Retningslinier for. administration af Arkivet

ARKIVET INSTITUT FOR MATEMATISKE FAG KØBENHAVNS UNIVERSITET ( ) aν x ν ϕ aν aν ϕ(x ν ) aν 2. juli 1999 Retningslinier for administration af Arkivet Af Kurt Ramskov 1

INDHOLD 2 Indhold 1 Indledning 3 2 Behandling af forespørgsler 3 3 Procedure ved besøgendes arkivstudier 3 4 Procedure ved ansattes arkivstudier 4 5 Ansøgninger om citering og publikation 5 6 Kopiering 5 7 Arkivets hjemmesider 5 8 Procedure ved overdragelse af materiale 6 9 Løbende overdragelse 7 10 Registrering af materiale 8 11 Flytning af samlinger 8 12 Kassation af samlinger 9 13 Arkivlokalerne og nøgler 9 14 Arkivets filer 10

1 INDLEDNING 3 1 Indledning Formålet med at have disse retningslinier er at tilstræbe, at behandlingen af besøgende, af forespørgsler m.m. bliver ensartet og uafhængig af, hvem i arkivudvalget der tager sig af dette. Formodentlig vil der også gå relativt lang tid mellem henvendelser og besøgende, hvorfor det kan være praktisk at have sådanne retningslinier nedskrevet. Retningslinierne er udformet således, at arkivet er rimeligt sikret mod at materiale forsvinder, ligesom de sikrer en registrering af hvem der bruger materialet og til hvad. Blanketter, klausuler på samlingerne, arkivets korrespondance m.m., der omtales, findes samlet i 2 ringbind som i det følgende kaldes arkivmappen og som opbevares af formanden for arkivudvalget. 2 Behandling af forespørgsler Generelle forespørgsler om arkivets samlinger, mulighederne for at studere materiale og regler for kopiering m.m. kan man henvise til arkivets hjemmesider, der giver svar på de almindeligste af sådanne spørgsmål. Registranterne for de enkelte samlinger vil iøvrigt også kunne give svar på mere detaljerede spørgsmål. Alle sådanne forespørgsler og svar tilstræbes arkiveret i arkivmappen. Det gælder også forespørgsler/svar pr. e-mail. 3 Procedure ved besøgendes arkivstudier Enhver kan få mulighed for at studere arkivets samlinger. Arkivstudierne skal foregå i et lokale i E-bygningen ved H. C. Ørsted Instituttet. Proceduren ved besøg er beskrevet nedenfor og her betyder man en person fra arkivudvalget. 1. Anvisning af et lokale Man anviser den besøgende et lokale, som kan være et ledigt kontor, hvis den besøgende er kendt af en af instituttets ansatte, eller et aflåseligt lokale som E106 eller E420. 2. Udlevering af regler, registreringsblanket og bestillingssedler Til nye besøgende udleverer man Regler vedrørende brug af arkivalier fra Arkivet ved Institut for Matematiske Fag og en registreringsblanket sammen med nogle bestillingssedler. Efter at have gennemlæst reglerne udfylder den besøgende registreringsblanketten og afleverer denne. Hvis den besøgende tidligere har besøgt arkivet finder man den gamle registreringsblanket frem og hvis det nuværende besøg er i forbindelse med samme projekt udfyldes ikke en ny blanket, men man kontrollerer oplysninger om adresse m.m. og tilføjer den nye besøgsperiode nederst på skemaet i kolonnen Besøgsperiode. Er der tale om et nyt projekt udfylder den besøgende altid et nyt skema. Dette gøres også, hvis adressen eller andre oplysninger er ændrede.

4 PROCEDURE VED ANSATTES ARKIVSTUDIER 4 3. Behandling af registreringsblanketten Man udfylder selv nederste linie på registreringsblanketten med navn på en eventuel referenceperson ved instituttet eller udenfor, som kender den besøgende under Ref. Under Behandlet af angives egne initialer og dato. Blanketten placeres derefter i arkivmappen. 4. Behandling af bestillinger En besøgende kan maximalt bestille 3 kasser ad gangen og det sker ved at udfylde en bestillingsseddel. En bestilling behandles efter følgende fremgangsmåde: (a) Ved opslag i registranten på samlingens hjemmeside kontrollerer man om der er klausuler på adgangen til materialet. (b) Hvis kassernes placering ikke allerede er angivet på bestillingssedlen finder man placeringen ved opslag på samlingernes hjemmeside og anfører dem på bestillingssedlen (lokale, reol/skab og hyldenummer). (c) Medbringende bestillingssedlen lokaliserer man de relevante kasser. Arkivet råder for tiden over arkivlokalet i kælderen på Jagtvej 155D og tre skabe i bibliotekets filial. For hver kasse, der er bestilt, udfylder man et gråt papkort (de gamle fra biblioteket) med følgende oplysninger: samling & boxnr. (1. felt), lokale hvor arkivmaterialet studeres (2. felt), ens egne initialer (3. felt), dato (4. felt) og låneren (5. felt). De udfyldte papkort anbringer man på kassernes pladser. Der findes grå papkort på rullereol R23 og R24 i kælderrummet på Jagtvej og i hvert af skabene i filialen. (d) På bestillingsblanketten skriver man nederst sine initialer og datoen. Blanketten anbringes i arkivmappen. (e) Kasserne bringes med til E-bygningen. Der findes en stor plasticpose i arkivlokalet på Jagtvej som kasserne kan anbringes i under transporten i tilfælde af regnvejr. Husk at returnere plasticposen igen sammen med kasserne. 5. Returnering af arkivmateriale En ny bestilling kan afgives af den besøgende samtidig med at bestilt materiale afleveres igen. Ved behandling kan man så stille de første kasser på plads samtidig med at man finder nye frem til den besøgende. Afhængig af hvem den besøgende er kontrolleres indholdet af de afleverede kasser i forhold til registranten. I arkivmappen findes bestillingssedlen frem og man noterer nederst til højre Retur, datoen og ens initialer. Har man kontrolleret indholdet noteres dette også, evt. på bagsiden. Den udfyldte bestillingsseddel placerer man i arkivmappen efter den besøgendes registreringsblanket. Man placerer kasserne på deres pladser, fjerner de grå papkort, samtidig med at den udfyldte linie udstreges. 4 Procedure ved ansattes arkivstudier Ansatte ved Institut for Matematiske Fag, som ønsker at studere arkivmateriale, behandles generelt efter proceduren for besøgende ovenfor. Dette skal bl.a. sikre, at de får reglerne

5 ANSØGNINGER OM CITERING OG PUBLIKATION 5 gennemlæst. Hvis den ansatte gentagne gange ønsker at studere arkivmateriale kan vedkommende sættes ind i proceduren ovenfor (ved udlevering af denne beskrivelse), låne en nøgle, og så selv ordne alt det praktiske med at hente arkivkasser, udfylde lånesedler m.m. 5 Ansøgninger om citering og publikation Ønsker en besøgende at citere fra en eller flere samlinger og har arkivet citerings- eller publikationsrettigheden anmodes vedkommende at udarbejde en skriftlig ansøgning herom. Ved behandling af en ansøgning om citering slås op i arkivets mappe over klausuler over samlingerne for at undersøge om der er begrænsninger. Hvis der ingen begræsninger er gives citattilladelse uden videre til videnskabeligt arbejde. Ved kommercielt brug af arkivmateriale (fx i reklamer) kan arkivet opkræve betaling. Har arkivet ikke rettigheden gives oplysninger om, hvem der har den, hvis arkivet ved dette. Spørgsmål om publikation af arkivalier tages op i arkivudvalget. 6 Kopiering Arkivet har forbeholdt sig ret til at opkræve betaling for kopiering. Generelt behandles anmodninger fra forskere om nogle få kopier dog uden opkrævning af betaling. Ønsker en person et større materiale kopieret er der følgende muligheder: 1. Personen kommer selv til arkivet, kopierer materialet (ved at låne det til gennemsyn) og betaler blot for brug af kopimaskine på sædvanlig vis. 2. Personen laver en præcis bestilling af, hvad der skal kopieres. Sammen med reglerne for brug af arkivalier og et registreringsskema sendes et overslag på prisen, inkl. arbejdsløn. Når personen har returneret udfyldt registreringsskema og accepteret prisen udføres kopieringen. Man kan i rubrikken Navn på bestillingssedlerne, der udfyldes når materialet hentes i arkivet til kopiering, anføres Kopiering til.... 7 Arkivets hjemmesider Arkivets hovedhjemmeside er http://www.math.ku.dk/imf/arkivet/. Herfra er der henvisninger (links) til andre hjemmesider, der giver oversigt over samlingerne, registranter, praktiske oplysninger m.m. Alle hjemmesiderne er i virkeligheden filer placeret i UNIXmappen med navnet /net/www/imf/arkivet. På de fleste af afdelingens PC ere svarer UNIX-mappen /net/www til netværksdrev W, så der kan filerne findes i W:\imf\arkivet. Udover hjemmesiderne er der også placeret andre filer vedrørende arkivet i denne mappe (og dens undermapper). En oversigt er givet i afsnit 14. Hjemmesiderne opdateres i følgende tilfælde: 1. Ved overdragelse af nyt arkivmateriale (se afsnit 8). 2. Når uregistreret materiale er blevet registreret (se afsnit 10).

8 PROCEDURE VED OVERDRAGELSE AF MATERIALE 6 3. Hvis samlinger flyttes (se afsnit 11). 4. Hvis materiale kasseres (se afsnit 12). Hvilke hjemmesider der skal opdateres i de enkelte tilfælde er nærmere beskrevet i de afsnit, der uddyber emnet. 8 Procedure ved overdragelse af materiale Overdragelsesproceduren kan opdeles i punkterne nedenfor fra arkivet modtager en henvendelse om overdragelse af materiale. 1. Vurdering af materialet Arkivudvalget vurderer om materialet er indenfor arkivets ansvarsområde, dvs. har forbindelse til de matematiske fag ved Københavns Universitet. Er det ikke tilfældet kommer overdragelse kun på tale i helt specielle tilfælde og ellers henvises giveren til Rigsarkivet og Det Kongelige Bibliotek. Hvis materialet er indenfor ansvarsområdet vurderer udvalget om det er bevaringsværdigt og om det er egentlig arkivmateriale. Publikationer, bogsamlinger, særtryk og lignende regnes i almindelighed ikke som arkivmateriale (dele af sådan materiale kan være af interesse for biblioteket). Det gøres klart over for giveren hvilke dele af materialet som arkivet mener er bevaringsværdigt og som det vil påtage sig at opbevare. I den forbindelse tages også hensyn til, hvor meget ledig plads der er i arkivet. 2. Udfyldelse af overdragelsesblanket Senest ved selve overdragelsen (afleveringen/afhentningen) udfylder giveren en overdragelsesblanket. Her specificerer giveren eventuelle klausuler og præciserer copyright. Giveren gøres opmærksom på at formålet med at overdrage copyright til arkivet er at gøre det lettere for besøgende, der ønsker at citere fra materialet. Alternativt skal giveren opsøges i hvert enkelt tilfælde for at en besøgende kan få denne tilladelse. Arkivudvalget bør altså tilstræbe at få overdraget i hvert fald begrænset copyright. Beskrivelsen af arkivmaterialet på blanketten skal være kort og bl.a. beskrive omfanget af materialet (antal kasser) og hvilken type materiale der er tale om (manuskripter, korrespondance, billeder osv.). Den udfyldte blanket opbevares i arkivmappen. 3. Opdatering af hjemmesider Det overdragede materiale placeres på et ledigt sted i arkivet. Derefter opdateres hjemmesiderne med informationer om den nye samling.

9 LØBENDE OVERDRAGELSE 7 (a) Der oprettes først en ny mappe til samlingen (i W:\imf\arkivet), hvori der oprettes en hjemmeside for samlingen. På et tidspunkt i fremtiden vil den komme til at indeholde en registrant for samlingen. Rent praktisk kan det gøres på følgende måde. Lad os antage at samlingen er papirer fra en person NN. Så oprettes først mappen NN (dvs. som W:\imf\arkivet\NN) og hertil kopieres hjemmesiden fra en anden samling fx Fenchel-samlingen, dvs. filen W:\imf\arkivet\fenchel\wfenpap.htm (og også W:\imf\arkivet\fenchel\wfenpapr.htm hvis en engelsk version ønskes). Derefter ændres navnet på filen(rne) og indholdet modificeres. På denne måde sikres at strukturen af de forskellige samlingers hjemmesider bliver ensartet. Hvis der ingen registrant er lavet angives dette blot på hjemmesiden. (b) Hjemmesiden med samlingsoversigten (fil: samlovs.htm hhv. colllist.htm) opdateres med information om samlingen under den relevante kategori og med en henvisning til samlingens hjemmeside hvis en sådan findes. Husk at opdatere datoen i bunden af hjemmesiden. (c) Hjemmesiden med oversigten over den fysiske placering af samlingerne (dvs. filen med navnet: W:\imf\arkivet\admin\placerng\samlplac.htm) opdateres så man kan se hvor den modtagne samlings kasser er placeret. (d) Hjemmesiden med nyheder/news (fil: nyheder.htm hhv. news.htm) opdateres med en bemærkning ud for den pågældende dato om at samlingen er modtaget med en henvisning til en eventuel registrant, hvis en sådan allerede er udarbejdet. 9 Løbende overdragelse Arkivet får løbende overdraget forskelligt materiale. For tiden er der følgende aftaler om løbende overdragelse: Matematisk Afdelings preprints og rapporter. Disse placeres i en kassette i skab C i biblioteksfilialen af Joan Bødker. De bør fx en gang om året overføres til samlingen Preprints mv., Matematisk Afdeling og samtidig opdateres denne samlings hjemmeside. Noter. Yvonne samler et eksemplar fra af alt der sælges i notesalget og overdrager dette i en kasse hvert halve år til Jesper Lützen. Han sørger for at denne placeres på rullereol R25 eller R26 på Jagtvej efter at allerede modtagne noter er frasorteret. Med passende mellemrum inddrages noterne i samlingerne Matematiknoter og Noter til operationsanalyse og disse samlingers hjemmesider opdateres. Specialer og andre studenteropgaver. Joan Bødker sørger for at disse stregkodes, bliver indtastet i bibliotekets database og bliver placeret på biblioteket i specialesamlingen. Formelt er det arkivets samling og ca. hvert 5. år overflyttes de ældste studenteropgaver til arkivets samlinger af studenteropgaver, således der på biblioteket kun opbevares opgaver fra de sidste ca. 10 år.

10 REGISTRERING AF MATERIALE 8 Mat-Nyt, Dansk Matematisk Forenings nyhedsbrev. Denne adresseres til arkivet og Sigurd sørger for at den placeres i en kasse på rullereol R25 på Jagtvej. Den inddrages først i samlingen i forbindelse med overdragelse af arkivmateriale fra en afgående formand. Arkivmateriale fra Dansk Matematisk Forening: den siddende formand opbevare arkivmaterialet fra de to forudgående formænds perioder, dvs. når formanden går af overdrages materialet fra den ældste formandsperiode. 10 Registrering af materiale Udarbejdelse af registranter over nytilkomne samlinger bør finde sted med jævne mellemrum fx en gang årlig. De eksisterende registranter på hjemmesiderne er opbygget efter et fast skelet og dette skelet bør opretholdes i nye registranter. Disse kan derfor med fordel laves ved at kopiere en af de eksisterende registranter og lave ændringer heri. Under registreringen placeres samlingen også i standard arkivkasser (findes i A4 og stor format, og der er et lager af både kasser og mapper i kælderrummet på Jagtvej). Indholdet i en arkivkasser opdeles i mapper, hvis det ikke allerede er gjort og hvis der ikke er tale om større enheder som indbundne noter eller lignende. Så vidt muligt bevares den ordning som materialet havde ved overdragelsen, med mindre denne er fuldstændig usystematisk. Når registranten er færdiggjort overvejes om den også skal laves på engelsk, hvilket kan komme på tale hvis en væsentlig del af samlingens materiale ikke er på dansk. Følgende hjemmesider skal opdateres ved registreringen: 1. Hvis samlingen ikke allerede har fået en hjemmeside oprettes en sådan som beskrevet ovenfor under overdragelsen. Registranten indbygges så i denne hjemmeside. 2. Hjemmesiden med samlingsoversigten (fil: samlovs.htm hhv. colllist.htm) opdateres med information om samlingen, således at antallet af kasser er korrekt og der står ja under registrant?, ligesom der skal være en link til registranten. Husk at opdatere datoen i bunden af hjemmesiden. 3. Hjemmesiden med oversigten over den fysiske placering af samlingerne (dvs. filen med navnet: W:\imf\arkivet\admin\placerng\samlplac.htm) opdateres så man kan se hvor den registrerede samlings kasser er placeret. Samtidig slettes informationen om hvor den foreløbig var blevet placeret, da den var uregistreret. 4. Hjemmesiden med nyheder/news (fil: nyheder.htm hhv. news.htm) opdateres med en bemærkning ud for den pågældende dato om at en registrant over samlingen er blevet lavet med en henvisning til registranten. 11 Flytning af samlinger Hvis en samling flyttes i arkivet skal følgende hjemmesider opdateres:

12 KASSATION AF SAMLINGER 9 1. Samlingens hjemmeside indeholder en beskrivelse af placeringen med en link. Dette korrigeres. 2. Hjemmesiden med oversigten over den fysiske placering af samlingerne (dvs. filen med navnet: W:\imf\arkivet\admin\placerng\samlplac.htm) opdateres ved at indføre den nye placering og slette den gamle. 12 Kassation af samlinger Materiale kan kun kasseres efter godkendelse af institutbestyrelsen. Sådanne godkendelser opbevares i arkivmappen. I tilfælde af kassation af materiale skal følgende hjemmesider opdateres: 1. Samlingens hjemmeside ændres såldes at det kasserede er kort beskrevet som et specielt punkt. 2. Hjemmesiden med oversigten over den fysiske placering af samlingerne (dvs. filen med navnet: W:\imf\arkivet\admin\placerng\samlplac.htm) opdateres hvis antallet af kasser er ændret. 3. Hjemmesiden med nyheder/news (fil: nyheder.htm hhv. news.htm) opdateres med en bemærkning ud for den pågældende dato om kassationen. 13 Arkivlokalerne og nøgler Arkivets samlinger er for tiden placeret fysisk tre forskellige steder: 1. Et kælderrum på Jagtvej 155D. Indgangen er til venstre i åbningen efter den store metalgitterport. Til yderdøren kræves en specialnøgle. Man går ned ad trappen og går ind af døren til venstre (medarbejdernøgle åbner denne). For enden af gangen er indgangen til arkivlokalet (medarbejdernøgle åbner også denne dør). Et kort over arkivlokalets indretning kan findes på hjemmesiderne. Der findes en stor plasticpose til brug ved flytning af arkivkasser i regnvejr. Grå papkort ved udlån til besøgende findes på rullereol R24. Der forefindes et lager af arkivkasser og arkivmapper. 2. Tre skabe i bibliotekets filial i kælderen af E-bygningen, H. C. Ørsted Instituttet. Der er adgang til filialen med medarbejdernøgle. Skabene er aflåst. Lillian Stegger og Joan Bødker har nøgler hertil. Jævnfør kortet over filialen for at se, hvor skabene er placeret. Grå papkort til brug ved udlån af kasser findes i hver enkelt skab. 3. Biblioteket for matematik og operationsanalyse. Her opbevares de nyeste studenteropgaver.

14 ARKIVETS FILER 10 Nøgler til yderdøren på Jagtvej 155D har følgende: Christian Berg, Sigurd Elkjær, Mogens Esrom Larsen, Jesper Lützen, Kurt Ramskov, Lillian Stegger. Nøgler til skabene i filialen har følgende: Joan Bødker, Lillian Stegger. 14 Arkivets filer Alle arkivets filer er placeret i mappen med UNIX-navnet /net/www/imf/arkivet. På de fleste af afdelingens PC ere svarer /net/www til drev W, så der er arkivets hovedmappe W:\imf\arkivet. Nedenfor gives en oversigt over indholdet i denne hovedmappe. Filer i W:\imf\arkivet: Dansk udgave Engelsk udgave Indhold index.htm ukindex.htm Arkivets hovedhjemmeside samlovs.htm colllist.htm Samlingsoversigten nyheder.htm news.htm Nyheder (ændr. af hjemmesider m.m.) adgang.htm access.htm Oplysn. om besøgendes adgang til arkivet udvalget.htm committ.htm Arkivets adm., herunder arkivudvalget overdrag.htm (ingen) Oplysn. om overdragelse af materiale opret.htm (ingen) Baggrunden for arkivets oprettelse Bemærk dog, at oplysningerne om arkivets administration er væsentlig mere detaljeret på dansk end på engelsk. Mapper i W:\imf\arkivet: Der er oprettet et antal mapper heri. Der er en mappe for hver af de større samlinger, som indeholder hjemmesiden(rne) for samlingen. I nogle samlinger er der hjemmesider for flere samlinger, fx i mappen noter. Mappen W:\imf\arkivet\admin indeholder nye mapper med filer, der har med administrationen af arkivet at gøre, fx filer med arkivets blanketter, referater fra arkivudvalgets møder m.m. De fleste af disse filer er ikke hjemmesider, men L A TEX 2ε-filer (ender på.tex) og WordPerfect-filer (ender på.wp). Indholdet i denne mappe er nærmere beskrevet nedenfor. Mapper og filer i W:\imf\arkivet\admin: Mappens navn beretn blanket diverse inform Mappens indhold Beretninger (både som hjemmeside og L A TEX 2ε-fil) Arkivets blanketter som L A TEX 2ε-filer og postscriptfiler Mærkater til skabe og vejledning til håndtering af specialer (begge WordPerfect 5.1-filer) Information om arkivet (L A TEX 2ε-fil)

14 ARKIVETS FILER 11 korresp placerng udvalget Breve fra arkivet (L A TEX 2ε-filer og WordPerfect 5.1-filer) Hjemmesider med kort over arkivrummene og liste over den fysiske placering af samlingerne Referater fra møder, retningslinier for administration af arkivet (L A TEX 2ε-filer) og hjemmeside (kommis.htm) med udvalgets kommissorium