Gode råd om... Medarbejderes anvendelse af eget it-udstyr på arbejdspladsen

Gode råd om... Medarbejderes anvendelse af eget it-udstyr på arbejdspladsen

INDHOLD 1. Indledning 3 2. Hvad er BYOD/Consumerization? 3 Fordele ved BYOD 4 Ulemper ved BYOD 4 3. Hvordan indretter virksomheden sin personalepolitik? 4 4. It-sikkerhed 6 5. Support 6 6. Skatteforhold 6 7. Forsikring 7 8. Mere information 7 Udgivet af Dansk Erhverv 1. udgave 1. oplag, november 2012 Tryk og prepress: Rosendahls-schultzgrafisk.dk

3 1. Indledning Mange medarbejdere i danske virksomheder forventer i stigende grad at kunne anvende deres eget it-udstyr på arbejdspladsen. Årsagerne kan være: Medarbejderne ønsker større fleksibilitet. Medarbejderne vil helst bruge det udstyr, de kender og er trygge ved. Medarbejderne vil anvende nyere teknologi end den, arbejdsgiveren stiller til rådighed. Som arbejdsgiver giver medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr dog visse udfordringer. Denne pjece er udarbejdet for at give et overblik over, hvad du som arbejdsgiver skal være særligt opmærksom på ved medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr. Dansk Erhverv tager ikke stilling til, hvilken personalepolitik din virksomhed skal vælge vi forsøger blot at give et overblik over de forskellige muligheder, og over hvordan virksomheden bør agere alt efter, hvilken personalepolitik den vælger. 2. Hvad er BYOD/Consumerization? BYOD (Bring Your Own Device) eller Consumerization kært barn har mange navne. Udtrykkene dækker alle over en af tidens mest udbredte it-trends, der indebærer, at medarbejderne anvender deres eget it-udstyr på arbejdspladsen. Hvis ikke de it-redskaber, arbejdsgiveren stiller til rådighed, lever op til medarbejdernes forventninger, er medarbejderne i høj grad indstillet på at tage deres eget it-udstyr med på arbejde. Det drejer sig typisk om, at medarbejderne ønsker at arbejde med de nyeste PC er, smartphones og tablets, og synes at det udstyr arbejdsgiveren stiller til rådighed er forældet. BYOD er et fænomen, der allerede er udbredt i mange større danske virksomheder. Der er både fordele og ulemper ved BYOD og hvis din virksomhed ønsker at tillade medarbejderne at bruge deres eget it-udstyr i arbejdsmæssig sammenhæng, bør virksomheden sikre, at der er truffet de nødvendige forholdsregler. Ønsker virksomheden derimod at undgå, at medarbejderne benytter deres eget itudstyr arbejdsmæssigt, er det vigtigt, at medarbejderne orienteres korrekt.

4 Det centrale er ikke hvilken af de to politikker, I vælger. Det centrale er snarere, at I har taget stilling. Det er nemlig vigtigt, at din virksomhed har gjort sig overvejelser om emnet, hvis I ønsker at undgå problemer, hvis / når I oplever medarbejdere, der ønsker at anvende deres eget it-udstyr på arbejdspladsen. Fordele ved BYOD Fleksibilitet vedrørende it-udstyr kan hjælpe til at tiltrække og fastholde medarbejdere. Konsulenter, der også har andre hvervgivere/kunder, kan bruge samme it-udstyr hos alle hvervgivere uden at spilde tid med at lære forskellige styresystemer mv. BYOD kan medføre, at der anvendes nyere, bedre og hurtigere udstyr på arbejdspladsen. It-udstyret kan eksempelvis åbne op for nye muligheder i forhold optimering af virksomhedens arbejdsprocesser. Brugertilfredshed/jobtilfredshed, der kan gøre, at medarbejderne bliver mere motiverede og produktive, fordi de kan arbejde med det udstyr, de foretrækker. Medarbejderne opnår fleksibilitet i forhold til planlægning og udførelse af arbejdet. Medarbejderne passer bedre på udstyret. Ulemper ved BYOD Det kan være svært for it-afdelingen at supportere forskelligt udstyr. It-sikkerheden er mere kompliceret. Der kan være problematikker om softwarelicenser. 3. Hvordan indretter virksomheden sin personalepolitik? Virksomhederne bør overveje, hvordan de vil forholde sig til medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr på arbejdspladsen. Såfremt virksomheden ikke forholder sig aktivt, er der risiko for, at der opstår usikkerhed om, hvad medarbejderne er berettigede til. Vælger virksomheden at forholde sig til de problemer, som medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr kan medføre, kan der grundlæggende vælges to spor: Virksomheden kan tillade eller måske ligefrem tilskynde medarbejderne til at medbringe eget it-udstyr, eller virksomheden kan forbyde/begrænse det. Accept af medarbejdernes eget it-udstyr Dansk Erhverv anbefaler, at virksomheden udarbejder retningslinjer for, i hvilket omfang medarbejderne må medbringe eget it-udstyr, og hvordan det skal anvendes sammen med arbejdsgiverens udstyr, herunder arbejdsgiverens netværk og printere.

5 Som beskrevet nedenfor er der en række forhold, som virksomheden skal tage højde for, herunder it-sikkerhed og softwarelicenser. Vælger virksomheden at acceptere medarbejdernes eget it-udstyr, bør reglerne herom udarbejdes i tæt samarbejde mellem virksomhedens it-afdeling, softwarelicensleverandør og HR-afdeling. Forbud/begrænsning I medfør af ledelsesretten kan arbejdsgiveren beslutte, at medarbejderne ikke må anvende eget it-udstyr på arbejdet eller til arbejdsmæssig brug. Dette vil normalt være begrundet i hensyn til virksomhedens it-sikkerhed, hensyn til ensartet brug af udstyr f.eks. i forhold til support, eller i hensyn til at fremstå ensartet over for kunderne. Vælger arbejdsgiveren at indføre et forbud, bør det skrives ind i enten ansættelseskontrakterne eller personalehåndbogen, ligesom det samme sted bør angives, hvad sanktionerne for overtrædelse af forbuddet er. Overtræder medarbejderen virksomhedens regler om brug af it-udstyr, kan det medføre de sædvanlige ansættelsesretlige sanktioner; lige fra påtale eller mundtlig advarsel, over skriftlig advarsel til opsigelse eller i grovere tilfælde bortvisning. Bortvisning vil dog normalt kun være berettiget i grove eller gentagne tilfælde af overtrædelse, eksempelvis hvor medarbejderens adfærd har medført (risiko for) brist i it-sikkerheden. Ingen stillingtagen? Såfremt virksomhederne ikke forholder sig aktivt til problemstillingen, risikerer man, at der opstår usikkerhed om, hvorvidt medarbejderne må anvende eget it-udstyr på arbejdspladsen. Nogle medarbejdere vil måske anvende eget udstyr, mens andre vil afvente ledelsens stillingtagen. Det kan skabe en uensartet praksis, og kan gøre det sværere at sanktionere medarbejderes eventuelle overtrædelser af den eksisterende it-politik. Hvad er næste trin? Hvis virksomheden ønsker at udarbejde regler for medarbejdernes brug af eget it-udstyr, uanset om det er i form af forbud eller accept på visse betingelser, skal de almindelige arbejdsretlige regler følges. Er der tale om, at virksomheden vælger at forbyde en adfærd, som tidligere var (stiltiende) tilladt, vil det kunne udgøre en væsentlig ændring af medarbejdernes ansættelsesvilkår, som derfor skal varsles med det individuelle opsigelsesvarsel.

6 I de fleste tilfælde vil virksomheden kunne indføre regler om brug af it-udstyr uden at skulle varsle det med opsigelsesvarslet. Dansk Erhverv anbefaler dog, at medarbejderne gives et rimeligt varsel ledsaget af letforståelig kommunikation om, hvad der ligger i de nye regler, og hvad de betyder for den enkelte. Har virksomheden et samarbejdsudvalg eller et lignende forum, vil indførelse af regler om brug af it-udstyr normalt skulle diskuteres i dette forum. 4. It-sikkerhed Hvis din virksomhed tillader, at de ansatte bruger deres eget it-udstyr på arbejdspladsen, er det vigtigt i samarbejde med virksomhedens it- og softwareleverandører at få helt styr på: Risiko for virus Datasikkerhed Om medarbejderens udstyr har de rette software licenser Kompatibilitet Der er flere gode løsninger på dette, f.eks. desktopvirtualisering, hvor virksomhedens it-afdeling bevarer kontrollen med data. 5. Support Husk at drøfte med dine medarbejdere og din it-afdeling, hvordan udstyret skal supporteres. Det kan være svært for en mindre it-afdeling at have kendskab til mange forskellige it-produkter. Det kan evt. aftales, at medarbejdere, der bruger eget it-udstyr på arbejdspladsen, selv skal kunne supportere udstyret eller der kan betales for ekstern support (af arbejdsgiver eller den ansatte). 6. Skatteforhold Beskatning af fri telefon, computer og internet Medarbejdere beskattes af telefon, der stilles til rådighed af arbejdsgiver for privat brug. Det skattepligtige beløb udgør 2.500 kr. om året (2012). Hvis en arbejdsgiver stiller en computer til rådighed for en medarbejder til brug for arbejdet, skal den private benyttelse heraf ikke beskattes.

7 En arbejdsgiverbetalt datakommunikationsforbindelse beskattes ikke, hvis medarbejderen via forbindelsen har adgang til arbejdsgiverens netværk. Medbringer medarbejderen selv sit udstyr på arbejdspladsen, vil det ikke have skattemæssige konsekvenser for medarbejderen, forudsat at arbejdsgiver hverken helt eller delvist finansierer udstyret. Lønomlægning Da multimedieskatten blev afskaffet pr. 1. januar 2012, blev der samtidig indført en såkaldt værnsregel mod etablering af de tidligere hjemme-pc-ordninger kombineret med aftaler med medarbejderne om lønomlægning. Værnsreglen gælder fri computer med tilbehør. En medarbejder, der ved en aftale om lønomlægning helt eller delvist har kompenseret arbejdsgiveren for at få stillet udstyret til rådighed, beskattes af 50 pct. af udstyrets nypris i alle de indkomstår, hvor en aftale om lønomlægning løber. Der gælder ikke en sådan værnsregel vedrørende lønaftaler om telefon og datakommunikationsforbindelse. 7. Forsikring Hvis din virksomhed ønsker at tillade medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr, bør der være klare retningslinjer for forsikring. I bør overveje følgende to forhold: Forsikring af udstyret Forsikring vedr. skade på arbejdsgivers netværk mv. 8. Mere information Medlemmer af Dansk Erhverv kan få rådgivning om ansættelsesretlige emner eller personalepolitik i almindelighed på telefon 3374 6000 eller på www.danskerhverv.dk

Vækstgrundlaget for dansk økonomi udgøres i stadig stigende grad af virksomheder inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service. Dansk Erhverv er sat i verden for at skabe optimale vilkår for netop disse virksomheder og brancher, som Danmark skal leve af i fremtiden. DANSK ERHVERV BØRSEN 1217 KØBENHAVN K T. +45 3374 6000 F. +45 3374 6080 WWW.DANSKERHVERV.DK INFO@DANSKERHVERV.DK VOV Værktøj og VærktøjsmaskineR Børsen 1217 København K T. +45 3374 6000 F. +45 3374 6080 vov@vov.dk www.vov.dk