Fact sheet. Opnå store gevinster med enkel kontraktstyring

Transkript

1 Fact sheet Opnå store gevinster med enkel kontraktstyring PACTIUS er et kontraktstyringssystem, der på en nem og intuitiv måde sikrer et samlet kontraktoverblik og en effektiv styring af virksomhedens rettigheder og forpligtelser.

2 Fra komplekst system til operationelt værktøj I en undersøgelse blandt danske virksomheder og myndigheder udført at advokatvirksomheden Bech-Bruun vurderer 84 pct., at de kan opnå gevinster ved bedre kontraktstyring, men 50 pct. har samtidig udfordringer med deres nuværende systemunderstøttelse, der er i de fleste tilfælde er både kompleks og tung. Med PACTIUS ændres fokus fra at have en kompleks løsning til at have et let anvendeligt og operationelt værktøj, der både kan anvendes til alt fra simpel opbevaring af kontrakter til opfølgning på rettigheder, forpligtelser og komplekse leverancer på store it-, entreprise- og outsourcingkontrakter. Samlet overblik over alle kontrakter Med PACTIUS kan du bl.a.: Få nemt overblik over alle kontrakt, forpligtelser og tilhørende opgaver Nemt søge/filtrere blandt dine kontrakter, forpligtelser og opgaver Eksportere aftaleparter, kontrakter, forpligtelser og opgaver til Excel Nemt oprette og vedligeholde forpligtelser og opgaver til kontrakter Blive notificeret om alle relevante hændelser i kontraktforløbet Sikre at der bliver fulgt op på alle forpligtelser Sikre dokumentation for opfyldelse af forpligtelser Skifte contract manager på mange kontrakter på en gang Fritekstsøge i kontraktdokumenter på tværs af kontrakter. PACTIUS er udviklet ud fra princippet om less is more og med et indædt fokus på, hvad det er vigtigt for en contract manager. Enkle operationer og få klik med musen PACTIUS er lavet med udgangspunkt i, at det skal være nemt, hurtigt og intuitivt at oprette, ændre og slette oplysninger. Således kræves der fx kun et skærmbillede og få klik til at oprette eller ændre på en kontrakt og med et enkelt klik kan man hente hoveddokumentet frem direkte fra kontraktlisten. Nemt og intuitivt at ændre oplysninger Alle informationer kan ændres i PACTIUS på en nem og intuitiv måde. Oprettelser, ændringer mv. sker med få klik på enkeltstående skærmbilleder. Det skal generelt være nemt, simpelt og hurtigt at indberette og ændre kontraktoplysninger i PACTIUS, herunder fx: Kontraktens start- og udløbsdato Kontraktansvarlig Kontraktens aftaleparter Kontaktpersoner hos modparten Kontraktdokumenter Relaterede kontrakter Egne og modpartens rettigheder og forpligtelser. PACTIUS er egnet til contract managers, som har brug for hurtigt, nemt og simpel at kunne rette og ændre i alle oplysninger. 2

3 En kontrakt kan ofte ikke stå alene En kontrakt er ofte en del af en større helhed. Dette gælder fx større aftalekomplekser, hvor man hurtigt kan miste det samlede overblik. Relaterede kontrakter Med PACTIUS kan man nemt relatere kontrakter til hinanden, så man hurtigt kan få overblik over alle relaterede kontrakter, fx underliggende tillægsaftaler, garantier, leveranceaftaler, tvister mv. ved at modulere sit samlede aftalekompleks og hoppe mellem relaterede kontrakter. Dette kan fx være i forbindelse med: Rammeaftaler, som typisk har en række underliggende leveranceaftaler Entreprisekontrakter, som fx kan have tillægsaftaler, sikkerhedsstillelser mv. Indkøbskontrakter med forudbetalingsgarantier udstedt af tredjemand (fx en bank) It- og outsourcing kontrakter med mange tilkøbsydelser. PACTIUS gør det muligt at strukturere sine aftaler på en måde, så hver enkel kontrakt er overskuelig, samtidig med at man har det store overblik i det samlede kontraktkompleks. I PACTIUS kan selv de største og mest komplekse kontrakter deles op i relevante, fornuftige (og overskuelige) bestanddele. En kontrakt er ikke bare en samling af dokumenter En kontrakt består ikke kun af en hovedkontrakt og en række bilag. Efter underskrift vil der tilkomme yderligere dokumentation, og det er ofte svært at bevare overblikket i kontraktens samlede løbetid. PACTIUS er lavet med henblik på løbende at kunne registrere yderligere dokumentation i kontraktforløbet, herunder fx: Korrespondancer Referater Leverancer/milepæle (fx godkendelser) Periodisk dokumentation (fx revisionserklæringer) Indsigelser mv. Man kan oprette dokumentkategorier, så man kan relatere og søge dokumentation til specifikke kategorier, eller man kan vedhæfte dokumentation direkte på konkret leverancer. Dermed gør man dokumentationen (og dokumenter) til en central del af sin kontraktopfølgning. PACTIUS er derfor beregnet til opbevaring af al relateret dokumentation til en kontrakt, som bidrager til kontraktens samlede status. Ofte tages der mange operationelle beslutninger undervejs i et kontraktforløb (fx godkendelser, indsigelser, referater mv.), hvor den tilhørende dokumentation kan kategoriseres på den enkelte kontrakt eller helt ned på den konkrete opgave til en forpligtelse. 3

4 En kontrakt beskriver, hvad vi har lovet hinanden En kontrakt er ikke bare et stykke papir, som man lægger i skuffen til senere brug (i tilfælde af at man skulle blive uenig med modparten). Kontrakten er et operationelt værktøj, som beskriver, hvad vi har lovet at gøre for hinanden både os selv og modparten. Forpligtelser I PACTIUS er den operationelle strukturering af kontrakten central i forhold til den løbende opfølgning på egne og modpartens forpligtelser. PACTIUS er lavet med fokus på en nem og hurtig nedbrydning af kontrakten i operationelle og strukturerede forpligtelser, herunder fx: Enkeltstående forpligtelser (fx leverancer, milepæle mv.) Periodiske forpligtelser (fx månedlige, kvartalsvise eller årlige leverancer mv.) Ad hoc forpligtelser (fx reaktionstider, stående forpligtelser mv.). Med PACTIUS kan du for hver kontrakt tilføje forpligtelser, der skal opfyldes i kontraktens løbetid. Det kan både være leverandører og kunders forpligtelser samt virksomhedens egne. Forpligtelser kan endvidere kategoriseres med henblik på rapportering og filtrering på specifikke områder (fx service management). I PACTIUS er der derfor mulighed for at sondre mellem fx: Vigtighed: Hvor kritisk er det, hvis der ikke følges op på en forpligtelse? Skal der reageres i systemet? Juridisk ansvarlig: Hvilken juridisk enhed er ansvarlig for den pågældende forpligtelse (dem, os eller en tredjepart)? Ansvarlig for opfølgning: Hvilken person i vores organisation er ansvarlig for at følge op på en given forpligtelse? Skal vedkommende have en notifikation? Dokumentation: Hvor henne kan jeg finde mere omkring den pågældende forpligtelse? Kræver vi dokumentation for opfyldelse? Det er således muligt at operationalisere kontrakten helt ned i den mindste detalje afhængig af den styringsdybde, som man har valgt i organisationen. Alle forpligtelser kan eksporteres ud i Excel til brug for rapportering. 4

5 Overblik og søgning skal være nemt og intuitivt I PACTIUS er det nemt at få overblik over kontrakter, forpligtelser og opgaver. På de fleste skærme kan man se status på alle de opgaver, som relaterer sig til den skærm, man står på, herunder om opgaverne er udestående, forfaldne, opfyldt eller ikke opfyldt. Man kan fx se den samlede opgavestatus for en given contract manager, en given kontrakt, en given aftalepart eller for alle kontrakter. Søgning efter kontrakter På oversigterne over kontrakter, forpligtelser og opgaver kan man indsætte specifikke søgekriterier for at få en liste over præcis de oplysninger, man leder efter (fx alle forpligtelser for en specifik contract manager eller alle kontrakter inden for en given udløbsdato). Kontrakter kan hurtigt lokaliseres ved brug for søgekriterier for de fleste felter (fx alle kontrakter, som udløber inden for 90 dage eller alle kontrakter, som tilhører en bestemt contract manager). Når listen er fremfundet, kan man endvidere søge på enkeltord på alle oplysninger i listen, og man kan filtrere på enkeltkolonner. Alle lister kan eksporteres til Excel. Søgning efter dokumenter For dokumenter er der endvidere mulighed for at søge efter specifikke ord i de enkelte dokumenter (fritekstsøgning), forudsat at dokumenterne kan indekseres. Dokumenter kan hurtigt fremfindes ved at søge på enkeltord i de enkelte dokumenter. PACTIUS indekserer alle dokumenter, som lægges op på kontrakterne, så man kan søge på enkeltord nede i de enkelte dokumenter. Søgningen prioriterer resultaterne på baggrund af, hvor ofte de pågældende ord optræder i dokumenterne. 5

6 Langelinie Allé København Ø T E. Niels M. Andersen Partner, Bech-Bruun T E. Ole Nørgaard Partner, Bech-Bruun T E. Mikkel Friis Rossa Partner, Bech-Bruun T E. Peter M. Bundgaard Direktør, Pactius A/S T E. Thomas Richard Søefeldt Direktør, Gestion T E.