Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Denne vejledning beskriver, hvordan man som myndighed, kan fremsøge sendte og modtagne meddelelser i Digital Post Administrationsportalen, samt hvilke forudsætninger der skal være til stede for at man kan dette Version: 4.0 Udarbejdet: Juli 2015 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 2 1.1. Målgruppe for vejledningen... 2 1.2. Yderligere hjælp... 2 2. Roller der kan fremsøge meddelelser... 3 3. Forudsætningerne for at man kan fremsøge meddelelser... 4 3.1. Sendte meddelelser... 4 3.2. Modtagne meddelelser... 5 3.3. Meddelelser der ikke kan fremsøges... 5 4. Fremsøg sendte og modtagne meddelelser... 7 4.1. Søgning efter meddelelser til og fra et bestemt CPR/CVR... 9 4.2. Søgning efter modtager af en bestemt meddelelse... 10 4.3. Hvis en slutbruger har slettet en meddelelse... 10 4.4. Om meddelelser som myndigheden har modtaget i Digital Post på virk.dk... 10
1. Indledning og læsevejledning Den stadig stigende brug af digital post har medført, at myndighederne har et større og større behov for at kunne fremsøge sendte og modtagne meddelelser i Digital Post. Et typisk eksempel på dette behov er, at en slutbruger kontakter myndigheden fordi vedkommende ikke mener at havde modtaget en bestemt meddelelse. I den analoge verden var det i praksis umuligt at afgøre om dette var rigtigt, men i Digital Post er det relativt let. Både praktisk og retssikkerhedsmæssigt er dette selvsagt en stor fordel for både slutbrugere og myndigheder. Denne vejledning beskriver hvilke roller, der har rettigheder til at fremsøge meddelelser, hvordan Digital Post skal være sat op for at meddelelser kan fremsøges og hvilke muligheder for søgning der findes i Digital Post. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Roller der kan fremsøge meddelelser: beskriver hvilke roller der kan benyttes, hvis en medarbejder skal kunne fremsøge meddelelser. Forudsætningerne for at man kan fremsøge meddelelser: beskriver hvilke forudsætninger der skal være på plads, for at en myndighed kan fremsøge meddelelser, og hvor man finder vejledning i hvordan Digital Post sættes korrekt op. Fremsøg sendte og modtagne meddelelser: giver en trin for trin vejledning i hvordan man fremsøger sendte og modtagne meddelelser. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er dels målrettet de medarbejdere, der skal sikre at myndigheden får udpeget medarbejdere, der skal kunne fremsøge meddelelser og tildele dem de nødvendige roller, dels de medarbejdere der skal kunne fremsøge meddelelser. 1.2. Yderligere hjælp Der finde vejledninger direkte i administrationsportalen, som man med fordel kan benytte sig af. Yderligere har Digitaliseringsstyrelsen oprettet en række vejledninger, som man finder på www.digst.dk. Se særligt: Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Brugerstyring i Digital Post Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post Opret postkasser i Digital Post Sådan skriver myndigheder til Digital Post Direkte link: www.digst.dk/digitalpostvejledninger S i d e 2
2. Roller der kan fremsøge meddelelser For at kunne fremsøge meddelelser sendt til Digital Post, skal der være oprettet mindst en myndighedsbruger i organisationen, der har rettigheder til at løse denne opgave. Der er tre roller der kan dette: Administrator Superadministrator Postadministrator Myndigheden har med stor sikkerhed allerede en eller flere administratorer eller superadministratorer 1. Disse roller vil kunne fremsøge meddelelser. Ønsker man imidlertid at give medarbejdere en mere begrænset rettighed, til alene at kunne fremsøge meddelelser, skal disse tildeles rollen postadministrator. Bemærk dog at selv om postadministrator rollen kun kan fremsøge meddelelser, så er det i praksis en meget vidtgående rettighed. Laver man en søgning på en bestemt slutbrugers CPR/CVR, vil det være alle meddelelser, der er sendt til denne slutbruger der vil blive vist. Det anbefales derfor at myndighederne er restriktive i deres tildeling af denne rettighed. Man finder en beskrivelse af de roller og rettigheder der findes i Digital Post, samt hvordan man opretter brugere (herunder postadministratorer) i Digital Post Administrationsportalen i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 1 Det anbefales at man lader rollen superadministrator erstatte rollen administrator da sidstnævnte har en række uhensigtsmæssige brugerrettighedsbegrænsninger. Se vejledningen: Brugerstyring i Digital Post. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. S i d e 3
3. Forudsætningerne for at man kan fremsøge meddelelser Desværre er Digital Post ikke default sat op, så myndigheden altid kan fremsøge sendte og modtagne meddelelser. For at myndigheden skal kunne dette kræver det: for sendte meddelelser, at afsendersystemerne er sat op, så de gemmer en kopi af sendte meddelelser for modtagne meddelelser, at alle postkasser er sat op, så de gemmer en kopi af modtagne meddelelser. 3.1. Sendte meddelelser For at myndigheden skal kunne fremsøge afsendte meddelelser, skal der på de afsendersystemer man ønsker, at kunne fremsøge sendte meddelelser fra, være sat flueben ved: Gem en kopi af post fra dette afsendersystem (muliggør søgning efter afsendt post). Denne indstilling sikrer, at der gemmes en skyggekopi af alle meddelelser der sendes fra afsendersystemet. Det er disse skyggekopier, der kan fremsøges, ikke de faktiske meddelelser som slutbrugerne har modtaget. Hvis man ikke sætter flueben her, vil myndigheden ikke kunne fremsøge meddelelser, der er sendt fra det pågældende afsendersystem. Dette skal gøres på alle afsendersystemer, hvis myndigheden vil kunne fremsøge alle typer af sendte meddelelser. Det er vigtigt, at man sørger for at sætte fluebenet allerede ved oprettelsen af nye afsendersystemer, idet søgemuligheden kun virker fremadrettet. Med andre ord er det altså kun meddelelser, som der er sendt efter at fluebenet er sat, der kan fremsøges. Det anbefales at man gennemgår alle eksisterende afsendersystemer og tjekker om de er korrekt sat op. For kommuner gælder det f.eks. at KMD fagsystemer, der genererer masseforsendelser, som regel aldrig er sat korrekt op - med mindre kommunen selv har sat fluebenet eller har bedt e-boks om at gøre det. Bemærk! for nogen afsendersystemer oprettet af e-boks er der sat en kombination af indstillinger i konfigureringen af afsendersystemet der i princippet er ulovlig. Det betyder at myndigheden ikke selv vil kunne sætte fluebenet, da man ikke får lov til at gemme ændringer, uden at de ulovlige indstillinger ændres. 2 Er dette tilfældet kontaktes e-boks, som vil kunne sætte fluebenet for myndigheden. 2 Da disse indstillinger kan være afgørende for, om afsendersystemet kan sende meddelelser til Digital Post, bør man selvsagt ikke rette i dem selv om de i princippet er ulovlige. S i d e 4
Hvor fluebenet sættes er beskrevet i vejledningen: Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post se afsnit: 3.4.1. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 3.2. Modtagne meddelelser De meddelelser som myndigheden modtager som myndighed (se også afsnit 4.4) er sendt til postkasser, som myndigheden har oprettet i Digital Post. Hvis man vil kunne fremsøge meddelelser, der er sendt til en bestemt postkasse, skal der sættes flueben ved: Gem kopi af alt modtaget post i postkassen Denne indstilling sikrer, at der gemmes en skyggekopi af alle meddelelser der sendes til postkassen, og virker på samme måde som når Digital Post gemmer en kopi af sendte meddelelser. Det er disse skyggekopier der kan fremsøges, ikke de faktiske meddelelser som slutbrugerne har sendt. Hvis man ikke sætter flueben her, vil myndigheden ikke kunne fremsøge meddelelser, der er sendt til denne postkasse. Dette skal gøres på alle postkasser, hvis myndigheden vil kunne fremsøge alle modtagne meddelelser. Der er dog default sat flueben ved Gem kopi af alt modtaget post i postkassen, når man opretter postkasser. Det kræver derfor et aktivt fravalg, hvis denne funktion skal slås fra. Det er vigtigt, at man sørger for at sætte fluebenet allerede ved oprettelsen af nye postkasser, idet søgemuligheden kun virker fremadrettet. Med andre ord er det altså kun meddelelser, der er sendt efter at fluebenet er sat der kan fremsøges. Det anbefales at man gennemgår alle eksisterende postkasser og tjekker om de er korrekte sat op. Hvor fluebenet sættes er beskrevet i vejledningen: Opret postkasser i Digital Post se afsnit: 3.1. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 3.3. Meddelelser der ikke kan fremsøges Der er desværre en begrænsning i hvilke meddelelser man kan fremsøge selv via Administrationsportalen uanset at den nødvendige konfigurering er gennemført. Således er det kun meddelelser der er sendt via snitfladerne: S i d e 5
S/MIME System-til-System (REST) der kan fremsøges. Meddelelser der er sendt via snitfladen Filbaseret kan ikke fremsøges. Det er selvsagt meget vigtigt, at man er opmærksom på dette, da man ellers let vil kunne drage den konklusion, at en given meddelelse ikke er kommet frem til en slutbruger. Finder søgningen derfor ikke en meddelelse man mener, bør være sendt til en given slutbruger (f.eks. ved tjek af loggen i afsendersystemet se også vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post afsnit 4) bør man undersøge, om den er sendt via snitfladen filbaseret. Hvor man tjekker dette, er beskrevet i vejledningen: Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post se afsnit: 3.4.1. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. Hvis den er det, kan man kontakte e-boks, og få dem til at verificere at meddelelsen er kommet frem. S i d e 6
4. Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Man logger på Administrationsportalen med rollen som administrator, superadministrator eller postadministrator. Man finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk Figur 1. I dette eksempel er der logget på med rollen postadministrator, og derfor møder man den brugergrænseflade, som er vist i figur 1. Som det ses, er det begrænset, hvilke valgmuligheder en postadministrator har. Der er to faneblade Forside og Sagsbehandling. Fanebladet Sagsbehandling vælges. Samme faneblad vælges, hvis man logger på som administrator eller superadministrator her har man blot flere faneblade at vælge imellem. S i d e 7
Figur 2. Under sagsbehandling klikkes på Gå til søg meddelelse, som det er illustreret i figur 2. Figur 3. Man kommer nu ind i søgemodulet, som kan bruges til to former for søgning: 1. Rød boks: At fremfinde modtageren af en specifik meddelelse. For at man kan gennemføre en sådan søgning, kræver det, at man kender meddelelsens ID-nr. 2. Grøn boks: At fremfinde alle meddelelser, der er sendt til eller fra et bestemt modtager CPR/CVR inden for en given periode. Til gennemgang af brugergrænsefladen findes nedenstående illustration. Her ses det hvordan et søgeresultat ser ud ved gennemgang af to cases. S i d e 8
4.1. Søgning efter meddelelser til og fra et bestemt CPR/CVR I dette eksempel søges der efter alle meddelelser sendt til og fra Klaus Cramer Rubæk. Figur 4. Som det ses af figur 4 er følgende valgt: Brugertype er sat til Person (CPR-nr) Identitet (CPR-nr./CVR-nr.) er udfyldt med det CPR-nr. man ønsker at søge på. Fra og Til er sat til den periode man ønsker at søge indenfor. Nedenfor vises de meddelelser, som: Myndigheden har sendt til det pågældende CPR indenfor den pågældende periode. Borgeren har sent til myndigheden indenfor den pågældende periode. S i d e 9
4.2. Søgning efter modtager af en bestemt meddelelse I dette eksempel har myndigheden en bestemt meddelelse med meddelelsesid et: DKAL2011A02A03A14B32B35B498510 3. Man ønsker nu at finde ud af, hvem der har modtaget den pågældende meddelelse. Figur 5. Som det fremgår af figur 5, er søgningen på et bestemt meddelelsesid nemt. ID et er tastet i feltet Indtast meddelelsensid-nr. Derefter er der klikket på Søg-knappen. Resultatet viser, at meddelelsen er sendt til Klaus Cramer Rubæk. 4.3. Hvis en slutbruger har slettet en meddelelse Selv om en slutbruger har slettet en bestemt meddelelse, vil den stadig kunne fremfindes ved en søgning, da der ikke søges i borgerens postkasse, men i et skyggeregister der gemmer kopier af alle sendte meddelelser. Uanset om borgeren har slettet en meddelelse eller ej, vil den derfor kunne fremsøges. Se også afsnit 3. 4.4. Om meddelelser som myndigheden har modtaget i Digital Post på virk.dk Det er vigtigt at vide, at meddelelser der er sendt til myndighedens CVR altså til myndighedens digitale postkasse på virk.dk ikke fremgår af søgninger i Digital Post Administrationsportalen. 4 3 MeddelelsesID fremgår af kvitteringslister fra afsender, som myndigheden modtager udenom administrationsportalen. S i d e 10
For at finde meddelelser der er sent til myndighedens CVR, skal man logge på www.virk.dk og fremsøge dem her. Dette skyldes, at meddelelser der er sendt til myndighedens CVR betragtes som virksomhedspost, og derfor ikke er omfattet af de meddelelser som myndigheden sender og modtager som myndighed. Man kan diskutere om det er hensigtsmæssigt med denne skelnen, fordi der intet er til hinde for at myndighederne sender myndighedspost til hinandens CVR, og at de formodentlig gør det i stort omfang - men sådan er den teknisk løsning pt. 4 Eneste undtagelse til denne regel er meddelelser der er sendt fra myndigheden til myndigheden men dette skyldes at disse er registreret via afsendersystemet. S i d e 11