Referat for: Frederikshavn Provstiudvalg PU møde 29. april 2014. Kl. 15.00 Mødested: Fladbjerg Kapel Mødepunkt 1 Referat Sag: 2014.03.25 (781) Til godkendelse og underskrift. Referatet godkendt og underskrevet. Referat 2 Udgift gudstjenesterum Frederikshavn arrest Sag: Gudstjenesterum Frederikshavn arrest (802) - Albæk-Lyngså Sogn Udgift gudstjenesterum Frederikshavn arrest Det nye gudstjenesterum i Frederikshavn arresthus er nu taget i brug og det virker fantastisk. Meget er blevet helt eller delvist doneret, men der er også en ret stor udgift, som Albæk- Lyngså kirkekasse har lagt ud. På menighedsrådets vegne ansøges om hel eller delvis dækning af disse merudgifter på i alt kr. 36.403,80 Albæk-Lyngså kirkekasse ydes en ekstrabevilling via 5%-midlerne på kr. 37.000,- til dækning af udlæg i forbindelse med indretning af gudstjenesterum i Frederikshavn Arrest. Funktionen som arresthuspræst er tilknyttet Albæk- Lyngså pastorat og udgifterne afholdes via Albæk- Lyngså kirkekasse. 3 Sagsgennemgang Sag: Leasingaftale på kopimaskine (803) - Sæby Sogn Sagsgennemgang Sæby menighedsråd ansøger om en ekstrabevilling via 5%-midlerne til dækning af forlig i en sag om leasing af kopimaskine. Samlede omkostninger inkl. advokatsalær anslået til kr. 180.000,- Bilag - Sharp Aalborg Sæby kirkekasse ydes en ekstrabevilling via 5%- midlerne på op til kr. 180.000,- til dækning af udgifterne til forlig i sagen om leasing af en kopimaskine. Der henvises i øvrigt til 'Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision' 6.1. Driftsudgifter Leasing- og lejeaftaler, der omfatter størstedelen af et aktivs levetid, betragtes som låntagning og forudsætter godkendelse efter samme regler som lån til anlægsudgifter. Leasing- og lejeaftaler skal behandles som driftsudgifter. Se også '2014 Artskontoplan for lokale kasser (version 2.4): Leje/Leasing - 227085 - Leje- og leasingudgifter. Provstiudvalget skal godkende leasingarrangementer. Referat,29-04-2014 Side: 1
Mødepunkt 4 Skagen kirke - opførelse af redskabshus på Skagens Assistenskirkegård Sag: Opførelse af Redskabshus på Skagen Kirkegård (Assistens kirkegård) (780) - Skagen Sogn Det reviderede projekt godkendes, og da finansieringen er på plads kan det sættes i gang. Ansøgning om endelig godkendelse Skagen menighedsråd har rettet projektet til opførelse af nyt redskabshus på Skagen Kirkegård i henhold til konsulenterne og stiftets bemærkninger. Samlet pris for projektet kr. 1,417.000,- der finansieres via egne midler. Der søges således om en endelig godkendelse af projektet. Skagen kirke - opførelse af redskabshus på Skagens Assistenskirkegård Stiftsøvrigheden godkender opførelse af redskabhus på Skagen kirkegård. Det er dog en betingelse for Sttiftøvrighedens godkendelse, at menighedsrådet følger konsulenternes bemærkninger omkring redskabshusets placering på kirkegården. 5 Karup Kirkes indvendige vægge. Sag: Renovering af de indvendige vægge i Karup kirke (799) - Karup Sogn Karup Kirkes indvendige vægge. Ansøgning om og forslag til renovering af de indvendige vægge i Karup kirke. Karup Kirkes indvendige vægge. Billeddokumentation. 6 Ravnshøj missionshus Sag: Erhvervelse og ombygning af Ravnshøj missionshus (587) - Åsted Sogn Ravnshøj missionshus Projektbeskrivelse - Ombygning af Ravnshøj missionshus Et projekt til kr. 1.540.000,- Returneres til menighedsrådet med henblik på at søge rådgivning hos Nationalmuseet. Se vejledning på 'DAP' under fanen HÅNDBØGER/Bygge- og anlægsopgaver/nationalmuseet. Heraf fremgår, at 'Forslag til indvendige istandsættelsesarbejder, herunder indvendig kalkning, i kirkebygninger over 100 år gamle skal udarbejdes på grundlag af besigtigelsesrapporter fra Nationalmuseet over kirkens historiske inventar og indvendige murflader, herunder kalkmalerier.' Åsted-Kvissel menighedsråd har selv finansieret købet af Ravnshøj missionshus med henblik på at lave det til et sognehus for Åsted, Skærum og Kvissel. Provstiudvalget har budgetteret med et lån på kr. 1.000.000,- over 5 år med 1. termin i juni 2014 til selve ombygningen. Åsted-Kvissel kirkekasse finansierer selv halvdelen af dette lån. Ombygningen ser nu ud til efter licitationen at komme til at koste kr. 1.540.000 kr. Provstiudvalget bevilger yderligere kr. 500.000,- til projektet. Aftales nærmere i forbindelse med budgetforhandlingerne til august. Projektet kan sættes i gang. Referat,29-04-2014 Side: 2
Mødepunkt 7 Ekstraarbejder i forbindelse med facaderenovering Sag: Renovering af tårn (602) - Åsted Sogn Provstiudvalget afventer projektets færdiggørelse inden der tages stilling til den endelige finansiering. Ekstraarbejder i forbindelse med facaderenovering Overslag over ekstraarbejder i forbindelse med den igangværende facaderenovering af Åsted kirke. Samlet anslået pris for hele renoveringen kr. 1.600.000,- Tidligere bevilget kr. 675.000,- til projektet. 8 Istandsættelsesforslag - Tag på Hørby kirke Sag: Udskiftning af tag på Hørby kirke (648) - Hørby Sogn Istandsættelsesforslag - Tag på Hørby kirke 9 Forslag til renovering af Flade præstebolig og konfirmandstue Sag: Flade præstebolig (636) - Flade Sogn Fremsendes til Aalborg Stift med anbefaling. Provstiudvalget har budgetteret med et lån på kr. 2.000.000,- over 5 år med 1. termin i juni 2014. Der er ydet tilsagn om et tilskud til den tidligere renovering af Hørby kirke på kr. 650.117,- (Se punkt 18) Lånet er betalt ud, så pengene hensættes til brug for nyt tag på Hørby kirke. Den resterende del af finansieringen aftales i forbindelse med budgetforhandlingerne til august. Udsættes med henblik på en drøftelse i forbindelse med budgetforhandlingerne til august. Forslag til renovering af Flade præstebolig og konfirmandstue 10 Beskrivelse af forslag Sag: Renovering af Gærum kirke (795) - Gærum Sogn Udsættes med henblik på en drøftelse i forbindelse med budgetforhandlingerne til august. Renovering af Gærum kirke 2014 - Beskrivelse Beskrivelse af forslag til renovering af Gærum kirke. 11 Gammel legatbog Sag: Gammel legatbog (806) - Abildgård Sogn Gammel legatbog Denne bog ønskes ophørt og overført til konto for nybyggeri. 12 Høringsbrev 1544 Sag: Høringsbrev 1544 (804) Anmodningen fremsendes til Aalborg Stift med anbefaling. Det drejer sig om gamle gravstedskapitaler og et samlet beløb på kr. 75.000,- der hjemfalder over de næste 28 år frem til 2042. Frederikshavn kirkegård beholder sin forpligtigelse i forhold til de indgåede aftaler. Drøftes på et ekstraordinært provstiudvalgsmøde den 27.05.2014 kl. 13-15. Referat,29-04-2014 Side: 3
Mødepunkt Høringsbrev 1544 Drøftelse af betænkning 1544 omkring folkekirkens struktur. Evt. høringssvar 13 Støtte til årsmødet for Provstikomiteen for Folkekirkens Mission og det Mellemkirkelige i Mariehuset den 4. juni 2014 Provstiudvalget har bevilget kr. 5.000,- til støtte for årsmødet. 14 Aftaletyper i Brandsoft kontra Sogn.dk Den oprindelige udgave af Brandsoftkalenderen i Frederikshavn Provsti er født med et vist antal faste aftaletyper. Disse aftaletyper passer ikke i alle tilfælde overens med de aftaletyper der fremkommer i Sogn.dk I forbindelse med kirketællingerne er det mest hensigtsmæssigt, at oplysninger fra Brandsoft kan overføres direkte til Sogn.dk. Provstiudvalget anbefaler, at Brandsofts aftaletyper tilpasses til Sogn.dk. 15 Kirkegårdens nutid og fremtid Provstiudvalget havde en drøftelse med personalekonsulent Anni Sloth om de fremtidige udfordringer vi står over for i forbindelse med en tilpasning af kirkegårdens drift. 16 Provstens hjørne Benth Holst Andersen, Sæby fik til opgave at sammensætte et udvalg, der kan arbejde videre med et oplæg til et samarbejde omkring fælles kalkning af kirker. 17 Evt. Invitationen til Provstidagen den 20. september er nu sendt ud. Provstiudvalget håber at se rigtig mange menighedsrådsmedlemmer, præster og øvrige ansatte til en spændende dag på Hotel Viking i Sæby. Referat,29-04-2014 Side: 4
Orientering 18 Endeligt tilsagn fra Kirkeistandsættelsesordningen, Hørby Kirke Sag: Renovering af Hørby kirke (798) - Hørby Sogn Endeligt tilsagn fra Kirkeistandsættelsesordningen, Hørby Kirke Der er givet tilsagn om et tilskud til renoveringen af Hørby kirke på kr. 650.117,- Skal anvendes til afdrag på det tilhørende lån. 19 Endeligt tilsagn fra Kirkeistandsættelsesordningen, Sæby Kirke Sag: Renovering af Sæby kirke (673) - Sæby Sogn Endeligt tilsagn fra Kirkeistandsættelsesordningen, Sæby Kirke Der er bevilget et tilskud på kr. 2.236.469,- til renoveringen af Sæby kirke. Det bevilgede tilskud anvendes til afdrag på det tilhørende lån. 20 Tilskud til ny klokke Sag: Ny klokke i tårn (589) - Åsted Sogn Tilskud til ny klokke A P Møller - fonden har bevilget kr. 168.875,- til erhvervelse af en ny klokke til Åsted kirke. Åsted kirke - ny klokke Klokken godkendt. 21 Gærum kirke - ny klokke Sag: Automatisk klokkeringning (605) - Gærum Sogn Gærum kirke - ny klokke Klokke godkendt 22 Infotjenesten Sag: Informationstjenesten (601) Infotjenesten Referat fra repræsentantskabsmøde den 6. marts 2014 Regnskab og revisionsprotokol 2013 Fortegnelse over repræsentanter Kommunikationsplan for Aalborg Stift 2014-2015 Referat,29-04-2014 Side: 5
Orientering 23 Nye regler om kirkens brug m.m. Brug af kirken til ikke kirkelige formål nye muligheder for menighedsrådene. Lovændringen betyder, at et menighedsråd med biskoppens tilladelse kan stille kirken til rådighed til brug for ikkekirkelige formål. Det er en forudsætning for biskoppens tilladelse, at det påtænkte formål ikke strider mod kirkerummets karakter. 24 Ændringer i reglerne om registrering af bevaringsværdige gravminder Mulighed for afregistrering af registrerede gravminder Justering af kriterierne for registrering Modernisering af sagsbehandlingen indførelse af elektronisk sagsbehandling og mulighed for færre fysiske besigtigelser Harmonisering af klageadgange og flytning af kompetence 25 Arbejdsmiljøloven gælder også for folkekirken Sag: Arbejdsmiljø (790) Arbejdsmiljøloven gælder også for folkekirken Referat,29-04-2014 Side: 6
Underskrifter vedr. møde d. 29-04-2014 Jens Jacob Kaufmann Jensen Arne Mandrup Holdensen Arne Waage Beck Benth Holst Andersen Eva Birgitta Fiedler Helge Morre Pedersen Jytte Uggerhal Thomsen Linda Lykke Steengaard Referat,29-04-2014 Side: 7