PBX Online Brugervejledning www.pbxonline.dk Indledning PBX Online er dit personlige omstillingsanlæg som ikke kræver noget fysisk udstyr installeret i dit firma. Du styrer det hele via din web browser. For at få adgang til PBX Online skal du først være oprettet som bruger hos Dansk Erhvervs-Telefoni A/S. Adgang Log på med det Brugernavn og Password som du har fået oplyst og klik på Submit knappen. Opstart Første gang du logger på er der nogle ting du skal tage stilling til inden du begynder at oprette selv PBX en. - skal der bruges lydfiler til f.eks. velkomsthilsen, lukket besked, frokost m.m. (se punktet Upload lydfiler) - skal der bruges kø, hvor kunder er på vent indtil der er en ledig medarbejder (se punktet Opre t kø) - skal der bruges voicemail, så det er muligt for kunden at efterlade en besked (se punktet Opret Voicemail) Hvis ikke du starter med at oprette disse objekter, vil de ikke være tilgængelige i selve editoren, hvor du skal bruge dem i de enkelte elementer for at få selve PBX en til at virke som du vil have det. BEMÆRK! at ved navngivning af lydfil, kø, omstilling og voicemail må navnet max. være på 20 tegn (incl. mellemrum) og det anbefales ikke at anvende æ, ø og å. Hovedmenu VIGTIGT! LÆS! VIGTIGT! LÆS! I Hovedmenuen har du valgmuligheder PBX, Objekter og Generelt.
Opret Objekter Her kan du oprette og redigere Kø er, Lydfiler, Omstillinger og Voicemail. Klik på Objekter. Opret Kø Klik på Køer og derefter Opret Ny. Indtast et navn (max. 20 tegn, incl. mellemrum) på den aktuelle kø og sæt værdierne for de enkelte parameter. Afslut med klik på Opret.
Kø Strategi Her kan du vælge hvilken strategi telefonerne i din kø skal ringe efter. Ringall Alle telefoner ringer samtidig (Standard valg) RoundRobin Telefonerne ringer rundt i ring af 20 sek. varighed (kræver alle numre har samme prioritet) LeastRecent Den telefon det er længst siden har modtaget et kald ringer først FewestCalls Den telefon der har modtaget færrest kald ringer først Random En tilfældig telefon ringer først RRMemory Telefonerne ringer rundt i ring af 20 sek. varighed og husker hvem der sidst tog opkald. (kræver alle numre har samme prioritet) Max Antal Ventende Her kan du definere hvor mange du maksimalt vil have til at vente i din kø. Standard værdi er 50. Max værdi er 99. Tid Imellem Positionsstatus Her kan du definere hvor tit ventende i køen skal have en notifikation med deres position. Angives i sekunder. 0 betyder ingen notifikation. Standard værdi er 20. Tid Imellem Ventetid Her kan du definere hvor tit ventende i køen skal have en notifikation omkring den gennemsnitlige ventetid. Angives i sekunder. 0 betyder ingen notifikation. Standard værdi er 0. Max Ventetid Her kan du definere den maksimale ventetid i din kø. Angives i sekunder. Standard værdi er 600 sekunder (10 min.). Max værdi er 9999 (ca. 2½ time). BEMÆRK! ønskes en tid på 30, 60, 90, 120, 150 eller 180 sek. anbefales det at vælge 5 sek. mindre, altså 25, 55, 85, 115, 145 eller 175 sek. ellers vil det komme i konflikt med telefonerne s individuelle ringe tid og dermed fordoble den aktuelle ventetid i kø en. Ventemusik Her kan du vælge om der skal afspilles musik mens der ventes i din kø eller almindelig ringetone. Valgmuligheder: Musik Mix Normal Ringetone
Redigér Kø Når du har oprette en kø, skal du tilføje nogle medlemmer i form at telefonnumre. Dette gør du ved at klikke på Rediger ud for den aktuelle kø. På samme måde kan du også ændre på opsætningen af din kø, når den først er sat op. Herefter klikker du på Redigér medlemmer.
Tilføj de enkelte telefonnumre ved at indtaste hvert nummer i feltet Nummer og vælg derefter en Prioritet på dropdown listen. Klik på Tilføj. Prioritet bruges på den måde, at har man f.eks. nogle numre med prioritet 1 og andre med prioritet 2 o.s.v., så vil alle numre med 1 blive anvendt først og når alle disse er optaget vil numrene med 2 blive taget i brug o.s.v. Hvis ikke man ønsker at benytte prioritet tildeles alle numre samme prioritet, f.eks. 1. For at fjerne et nummer fra listen, markeres nummeret og klik på Slet. Eksempel på ringe mønster, hvis Kø Strategi = ringall: Eksempel på ringe mønster, hvis Kø Strategi = roundrobin:
Indspil lydfiler For at kunne anvende lydfiler i din PBX, skal du indtale det der skal siges, hvilket kan gøres via indspilningsservicen tilsluttet PBXOnline. Vælg Objekter og klik derefter på Lyde. Her vil telefonnummeret, 88200313 til indspilningsservice og din personlige 5 cifret pinkode være oplyst. Ring op til indspilningsservice og følg vejledningen. Når du har indtalt dine beskeder og accepteret dem, vil de automatisk blive uploaded til PBXOnline og fremgå af oversigten. Der vil gå ca. ½-1 minut før du kan afspille dem i PBXOnline. Når lydfilen fremgår i vinduet, vil den være navngivet med dato/tid for indspilningen, så det vil være en god idé, at ændre navnet så det beskriver, hvad beskeden går ud på. (max. 20 tegn incl. mellemrum) Klik på Rediger ud for den lydfil du vil ændre navnet på og indtast nyt navn. Klik på Gem.
Upload lydfiler For at kunne anvende lydfiler i din PBX, skal de uploades til en server. Det gør du ved at vælge Objekter og derefter klikke på Lyde. Klik på Upload/Opret Ny. Vent til Java scriptet et loaded.
Klik på Run for at kører applikationen. (sæt evt. et flueben ud for Always trust content from this publisher så vil du ikke blive spurgt næste gang du skal uploade lydfiler) Tryk på mellemrum eller Enter tasten for at aktivere vinduet.
Klik på Add Files knappen. Find lokationen og mappen hvor du har gemt dine lydfiler. Vælg de lydfiler som skal bruges i din PBX og klik på Add files knappen. (tryk og hold Ctrl-tasten nede samtidig med at du klikker på de enkelte filer for at vælge mere end én fil)
Klik på Upload Files knappen og vent til alle filer er uploaded. Når lydfiler er uploaded vil de fremgå af oversigten. Klik evt. på Opdater eller tryk F5 i din browser hvis du ikke umiddelbart kan se filerne i vinduet. Hvis du ønsker at ændre navnet på lydfilen, så klik på Rediger ud for den aktuelle, hvorefter du kan indtaste et nyt navn i vinduet der fremkommer og afslutte med klik på Gem. BEMÆRK! navnet på lydfilerne må max. være på 20 tegn (incl. mellemrum)
Opret omstilling Har du behov for at have nogle faste omstillinger som du kan aktivere/deaktivere med jævne mellemrum, så opretter du dem her. F.eks. har du måske behov for at kunne omstille dit Hovednr. til et mobilnr. efter lukke tid. Klik på Objekter og derefter på Omstillinger. Klik på Opret Ny. Indtast et Navn (max. 20 tegn, incl. mellemrum) for den enkelte omstilling. Klik på Opret. Aktivering/Deaktivering Når du har navngivet din omstilling og oprette den i PBX Editoren, kan du aktivere den blot ved at klikke af i Aktiv og deaktivere den ved at fjerne flueben i Aktiv.
Opret Voicemail (telefonsvarer) Hvis du ønsker at kunderne skal have mulighed for at efterlade en besked, f.eks. udenfor åbningstid, ved frokostlukket eller måske ved intet svar, så skal du oprette en telefonsvarer. Telefonsvareren virker på den måde, at der sendes en E-mail vedhæftet en lydfil til en bestemt E-mail adresse, som du vælger. Bemærk! Det kræver at man har en computer med lydkort, højttalere eller headset tilsluttet for at kunne aflytte beskederne. Klik på Objekter og derefter på Voicemail. Klik på Opret Ny. Giv den enkelte telefonsvarer et Navn (max. 20 tegn, incl. mellemrum) og indtast den E-mail adresse som skal modtage lydfiler. Klik på Gem.
Opret PBX Klik på Opret PBX og angiv et Navn (max. 20 tegn, incl. mellemrum) til den aktuelle PBX. Vælg derefter et Nummer på dropdown listen, som skal være Hovednummer til PBX en. (altså det nummer man ringer ind på for at få fat i firmaet). Til sidst kan du vælge hvordan nummervisning skal se ud når opkaldet overføres til kø en. Klik på Gem. Der kan vælges mellem følgende Opkalds-id. A-Nummer - PBX Nummer A-Nummer A-Nummer - Kønavn A-Nummer - PBX navn A-Nummer - PBX navn - Kønavn PBX navn - A-Nummer - Kønavn Kønavn - PBX navn - A-Nummer PBX navn - Kønavn - A-Nummer PBX navn Kønavn Viser nr. på den der ringer - Hovednr. på PBX Viser nr. på den der ringer Viser nr. på den der ringer - Navnet på valgte kø Viser nr. på den der ringer - Navnet på PBX en Viser nr. på den der ringer - Navnet på PBX en - Navnet på valgte kø Viser Navnet på PBX en - nr. på den der ringer - Navnet på valgte kø Viser Navnet på valgte kø - Navnet på PBX en - nr. på den der ringer Viser Navnet på PBX en - Navnet på valgte kø - nr. på den der ringer Viser Navnet på PBX en Viser Navnet på kø
Du er nu klar til at oprette selve funktionerne i din PBX. Klik på Rediger. Hvis nedenstående vindue fremkommer i din browser, skal du højreklikke i den gule bar og vælge Installer ActiveX-objekt Klik Installer på alle de efterfølgende pop-up vinduer, ellers vil editoren ikke fungere korrekt.
PBXOnline Editor Selve editoren ser således ud og man tilføjer de enkelte elementer ved at klikke på dem og derefter trække dem på plads i vinduet. På de efterfølgende sider vil de enkelte elementer blive beskrevet og der vil være vist nogle eksempler på PBX en. Tilføj og forbind elementer For at få PBX en til at virke skal du tilføje de enkelte elementer og forbinde dem med hinanden i den rækkefølge du ønsker det. Det gør du på følgende måde: Tilføj et element ved at klikke på det med musen (her har vi valgt elementet Tidscheck).
Du kan flytte rundt på elementerne ved at pege og klikke med musen på elementet, så der fremkommer et kryds. Klik og hold venstre mus tast nede samtidig med du trækker elementet på plads. For at forbinde elementerne med hinanden gør du følgende: Peg på det første element med musen og en hånd fremkommer. Klik og hold venstre mus tast, samtidig med du trækker cursoren over på næste element. Slip tasten når pilespidsen fremkommer De to elementer er nu forbundet og klar til brug. For at slette en forbindelse peg og klik med musen på forbindelsen, så den bliver markeret og tryk på Delete tasten. For at slette et element peg og klik med musen på elementet, så der fremkommer et kryds og rammen bliver stiplet. Tryk på Delete tasten.
Beskrivelse af elementer Hovednummer Dette element indikere starten på din PBX, som er det hovednummer du definerede tidligere. Elementet kan ikke redigeres i editoren. Afspil Lyd Opret lyd beskeder, så som Velkomstbesked, Lukket besked, Frokost m.m. Dobbeltklik for at vælge aktuelle lydfil. Bemærk: Du skal uploade dine lydfiler før de fremgår på listen. Se under punktet Upload lydfiler. Telefonsvarer Opret telefonsvarer hvor kunden kan indtale en besked. Dobbeltklik for at vælge aktuelle telefonsvarer. Bemærk: Du skal definere din(e) telefonsvarer før de fremgår på listen. Se under punktet Opret Voicemail.
Læg På Anvend dette element når røret skal ligges på til sidst. Skal altid anvendes til sidst efter de enkelte elementer, når der ikke skal ske mere i selve PBX en. Kø Angiv den kø som skal anvendes. Dobbeltklik for at vælg aktuelle kø. Bemærk: Du skal definere din(e) kø(er) før de fremgår på listen. Se under punktet Opret Kø. Ring til nummer Angiv et nummer som der skal ringes til. Dobbeltklik for at indtaste nummer. Markere evt. ud for ventemusik, hvis dette ønskes mens der ringes op.
Menu Opret en menu, som giver mulighed for kunden at lave et tastevalg. Dobbeltklik for at definere parametrene. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 0. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 1. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 2. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 3. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 4. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 5. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 6. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 7. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 8. Definere hvad der skal ske, hvis der tastes 9. BEMÆRK! hvis ikke der er valgt en lydfil, vil Objektet ikke virke Vælg på dropdown listen den lydfil som skal afspilles. Bemærk: du skal uploade dine lydfiler før de fremgår af listen. Se under punktet Upload lydfiler. Angiv i sekunder tiden man har til at foretag et taste valg. Angiv om der skal gås til valgte menupunkt eller besked gentages hvis ikke der er foretaget et valg inden angivet timeout. Angiv standard menu som vælges automatisk hvis ikke der foretages et valg inden angivet timeout. Tidscheck Opret åbningstider med dette element. Dobbeltklik for at definerer dine åbningstider. Definere hvad der skal ske, indenfor tidsperioden. Definere hvad der skal ske, udenfor tidsperioden. Tiderne angives i ½ timer. Er der lukket hele dagen angives 00:00-00:00 Bemærk! Kan også anvendes f.eks. ved frokost lukket. Her angiver man tidspunktet for hvornår man holder frokostlukket og så er der lukket i tidsrummet Indenfor. Se evt. Eksempel 3.
Omstilling Denne funktion skal betragtes mere som en til/fra knap, end en egentlig omstilling. Dobbeltklik og vælg aktuelle omstilling. Definere hvad der skal ske, hvis funktionen er slået til. Definere hvad der skal ske, hvis funktionen er slået fra. Bemærk: Du skal definere din(e) omstilling(er) før de fremgår på listen. Se under punktet Opret Omstilling. F.eks. kunne man definere at der skulle ringes til et mobilnummer, hvis den er slået til og hvis den er slået fra funger PBXOnline som den normalt skal. Nedenfor er angivet et eksempel her på.
Eksempel 1: Nedenfor er vist en typisk PBX med tastevalg, som fungere på følgende måde. 1. Check åbningstider 1a. Er der lukket afspil besked og læg røret på. 2. Er der åben gå videre til menu hvor der afspilles en velkomstbesked, hvor kunden får besked om de 3 valgmuligheder, tast 1 for, 2 for og 3 for 3. Afhængig af om der vælges 1, 2 eller 3 gå man videre til den aktuelle Kø. De enkelte kø er er så defineret op til at ringe til nogle bestemte numre. HUSK! Der skal altid afsluttes med Læg På til sidst. 1 2 3 1a
Eksempel 2: Nedenfor er vist en simpel PBX, som fungere på følgende måde. 1. Check åbningstider 1a. Er der lukket afspil besked og læg røret på. 2. Er der åben afspil velkomstbesked og ring på valgte nummer. Man kan evt. fravælge velkomstbesked og bare ringe til nummeret hvis der er åben. HUSK! Der skal altid afsluttes med Læg På til sidst. 1 2 1a
Eksempel 3: Nedenfor er vist en udvidet PBX med frokost lukket og mulighed for at indtale en besked på telefonsvarer, som fungere på følgende måde. 1. Check åbningstider 1a. Er der lukket afspil besked og læg røret på. 2. Check om frokost er påbegyndt. 2a. Er frokost påbegyndt, afspil en talebesked som giver mulighed for at ligge en besked på telefonsvarer. 3. Afspil en velkomstbesked, hvor kunden får besked om de 3 valgmuligheder, tast 1 for, 2 for og 3 for 4. Afhængig af om der vælges 1, 2 eller 3 gå man videre til den aktuelle Kø. De enkelte kører er så defineret op til at ringe til nogle bestemte numre. HUSK! Der skal altid afsluttes med Læg På til sidst. 1 2 2a 1a 3 4
Log Af Klik på Generelt og derefter på Log Af.