Ib Rønn Konsulentvirksomhed for Aarhus Kommune, Socialforvaltningen, Tilsynsenheden Tilsynsrapport for uanmeldt tilsyn 17. september 2013 7. oktober 2013 Oplysninger om tilbuddet Tilbuddets navn Tilbudstype og form Adresse Bofællesskabet Søndervangen Bofællesskabet er organisatorisk en del af Center for Bostøtte i eget hjem - område Syd. Der ydes bostøtte efter 85 i Lov om Social Service Søndervangen 90, 8260 Viby J Telefonnummer 2929 2711/ 8713 3515 E-mail adresse Lederens navn Antal pladser centerbostoette@aarhus.dk Daglig leder Conny Lauritsen og afdelingsleder Winnie Bjerre 21 boliger i bofællesskabet og der ydes aktuelt støtte til 5 eksterne brugere Oplysninger vedrørende det aktuelle uanmeldte tilsyn Tidspunkt for tilsynets start og afslutning Tilsynet finder sted tirsdag den 17. september 2013 i tidsrummet 15.15 til 18.30. Deltagere i de tilsynsførende De tilstedeværende beboere og medarbejdere. De tilsynsførende møder ca. halvdelen af bofællesskabets beboere og har egentlig samtale med de otte af dem. Tilsynet gennemføres af Vivian Elkjær og Ib Rønn, der som eksterne konsulenter udfører opgaven for Aarhus Kommune. Tilbuddets brugergruppe Brugergruppen ved bofællesskabet er voksne personer med psykiatriske vanskeligheder. Det tilstræbes at beboerne er i stabile behandlingsforløb, således der kan være fokus på positive
forandringer i eget liv. Der er en ligelig fordeling af kvinder og mænd og gennemsnitsalderen er omkring 40 år. Søndervangen er etableret i 2009, hvor mange beboere og medarbejdere flyttede fra Katrinebjergcentret. Materiale der har indgået i forberedelse De tilssynsførende havde forud for tilsynet læst oplysninger på tilbudsportalen og tidligere tilsynsrapporter, hvor tilsyn med Søndervangen indgår. På hvilken måde har det været muligt at opleve tilbuddets sociale liv og samspil Ved ankomsten til Søndervangen kontaktes en medarbejder, der oplyser, at hun er social- og sundhedsassistentelev og kun har været der kort tid. Vedkommende orienterer afdelingslederen, der deltager i personalemøde. Afdelingslederen og de tilsynsførende drøfter kort, hvordan tilsynet kan forløbe. De tilsynsførende deltager herefter i den sidste del af personalemødet. Under besøget har der været dialog med en del beboere, både individuelt og i mindre grupper. Det har ligeledes været muligt, at opleve samspil mellem beboere og medarbejdere/ afdelingsleder og beboere imellem. Ligeledes er medarbejdere og afdelingsleder konstruktivt formidlende for dialogen mellem beboere og tilsyn. Hvilke enheder og afdelinger er besigtiget Hele tilbuddet er besøgt og de tilsynsførende har set alle fællesarealer og 6 lejligheder/boliger. Har der i den forbindelse været kontakt og samtale med brugere De tilsynsførende har haft en omfattende dialog med en del af beboerne. Modtagere af denne rapport Det eksterne tilsyn fremsender rapporten til Tilsynsenheden, der videresender til afdelingsleder Winnie Bjerre, som sikrer at rapporten bliver tilgængelig for beboere, pårørende og medarbejdere. Det eksterne tilsyn foreslår, at rapporten er genstand for drøftelse på husmøde/talerøret, personalemøde og MED-udvalg, fordi det dermed understøtter tilbuddets åbenhed og inddragelse af beboere. Tilsynsenheden fremsender rapporten til Direktør Erik Kaastrup-Hansen, Sekretariatschef Lotte Lyhne, Søjlechef Niels Schwartz og Centerleder Brian Kjærulff til orientering. Rapporten bliver tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside. Beskrivelse af det de tilsynsførende møder De tilsynsførende ankommer kl. 15.15 til bofællesskabet og hilser på to brugere, der er på vej ud. En medarbejder/elev adviserer afdelingslederen, der inviterer med til afslutningen af personalemødet. Emnerne der behandles under de tilsynsførendes tilstedeværelse er af orienterende karakter, og det er forskellige deltagere der orienterer om forskellige forhold. Ved slutningen af mødet orienteres de tilsynsførende om hvilke medarbejdere der er til stede efterfølgende. Afdelingsleder og medarbejdere undersøger om der er beboere, der vil tale med de tilsynsførende. Der er tre beboere der med ganske kort varsel deltager, herunder formanden for brugerrådet. De tre giver alle udtryk for, at de er glade for deres botilbud, men nævner samtidig, at der er en aktuel konflikt, der vedrører en anden beboers adfærd. 2
En del af rundvisningen foretages sammen med beboere, andre dele af rundvisningen foretages af den daglige leder og en medarbejder. De tilsynsførende ser 6 lejligheder, hvor der er individuelle samtaler med beboerne. De tilsynsførende overværer endvidere, hvorledes en medarbejder og en beboer i fællesskab optæller medicin. Endelig har en tilsynsførende en kort dialog med to beboere og den daglige leder på gangen. Brugernes forhold På Søndervangen er der tilbud om fællesspisning morgen, middag og aften. 19 af de 21 beboere er aktuelt tilmeldt fællesspisningen. De pligter og opgaver der er forbundet med fællesspisningen kører efter en turnusordning. Både beboere og medarbejdere giver udtryk for, at fællesspisningen er ret centralt for bofællesskabet, hvilket den store tilmelding også indikerer. Beboerne giver udtryk for, at ordningen fungerer godt, og der er god og varieret mad. Samtidig er det deres opfattelse, at fællesspisningen giver et godt sammenhold. Der er medarbejdere tilstede i Bofællesskabet i tidsrummet fra kl. 07.00 til 22.00 alle ugens dage. Både beboere og medarbejdere oplever at det fungerer, selv om enkelte beboere i konkrete situationer kunne ønske der var medarbejderer om natten. Ved visitationen til Søndervangen tages der hensyn til, at der ikke er personaledækning om natten. I situationer hvor det skønnes nødvendig, kan akuttjenesten kontaktes. Det oplyses, at det kun er ganske få gange akuttjenesten er blevet kontaktet. En beboer, der er flytte ind inden for det sidste år, har oplevet sig som godt modtaget, både af de andre beboere og medarbejderne. Hun følte sig hjemme og tryg næsten med det samme. Hun mente dog ikke, at være præsenteret for Søndervangens husregler ved indflytningen. Generelt giver beboerne udtryk for stor tilfredshed med at bo på Søndervangen. Mange har kendt hinanden gennem mange år. Flere nævner dog den aktuelle konflikt som et problem, der gør at nogle beboere er utrygge især om natten, hvor der ikke er medarbejdere. En beboer formulerer, at de gerne vil værne om det gode fællesskab der er. Beboerne fortæller, at de hver har to kontaktpersoner, som der er samtaler med en gang om ugen. Som udgangspunkt har beboerne sine kontaktpersoner i en toårig periode, hvorefter der så rokeres. Der er dog eksempler på, at der er skiftet før tid og nogle kontaktpersoner er fortsat efter to år. Blandt beboerne var der usikkerhed om, hvorvidt det var muligt, at skifte kontaktperson før tid, hvis kemien eksempelvis ikke var i orden. I relationen mellem beboer og kontaktperson tilstræbes, at den indeholder såvel emitionel som formel kontakt. I en velkomst pjece, der er udarbejdet i samarbejde mellem beboere og personale fremgår, at der på Søndervangen er tre overordnede værdier - tolerance, respekt og engagement. Samtidig arbejdes der recoveryorienteret, hvor der tages udgangspunkt i beboernes håb og drømme, og derved støtter op om at tage større ansvar for eget liv. En beboer oplever ikke, at der bliver talt så meget om recovery på Søndervangen. På spørgsmål fra de tilsynsførende om recovery praktiseres uden der blive talt så meget om det, er beboeren lidt usikker. På baggrund af eksempler fra dagligdagen fortalt af beboere og medarbejdere, er det de tilsynsførendes vurdering, at der arbejdes recoveryorienteret, og at tilgangen er godt implementeret i den faglige praksis. Aktiviteter den pågældende dag Nogle af beboerne har daglige aktiviteter udenfor bofællesskabet, det drejer sig om såvel arbejde, uddannelse som almindelige fritidsaktiviteter. 3
Søndervangen har planlagt forskellige fællesaktiviteter, der nævnes svømning, helårsbadning og kreativ aften. Søndervangen har en bus, der ofte bruges til udflugter m.v. Bussen lånes/lejes iøvrigt ud til andre bofællesskaber. Beboere fortæller om et nylig afholdt loppemarked, som bofællesskabet tog initiativ til. Både beboere fra bofællesskabet og øvrige beboere fra området havde salgsstande, og loppemarkedet var velbesøgt. Selv om der er en del aktiviteter udenfor huset, understreger flere beboere, at det daglige samvær i bofællesskabet er helt centralt. Det er beboernes opfattelse, at de fleste taler godt sammen, og at beboerne er gode til at finde sammen i forskellige grupper, hvor man taler godt sammen. Samtidig er det beboernes opfattelse at de forskellige grupper opleves som åbne i forhold til at invitere andre ind. De tilsynsførende fik lejlighed til at observere den medicinansvarliges arbejde i forhold til medicinhåndtering, og i en fællesaktivitet sammen med en beboer, som er under oplæring med henblik på selv at kunne dosere egen medicin. De tilsynsførende får oplyst, at den medicinansvarlige doserer medicin for 10 beboere, 6 beboere docerer selv medicin under kontrol af den medicinansvarlige, og 4 beboere varetager selv deres medicin uden støtte. Den beboer, som er under oplæring i medicinhåndtering, fik respektfuld støtte til opgaven. De tilsynsførende gennemgik medicinhåndteringen i praksis sammen med den medicinansvarlige, og fandt at medicinhåndteringen i praksis fungerer efter Sundhedsstyrelsens vejledning. Dog bemærkes at Sundhedsstyrelsens seneste opdatering beskrevet i publikationen Korrekt håndtering af medicin ikke indgik i opdateringen af de gældende retningslinjer for medicinhåndtering i tilbuddet. De tilsynsførende fik endvidere oplyst, at der ikke forefindes utilsigtede hændelser i forhold til medicinhåndtering. I medicinskabet lå en logbog, hvori hændelser noteres. Sidste notat er fra 2011. Personalesituationen Ved Søndervangen er der 10 medarbejdere og en daglig leder. Der gives udtryk for, at der er tid til det nødvendige. Flere beboere giver udtryk for, at der er medarbejdere til rådighed, når der er behov for det. Der afholdes personalemøde 5 gange på 6 uger og de tilsynsførende oplever en både livlig og seriøs stemning på personalemødet. Plancher fra den nylig afholdte årlige personaledag hænger i mødelokalet. De tilsynsførende får oplyst, at personaledagen blive brugt til reflektioner og daglig praksis. De tilsynsførende får gengivet nogle af stikordene fra plancherne som eksempler. På baggrund af det oplyste er det de tilsynsførendes vurdering, at der er en fornuftig sammenhæng mellem personaleressourcer og opgaver, og at den enkelte medarbejder har frihed til fleksibelt at planlægge indsatsen sammen med den enkelte beboer. Kommunikation, information og indflydelse Beboerne afholder Talerørsmøde hver 14. dag, hvor beboere drøfter aktuelle emner. Beboerne fortæller, at det ofte er de samme der deltager, enkelte kommer aldrig til møderne. Der er for nylig valgt en brugerbestyrelse, repræsentanter for bestyrelsen fortæller om bestræbelser på løsning af den aktuelle konflikt. Der gives udtryk for, at det kan være frustrerende for bestyrelsen, ikke at kende alle elementerne i konflikten, og samtidig respekterer medarbejdernes tavshedspligt. Der er taget forskellige initiativer, som man håber kan løse konflikten. 4
Søndervangen har hver eftermiddag, når medarbejderne skifter, et såkaldt åbent overlap. Her er både medarbejdere og beboere tilstede. Medarbejderne og beboere fortæller om planer, aktiviteter, hvem der er i huset m.v. Nogle beboere vil gerne vide mere om andre beboere, men er samtidig klar over at medarbejderne skal respektere tavshedspligten. Beboere fortæller, at der har været afholdt fælles konflikthåndteringskursus. Det har været fint, men flere efterlyser opfølgning på kurset, således at kursets indhold med tiden kan omsættes konkret i hverdagen når konflikter opstår. De tilsynsførende oplever en venlig og imødekommende stemning i huset. Både beboere og medarbejdere indgår gerne i dialog med de tilsynsførende, og fortæller gerne om, hvordan de oplever tilbuddet og dagligdagen på Søndervangen. De tilstedeværende medarbejderes nødvendige kendskab til arbejdsopgaverne Med baggrund i dialog med såvel beboere som medarbejdere er det de tilsynsførendes vurdering, at medarbejderne har et godt og indgående kendskab til beboerne og deres opgaver. Forskellige almene forhold Lejlighederne ved Søndervangen er såkaldte 1½ værelses, med kombineret stue/køkken, soveværelse og et stort badeværelse, herudover er der gode fællesfaciliteter. Det er de tilsynsførendes vurdering, at lokaliteterne er egnet til formålet. Den daglige leder oplyser, at man hvert år i fællesskab drøfter, hvordan bygningsforbedringer/renoveringer skal prioriteres. Sidst prioriteredes renovering af indgangspartiet. De tilsynsførendes vurdering Samlet vurdering Med udgangspunkt i dialog med beboere, medarbejdere, udleveret skriftligt materiale og de tilsynsførendes observationer er det de tilsynsførendes vurdering, at Søndervangen er et veldrevet tilbud som beboerne i høj grad oplever som deres hjem. Beboerne giver udtryk for tilfredshed med deres tilbud på Søndervangen, hvor livet i fællesskabet, herunder fællesspisningen har stor betydning for mange. Flere beboere giver udtryk for, at de ønsker en aktuel konflikt løst snarest. De tilsynsførende møder erfarne, imødekommende og engagerede medarbejdere, der har stort kendskab til deres arbejdsopgaver og de enkelte beboere. Gennem dialog med beboere og medarbejdere og ved sammenligning af oplysninger på Tilbudsportalen med de faktiske forhold, konstaterer de tilsynsførende, at oplysninger på Tilbudsportalen ikke er opdateret. De tilsynsførende anbefaler derfor, at oplysningerne snarest bringes i overensstemmelse med de faktiske forhold. Under dialog med beboere giver disse udtryk for, at Søndervangens husregler ikke er alment kendte og ikke har været drøftet i lang tid. De findes, og kunne være anvendelige med henblik på at forebygge konfliktsituationer, som den der aktuelt verserer. De tilsynsførende skal derfor anbefale, at det overvejes om og hvordan husregler skal være genstand for drøftelse mellem beboere og medarbejdere. De tilsynsførende får under tilsynet oplyst, at der på et tidspunkt har været afholdt et fælles kursus for beboere og medarbejdere i konflikthåndtering. Flere beboere efterlyser opfølgning 5
herpå. De tilsynsførende anbefaler at det overvejes, om der skal- og hvordan der evt. kan følges op herpå. Med baggrund i drøftelser og observationer under tilsynet, skal det anbefales, at retningslinjerne for håndtering af medicin opdateres, så de bringes i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens seneste opdatering. I forbindelse med dette tilsyn har de tilsynsførende ikke oplevet eller er blevet præsenteret for forhold, der giver anledning til påbud eller henstillinger. Med baggrund i overstående har de tilsynsførende følgende anbefalinger: At oplysningerne på Tilbudsportalen snarest bringes i overensstemmelse med de faktiske forhold. At Søndervangen overvejer om der er behov for, at husreglerne drøftes blandt beboere og medarbejdere. At Søndervangen overvejer om, og evt. hvordan der er behov for opfølgning i forhold til det afholdte konflikthåndteringskursus. At retningslinjerne for håndtering af medicin opdateres, således de bringes i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens seneste opdatering. 6