Referat af bestyrelsesmøde i E.ON Varme Danmark ApS den 10. september 2010 Tilstede: Erling Hugger Jakobsen (udpeget af Faxe kommune), Kurt Johansen (udpeget af Vordingborg kommune), Peter Nisbeth (udpeget af Hillerød kommune), Morten Skovgaard (udpeget af Frederikssund kommune), Tore Harritshøj (adm.dir. E.ON Danmark og formand for bestyrelsen for E.ON Varme Danmark ApS), Henrik Rasmussen (salgs- og marketingchef E.ON Danmark og direktør for E.ON Varme Danmark ApS), Bengt Jönsson (Økonomichef og chef for Business Support E.ON Danmark udpeget af E.ONs generalforsamling), Per Lundberg (teamleder E.ON Danmark udpeget af E.ONs generalforsamling) og Louise Gløet (Kommunikationschef E.ON Danmark). Punkt 1 - Velkomst Tore Harritshøj bød velkommen og fortalte, at Bengt Jönsson er trådt ind i bestyrelsen i stedet for Jan Blicher. Bengt Jönsson præsenterede sig selv - heraf fremgik det, at Bengt har været ansat i 17 år hos E.ON Sverige i forskellige stillinger blandt andet som økonomichef og controllingchef. Han startede i E.ON Danmark den 1. december 2009 og pr. 1. september 2010 er Bengt ansvarlig for økonomiafdelingen og Business Support. Punkt 2 - Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Punkt 3 Meddelelser fra formanden Her uddybede Tore Harritshøj baggrunden for, at Bengt Jönsson erstatter Jan Blicher som medlem af E.ON Varme Danmark ApS s bestyrelse. Det blev endvidere forklaret, at E.ON Danmarks chefgruppe er blevet reduceret fra fem til fire medlemmer, hvilket stemmer fint overens med E.ONs Perform2Win strategi om øget performance og omkostningsbevidsthed. Punkt 4 Meddelelser fra andre Per Lundberg oplyste, at der er indgået en flisaftale mellem E.ONs fjernvarmeværk Lendemarke og Vordingborg Kommune foranlediget af input fra Kurt Johansen ved sidste bestyrelsesmøde. Det er aftalt, at Lendemarkeværket aftager ca. 10 tons flis fra beskæftigelsesprojektet Rabatpillen Cleantech i græshøjde. Den forholdsvis lille mængde påvirker ikke driften. E.ON vil benytte historien kommunikativt. 1
Punkt 5 Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokollering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift Protokollen blev godkendt og underskrevet. Punkt 6 Forelæggelse af eventuelle indførsler i revionsprotokollen og stillingtagen hertil Der er ikke indført noget i protokollen siden sidste møde. Punkt 7 Redegørelse fra direktionen om selskabets overordnede virksomhed i den forløbne periode, herunder gennemgang af regnskaber udfærdiget siden sidste bestyrelsesmøde samt estimat for året Henrik Rasmussen indledte gennemgangen af punkt 7 med at forklare, at det - som følge af den kolde vinter - har været en aktiv sommer. Planlagt vedligeholdelse er fremskyndet fordi værkerne har haft en øget produktion. Highlights fra driften: Målerudskiftning i Skævinge GSM-modul fjernaflæsning Fortsat afpropninger i Ørslev-Terslev Renovering af hovedledning på Falkenborgvej samt sekundære ledninger på Byvej og Mimersvej i Frederikssund Afgivet tilbud på tilslutning af 24 parceller i Skævinge (Kaj Sommers Vej) Reduktion af returtemperatur hos udvalgte storkunder i Frederikssund har resulteret i 2 grader temperatur sænkning af det returnerede vand Skybrud i Frederikssund vand i kedelhallen og olie fra olieudskiller skubbet op gennem dæksler. Situationen er under kontrol. Skybrud i Nykøbing Sjælland har medført, at Annebergparken har stået under vand herunder såvel central som rørkanaler. Det er desværre et tilbagevendende problem, der skyldes de fysiske forhold på stedet. Efter planen rykker regionen ud af bygningerne - og den nye anvendelse kendes endnu ikke. Der arbejdes på en afklaring/langsigtet løsning. 2
Highlights fra administrationen: E.ON Danmark A/S er blevet ISO 9001 og ISO 14001 certificeret med fokus på kvalitet og miljøaspekter. Hvert halve år bliver der gennemført DS audit - og det er netop sket uden anmærkninger. E.ON Danmark A/S forbereder sig på certificering som kompetent virksomhed Energitilsynet udgiver håndbog ifm. udarbejdelse af varmeprismæssige regnskaber revisionspligt for 2010 regnskaber Forberedelse til overgang til 1/1-31/12 regnskaber for alle varmenet Fortsat dialog med forsyningsselskaberne i Helsingør, Egedal, Hillerød og Faxe kommune, jvf. pkt 13 Prognose viser, at gaspriserne er jævnt stigende i sidste halvår af 2010 frem til årsskiftet Highlights fra kommunikationsafdelingen: Kommunikationen med E.ONs fjernvarmekunder sker med udgangspunkt i vores overordnede kommunikationsstrategi for 2010. Her står, at E.ON skal vise større åbenhed og være mere udadvendt. I kommunikationsplanen for fjernvarmenettene 2010 står der blandt andet, at E.ON skal øge kendskab til fakta, skabe større tilgængelighed og forsøge at forbedre kundernes indtryk af E.ON, så vi opfattes som en udadvendt kommunikatør, der gerne går i dialog. E. ON benytter følgende kommunikationskanaler ud til fjernvarmekunderne: Vores hjemmeside Indenfor Breve Pressemeddelelser Annoncering For at få en bedre dialog med lokalpressen har E.ON udarbejdet en strategi for håndtering af lokalpressen. Ultimo september kommer der et nyt nummer af E.ONs nyhedsbrev til fjernvarmekunderne Indenfor i trykken fokus på dialog. Artikler om Kelleris, Frederikssund, Ørslev-Terslev, Skævinge mv. Peter Nisbeth forslog, at E.ON bruger interne nøgletal i den eksterne kommunikation for at dokumentere, at E.ON fx sparer penge og gør noget for miljøet. Endvidere foreslog Morten Skovgaard, at E.ON løbende informerer om gasprisernes udvikling ved fx at lægge prognoser på 3
hjemmesiden. Ved at kommunikere om de faktorer, der påvirker varmepriserne, kan man skabe en løbende forventningsafstemning i forhold til varsling af prisforhøjelser. Afslutningsvis blev det nævnt, at der ikke er udfærdiget regnskaber siden sidste bestyrelsesmøde eller fornyet estimat for året. Punkt 8 E.ON Varmes retningslinjer vedrørende valg af kommunalbestyrelsesvalgte medlemmer til bestyrelsen for E.ON Varme Danmark ApS Erling Hugger Jakobsen ønsker en afklaring af, hvorvidt der i næste periode kan vælges andre medlemmer til E.ON Varme Danmark ApS s bestyrelse end politiske valgte kommunalbestyrelsesmedlemmer. I den efterfølgende debat kom der flere indlæg omkring emnet fx At de politiske valgte kommunalbestyrelsesmedlemmer også er forbrugerrepræsentanter fordi E.ON leverer fjernvarme til kommunernes bygninger Alle net kan ikke være repræsenteret, da der kun skal vælges fire bestyrelsesmedlemmer Det ultimative bestyrelsesarbejde finder sted, når medlemmerne formår at kigge ud over egen næse og ikke ser snævert på deres eget område Varmeforsyningslovens formulering omkring forbrugerrepræsentanter er oprindeligt tænkt i forbindelse med et enkelt værk og ikke til en pulje af værker/net som her Det er oplagt at undersøge, hvordan andre større udbydere takler problematikken omkring brugerrepræsentanter i bestyrelsen Fra Tore Harritshøj kom meldingen om, at E.ON er tilfredse med den eksisterende model, der er godkendt af Energitilsynet - men E.ON er åben overfor alternativer. Afslutningsvis blev det besluttet, at Erling Hugger Jakobsens forslag: I næste periode kan der vælges andre medlemmer til E.ON Varme Danmark ApS s bestyrelse end politiske valgte kommunalbestyrelsesmedlemmer bliver et konkret punkt på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde. E.ON forbereder et indlæg om andre eksisterende modeller fx fra DONG og Vestforbrændingen. Punkt 9 Orientering om processer i forbindelse med budgettering og udarbejdelse af kommende års fjernvarmepriser og anmeldelse heraf Fjernvarmepriser udarbejdes på baggrund af budgetterede omkostninger for året samt indregning af over-/underdækning fra foregående periode Alle fjernvarmenet forventes at have nye priser gældende fra 1/1-2011 4
Ingen ændring i struktur abonnement (kr), fast pris (kr/m 2 ) og variabel pris (kr/mwh) Budgetteringsproces pågår og forventes afsluttet ultimo september Fastlæggelse af varmeprismæssige afskrivninger samt indregning af over- /underdækning primo oktober E.ON Varme Danmark ApS s bestyrelse orienteres omkring endelig prissætning samt konsekvenser for over/underdækning i uge 41 Anmeldelse af budgetter og varmepriser til Energitilsynet i uge 41/42 Endelige varmepriser forventes at blive kommunikeret til E.ON s kunder i uge 43 Nye priser træder i kraft pr. 1/1-2011 Punkt 10 Orientering om ajourførte aftaler om E.ON Varmes køb af ydelser, der er nødvendige for driften Energitilsynets (ETS) afgørelse fra juni 2009 pålagde E.ON Varme Danmark Aps (E.ON V) at revidere sine serviceaftaler med E.ON Danmark A/S for : Administration, finansiering, operatørydelser og kundeforhold ETS krævede yderligere gennemsigtighed samt opfølgning mellem budgetteret og aktuelt ressourcetræk E.ON V gav tilsagn om at implementere nye aftaler i løbet af 2010 Aftalerne er justeret per 12/8-2010 med virkning fra 1/1-2010 Implementeringen pågår De nye reviderede aftaler betyder en samlet estimeret årlig omkostningsreduktion på ca. 4 mio. DKK pr. år. Effekten indregnes i det reviderede budget for 2010 og vil dermed indgå i prisberegningen for 2011 5
Punkt 11 Orientering om kommunikation med kommunerne E.ON arbejder løbende på en forbedret dialog med politiske interessenter både lokalt og landspolitisk. Aktuelt påbegyndes dialog rettet mod de kommuner, hvor E.ON har lokale kraftvarmeværker. Møder med 3-4 af følgende kommuner (prioriteres) Egedal Faxe Frederikssund Hillerød Lyngby-Taarbæk Rudersdal Vordingborg Møder med borgmester/viceborgmester, fmd. for Teknik- og Miljøudvalg (el. lign.), evt. bestyrelsesmedlemmer eller andre relevante Målsætninger: Bygge relationer, etablere kommunikationskanaler, fange spørgsmål og kritik i tide Punkt 12 orientering om forhandlingerne om eventuelt salg af varmedistributionsanlæg (fortroligt punkt) Der er aktuelt forhandlinger med Helsingør, Faxe, Hillerød og Egedal kommuner. Morten Skovgaard stillede spørgsmål om hvorvidt forhandlingsmandat skal afgives af bestyrelsen. E.ON undersøger de juridiske forhold på området til næste bestyrelsesmøde, hvor det vil være et punkt på dagsordenen. Punkt 13 Orientering om status vedrørende forhandlingerne med Energitilsynet Vilkår for opsigelse (udtrædelsesgodtgørelse) - afsluttet Tilsyn med forbrugerindflydelse i bestyrelsen - afsluttet 6
Fordelingen mellem faste og variable omkostninger / elementer i prisen afsluttet - E.ON har indrettet nye priser med lavere fast element - Konsekvens: Kvadratmeterbidrag og MWh-prisen stigende Indfasning af prisstigninger - afsluttet - E.ON indfaser mærkbare prisstigninger/-fald Koncerninterne omkostninger skal kunne dokumenteres bedre forventes godkendt - Nye samhandelsaftaler mellem E.ON Danmark og Varme/Produktion - E.ON indfører system med opfølgning mellem aktuelt og budgetteret ressourcetræk Finansieringsomkostninger (rente) forventes godkendt - Renten nedsættes fra 6,5 pct (fast) til ca. 4,5 pct (variabel) E.ON Varmes egenkapital afventer Energitilsynet E.ON Varmes anlægsværdier (tidl. NESA-anlæg) - afventer Energitilsynet E.ON Varmes anlægsværdier (Ørslev-Terslev, Lendemarke) - afventer Energitilsynet Regnskabsmæssige oplysninger i E.ON Danmark- afventer Energitilsynet Afskrivningsgrundlag (tidl. NESA-anlæg) Afsluttet i Energitilsynet Afskrivningsgrundlag (Ørslev-Terslev, Lendemarke) - afventer Energitilsynet Sammenhæng mellem lån og afskrivninger - afventer Energitilsynet Afstemninger finansielle årsrapporter / priseftervisninger - afventer Energitilsynet Investering i Tøpkilde-udstykning i Terslev, ca. 3 mill.kr. afsluttet i Energitilsynet. Indbragt for domstolene af fire kunder Punkt 14 Fastlæggelse af tid og sted for næste møde Det blev besluttet at afholde et halvdags strategiseminar i forbindelse med næste bestyrelsesmøde, der finder sted mandag den 17. januar 2011 kl. 10.00 til 16.00 hos E.ON i Herlev. Herefter holdes der bestyrelsesmøde igen torsdag den 28. april 2011 kl. 13.00 med forudgående frokost. Punkt 15 - Eventuelt Som nævnt under punkt 14 blev det besluttet at afholde et halvdags strategiseminar i forbindelse med næste bestyrelsesmøde den 17. januar 2011. Følgende emner blev foreslået: Diskussion af hvor E.ON Varme Danmark ApS s forretning skal bevæge sig hen Definition af visioner og mål - kortsigtet og langsigtet. Indlæg om alternative energikilder: solvarme, jordvarme, vind og biogas Indlæg om grønne afgifter og beskatning på energiområdet Mulig dialog med ejerne af E.ON Danmark/E.ON Varme Danmark ApS Mulig dialog med landspolitikere fx det energipolitiske nævn E.ON vender tilbage med detaljeret program. 7