Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Version 1.0, maj 2014 Denne vejledning til en lokal business case suppleres af følgende dokumenter: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab Business case-redskab Notat fra KL ang. Effektiviseringspotentiale for Kommunernes Ydelsessystem 1. Baggrund KL s bestyrelse har tidligere bedt KOMBIT om at udarbejde en udbudsplan for monopolbruddet og gennemføre de nødvendige udbud på kommunernes vegne. Det drejer sig om løsningerne vedrørende kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik/partskontakt. Ved årsskiftet 2012/13 tilsluttede alle kommuner sig udbuddene og efterfølgende aftagelse af løsningerne Kommuneres Sygedagpengesystem, Kommunernes Ydelsessystem og Sagsoverblik/partskontakt med tilhørende rammearkitektur (Støttesystemer og Serviceplatform). I 2016 er Kommunernes Ydelsessystem klar til udrulning i de første kommuner. Kommunernes Ydelsessystem (KY) bliver et moderne sagsbehandlings- og beregningssystem, der skal understøtte den kommunale sagsbehandling på kontanthjælpsområdet og tilhørende områder. Denne varetages i dag i KMD Aktiv, der skal konkurrenceudsættes. Dette dokument giver baggrund og introduktion til at udfylde det business case-skema, der danner baggrund for den enkelte kommunes lokale business case ved forberedelsen til Kommunernes Ydelsessystem. I dokumentet Instruktion til udfyldelse af business case-skema får du vejledning til, hvordan felterne i skemaet skal udfyldes, og hvad du skal være opmærksom på. Det skal understreges, at den lokale business case ikke er et beslutningsgrundlag for kommunenens overgang til KY, men skal anvendes til at understøtte kommunen i den fremadrettede budgetlægning. 1.1 Forberedelse af projektorganisation KOMBIT anbefaler, at kommunerne allerede i 2014 tager indledende skridt til at etablere en projektorganisation, der kan varetage planlægningen af opgaverne i forbindelse KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/7
med monopolbruddet. De specifikke opgaver og aktiviteter vil for KY s vedkommende starte op ca. 6 mdr. inden idriftsættelse af systemet i den enkelte kommune. For de fleste kommuner vil det betyde, at der i forbindelse med den kommunale budgetlægning for 2015 skal afsættes et omkostningsbeløb til de forberedende aktiviteter, ligesom der skal afsættes et beløb til den efterfølgende implementering og idriftsættelse i 2016. 1.2 Business cases giver overblik Den lokale business case vil give kommunen overblik over de opgaver og aktiviteter, der skal udføres i forbindelse med implementeringen af KY, og samtidig hjælpe til at kunne foretage en vurdering af omfanget af ressourcer, der skal afsættes til opgaven. Business casen kan derfor anvendes til at synliggøre og understøtte behovet for nødvendige ressourcer (kommunens investering) med henblik på at sikre en succesfuld implementering og høstning af de potentielle gevinster Den lokale business case-model er en version 1.0, som kan bruges til det indledende arbejde og give kommunen et overordnet overblik over omfang af ressourcer. KOMBIT vil, når der er underskrevet kontrakt med en leverandør af det nye system, opdatere den lokale business case med nye data (bl.a. pris pr. borger). 1.3 Drejebog understøtter kommunernes forberedelse En vigtig inspirationskilde for kommunen ved udarbejdelsen af den lokale business case er Kommunernes drejebog for monopolbruddet (www.kombit.dk/drejebogen). I Drejebogen har KOMBIT samlet information til kommunerne om arbejdet med monopolbruddet, og den understøtter kommunernes informationsbehov i forbindelse med forberedelsen og implementeringen af de nye løsninger, herunder KY. Kommunerne bør være opmærksomme på de aktiviteter, der jfr. Drejebogen allerede på nuværende tidspunkt skal igangsættes i kommunerne, specielt i forbindelse med projektorganisering og fastlæggelse af roller i projektet. Drejebogen kan selvsagt ikke stå alene. Den bliver løbende suppleret med kommunikation direkte fra KY-projektet til kommunernes relevante kontaktpersoner. 2. Gevinster I forbindelse med Kommunernes Ydelsessystem er der en række potentielle gevinster at hente for kommunerne; dels en besparelse på de eksisterende it-omkostninger og dertil et administrativt potentiale i forbindelse med automatisering og ændrede arbejds- KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/7
gange. Det er kommunens ledelse, der beslutter, hvordan effektiviseringspotentialet skal realiseres i den enkelte kommune. 2.1 Gevinster besparelse på it-omkostninger Den samlede pris, som kommunerne under ét kommer til at betale for monopolbrudsløsningerne, vil være minimum 25 % lavere end det, som alternativt skulle betales, hvis KMD s monopolløsninger fortsatte som hidtil. Kommunernes Ydelsessystem forventes under ét ligeledes at give kommunerne en samlet besparelse på minimum 25 %. Da udbuddet af systemet endnu ikke er gennemført, kendes den endelige besparelse ikke. Den vil blive udmeldt, så snart den kendes. 2.2 Administrative gevinster Ud over de it-mæssige besparelser forventes KY også at tilvejebringe et effektiviseringspotentiale hos kommunerne. Et sådant potentiale vil primært være baseret på de områder, hvor der er mulighed for at automatisere sagsbehandlingen. KL og KOMBIT har gennemført en analyse over mulige effektiviseringer i administrationen af kontanthjælpsområdet og tilhørende ydelser ved automatisering af en række processer, der vil blive understøttet i et nyt system. Når der tages højde for den usikkerhed, der generelt er forbundet med tallene, vurderes det realistisk, at et nyt system vil medføre en effekt på ca 20%. Det skal dog understreges, at tallet er et gennemsnit for kommunerne under ét, og der vil derfor i nogle kommuner kunne opnås en højere gevinst. KOMBIT har i business case-redskabet anført et vejledende bud på realiseringen af effektiviseringspotentialet, som også er afhængig af en forventet stigende datakvalitet og automatisering i systemet. Effektiviseringspotentialet kan ikke forventes realiseret straks fra kommunens ibrugtagning af KY. Kommuner, der vælger en offensiv gevinstrealiseringsstrategi, vil hurtigere og med større udbytte kunne hjemtage den administrative gevinst. De administrative gevinster skal indgå i den lokale business case på baggrund af ovenstående vurderet ud fra de lokale forhold. For en konkret oversigt over opgaver og processer, hvor der er konstateret potentielle administrative gevinster, henvises til notat fra KL ang. Effektiviseringspotentiale for Kommunernes Ydelsessystem. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/7
2.3 Andre forhold i relation til den lokale business case Ud over de ovenstående it-mæssige og administrative gevinster vil der være en række kvalitative gevinster, som ikke er medtaget i business casen, og som generelt for alle monopolbrudsløsninger bl.a. omfatter: Fælles udbud, der afløfter kommunernes udbudsforpligtelse Kommunernes ejerskab til løsning Gennemsigtige kontraktvilkår Kommunerne definerer den løbende udvikling Ingen dobbeltudvikling Adgang til egne data uden meromkostninger Udvikling betales kun en gang Budgetsikkerhed For KY specifikt er kommunernes kvalitative gevinster identificeret således: Større understøttelse af sagsbehandlingens enkelte skridt gennem strukturerede valg, vejledninger og genbrug af data. Kvalitetssikring af sagsbehandlingen gennem ensartethed i og dokumentation af de enkelte sagsbehandlingsskridt. Hurtigere sagsbehandling for både sagsbehandlere og borgere, herunder på sigt mulighed for straks-afgørelser. Bedre it-mæssig sammenhæng til tilgrænsende områder på f.eks. jobcenter- og pensionsområdet. Større brugertilfredshed blandt sagsbehandlere og nemmere oplæring af nye medarbejdere. Bedre ledelsesmæssigt overblik over sagsbehandling og ydelser gennem adgang til lokal ledelsesinformation, og mulighed for højere grad af prioritering. Udvidede tilpasningsmuligheder i it-understøttelsen gennem tilpasning af breve, advis er og proces-understøttelse. Mulighed for selvbetjening for borgere gennem som minimum etablering af standardiseret snitflade, som muliggør indberetning, sagsstatus og adgang til min side Øget retssikkerhed og støtte til borgerne gennem regelstyring og forbedret adgang til data. De kvalitative gevinster er ikke kapitaliseret i denne business case. Det er op til den enkelte kommune, hvorvidt og i givet fald i hvor stort omfang, man ønsker at medtage disse i en business case. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/7
3. Afregning Første betaling for KY forventes at finde sted når kommunen får stillet systemet til rådighed fra medio 2016 og fremefter. Første opkrævning forventes at blive foretaget ultimo året. Kommunernes betaling for KMD Aktiv har overvejende været baseret på pris pr. sag, men vil for KY blive beregnet på baggrund af kommunens indbyggertal. I det fremtidige driftsbidrag er der yderligere fastsat en rabatordning for kommuner med mere end 150.000 indbyggere. 4. Snitflader Alle snitflader, der skal anvendes af samtlige 98 kommuner indgår i borgerprisen på KY. Derudover stiller KOMBIT en snitflade til rådighed til anvendelse af kommunens løsning til: Økonomi Jobcenter Ledelsesindformation Det er kommunens opgave i god tid at indgå aftale med leverandørerne af ovenstående løsninger om tilpasning af snitfladerne. Udgiften afholdes af den enkelte kommune. Herudover kan der i den enkelte kommune være et ønske om tilpasning af integrationer til andre lokale løsninger, herunder ESDH-systemer. Disse integrationer kan i antal variere fra kommune til kommune og dermed også påvirke kommunens samlede omkostning til leverandørerne for tilpasning af snitfladerne. 5. Udrulning af systemet periodisering af beløb i business casen Udrulningen af KY til landets 98 kommuner er planlagt til at foregå over en periode på 9-18 måneder, og vil blive endelig fastlagt, når der er indgået aftale med en leverandør i efteråret 2014. Når perioden for uldrulning kendes og rækkefølgen af kommunernes idriftsættelse er fastlagt, vil det være muligt præcist at periodisere de beløb, der skal indgå i den lokale business case. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/7
6. Opsigelse af kontrakt på KMD Aktiv For at sikre, at der ikke forekommer overlappende udgifter til to systemer, skal der være overensstemmelse mellem kommunens opsigelse af eksisterende løsning (KMD Aktiv) og idriftsættelsen af KY. KOMBIT vil på et senere tidspunkt orientere om de nærmere retningslinjer for kommunens opsigelse af kontrakten vedr. KMD Aktiv. Det kan dog anbefales allerede nu at orientere sig i egen kommunes opsigelsesvarsel. Ligeledes skal kommunerne være opmærksom på eventuelle opsigelsesvarsler af snitflader/integrationer i forhold til KMD Aktiv. 7. Næste version Business case-redskabet med tilhørende vejledning og instruktion vil blive opdateret, når der ændringer, der har betydning for business casens indhold. Næste version af business case-redskabet forventes offentliggjort på baggrund af kontraktindgåelsen med leverandøren af Kommunernes Ydelsessystem. Kontraktindgåelsen sker på baggrund af den igangværende udbudsforretning. Det opdaterede business case-redskab forventes offentliggjort omkring årskiftet 2014/15. 8. Generelt input til den kommunale business case Dokumentet Instruktion til udfyldelse af business case-redskab indeholder forklaring til de poster i business case-modellen, der bør vurderes og medtages i kommunens business case. Der henvises i den forbindelse også til Drejebogen (www.kombit.dk/drejebogen) særligt til notatet Estimering af kommunernes interne ressourcetræk ved implementering af monopolbrudsprojekterne, hvori der kan hentes inspiration til de underopgaver, der indgår (bilag 1). Ligeledes kan det anbefales at anvende estimeringsmodellen til fastlæggelse af kommunens timeestimering (bilag 2). Business case-redskabet indeholder et hovedskema samt et skema der giver et overblik over de specifikke opgaver, der skal udføres i forbindelse med implementeringen af KY. Ressourceforbrug/omkostninger fra skemaet over specifikke opgaver i forbindelse med implementeringen overføres automatisk til hovedskemaet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/7
Skemaets enkelte poster er beskrevet i Instruktion til udfyldelse af business caseredskab. KOMBIT gør opmærksom på, at forbruget af interne ressourcer primært vil forekomme i 2015 og 2016, men den endelige periodisering vil afhænge af idriftsættelsestidspunktet i den enkelte kommune, som der senere vil tilgå information om. Når der i business casen og i den tilhørende vejledning nævnes udgifter/omkostninger, kan det dække over både interne som eksterne udgifter og omkostninger. Hvor eksterne omkostninger udmønter sig i en faktura kan det være anderledes med interne omkostninger. Uanset ekstern eller intern omkostning bør udgiften/omkostningen medtages/beregnes, hvorved business casen giver er retvisende billede. Omfanget af opgaver, egen tid samt eventuelle priser fra eksterne leverandører beregnes og fastsættes af den enkelte kommune. Det er således kommunens egne vurderinger, ud fra de lokale forhold, der til syvende og sidst bør indgå i kommunens business case. Opstår der spørgsmål til anvendelsen af business case-redskabet kan Chefkonsulent Steen Pedersen kontaktes på tlf. 3334 9473 og email stp@kombit.dk. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/7