Holdplacering - fuldtidselever Sidst opdateret 18-10-2006/version 1.0/Steen Eske Christensen Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler holdplacering af fuldtidselever. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med emnet. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Her kan ændringerne fra sidste version beskrives. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse Arvning skolefag af I forbindelse med at en elev placeres på et hold kan eleven automatisk arve de skolefag der er knyttet til holdet. Hvorvidt dette sker styres af om der på skolefag-på-holdet står J eller N til automatisk arvning. Det er muligt efterfølgende at slette et skolefag for eleven på holdet eller tilknytte eleven til et fag vedkommende ikke har arvet automatisk, men det er kun muligt at tilknytte fag som findes på holdet. Gebyrer Hvis der er knyttet gebyrer til holdet vil eleven som udgangspunkt arve disse gebyrer. Det benyttes helt overvejende til ÅU- og AMU-elever, men kan dog også benyttes til fuldtidselever hvis de skal opkræves et særligt materialegebyr eller lignende som er knyttet til et bestemt hold og ikke til skoleforløbet som 1
helhed. Fagstatus Skoleforløb Fagstatus er et udtryk for hvilken type af fag der er tale om, obligatorisk, valgfag etc. Fuldtidselever skal knyttes til skoleforløb i den periode hvor eleven følger undervisning på skolen. Skoleforløbet fortæller ikke noget om hvilken konkret undervisning eleven følger. Det styres af holdplaceringerne. Det er skoleforløbsplaceringerne der udløser tilskud fra UVM. Det gør holdplaceringerne for fuldtidselever ikke. Skolepraktik På en række uddannelser kan de elever som har afsluttet deres grundforløb, og opnået en kvalifikation til hovedforløbet, men som ikke har kunnet finde en praktikplads, komme i skolepraktik på skolen. Generelt Denne administrative vejledning vedrører placering af fuldtidselever på hold. Vejledningen behandler ikke oprettelse af hold eller indmeldelse af elever og placering af disse på skoleforløb og evt. skolepraktik. Der henvises til de respektive administrative vejledninger om de forskellige emner. Vejledningen er rettet mod personer, der i forvejen er fortrolige med administration af elever, og som har brug for en oversigt over og vejledning om, hvorledes denne administration understøttes af EASY-A. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Holdplacering af elever normal undervisning Holdplacering af elever - skolepraktik Flettebreve til holdplacerede elever Holdflytning og vipning m.v. Sammenhæng med Elevplan Holdplacering af elever normal undervisning Fuldtidselever placeres på hold ved hjælp af et af vinduerne A700 Holdplacering eller A705 Elev med holdplaceringer afhængigt af om man tager udgangspunkt i holdet (og evt. placerer en række elever på det samme hold) eller i eleven (og evt. placerer eleven på en række forskellige hold) (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). 2
Som udgangspunkt bør fuldtidselevers holdplaceringer være knyttet til elevernes skoleforløbsplaceringer. Det er dog muligt at placere af en elev på et hold, uanset om eleven er placeret på et skoleforløb. Dette er en midlertidig situation som kan benyttes i planlægningsmæssig sammenhæng i perioden før elevens skoleforløb fastlægges. På det tidspunkt hvor elevens skoleforløb starter skal alle elevens holdplaceringer som ligger inden for den samme periode være knyttet til elevens skoleforløbsplacering. 3
Sammenknytningen mellem holdplaceringer og skoleforløbsplaceringer sker på vinduet B347 Tilknytning af skoleforløb til holdplaceringer. I forbindelse med at en elev placeres på et hold, vil eleven som udgangspunkt også blive knyttet til de fag, som er knyttet til holdet. Det afhænger dog af, om der på skolefaget på holdet står, at eleverne automatisk skal arve de respektive skolefag. Hvis der er sagt N vil eleven ikke automatisk blive tilknyttet skolefaget. Hvis der er sagt J vil eleven blive tilknyttet faget. Ved en elevs placering på et hold vil der blive taget hensyn til elevens evt. fritagelse for de enkelte fag. Hvis eleven er fritaget for undervisning 4
(eller efterfølgende bliver det) bliver der ikke oprettet skolefag-påholdplaceringer (eller de bliver efterfølgende slettet), og samtidig registreres det at eleven er fritaget for undervisning. Hvis eleven er fritaget for eksamen oprettes der skolefag-på-holdplaceringer, og samtidig registreres det at eleven er fritaget for eksamen. Elevens fritagelser oprettes og ses på vinduet A481 Registrering af fritagelser/merit/godskrivning. Det er muligt at knytte en projekttitel til de enkelte skolefag-påholdplaceringer. Denne oplysning benyttes i forbindelse med elevens eksamensbevis. Det er aktuelt hvis det ikke kun er selve skolefagsbetegnelsen der skal fremgå af beviset. Projekttitlerne kan registreres og vedligeholdes på vinduerne A700c og A705e som er knyttet til de tilsvarende holdplaceringsvinduer (vinduerne kan kun kaldes fra A700a Skolefag for eleven hhv. A705b Skolefag for eleven). Sammen med projekttitlerne registreres hvilket sprog den pågældende projekttittel er på. Oplysningerne om projekttitler overføres i forbindelse med elevudlån og flytning. For hvert skolefag, som er knyttet til et hold, er der registreret en fagstatus, som kan være O, V (valgfag), S (særfag) eller L (lokalt fag). Denne 5
fagstatus benyttes ved en elevs placering på holdet som defaultværdi for elevens fagstatus til faget. Dette er vigtigt at fagstatus registreres korrekt, da den har betydning både for udtrækning af elever til eksamen og for udskrivning af korrekte beviser til eleverne. Ved elevens placering på holdet vil systemet kontrollere, om eleven via andre hold følger nogle af de samme fag, som eleven skal tilknyttes via dette hold. Hvis det er tilfældet kommer systemet med en advarsel, men forhindrer ikke holdplaceringen. Man bør så efterfølgende fjerne relationen mellem eleven og faget på en af de to holdplaceringer. Det er muligt efterfølgende at tilføje eller slette de skolefag, eleven følger via holdet. Man kan således slette, at en elev følger et fag, som eleven ellers automatisk er blevet tilknyttet ved holdplaceringen, eller registrere at eleven skal følge et skolefag på holdet, som eleven ikke automatisk er blevet knytte til ved holdplaceringen. Man kan ikke knytte et skolefag til en elevs holdplacering, hvis det ikke er knyttet til holdet. Når eleverne placeres på et hold, vil de også som udgangspunkt arve de rater med opkrævninger, som måtte være knyttet til holdet (det er nok ikke så almindeligt på hold til fuldtidsundervisning). Det er muligt at anføre fra hvilken rate eleven skal arve raterne fra holdet. Det er også muligt efterfølgende at gå ind og rette opkrævningerne for den enkelte elev, slette en rate eller tilføje andre gebyrtyper. Man kan ikke tilføje en ny raste til eleven (på holdplaceringsvinduerne). Der henvises til en nærmere beskrivelse af dette i vejledningen om elevbetalinger. 6
Ud over det ovenfor beskrevne er der en række andre regler, som gælder for elevers tilknytning til hold: En elev kan placeres flere gange på det samme hold, blot perioderne ikke lapper over hinanden. Hvis man forsøger at knytte en elev til et hold rent historisk, dvs. efter at holdet er slut men med en periode, som ligger i holdets periode, kommer systemet med en advarsel om at holdet er slut. Man kan ikke placere en elev på et hold, som er aflyst. Det er ikke muligt at holdplacere elever, som er afdøde. For elever, som er udlånt til skolen, gælder det, at hvis der til elevudlånet er knyttet et UVM-fag, kan eleven kun placeres på et hold, hvis der til holdet et knyttet et skolefag, som indberettes på dette UVM-fag (typisk har samme nummer som UVM-faget). Elever kan kun samtidig være placeret på ét hold, som har en trækningstype tilknyttet. Ved samtidig skal her forstås, at eleven ikke må have periodeoverlap for to holdplaceringer på hold, som har tilknyttet en trækningstype. Dette har betydning for udtrækning af eleven til eksamen (på formålsgruppe 02), hvor systemet entydigt skal kunne identificere hvilken prioriteringsliste, der skal anvendes for eleven ved en given eksamen. Eleverne kan placeres på hold ved hjælp af to forskellige vinduer afhængigt af om man tager udgangspunkt i den enkelte elev eller i holdet: A700 Holdplacering (holdet) A705 Elev med holdplaceringer (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). Fra vinduerne kan man bl.a. navigere til et hjælpevindue der viser eleverne fagstatus til de enkelte skolefag. Bemærk at man ikke må benytte disse vinduer til holdplaceringer af ÅUelever. Der findes et specielt vindue til dette. For en nærmere gennemgang af vinduet henvises der til hjælpesystemet. Af hensyn til indberetningen af årselever for fuldtidselever bør skolen kontrollere, hvorvidt de elever der udløser årselevbidrag også deltager i en tilsvarende undervisning (er placeret på hold på tælledatoen for skoleforløbet). Denne kontrol kan foretages ved hjælp af udskriften A734 Elever der ikke er holdplaceret på tælledato. Kontrollen bør foretages, så snart man er færdig med at holdplacere eleverne på et givet skoleforløb. Der henvises også til den administrative vejledning Indberetning af årselever fuldtid. 7
Holdplacering af elever - skolepraktik Det kan være hensigtsmæssigt for skolerne også at placere elever som er i skolepraktik på hold for f.eks. at kunne skemalægge aktiviteterne og på den måde at tilknytte lærere. Det er muligt i systemet. Betingelsen er at eleven er registreret som værende i skolepraktik dvs. at der er oprettet en oplysning i systemet om dette. Dette gøres på vinduet A711 Skolepraktik (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). For en nærmere gennemgang af vinduet henvises der til hjælpesystemet. Bemærk, at i modsætning til ved skoleforløb er der ikke noget, som hedder skolepraktikforløb, som man så kan knytte en række elever til. Det hænger samme med at skolepraktik forventes at være noget langt mere individuelt for elverne. Derfor oprettes der skolepraktik for den enkelte elev helt uafhængigt af andre elevers skolepraktik. Når eleven er registreret i skolepraktik, kan man knytte eleven til holdene inden for den periode som skolepraktikken omfatter. Bort set fra at eleven her skal være i skolepraktik i stedet for på et skoleforløb gælder der helt de samme regler for holdplaceringen som beskrevet ovenfor. Elever i skolepraktik skal dog placeres på hold ved hjælp af et andet vindue end de der benyttes til elever i skoleforløb. Vinduet hedder A098 Holdplacering for skolepraktik (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). 8
Der henvises også til de administrative vejledninger om skolepraktik og indberetning af skolepraktikårselever Flettebreve til holdplacerede elever Det er muligt at danne flettebreve til elever på hold. Batchjobbet B565 Flettefil: Elever på hold danner selve fletteoplysningerne. Disse kan herefter flettes med et flettebrev i Word eller et andet tekstbehandlingssystem. Holdflytning og vipning m.v. Det er muligt at flytte en elev fra et hold til et andet hold. Det sker ved hjælp af vinduet A715 Holdflytning (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). Det er muligt ved flytningen at afgøre om dele af den oprindelige holdplacering skal opretholdes, og om opkrævningerne og evt. betalinger fra 9
denne skal flyttes med til den nye holdplacering. Se nærmere herom i vejledningen om elevbetalinger. Det er tilsvarende muligt at vippe elever fra et hold til et andet hold. Det gøres ved hjælp af vinduet A718 Holdvipning (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). Dette er en simpel måde at holdplacere en række elever på. De oprindelige holdplaceringer bevares, men der oprettes nye holdplaceringer for de markerede elever på det nye hold. Det er typisk noget der kan anvende hvis de samme elever (næsten alle sammen) følger et længere varende uddannelsesforløb f.eks. hhx eller htx. Endelig er der muligt med udgangspunkt i en forløbsgruppe at holdplacere de pågældende elever på et hold. Det gøres ved hjælp af vinduet A720 Vipning fra forløbsgruppe (menu Elever Elever på fuldtidsuddannelser). Her oprettes holdplaceringer på det anførte hold for de markerede elever. 10
Sammenhæng med Elevplan For de skoler som anvender Elevplan vil der ske en overførsel af holdplaceringer mellem EASY-A til Elevplan. Oplysninger om elevernes valg af udbudte læringsaktiviteter kan overføres til EASY-A fra Elevplan, når oplysningerne er godkendt i Elevplan. Indlæsningen i EASY-A sker ved hjælp af vinduet B328 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan. På vinduet kan man fremsøge de holdplaceringer fra Elevplan som endnu ikke er indlæst i EASY-A og godkende dem. Bemærk at det kun er muligt at godkende indlæsning af sådanne holdplaceringer, hvis man har ret- 11
tigheder til at foretage tilsvarende holdplaceringer i EASY-A dvs. brugeren skal have rettighed til at arbejde på den pågældende aktivitetsafdeling. Det er endvidere muligt at få indlæst holdplaceringer automatisk. Dette gøres ved hjælp af batchjobbet B622 Indlæsning af holdplaceringer fra Elevplan. Ved bestilling af batchjobbet B622 skal skolen angive et interval (et antal minutter), som den automatiske indlæsning skal køres med. En forudsætning for at køre jobbet B622 er, at trimmeoplysningen Automatisk indlæsning af holdplaceringer er sat til værdien J. Batchjobbet B622 afsluttes i status se log, hvis en holdplacering afvises i forbindelse med indlæsningen. Efter indlæsningen i EASY-A er det kun muligt at arbejde videre med oplysningerne i EASY-A. Oplysninger om holdplaceringer overføres tilsvarende fra EASY-A til Elevplan. Overførslen sker automatisk, men kun for de hold som i forvejen er kendt som en udbudt læringsaktivitet i Elevplan (det kan i EASY- A ses på vinduet A326 Hold i feltet Elevplan betegnelse) og hvor den pågældende elev også er kendt i Elevplan dvs. eleven skal følge en uddannelse som er Elevplanrelevant (reformuddannelser ikke forsøg). Hvis der senere ændres oplysninger for disse holdplaceringer i EASY-A vil ændringerne ligeledes blive overført til Elevplan. 12