Issues og tvister Ved Thomas Richard Søefeldt, Gestion Consulting og Niels M. Andersen, Bech-Bruun 52 De forretningsmæssige udfordringer i forbindelse med issues i kontraktstyringen Issues i forhold til det aftalte opdages/erkendes ikke før sent i forløbet (er adresseret i foregående indlæg) Uensartet fremgangsmåde ved håndtering af issues Forskellige personer i organisationen håndterer issues forskelligt Der er ikke nogen specifikke guides/instruktioner til hvordan man håndterer issues Der sker ingen systematisk dokumentation af forløbet Modparten (leverandørens) naturlige reaktion vedrører ofte skyldfordelingsspørgsmålet (især ved komplekse ydelser/leverancer) Modparten mener at virksomheden er skyld i (eller medvirkende til) årsagen til issuet (og kan hurtigt lede til en tvist) Modparten er bedre forberedt (mere erfaring) på håndtering af issues Den juridiske afdeling bliver ofte involveret for sent Issues eskaleres ikke på en systematisk måde i samarbejdsorganisationen (governance strukturen) og kommer først til juridisk afdelings kendskab, når issuet er blevet større 1
53 Overordnet fremgangsmåde for behandling af issues (og tvister) - et eksempel Performance Management Process D&O tracking Relationen mellem kontraktens operationelle elementer (forpligtelser) og det specifikke issue er et godt udgangspunkt for processen Issue Management Process Initial investigation /qualification Claim Management process Dispute Management process Closed Issues Issue types: a) Non-performance b) Complaints (from business) c) Incidents (e.g. P1 and P2) d) Periodic D&O non-compliance e) Delays Rejected Eksempel fra konkret dansk virksomhed Note: juridisk involvering fra start som øges i takt med at man bevæger sig til højre i processen 54 Klassificering af issues (undersøgelsesfase) For issues kan udarbejdes specifikke klassificeringer med tilhørende instruktioner til hvorledes man skal håndtere et specifikt issue Kan udarbejdes per kontrakt men det bør overvejes at lave generiske (kontraktuafhængige) instruktioner Der udarbejdes skabeloner (templates) til brug for fremsendelse af notifikationer/påkrav til modparten Kan udarbejdes enten for hver klassificering eller samlet for hver kontrakt Klassifikation Instruktion Skabelon Eksempel på klassifikation: Forsinkelse Eksempel på indhold: Bod? Ny plan for leverance? Årsagsforklaring ( root cause analysis )? Mulige tab, forholdsmæssigt afslag m.v.? Eksempel på indhold: Henvisning til pågældende forhold hvor der optræder forsinkelse Standard tekst vedrørende forsinkelse Standard tekst vedrørende afhjælpning m.v. 2
Eksempel på en (kortfattet) instruktion 55 Instruktioner kan variere fra få linjer (som i vedlagte eksempel) til et mange siders dokument afhængig af behov Instruktioner relaterer sig til specifikke bestemmelser i de(n) tilhørende skabelon(er) således at den konkrete tekst i en notifikation kun skal tilrettes ud fra den specifikke situation På baggrund af instruktionen udarbejdes en (eller flere) korrespondancer afhængig af modpartens reaktion 56 Eksempler på bestemmelser i skabeloner Breach notice [Please insert short reference to default] We refer to the Master Service Agreement of [insert date] entered into between [insert the Supplier] and [insert Company] (the Agreement ) [and to our previous letter dated [**]]. [NB! If there are other relevant correspondence please refer hereto] According to clause [insert reference to the obligation] of the Agreement, the Supplier shall [insert short description of the supplier s obligation pursuant to the Agreement]. Requested remedies Damages [The Company] has suffered a direct loss due to the Supplier s breach of contract. For now the damages constitute an amount equal to DKK [insert amount], however, further damages may occur. [Documentation for the losses is attached as Appendix 1 to this letter.] [Alternative clause: [The Company] is still investigating the implications of the default and will revert to you once we have ascertained the full effect of the default. For now we shall reserve all rights under law and the Agreement.] Breached obligations [Insert a short description of the default, including when and how it was discovered]. We shall kindly ask you to pay the amount of DKK [insert amount] to our account in [the Company], XXXX- XXXXXXXXXX, within 30 days as of the date of this letter. If we have not received the full payment of the damages, interests will be applied in accordance with Act no 459 of 13/05/2014 (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act). Tilsvarende bestemmelser for f.eks. penalties, service level credits, proportionate reductions og øvrige udbedringstiltag (correction plans, action plan, remediation plans etc.). 3
57 Fremgangsmåde ved behandling og kommunikation af issues 1. niveau Udarbejd notifikation (skabelon) Fremsend notifikation Leverandøren anerkender ikke forhold/reagerer ikke mv. Leverandøren anerkender forhold/påbegynder afhjælpning mv. Følg op på udbedring, afhjælpning m.v. 2. niveau 3. niveau Udarbejd opfølgnings notifikation (skabelon) Eskalér (dispute management) Fremsend notifikation Leverandøren er uenig/samarbejder ikke forhold/reagerer ikke mv. 1. niveau: fokus på soft remediations (afhælpning, udbedring, årsag, forbehold af rettigheder m.v.) 2. niveau: mere fokus på hard remediations ( deliver first/settle later, yderligere ressourser, step-in rettigheder m.v. Altid eskaler til 3. niveau hvis leverandøren er uenig 58 1. niveau Fremgangsmåde ved behandling og kommunikation af tvister Udarbejd Position Paper (skabelon) Fremsend Position Paper Leverandøren anerkender tvisten, fremsender sin position mv. Gennemfør forhandling Leverandøren anerkender ikke tvist/reagerer ikke mv. 2. niveau 3. niveau Forbered arbitration (fast track resolution) Forbered retsag (legal actions) Gennemfør arbitration (fast track resolution) Leverandøren/virksomheden er uenig med afgørelse 1. niveau: fokus på forhandling baseret på objektivt grundlag 2. niveau: mere fokus på at få konflikten afgjort/løst ved tredjemands involvering 4
59 Fremgangsmåde ved dokumentation af issues og tvister Hav altid en næste dato for hvornår der skal opfølges op på et issue (det er ikke altid at modparten vender tilbage) Sørg altid for at relatere issuet til den (eller de) bestemmelser, som omhandler issuet NB! Man bør som udgangspunkt ikke medtage dokumentation som er uden præjustice Sørg for at al dokumentation mellem virksomheden og modparten registreres (ofte kaldet en history log ) dette gælder både fremadrettet og bagudrettet Registrering sker bedst på hændelses/dato niveau (der er kan forekomme meget dialog) således at kronologien er synlig 60 Rapportering af issues og tvister Det er vigtigt proaktivt at identificere og rapportere issues og tvister og løbende for disse løst Omfanget af issues og tvister øges ofte som følge af manglende fokus på opfølgning og håndtering Mange issues og tvister er et tegn på dårligt samarbejde og/eller manglende fokus/erkendelse på problemløsning Samarbejdsfora har ofte for meget fokus på status fremfor problemer og tvister dårligt ved at løse problemer og tvister på en struktureret måde berøringsangst for at anvende de kontraktuelle håndtag for konfliktløsning 5
61 Retstvister er meget omkostningstunge Out of pocket -omkostninger Omkostninger i alle typer sager Advokatudgifter Syn og skøn Andre eksterne udgifter fx. oversættelse, beviser m.v. Civil domstolssag i Danmark Retsafgift 1,2 % dog max DKK 75.000 (Dvs. DKK 6.250.000 af sagsgenstand) Voldgiftssag Udgifter til selve voldgiften (sagsgenstand DKK 1 mio. = ca. DKK 77.000, DKK 5 mio. = ca. DKK 175.000, DKK 10 mio. = ca. DKK 300.000 ifølge Voldgiftsinstituttets tabel) Udenlandsk sag I princippet samme typer af omkostninger Omkostningsniveau generelt meget højere i England og USA Ressourceforbrug Procesrisiko Tidsmæssig udtrækning Taber og vinder Samarbejde ødelagt eller vanskeliggjort 62 Eksempler på omkostninger i to mindre og simple sager Civilretssag ved Sø- og Handelsretten fra december 2016 (3 dommere) Krav på EUR 146.349 (ca. DKK 1.090.000) og vedrørende domænenavne og varemærker samt aftaleforhold Ved dom blev sagsøgte tilkendt omkostninger på DKK 75.000 Sagsøgte havde selv brugt advokatomkostninger på ca. DKK 300.000 ekskl. moms. Voldgiftssag ved Voldgiftsinstitut fra oktober 2016 (kun 1 voldgiftsmand) Krav om tilbagebetaling på ca. EUR 400.000 (ca. DKK 3.000.000) Voldgiftsretten tilkendte omkostninger på EUR 16.900 til sagsøgte (ca. DKK 125.700) og til sagsøger advokatomkostninger på ca. EUR 28.000 (ca. DKK 208.000 ) eller i alt omkostninger på DKK 333.700. Klager havde selv brugt advokatomkostninger ca. DKK 600.000 ekskl. moms. 6
63 Forlig - Mediation Forlig Hvad skal der reguleres? Økonomi og rettigheder Retsvirkninger, herunder for aftaleforhold Til fuld og endelig afgørelse og af hvad? Fortrolighed og/eller kommunikation både intern og eksternt Forskellige former for mediation: Juridisk, økonomisk, forretningsmæssig og psykologisk Mediation kan foregå ved: Mediationsinstitutter Eksempelvis DITA der har oprettet et uafhængigt tvistløsningsorgan Vejledende juridisk/teknisk udtalelse efter 20 dage Parterne kan selv udpege sagkyndig eller lade instituttet gøre det Effektiv og hurtig behandling Retsmægling under civil sag Retsmægleren er en dommer, en domstolsjurist eller en advokat, som har gennemgået en særlig uddannelse i retsmægling. Mægleren bliver udpeget af retten og skal være upartisk. Retsmæglerens bistand er gratis, men hver part skal betale salær til egen advokat 64 Mulige tiltag for at undgå den retlige tvist Samarbejdsfora Styregruppe Key account m.v. Eskalation Tvisten bringes op på et højere ledelsesniveau evt. direktion/bestyrelse Skal der rådgivere og/eller en mediator med? Sagkyndig vurdering og/eller undersøgelser Teknisk sagkyndig Eks. en vejledende eller bindende vurdering af om en Service Level Agreement er overholdt Konsulentbistand Eks. en undersøgelse der udmunder i en rapport om et nødlidende projekt eller leverance Parterne får hermed samme grundlag for at vurdere tvisten Andre undersøgelser Task Force fra begge parter undersøger grundlaget og problemerne (Root Cause Analysis) Aftalt discovery Ændring af parternes aftale Change management proces for aftale og ydelser 7
65 Overvejelser og beslutninger ved retstvister Hovedspørgsmål Domstole vs voldgift Tidsmæssigt aspekt Procesøkonomi Advokatudgifter Retsudgifter Egne ressourcer Syn og skøn Eksterne udgifter Bevisførelse og bevisbyrde Syn og skøn Manglende kontrol over Modpart og tidsforløb Procesøkonomi Afgørelse og resultat Sandsynligt udfald af sag Procesrisiko Andre spørgsmål Lovvalg Danmark eller udlandet Sprog Fogedforbud Fortrolighed Principiel betydning Kommercielle aspekter Sensitive elementer Nødvendig sagkundskab Kan modparten og vi betale? Hvad hvis vi vinder eller taber? Hvad kan vi lære? 66 Forskelle mellem retssagsbehandling og voldgift Emne Domstolssag Voldgiftssag Udpegning af dommer Domstol udpeger Parterne kan udpege Instanser/anke 2-3 instanser og ankemulighed 1 instans ingen ankemulighed Omkostninger Afgift 1,2 % max DKK 75.000 Omkostninger til Voldgiftsretten Fortrolighed - proces Retsmøder og retslister er åbne Retsmøder og retslister lukket Fortrolighed - afgørelse Delvis offentlig Ej offentlig, men kan offentliggøres af parterne Bevisførelse vidner Vidneansvar/strafansvar/vidnepligt Ingen pligter eller ansvar Sprog Dansk (undtagelsesvis engelsk) Frit sprogvalg Proces Retsplejeloven Voldgiftsinstitut regler Lovvalg Dansk ret Frit lovvalg Tidsmæssig udstrækning Afhænger af berammelsestider Kan være kortere Tvangsfuldbyrdelser EU-domskonvention Voldgiftskonvention 8
67 Hvordan Contract Management kan understøtte tvister Lokalisere og systematik i relation til aftaleforhold Udkast versus endelige dokumenter Tillæg og alle ændringer Bevis for opfølgning Mødereferater, mails, rapporter, projektdokumenter m.v. Proaktivitet modvirker passivitet og accept Passivitet, accept og adfærd/praksis Bevis for notifikationer Varsling af ændringer, priser, misligholdelse m.v. Dokumentation for leverance/projektstyring Tidlig identificering og håndtering af issues modvirker tvister Tidlig identificering og håndtering af tvister øger chancen for løsning heraf IKKE MINDST vil god Contract Management kunne spare OMKOSTNINGER 68 Spørgsmål - Kontakt Niels M. Andersen Thomas Richard Søefeldt Partner, Bech-Bruun Direktør, Gestion IP & Technology Contract Management T +45 72 27 34 06 M +45 25 26 34 06 E nma@bechbruun.com T +45 70 22 40 22 M +45 22 89 71 00 E trs@gestion.dk København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T +45 72 27 00 00 www.bechbruun.com 9