LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: REFERAT Dato: 7. april 2014 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 25 Mødedato: Mandag den 7. april 2014, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokol 2013 ved KPMG 3. Godkendelse og underskrift af regnskab 2013 ved KPMG 4. Årsrapport vedr. intern overvågning 2013 5. Overtagelse af aktiepost fra BIOFOS A/S (Lynettefællesskabet I/S) 6. Fremlæggelse at protokol vedr. valg af de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer. 7. Årsberetning for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 8. Generalforsamling generelt. 9. Status Fæstningskanalen 10. Kommunens Affaldsplan (Kildesortering) 11. Principgodkendelse om vandværkerne 12. Servicemål for indførelse og drift af elektroniske målere 13. Eventuelt Deltagere: Henrik Brade Johansen Formand hrj@cowi.dk, henrikbrade@gmail.com Jesper Andersen-Rosendal Medlem jesper@andersen-rosendal.dk Hans Henrik Madsen Medlem hhma@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com Peter Christian Linde Medlem pl@net.dialog.dk, pli@dst.dk Henrik Holst Hansen Medlem hhh@ltf.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juul Hansen Medlem mch@ltf.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk
1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende referatet af 26. november 2013. 1.1. Referat fra bestyrelsesmøde den 26. november 2013 Referatet blev godkendt og underskrevet på mødet. 2. Godkendelse og underskrift af revisionsprotokoller Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende revisionsprotokollat af 7. april 2014. Revisionsprotokollen for Holdingselskabet beskriver, hvordan revisionen er gennemført. Konklusionen er, at alle regnskaber påtegnes af revisionen uden bemærkninger. Det vil sige, at revisionen er enig i den måde, LTF har udarbejdet regnskaberne på. Det konkluderes i punkterne 2.2-2.4 i protokollen, at alle selskaber overholder prislofterne for 2013. Det fremgår, at alle tre selskabers driftsomkostninger er væsentligt lavere end det udmeldte krav fra Forsyningssekretariatet. Det vurderes som tilfredsstillende, at driftsomkostningerne i alle selskaber fortsat er faldende og nedbragt til et væsentligt lavere niveau end i 2009, da selskaberne blev etableret. På mødet vil KPMG gennemgå protokollerne, der beskriver gennemgang af årets revision. De øvrige protokoller er ikke vedlagt, men vil medbringes på mødet. 2.1. Revisionsprotokollat Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S af 7. april 2014 Thomas Riis fra KPMG gennemgik revisionsprotokollen. Protokollen indeholdt en blank revisionspåtegning. Dog med en bemærkning omkring en eventuel fremtidig skattebetaling Dette forhold var gældende for alle vandsektorselskaber stiftet efter 2008. Landskatteretten for udvalgte selskaber starter i juni måned. Side 2
Thomas Riis oplyste, at der generelt er gode kontroller og fokus på, at tingene gøres ordentligt i selskabets økonomifunktion. Protokollerne blev godkendt og underskrevet på mødet. 3. Godkendelse og underskrift af regnskaber 2013 Forelægges til godkendelse. Det indstilles, at godkende regnskaber for selskaberne. Regnskabsresultatet i selskaberne vurderes som tilfredsstillende. Der henvises til regnskabernes ledelsesberetning for en gennemgang af årets aktivitet i hvert af selskaberne. I ledelsesberetningen fremgår ligeledes hoved- og nøgletal for selskabet, herunder årets resultat i 2013 sammenlignet med tidligere års regnskaber. For en samlet oversigt over resultatet for hele koncernens økonomi henvises til Holdingselskabets regnskab. På mødet vil KPMG gennemgå regnskaberne for 2013. 3.1. Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding Årsrapport 2013 3.2. Lyngby-Taarbæk Forsyning Årsrapport 2013 3.3. Lyngby-Taarbæk Vand Årsrapport 2013 3.4. Lyngby-Taarbæk Spildevand Årsrapport 2013 3.5. Lyngby-Taarbæk Affald Årsrapport 2013 Regnskaberne blev godkendt og underskrevet på mødet. 4. Årsrapport vedr. intern overvågning Forelægges til orientering I henhold til reglerne om intern overvågning skal der en gang årligt udarbejdes en årsrapport om LTF s interne overvågning. Årsrapporten forelægges til orientering. 4.1. Årsrapport for Intern overvågning 2013 i LTF Side 3
5. Overtagelse af aktiepost fra Biofos A/S (Lynettefællesskabet I/S) Forelægges til orientering I forbindelse med etablering af aktieselskabet BIOFOS A/S, som er en sammenlægning af Avedøreværket I/S og Lynettefællesskabet I/S, har LTK valgt at skyde sine aktier fra BIOFOS A/S på kr. 4.735.000 ned i LTF holdning A/S. Aktieposten giver ikke anledning til ændringer i selskabsstukturen eller andre økonomiske reguleringer. LTK har ved konstitueringen udpeget Formand for TMU Mette Smidt Olsen til Bestyrelsen for BIOFOS A/S. For at skabe den faglige og ledelsesmæssige snitflade til den naturlige del af samarbejdet, har LTK udpeget direktør Per Plannthin som repræsentant i Kontaktudvalget i BIOFOS A/S. 6. Fremlæggelse af protokol vedr. valg af de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer Forelæggelse til godkendelse Det indstilles, at godkende protokollen af 18. februar 2014. Efter gennemførsel af Valg af forbrugerrepræsentanter til hhv. Vand A/S og Spildevand A/S, er valgets gennemførsel blevet kontrolleret ved HORTEN Advokaterne. Der er ingen bemærkninger til valgets gennemførsel. 6.1 Protokol vedrørende forbrugervalg 2013 Side 4
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. [afsnit udeladt] 7. Årsberetning for Lyngby-Taarbæk Forsyning 2013 Forelægges til orientering. Som bilag er vedhæftet udkast til årsberetning for 2013. Beretningen bliver trykt og lægges desuden på LTF hjemmeside. 7.1. Årsrapport 2013 eftersendes Der var ønske om at beretningen for 2014 indeholder flere sammenligninger med andre forsyninger/ kommuner. 8. Generalforsamling generelt Forelægges til drøftelse. Orientering til kommunalbestyrelsen fra Lyngby-Taarbæk Forsyning Opdeling af bestyrelsen i de enkelte selskaber: I forbindelse med valg af to forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer og dermed en udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer i visse af selskaberne, indstiller LTF til sin generalforsamling i april, at bestyrelsens sammensætning i de forskellige selskaber tilrettelægges som følger: Bestyrelsen og dens møder har hidtil været gennemgående med de fem udpegede og de tre medarbejdervalgte som deltager i et fælles møde for alle fem selskaber (Holding A/S, Service A/S, Vand A/S, Spildevand A/S og Affald A/S). Hvis denne model skulle fortsætte, vil der dels skulle vælges yderligere et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne for at leve op til lovkrav om min. en tredjedel medarbejdervalgte, dels udpeges yderligere et medlem for at sikre imod, at bestyrelsen kunne komme i undertal af de udefra valgte. Det ville bringe bestyrelsen op på i alt 12 medlemmer, hvad der må anses for uhåndterbart. Side 5
Ifølge lovgivningen er de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer alene valgt til LTF Vand A/S og LTF Spildevand A/S. Tilsvarende er de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer alene valgt ind i den bestyrelse hvori at der er ansat, det vil sige LTF Service A/S, der leverer personale til de udførende selskaber. Den udpegede bestyrelse på fem personer har plads i ledelsen af alle selskaber. Det anbefales således at opdele de enkelte bestyrelser efter deres ansvarsområde, som ovenstående som følger: - Bestyrelsen for LTF Affald A/S og Holding A/S, bestående af de fem udpegede medlemmer. - Bestyrelsen for LTF Service A/S, bestående af de fem ovenstående samt de tre medarbejdervalgte - i alt otte) - Bestyrelsen for LTF Vand A/S og LTF Spildevand A/S bestående af de fem udpegede samt de to forbrugervalgte - i alt 7. Valg af næstformand: I forbindelse med denne ændring anbefales det, at LTF vælger en næstformand i bestyrelsen på linje med den model, der anvendes for kommunalbestyrelsens udvalg. Valg af næstformanden sker på LTF s ordinære generalforsamling. [afsnit udeladt] Iværksættelse af IT-samarbejde med andre forsyningsselskaber LTF arbejder med at øge robustheden, styrkelse og effektivisering af området, og planlægger den i proces derfor et tættere IT-samarbejde to andre forsyningsselskaber i Nordsjælland. LTF planlægger derfor at Drive den samlede IT platform og service eksternt, og har som den største af de tre samarbejdspartnere stået for dialog og proces for derved at etablere den aktuelle platform for dette. Der planlægges således på, at etablere en fælles Hostingplatform hvor LTF nuværende platform bliver fundamentet, som i samarbejde med IT-leverandøren, etablerer de nødvendige aftaler til de øvrige selskaber. Den samlede IT-ydelse vil komme i EU-udbud, som i princippet vil være samme økonomiske grænse for sideordnede aktiviteter i serviceselskabet, og det kan derfor blive aktuelt at etablere et underliggende datterselskab til Service A/S. Etableringen vil alene være formel og uden direkte omkostninger. [afsnit udeladt] Ændrede vedtægter for selskaberne Det indstilles, at anmode generalforsamlingen om at ændre selskabernes tegningsregler, således at tegningsretten ligger hos direktøren. De formelle styringsregler fastlægges herefter i Direktørinstruksen. Herudover ændres selskabernes vedtægter pkt. 4.2. således at den generalforsamlingsvalgte del af bestyrelsen vælges for 4 år ad gangen. 8.1. Vedtægter for Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S 8.2. Vedtæger for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 8.3. Vedtægter for Vand A/S 8.4. Vedtægter for Spildevand A/S 8.5. Vedtægter for Affald A/S Side 6
Siden udsendelsen af dagsorden er der efter dialog med kommunen sket ændringer i de vedtægter, der forelægges generalforsamlingen. Vedtægterne, der forelægges generalforsamlingen, indeholder følgende ændringer i forhold til tidligere: Der vælges en næstformand til bestyrelsen. Valget af bestyrelsen ændres til 4 år mod tidligere 1 år. [afsnit udeladt] Tegningsregler bibeholdes som hidtil. Det vil sige, at selskaberne tegnes af bestyrelsesformand og direktør i forening. 9. Status Fæstningskanalen 1. Udbud af totalrådgivning og valg af rådgiver [afsnit udeladt] 2. Projektorganisation Forsyningen har udarbejdet udkast til en projektorganisation som forelægges LTF s bestyrelse på førstkommende møde. Idet projektets styregruppe bl.a. bemandes med repræsentanter for kommunen, skal projektorganisationen efterfølgende godkendes i kommunalbestyrelsen. En del af projektorganisationen udgøres af en særlig følgegruppe bemandet med repræsentanter for interessegrupper, der må forventes at ville yde indflydelse på projektet. Forud for forelæggelsen for bestyrelsen har projektlederen haft indledende sonderinger med de væsentligste interessenter i følgegruppen. 3. Projektets omverden LTF deltager i koordinering af aktiviteter i forbindelse med nyt vejforløb for Kanalvej [sætning udeladt]. I den kommende tid skal der træffes væsentlige beslutninger om disponering af Kanalvejsområdet med betydning for Fæstningskanalprojektet. LTF har deltaget i Haveforeningen Ermelunds generalforsamling den 25. marts. Haveforeningen blev tilbudt samarbejde om udarbejdelse af et fælles skitseforslag til en ny og mere attraktiv placering af havehusene i umiddelbar nærhed. [sætning udeladt]. LTF vil invitere repræsentanter for Haveforenin- Side 7
gen, Kolonihaveforbundet og kommunen til et første møde med projektets landskabsarkitekt med henblik på udarbejdelse af et skitseforslag. 4. Forundersøgelser Lokalisering af Fæstningskanalen - er udført (Rådgiver Alectia) Alectia har dokumenteret kanalens oprindelige beliggenhed vha. historiske kort, luftfoto og skriftlige kilder samt ved hjælp af nye geofysiske målinger. Kanalens beliggenhed er indtegnet på nye kort og Luftfoto, og Alectia vurderer at kanalen er fastlagt med en rimelig god nøjagtighed således at de arkæologiske og geotekniske undersøgelser kan foretages på det grundlag. De geofysiske målinger viser i grove træk de øvre jordlags beskaffenhed, og hvorvidt de er vandmættede, hvilket har betydning for vurdering af om jorden er egnet til nedsivning af regnvand. Arkæologiske undersøgelser - er udført (Rådgiver/entreprenør: Kroppedal Museum) Museet har gravet arkæologiske søgegrøfter i 10 udvalgte tværsnit af den gamle kanal. Det konstateredes at det tidligere kanalprofil visse steder fremstår ganske intakt, mens det andre steder er udvisket eller ikke eksisterende. Alt er ind målt med GPS. Museet har foretaget en minutiøs registrering og beskrivelse af jordarter og laggrænser i tværprofilerne, og der er foretaget visuel vurdering af en eventuel forurening af den tilført jord. Geotekniske undersøgelser - netop afsluttet (Rådgiver/entreprenør: GEO) GEO har udført 17 boringer centralt i den opfyldte kanals tracé ned til ca. 1 meter under kanalbunden. Der er udtaget jordprøver for hver meter til geologisk bedømmelse og analyse for evt. forurening. Boringerne er efterladt med pejlerør af hensyn til evt. senere pejling, vandprøvetagning og prøvepumpning. Ejendomsmæssig forundersøgelse - pågår (Rådgiver: Vektor) Vektor har gennemgået ejerforhold og servitutter på samtlige ejendomme, der vil blive berørt af en reetablering af selve Fæstningskanalen. Det forventes at den reetablerede kanal - bortset fra en kort strækning på Danicas Kanalvejsgrund (ved de 4 store poppeltræer) - vil kunne anlægges udelukkende på Lyngby-Taarbæk Kommunes ejendom. Bestyrelsen drøftede udkast til projektorganisering for Fæstningskanalen. Bestyrelsen ønskede løbende opfølgning på projektets økonomi. Side 8
10. Kommunens Affaldsplan (Kildesortering) Den 6. marts 2014 behandlede kommunalbestyrelsen Forslag til nye affaldsordninger i Lyngby- Taarbæk Kommune. For at opfylde de mål, som er opsat i Regeringens ressourcestrategi, blev det besluttet at sende følgende forslag til nye affaldsordninger i høring: At den enkelte borger som udgangspunkt får stillet to 2-kammer beholdere til rådighed for derved at sortere og indsamle hhv. organisk og restaffald, og plast og papir, svarende til 92 % af den samlede mængde, samt at der udleveres en rød kasse til indsamling af farligt affald og porcelæn (3%) At der for så vidt angår glas og metal (5 %) etableres en indsamlingsordning, f.eks. storskrald, kuber og på genbrugsstationen, eller at der gives mulighed for den enkelte, frivilligt, at opstille en tredje 2-kammer beholder til indsamling af dette. Desuden blev det besluttet at der laves et notat til kommunalbestyrelsen vedr. erfaringer med central sortering og genanvendelse. Høringerne finder sted den 23. april i Virumhallen og den 28. april på biblioteket. 10.1. Orientering om forslag til nye affaldssorteringer ELA orienterede omkring den fremtidige affaldssortering. Kommunen afholder borgermøder omkring den fremtidige affaldssortering ultimo april. Affaldsplanen forventes implementeret i efteråret 2015. 11. Analyse af rentabilitet af vandværkerne Forelæggelse til principgodkendelse Det indstilles, at igangsætte ændring af den nuværende vandværksstruktur. Ud fra de målsætninger for Lyngby-Taarbæk Forsynings vandværker, som blev godkendt på bestyrelsesmødet 12. juni 2013, er der udarbejdet en strategianalyse, med tilhørende businesscase. For at leve op til de fastsatte målsætninger er der i analysen identificeret en række udfordringer, specielt i forhold til kravene til fremtidens vandværker. Side 9
Businesscasen indeholder 4 forskellige scenarier for den fremtidige forsyningsstruktur, hvor der for hvert scenarie er udarbejdet en økonomisk analyse. På baggrund af analysen er fordele og ulemper vurderet, og der er foretaget en økonomisk sammenligning af scenarierne over en 40 årig periode. 11.1. Strategianalyse for Lyngby-Taarbæk Forsyning, dateret den 21. marts 2014 ELA gennemgik analysens forskellige scenarier. LTF s indstilling er scenarie 3, der indbefatter opførsel af et nyt vandværk og lukning af selskabets vandtårne. Det blev oplyst, at de år hvor vandværket etableres vil selskabet udskyde investeringer af vandhovedledninger hos eksterne leverandører med det formål at sikre en mere stabil takst-udvikling. Bestyrelsen drøftede strategianalysen. Der var enighed om at der arbejdes videre med scenarie 3, men der var ønske om en præcis oversigt over, hvad der neddrosles i de år vandværket skal opføres. Det blev aftalt, at der til det kommende bestyrelsesmøde forberedes et notat, der med udgangspunkt i scenarie 3 beskriver hvilke investeringer der udskydes i de år hvor vandværket bygges. Der kan evt. indkaldes til et ekstra-ordinært møde i den nye bestyrelse, hvis der er behov for dette. 12. Servicemål for indførelse og drift af elektroniske målere Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende servicemål Servicemål Lyngby-Taarbæk Forsyning har ca. 11.500 vandmålere installeret i offentlige og private ejendomme. Hvert år skal alle forbrugere aflæse deres vandmålere og indberette aflæsningen til Forsyningen. Mange forbrugere tjekker ikke løbende deres vandmåler, og bliver derfor ikke i tide opmærksomme på et eventuelt højt forbrug, forårsaget af brud på skjulte installationer eller et løbende toilet. Lyngby-Taarbæk Forsyning ønsker at udskifte de eksisterende vandmålere med nye elektroniske vandmålere. De elektroniske vandmålere skal etableres med en online opkobling, som gør Forsyningen i stand til løbende at indhente data om det forbrugte vand hos forbrugerne. Forbrugerne kan så tilmelde sig en service, hvor de får besked om pludselige ændringer i deres vandforbrug. De vil på den måde få en oplevelse af bedre service. Den bedre service opnås i form af hurtigere besked til forbrugerne, som kan få repareret utætheden med det samme og dermed undgå at betale for et vandspild. Forbrugerne skal heller ikke fremover selv aflæse og indberette deres vandforbrug. Denne opgave varetager Forsyningen og meddeler i stedet forbrugerne sidste års forbrug på 1. aconto betaling. Side 10
Mange forsyninger er begyndt at installere elektroniske vandmålere, og på baggrund heraf må det formodes, at lovgivningen ændres, således at en elektronisk vandmåler kan sidde i længere tid end de nuværende vandmålere. En vandmåler må i dag sidde 6 år, hvorefter perioden kan forlænges med 3 eller 6 år ad gangen, såfremt stikprøver for hvert parti godkendes af et akkrediteret prøveinstitut. På baggrund af udtalelser fra producenterne kan batterierne i de elektroniske målere holde i 15 år. Lyngby-Taarbæk Forsyning forventer derfor, at driftsomkostningerne til målerudskiftning vil mindskes i fremtiden, hvilket vil komme forbrugeren til gavn i form af lavere vandtakst. Bestyrelsen godkendte servicemålet. 13. Eventuelt Der var ingen bemærkninger til eventuelt. Side 11