Boligselskabet BSB Assens af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 9. september 2014 kl. 14.00 i Fælleshuset, Skjoldvænget 100, 5610 Assens. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Assens... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 2 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 3 1.8 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab... 4 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende... 4 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.14 Udlejningsforhold... 6 1.15 Personaleforhold Generel orientering... 6 1.16 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn... 6 1.17 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016... 10 1.18 Underskrift af tillæg til forretningsføreraftale fra til 31.12.2015.... 10 1.19 Ungdomsboligerne på Skelvej (orientering om salg af grunden)... 11 2 Boligselskabets afdelinger... 11 2.1 Årsregnskaber... 11 2.2 Driftsbudgetter... 11 2.3 Orientering om driftsforhold... 12 3 Næste møde... 12 4 Eventuelt... 12 Deltagere fra bestyrelsen: Bent Rasmussen, formand Henning Mortensen Svend Erik Johansen Kent Wieczorek Helmuth Larsen Øvrige deltagere: Claus Olesen, Driftschef Domea Erik Nielsen, Ejendomsmester Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 29. september 2014 Side 1 af 12
1 Boligselskabet BSB Assens 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Begge suppleanter er brugt. Såvel Alex som Henning blev syge og måtte trække sig fra deres bestyrelsesposter. De resterende i bestyrelsen er kede af at dette. Nedrivning af Skelvej påbegyndes snarest 56 aftale med Erik ophører Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 5.290 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.4 Revisionsprotokol Side 2 af 12
Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2015/2016 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Opmærksomheden henledes på saldoudviklingen i dispositionsfonden hen over de næste 10 år. Saldoen går fra kr. 2.210.525 i 2014/15 til bare kr. 154.057 i 2023/2024. Årsagen hertil er primært posten lejetab i afdelinger, der hvert år er medtaget med kr. 594.168. Beløbet fremkommer som det samlende lejetab i de 2 afdelinger for indeværende regnskabsår. Realistisk set bliver beløbet ikke så højt som følge af nedrivningen af Skelvej. Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Side 3 af 12
Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 1.8 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen kan Boligorganisationen (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab. Dispositionsfonden kan dække den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1.4. 2013 budgetterer vi med ovenstående og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen (tab ved fraflytning) Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Side 4 af 12
Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Assens kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Bestyrelsen indstillede formanden til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. 1.11 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligselskab er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen indstillede formand og næstformand til Domeas regionsmøder. 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Assens kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Bestyrelsen valgte formand og næstformand som kredsdelegerede for 1 år. 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Side 5 af 12
Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 1.14 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 50 personer. Heraf har 28 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Fraflytningsprocent 79-01 64 37 24 8% 79-51 14 8 7 43% Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 1.15 Personaleforhold Generel orientering Ejendomsfunktionær Torben Jørgensen fratræder pr. 30.09.2014 Medhjælper Karl Erik Straarup fratræder pr. 30.09.2014 Ejendomsfunktion Susanne Sørensen starter pr. 01.10.2014 Ejendomsmester Erik Nielsen går ned på 30 timer ugentligt pr. 01.10.2014 Kaffe den 30.09.14 afsked med Torben kl. 9.00 Kaffe den 01.10.14 goddag til Susanne kl. 9.00 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.16 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. Side 6 af 12
I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen Side 7 af 12
1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat. Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Side 8 af 12
Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VN-regi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen 25-03-2014 ESL-tillidsrepræsentanter: 18-11-2013 Domeas VN: 14-11-2013 Domeas chefgruppe: 13-11-2013 Side 9 af 12
Strukturen træder i kraft 25-03-2014. Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 1.17 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar 2016. Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse 0 30 0% 31 60 10% 61 125 20% 126 250 25% 251 eller flere 35% For Boligselskabet BSB Assens er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 16% svarende til en besparelse på kr. 84.872,-. Beregningsgrundlaget er vedlagt som bilag, hvor Skelvej er medtaget. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr. 3.296,- for afdeling 1. kr. 3.708,- for afdeling 51. Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i selskabet, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år vil derved blive kr. 3.452,-. Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Domea skal ikke arbejde videre med afd. sammenlægning. Bestyrelsen tog orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. 1.18 Underskrift af tillæg til forretningsføreraftale fra til 31.12.2015. Side 10 af 12
Vedlagt nærværende dagsorden følger tillæg til forretningsføreraftale til underskrift. Underskrift af tillæg blev udskudt pga. fejl 1.19 Ungdomsboligerne på Skelvej (orientering om salg af grunden) I godkendelsen af nedrivningen fra samtlige instanser er der forudsat salg af grunden, da denne indtægt skal dække så meget som muligt af det oprindelige statslige tilskud. Finansieringsplan for nedrivningen vedlægges dagsordenen som bilag. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 79-01: overskud på kr. 142.534 Afdeling 79-51: overskud på kr. 186.219 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2015/2016 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: I skrivende stund er der endnu ikke afholdt regnskab- og budgetmøder i afdelingerne, men det bestræbes at holde huslejestigningerne i niveauet 2%. Nedenstående er derfor anført under forudsætning af afdelingsbestyrelsernes godkendelse. Afdeling 7901: Side 11 af 12
Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.978.000,- og indebærer en lejeregulering på 2,07% pr. 01.04.2015. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet i november 2014. Afdeling 7951: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.791.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,99% pr. 01.04.2015. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet i november 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at der ud over nævnte huslejestigning tillige kan blive tale om yderligere ca. 4% pga. tiltrængt lånoptagelse i forbindelse med store udgifter til renovering i Spurvevænget. Når lånetilbud foreligger kendes en mere nøjagtig huslejeregulering. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 2.3 Orientering om driftsforhold Store Kirkestræde er blandt andet med i en ejerforening, hvor også forretninger i stueetagen er medlemmer. Det har vist sig, at vedtægterne ikke er hensigtsmæssig udfærdiget med hensyn til den udvendige vedligeholdelse. Der mangel en fælles bestemmelse for denne. Forholdet vil på sigt forsøgt udbedret. Ligeledes på Store Kirkestræde vil administrationen anbefale, at der i samarbejde med bestyrelsen arbejdes frem mod en mere målrettet indsats for udlejning af de alt for mange tomme boliger. Pt. er 6 tomme og 1 opsagt ud af i alt 15 boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Næste møde Næste møde blev aftalt til 8. september 2015 kl. 13.00 4 Eventuelt Intet at behandle et godkendt Bent-Ole Rasmussen Formand Svendborg den 29.09.14 CLO/llk Side 12 af 12