eller søger, og som dermed indgår i regionsforeningens eget regnskab. Det er vigtigt at skelne imellem de to typer af penge, så det er klart hvilke penge I selv skal aflægge regnskab for og hvilke I bare skal bruge og lade landsforeningen eller Til de penge, der indgår i jeres eget regnskab hører kontingentindtægterne. Regionsforeningen modtager 50% af kontingentet for de medlemmer der er i regionen. Disse penge overføres to gange årligt i februar og i august - til regionsforeningens konto, og kan benyttes fuldstændigt frit. 16
Så der er god grund til at arbejde for, at alle aktive i regionen husker at melde sig ind, og få flere til at melde sig ind i sympati med vores arbejde. Fundraising I regionsforeningens eget regnskab indgår desuden alt, hvad I kan fundraise til jeres aktiviteter. Det kan være i kommunen, hvor man mest oplagt kan søge de såkaldte 18-midler til frivilligt socialt arbejde. Især hvis I har fokus på sociale aktiviteter, f.eks. med unge flygtninge, er der meget gode chancer for at få 18 midler. Så hold øje med, hvornår og på hvilke betingelser kommunen uddeler disse penge. Nogle steder vil der også være mulighed for at søge støtte i kommunen efter folkeoplysningsloven eller i de større byer kan der være helt andre ansøgningsmuligheder. Man skal dog være opmærksom på, at nogle kommuner vil lægge meget vægt på, at I som forening har en særlig tilknytning til den kommune. Det kan give problemer i forhold vores regionale organisering. Får I den slags tilbagemeldinger fra en kommune, må I gerne kontakte os på sekretariatet, så vi sammen kan finde ud af, hvordan vi kan gribe det an. Foruden kommunale midler er der en række andre muligheder for at søge penge. Da DFUNK er medlem af DUF (Dansk Ungdoms Fællesråd), har I mulighed for at søge deres integrationspulje og andre puljer. Dertil kommer et væld af fonde, som der er mulighed for at søge om støtte til små og store projekter her henviser vi til Fonds- og Legatvejviseren, hvis I gerne vil i gang med at fundraise, så kontakt os og hør, om vi har et eksemplar, I kan låne. Som regel skal ansøgninger til puljer og fonde helst være projektansøgninger, dvs. at man søger penge til et specifikt projekt og ikke til generel drift at foreningen. Ofte vil de helst give penge til noget innovativt. Så hvis det ikke er et decideret nyt projekt I søger penge til, gælder der om at se på, hvilke dele af jeres arbejde, der vil kunne formuleres som et spændende innovativt projekt, og så udforme ansøgningen ud fra det. På sekretariatet vil vi gerne vejlede jer i udarbejdelsen af ansøgningerne, så kontakt os, hvis I har en idé, I gerne vil arbejde videre med. Endnu en mulighed for at skaffe midler til foreningen, er donationer fra private firmaer o.l. Hvis det er mindre beløb f.eks. 5-10.000 kr., kan det sagtens være at der er lokale virksomheder, der vil støtte jeres arbejde. I kan bare sende en uopfordret 17
ansøgning, hvor I beskriver det gode arbejde, I laver, gerne med nogle billeder eller andet der viser, hvad det handler om. Husk også, at der er store muligheder for at få sponsoreret de ting, I bruger i forbindelse med arbejdet. Nogle gange er det bare at spørge, så bliver man overrasket over, hvor stor velviljen er. Kassererens arbejde Selve det at arbejde for, at regionsforeningen har en god økonomi, er bestyrelsens fælles ansvar. Det som kassereren har særligt ansvar for, er, at holde styr på økonomien, dvs. den løbende bogføring og aflæggelse af årsregnskab når året er omme. Som landsorganisation skal vi kunne vise, at alle regionsforeninger har styr på økonomien, derfor er det vigtigt, at bogføring og årsregnskab bliver lavet efter reglerne. Det behøver ikke være noget stort arbejde, men kræver at kassereren er opmærksom på de retningslinjer, der bliver udstukket fra landsforeningens side (jf. vejledningen til kasserere). Kassereren kan altid få støtte og vejledning hos konsulenten på DFUNK-sekretariatet eller fra DFUNKs landskasserer. 8. Sammenhængen med resten af organisationen Et af formålene med DFUNK er at samle unge fra hele landet, der gerne vil gøre en forskel for flygtninge og andre etniske minoriteter. Der er meget, vi kan lære af hinanden på tværs af regionerne, og arbejdet bliver sjovere, når vi nogle gange mødes DFUNKere fra hele landet og mærker at vi er en del af noget større. Hvad binder DFUNK sammen - Årsmødet - Deltagelse i landsbestyrelsen - Kurser og arrangementer - Landsprojekter - Udvalg - Dfunk.dk - Facebook - Kontakt til konsulenten - Anden støtte fra sekretariatet - At bruge hinanden Vigtigst for vores sammenhold er, at vi jævnligt har mulighed for at mødes ved fælles begivenheder. Derfor prioriterer vi årsmøde, kurser og arrangementer højt, og vi betaler transportudgifter for alle deltagende uanset, hvor man bor i landet. Vi forsøger også at placere kurser mm. forskellige steder i landet, så det ikke altid er de samme, der skal rejse langt. Da vi imidlertid bor langt fra hinanden og ikke altid har mulighed for at samles i kød og blod, er det godt at vi har hjemme- 18