Ordstyrervejledning for Lukkede konferencer oprettet af SkoleKom

Transkript

1 Ordstyrervejledning for Lukkede konferencer oprettet af SkoleKom Version 2 Tilpasset FirstClass vers. 9.1 Indhold Introduktion... 2 Indledning... 2 Ordstyrerens rolle i konferencen... 2 De praktiske opgaver i konferencen... 3 Konferencens standarder... 3 Konferencevinduets grafiske visning... 3 Velkomsttekst til nye brugere... 3 Administration af konferencens brugere... 4 Ind- og udmelding... 4 Mapperne og deres indhold... 5 Sådan oprettes en mappe... 5 Sådan lægges indhold i mappen... 6 Diverse konferencefaciliteter... 6 Åbning af konferencens adgang... 6 Åbning for brugen af Studiedokumenter... 6 Oprettelse af chatrum... 7 Låsning af emner i konferencen... 7 Konvertering af Lukkede konferencer... 7 Hvad er en Skole-konference?... 8 Hvad er en Privat-konference?

2 Introduktion En ordstyrer for en Lukket konference er en almindelig SkoleKom bruger med ansvar for konference og evt. konfencemapper. Ordstyreren har ansvar for ind- og udmeldelse af konferencens brugere. Indledning På SkoleKom findes 3 forskellige typer konferencer: Lukkede konferencer, Skole-konferencer og Privatkonferencer. Denne vejledning omhandler kun Lukkede konferencer, som er konferencer oprettet af SkoleKom. Skole-konferencer og Privat-konferencer bliver til sammenligning oprettet af hhv. en Konferenceadministrator og en SkoleKom bruger. Det er ikke muligt at bede SkoleKom om at oprette nye Lukkede konferencer. I stedet henvises til muligheden for anvendelse af Skole- og Privat-konferencer. Lukkede konferencer er statiske. Dvs. det ikke er ikke muligt at få foretaget navne- eller ordstyrerskift på konferencerne, medmindre det drejer som om en tværgående konference uden tilknytning til en bestemt institution. Såfremt man ønsker at bevare en Lukket konference og selv oprette nye underkonferencer eller foretage ordstyrerskift kan konferencen konverteres til en Skole-konference eller Privat-konference hvor hhv. Konferenceadministrator eller en SkoleKombruger selv kan foretage de ønskede ændringer. En ordstyrer kan: Oprette/ slette mapper Trække indlæg fra debatområdet op i mapper Ind- og udmelde brugere fra konferencen Bede SkoleKoms administration om at få konferencen slettet Bede SkoleKoms administration om at få konferencen konverteret til en Skole-konference Ordstyrerens rolle i konferencen En god ordstyrer kan fremme lysten til frugtbare debatter og vidensdeling ved at sørge for at brugerne af konferencen føler sig velkomne og godt tilpas. Dette kan feks. tilstræbes ved at placere et Velkomstdokument i konferencen med en tekst, der byder nye brugere velkommen i konferencen. Velkomstdokumentet kan samtidigt definerere konferencens overordnede formål. 2

3 Anbringelse af mapper med relevant indhold eller gode links kan ligeledes bidrage til et godt debatmiljø. Debatten kan opmuntres ved at ordstyreren deltager aktivt i debatten. Dermed har ordstyreren mulighed for at danne et forbillede for god kommunikation brugerne imellem. De praktiske opgaver i konferencen Konferencens standarder Der er intet datoudløb (ingen sletning ) på indlæg placeret direkte i konferencen. Men når antallet af samtidige indlæg over stiger 200 bliver de ældste indlæg (indlæggene placeret i bunden af konference) slettet indtil der igen er 200 indlæg i konferencen Heller ikke mapper har noget datoudløb eller loft over samtidige emne. Mapperne kan rumme ca indlæg. Konferencevinduets grafiske visning Vær opmærksom på at konferencens brugere vil åbne konferencevinduet i præcis den samme størrelse, som konferencens ordstyrer lukker det i. Velkomsttekst til nye brugere Byd nye brugere velkommen ved at oprette et dokument, der åbner automatisk når nye brugere åbner konferencen første gang. Dokumentet kan hjælpe brugeren til at forstå konferencens indhold og formål. 1. Åbn konferencen. 2. Tryk Fil Ny Nyt dokument 3. Vælg en af dokumentskabelonerne 4. Skriv velkomstteksten i tekstfeltet 5. Luk dokumentet 6. Ved lukningen af dokumentet bedes om et navn til dokumentet. Dokumentet gives navnet Velkommen Tryk Gem 3

4 7. Højreklik på dokumentet og vælg Egenskaber 8. Sæt flueben i feltet Beskyttet (forhindrer yderligere redigering og sletning) 9. Sæt flueben i feltet Åbn automatisk Tryk OK Der er nu oprettet et dokument, der automatisk åbnes, når nye brugere åbner konferencen den aller første gang. Administration af konferencens brugere Konferencens brugere har ingen adgang til den Lukkede konference, før en henvisning til konferencen er blevet tilføjet deres SkoleKom skriveborde. Henvisningen optræder i form af et ikon med konferencens navn nedenunder. For at tilføje ikonet til brugernes skriveborde, indføres brugernes SkoleKom navne (ikke adresser) i konferencens abonnentliste. - Konferencens ikon tilføjes SkoleKom skrivebordet i samme øjeblik brugeren er blevet indmeldt. Det er ikke muligt at indmelde brugere, der ikke er oprettet på SkoleKom. For at udmelde en bruger fra konferencen slettes navnet fra abonnentlisten. - Konferencens ikon fjernes igen fra SkoleKom skrivebordet, når brugerens navn slettes fra abonnentlisten. Ind- og udmelding Indmelding: 1. Højreklik på konferencens ikon 2. Vælg pkt. Abonnenter 3. Tryk knappen 4. Skriv brugerens SkoleKom navn 5. Udvælg den rigtige bruger 6. Tryk 4

5 Udmelding: 1. Højreklik på konferencens ikon 2. Vælg pkt. Abonnenter 3. Udpeg abonnenten, der ønskes slettet 4. Tryk knappen Mapperne og deres indhold Mapperne kan ved at give brugerne adgang til relevant indhold i form af filer og/eller gode links, danne en god basis for debatten. De ældste indlæg i konferencen bliver, som tidligere nævnt, slettet fra konferencen når antallet af indlæg overstiger et antal på 200 indlæg og vil derfor gå tabt medmindre de bliver trukket op i en mappe af ordstyreren. Mapperne er derfor nyttige arkiver til opbevaring af bevaringsværdige indlæg. Sådan oprettes en mappe 1. Åbn konferencen 2. Højreklik i feltet ovenover bjælken 3. Tryk Ny mappe 4. Vælg ikonet 5. Åbn mappens Egenskaber (tryk Alt+Enter) 6. Tryk i feltet Mappe og udpeg det ønskede ikon 7. Navngiv mappen 8. Sæt flueben i feltet Beskyttet 9. Tryk OK 10. Træk mappen på plads vha. musen 11. Finjustér evt. placeringen ved at trykker Ctrl+Shift+ en piletast 5

6 Sådan lægges indhold i mappen Før det er muligt at lægge indhold i en mappe skal fluebenet i feltet Beskyttet fjernes igen. 1. Åbn mappens Egenskaber (tryk Alt+Enter) og klik på fluebenet i feltet Beskyttet. Fluebenet forsvinder. 2. Markér den/de bevaringsværdige indlæg 3. Træk dem op i mappen vha. musen 4. Sæt atter flueben i feltet Beskyttet Det er også muligt at uploade filer direkte til mappen 1. Afbeskyt mappen 2. Tryk Fil Vedlæg 3. Udpeg filen 4. Tryk Åbn 5. Sæt atter flueben i feltet Beskyttet Diverse konferencefaciliteter Det er muligt for ordstyreren at tilføje en eller flere af nedenstående faciliteter til konferencen. Åbning af konferencens adgang For at forhindre unødig spamming af konferencen er det som standard ikke muligt at sende s til en Lukket konference før konferencens adgang er blevet aktiveret af ordstyreren. I konferencen Ordstyrere Værktøjer ORD findes værktøjet Dette værktøj kan under forudsætning af, at konferencens navn ikke indeholder hverken æ, ø eller å, anvendes til at åbne eller lukke adgangen. adgangen er aktiv dagen efter aktiveringen. Åbning for brugen af Studiedokumenter Ordstyreren kan aktivere muligheden for at brugerne kan anvende Studiedokumenter i konferencen. Studiedokumenter er dokumenter som alle brugerne kan skrive i. I konferencen Ordstyrere Værktøjer ORD findes værktøjet OBS Ordstyreren kan beskytte et Studiedokument imod yderligere redigering ved at sætte et flueben under Egenskaber (Alt+Enter) i feltet 6

7 Oprettelse af chatrum Udover mapper kan ordstyreren også oprette chatrum, som konferencens brugere kan benytte sig af. Chatrummet fungerer på den måde, at brugerne aftaler et tidspunkt, hvor de mødes i chatrummet. Kun de brugere der har åbnet chatrummet kan deltage i chatten. Sådan oprettes chatrummet: 1. Åbn konferencen 2. Tryk Fil Ny Nyt chat rum 3. Åbn Chattens Egenskaber (tryk Alt+Enter) 4. Tryk i feltet Mappe og udpeg det ønskede ikon 5. Navngiv Chatten 6. Tryk OK 7. Træk Chattens ikon på plads vha. musen Låsning af emner i konferencen Det er muligt at låse for underkonferencer, mapper, indlæg eller dokumenter i konferencen, så kun ordstyreren kan åbne dem. Når en af konferencens brugere forsøger at åbne for et låst emne, vil vedkommende modtage følgende fejlmeldelse: Sådan låses et emne: 1. Højreklik på emnet 2. Vælg pkt. Godkend Teksten for det låste emne står nu med kursiv. OBS Følg samme procedure for at låse emnet op igen. Konvertering af Lukkede konferencer Det er ikke muligt at få oprettet nye underkonferencer eller få foretaget ordstyrerskift på de Lukkede konferencer. Men efter en konvertering til en Skole- eller Privat-konference kan hhv. Konferenceadministrator eller en SkoleKom-bruger selv foretage ændringen. 7

8 I konferencen Ordstyrere Konf værksted ORD Omlæg konferencestruktur - er det muligt at bede om at få foretaget konverteringen af den Lukkede konference til en Skole-konference eller en Privatkonference. Hvad er en Skole-konference? Skole-konferencer er konferencer som "ejes" af institutionen og som ikke er afhængig af udskiftning i personale, elever eller studerende. Skolekonferencer oprettes og administreres via en særlig SkoleKom-konto (konferenceadministrator), som altid vil være tilknyttet institutionen. Det er institutionens brugeradministrator, som har adgang til login-oplysninger til denne konto. Alle med adgang til denne kontos loginoplysninger, vil kunne oprette og administrere Skolekonferencer. Eksempler på Skole-konferencer: - Institutionens officielle konferencer - Team-konferencer - Klasse-konferencer - Hold-konferencer Hvad er en Privat-konference? Privat-konferencer er konferencer som "ejes" af den enkelte SkoleKom-bruger, og som derfor følger brugeren når brugeren skifter job, samt slettes, hvis brugeren stopper med at bruge SkoleKom. Privat-konferencer oprettes og administreres fra den enkelte brugers SkoleKomskrivebord. Eksempler på Privat-konferencer: - Korte undervisningsforløb, som hurtigt oprettes og hurtigt slettes igen - Konferencer til eget brug - Faglige klubber el. lign., som ikke nødvendigvis angår alle på skolen 8