REFERAT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING --oo0oo-- ONSDAG DEN 17. SEPTEMBER 2014, KL. 18.00 ODENSE MALERLAUG S LOKALER Klokkestøbervej 33, 5230 Odense M --oo0oo-- Projekt: vinduer og døre i ejendommen Med afsæt i ønsker fra byggemødet lørdag den 23. august 2014 var indkaldt til ekstraordinær generalforsamling vedrørende det igangværende projekt, herunder til afstemning om følgende projektdele: 1. Fællesudgifter afholdt til dato 2. Udskiftning af døre i lejligheder til hovedtrappe og bagtrappe 3. Udskiftning af døre og vinduer på fællesarealer 4. Udskiftning af dørtelefonanlæg 5. Finansieringsmodel / opsummering Projektdel vedrørende istandsættelse af trappeopgange (omfattende gulvbelægning og malerarbejde mv.) afventer byggemøder og generalforsamlingsbeslutninger til næste år. 0. Motivation og status Mange beboere og ejere har i de seneste år spurgt til istandsættelse af trappeopgange og udskiftning af vinduer i ejendommen. Ejerforeningens bestyrelse har derfor i år 2012 igangsat et projekt vedrørende dette. Efter et forløb med indsamling af tilbud, mødeafholdelser og gennemførsel af prøvelejlighed (standard for udskiftning af vinduer og døre i lejlighederne), er tiden nu kommet til igangsætning af det faktiske vedligeholdelsesprojekt. Side 1 af 6
Ved vedtægtsændring i juli 2014 blev vedligeholdelsespligten vedrørende samtlige vinduer og altandøre, der forefindes i en lejlighed, ændret til at påhvile den enkelte ejerlejligheds ejer selv og ikke ejerforeningen. Dermed er det gjort frivilligt og op til den enkelte ejer at bestemme hvornår man ønsker udskiftning af vinduer og altandøre i ens lejlighed. Udskiftningen foregår på den enkelte ejers regning. For yderligere baggrundsbeskrivelse, herunder motivation, detaljeret omfang af projektet og tidsplan mv. henvises til dokumenter tilgængelig på foreningens hjemmeside. På byggemødet den 23. august 2014 blev der på baggrund af modtagne tilbud mv. afgivet bindende tilmelding til projektets del med udskiftning af vinduer og altandøre i lejlighederne (efterfølgende = fase ét). Den aktuelle oversigt over tilmeldte fremgår af www.falen.dk. Kontakt venligst administrator hvis man ønsker at eftertilmelde sig på (cgc@ gramejendom.dk) hvis man ønsker udskiftning af udskiftning af vinduer og altandøre i lejligheden. For at imødekomme ønsker fra ejerne, fremmødte på byggemødet den 23. august 2014, afholdes således ekstraordinær generalforsamling vedrørende tømrerarbejdet, som indgår i projektets fase 2, hvor den primære forskel fra fase ét, består i at der er tale om en for ejerforeningen fælles beslutning. På den ekstraordinære generalforsamling den 17. september 2014 var ejerne repræsenteret med 15 fremmødte. Forud for generalforsamlingen havde ejerforeningen modtaget 14 stemmer pr. mail/administrator. I alt 29 stemmer. For at kunne opnå det nødvendige flertal til en vedtægtsændring iht. vedtægterne for ejerforeningen skal der være mindst 2/3-flertal, svarende til mindst 34 stemmer. 1. Fællesudgifter afholdt til dato Fællesudgifter til dato omfatter udgifter til arkitekt (ca. 90 tkr.), merudgifter til tømrer anvendt ved prøvelejlighed (ca. 30 tkr.) og øvrige (ca. 30 tkr.) i alt 150 tkr. til fordeling blandt 50 lejligheder. På den ekstraordinære generalforsamling den 23. juni 2014 blev besluttet at fællesudgifter vedrørende prøvelejligheden skal deles ligeligt blandt samtlige ejere, da alle vil have lige fordel af at kunne kopiere resultatet af denne, ved senere individuel beslutning om udskiftning af vinduer og altandør i ens lejlighed. Vælger man ikke at udskifte vinduer og altandør i ens lejlighed efteråret 2014 gennem den kommende runde, vil man blive opkrævet 2.000 kr. svarende til den enkelte ejers andel af den beskrevne type fællesudgifter i relation til vinduer og altandøre. Dette foreslås af bestyrelsen fastholdt. Side 2 af 6
Alle deltagende i den frivillige runde opkræves ligeledes 2.000 kr. Dette beløb er indeholdt i de præsenterede og accepterede 47.000 kr. De sidste 1.000 kr. opkræves jf. pkt. 1. Stemmefordelingen til forslag 1 var som følger: Ja, tak Nej, tak Jeg / Vi ønsker ligelig fordeling blandt ejerne af fællesudgifter ved prøvelejlighed iht. fremlagte plan for finansiering. 24 3 2. Udskiftning af døre i lejligheder til hovedtrappe og bagtrappe Som naturligt følge af at tømrere er på adressen i efteråret 2014 i forbindelse med udskiftning af vinduer og altandøre i udvalgte lejligheder, foreslår bestyrelsen samt fremmødte på byggemødet den 23. august 2014, at der foretages udskiftning af døre i lejligheder til hovedtrappe og bagtrappe. Døre skal være af samme kvalitet som de døre, der er i prøvelejligheden, herunder med dørspion og sparkeplade. Klimadør brand og lyd sikret, som ikke slår sig over tid. Dørtrin. Fabriksmalede karme. Skal ikke leveret med forborede huller. Hulboring på stedet. Montering skal tilpasses brædeskillevæg mellem lejlighederne. Der skal siges fra og ikke til. Der er bl.a. anvendt brændskum, ikke elastiske fuger. Udskiftningen skal finansieres gennem et ejerforeningsadministreret lån (se beskrivelse af finansieringsmodel nedenfor (model er uændret i forhold til tidligere præsentationer)). Forslaget omfatter samtlige lejligheder, da trappeopgangene skal fremstå ens. Udgift til udskiftning af døre i lejligheder til hovedtrappe og bagtrappe kan med afsæt i modtagne tilbud mv., illustreres som følgende: Kr. I alt Pr. lejlighed Tømrer (materialer og timer) iht. tilbud 890.000 19.000 Andel afholdte fællesudgifter 50.000 1.000 I alt 940.000 20.000 Udskiftningen vil blive foretaget i forlængelse af udskiftning af vinduer og altandøre i udvalgte lejligheder. Stemmefordelingen til forslag 2 var som følger: Ja, tak Nej, tak Jeg / Vi ønsker udskiftning af døre til fortrappe og bagtrappe i min / vores lejlighed iht. vedlagte plan for finansiering. 26 2 Side 3 af 6
3. Udskiftning af døre og vinduer på fællesarealer Sidste del af tømrerentreprisen i projektet omfatter udskiftning af vinduer og døre på fællesarealer. Da udskiftning af døre og vinduer på fællesarealer tilsvarende også udgør et naturligt følge af at tømrere er på adressen i efteråret 2014, foreslår bestyrelsen samt fremmødte på byggemødet den 23. august 2014, at der foretages udskiftning af døre og vinduer på fællesarealer. Udskiftningen skal finansieres gennem ejerforeningens vedligeholdelsesbudget i de kommende 7-9 år. Hertil optager ejerforeningen et lån på 915.600 kr. En uudnyttet andel af beløb afsat til uforudsete udgifter foreslås af bestyrelsen straks at skulle gå til nedbringelse af dette lån. Materialer bliver af samme kvalitet som i prøvelejligheden. Kr. I alt Tømrer (materialer og timer) iht. tilbud 750.000 Afsat til uforudset udgifter (12%) 165.600 I alt 915.600 Udskiftningen på fællesarealer vil blive foretaget i forlængelse af ovenstående, formentlig i foråret 2015. Stemmefordelingen til forslag 3 var som følger: Ja, tak Nej, tak Jeg / Vi ønsker udskiftning vinduer og døre på fællesarealer i ejendommen iht. vedlagte plan for finansiering. 26 2 4. Udskiftning af dørtelefonanlæg I sammenhæng med udskiftning af døre på fællesarealer foreslår bestyrelsen udskiftning af dørtelefonanlæg til et anlæg med chip lås til døre på fællesarealer. De nuværende dørtelefoner er slidte og i visse tilfælde halvt defekte. På baggrund af modtaget tilbud fra et låseservicefirma på 200.000 kr. (afrundet opad) er således indregnet 4.000 kr. hertil pr. lejlighed i efterfølgende oversigt (punkt 5). En uudnyttet andel af de 200.000 kr. foreslås af bestyrelsen straks at skulle gå til nedbringelse af ejerforeningens lån, som beskrevet under punkt 3. Der blev fremvist billeder af den påtænkte model af dørtelefonanlæg. Link til billeder er tilgængelig på ejerforeningens hjemmeside. Side 4 af 6
Stemmefordelingen til forslag 4 var som følger: Ja, tak Nej, tak Jeg / Vi ønsker udskiftning af døre til fortrappe og bagtrappe i min / vores lejlighed iht. vedlagte plan for finansiering. 26 2 5. Finansiering / opsummering Baseret på modtagne opdaterede tilbud pr. august 2014 og overslag fra ejerforeningens arkitekt kan opsummeres følgende udgifter pr. lejlighed hhv. 1-værelse, 2-værelses, 3-værelses samt butikken hvortil der optages et ejerforeningsadministreret lån, som hver ejer forpligter sig til at tage del i med de beskrevne beløbsstørrelser: Kr. 1-vær 2-vær 3-vær Butikken Finansiering For- og bagtrappedøre 20.000 20.000 20.000 10.000 E/F adm. lån Dørtelefon 4.000 4.000 4.000 0 E/F adm. lån I alt 24.000 24.000 24.000 10.000 E/F adm. lån Det samlede lån udgør i alt 2.055.600 kr., hvoraf 915.600 kr. fordeles til ejerforeningens vedligeholdelsesbudget, mens 1.140.000 fordeles blandt ejerne i ovennævnte beløbsstørrelser (6 st. tv. har ingen bagtrappedør, 6 st. th. fortrappedør er skiftet, 8 3 th. er skiftet - disse lejligheder vil kun indgå i forhold til hvad der skal udskiftes samt med en andel af fællesudgifter). Hver enkelt ejer skal dermed igennem ejerforeningen låne 24.000 kr. for at få nye døre fra lejligheden til hhv. hovedtrappe og bagtrappe (svarende til prøvelejlighedens døre), nye døre og vinduer på fællesarealer samt nyt dørtelefonanlæg ved et uændret budget i ejerforeningen. Lånevilkår: Til finansiering af hver ejers lån har vores bankforbindelse accepteret at yde lånet over 10 år til en rente på 7 %. For den enkelte ejers lån på 24.000 kr. medfører dette en månedlig ydelse før skat på lidt under 300 kr. (efter skat ca. 200 kr.). Ydelsen opkræves månedligt sammen med ejerforeningsbidrag og aconto forbrug mv. af administrator. Side 5 af 6
Administrator udarbejder årligt relevant materiale vedrørende fradragsberettigede renteudgifter til den enkelte ejers selvangivelse. Som tidligere beskrevet, vil der for hver ejers andel af det ejerforeningsadministrerede lån være mulighed for førtidig indfrielse. Administrator vil udsende brev til ejerne herom. Sikkerhedsstillelse for det ejerforeningsadministrerede lån (garantier for lånet): Som for ethvert tilgodehavende ejerforeningen har hos en ejer, kræver foreningens vedtægter at der er stiftet et pantebrev på 10.000 kr. med prioritet forud for al pantegæld, dvs. først i prioritetsrækkefølgen. Ved misligholdelse er ejerforeningen derfor berettiget til at holde sig til pantet og i sidste ende kræve lejligheden solgt på tvangsauktion, for at få dækning for tilgodehavender forud for øvrige kreditorer. Pantebreve til fordel for ejerforeningen vil kunne genbruges igen og igen. En lejlighed på adressen Falen 6-14, vil altid kunne omsættes. Ejerforeningens risiko for tab er derfor meget begrænset. ---oo0oo--- Side 6 af 6