REFERAT AF DCU S BESTYRELSESMØDE Dato: Mandag d. 19. maj 2014 kl. 09.00-16.00 Sted: DCU s kontor, Idrættens Hus Deltagere: Niels Sørensen (NS), Henrik Jess Jensen (HJJ), Jakob Knudsen (JK), Klaus Bach (KB), Lone Billehøj (LBI), Bo Belhage (BB) David Gullberg (DG) og Hanne Algot Olsen (HAO). Afbud: Torben Kristensen (TK) Inviterede: Bent Clausen, DIFs bestyrelse deltog til punkt 3, Søren Johansen deltog under punkt 5, kommunikationsstrategi. Status på løbsafvikling Grundet de store problemer der har været ift. afvikling af de første løb i sæsonen, indledte BB mødet med en status på de problemer, som opleves med tilmeldingssystemet, pointstatistik samt de svigtende chipregistreringer. Årsagen til sidstnævnte er at tidligere købte chip begynder at udløbe for batteri, nyindkøbte chip mangler aktivering, indkøbte chip bliver glemt og blive genaktiveret etc. Bestyrelsen diskuterede problematikken for de svigtende chipregistreringer, og diskuterede herefter forskellige muligheder for, hvordan DCU kan bistå rytterne med hjælp og viden om chipaktiveringer samt hvilke muligheder der er for at afværge chipudfordringerne for den næste sæson. Det ligger bestyrelsen meget på sinde at disse udfordringer løses hurtigt. DG tager kontakt til chipproducenten, MyLaps, med henblik på at komme problemerne til livs forud for den næste sæson. BB har holdt et status- og koordineringsmøde med de to IT udviklere, hvor en prioriteret arbejdsgang for IT arbejdet blev fastlagt. BB orienterede bestyrelsen om dette møde, hvor ovenstående udfordringer blev diskuteret. Her blev det besluttet at Henrik M. Kristensen er ansvarlig for udarbejdelsen af pointstatistikken, samt at Henrik Kartin, de næste 14 dage fritages fra alle øvrige opgaver på kontoret for udelukkende at kunne koncentrere sig om løbs- og tilmeldingssiden. Der arbejdes intenst på at få løst fejl og mangler i de omtalte systemer inden for de næste 14 dage. NS, JK og BB har i fællesskab udarbejdet et orienteringsbrev der sendes ud til alle medlemmer i DCU, for at give medlemmerne en vished og vigtigst, en tidshorisont på afklaringen af ovenstående problemer. 1. Indkomne forslag/ansøgninger: A) Ansøgning om Uofficielt DM i Gadeløb NS har modtaget en forespørgsel fra arrangøren af Bogense Gadeløb om få bestyrelsens godkendelse til at kalde sit gadeløb i Bogense for Uofficielt DM i gadeløb. Bestyrelsen imødekommer ønsket, og ser ingen problemer til det, så længe arrangøren kalder løbet for et Uofficielt DM.
2. Økonomi DG forventer at modtage det endelige regnskab for 2013 inden for kort tid, hvorefter bestyrelsen modtager det forud for udsendelse til repræsentantskabet. A) Budgetopfølgning Det udsendte opdaterede budget blev gennemgået og sammenholdt med primo budgettet samt de realiserede tal. Bestyrelsen stillede løbende spørgsmål til dette, som DG besvarede. Det opdaterede budget ligger på samme resultat, som det der blev fremlagt på kongressen med et forventet overskud på ca. kr. 50.000,- På midtvejskongressen vil det opdaterede budget blive fremlagt til orientering efter gennemgangen af årsregnskabet for 2013. Inden midtvejskongressen vil alle udvalg blive kontaktet ift. en opdatering af deres aktivitetsbudgetter. B) Status på DCUs store sportslige arrangementer DG gav bestyrelsens en økonomisk overblik på DCUs forestående events; Copenhagen Gran Fondo, DM Holdløb, Post Danmark Rundt, Kongeetapen og Post Danmark Rundt Motion, der samlet set forventes at bringe et pænt overskud. Disse events er nødvendige for at DCU kan opretholde det nuværende aktivitetsniveau. Uden disse events skal der skæres i udgifterne for både elite, udvikling, bredde og udvalg. Bestyrelsen er meget opmærksom på at afviklingen af disse events ikke må påvirke driften af øvrige opgaver på DCUs kontor. 3. Besøg af DIF bestyrelsesmedlem Bent Clausen DIFs bestyrelsesmedlem, Bent Clausen (BC) deltog som det årlige besøg fra DIF s bestyrelse. NS bød Bent Clausen velkommen til bestyrelsesmødet. DCU imødeser DIFs tiltag om at komme nærmere deres forbund og er glade for at Bent ville deltage. DG gav BC en kort introduktion til DCU i dag, samt belyste unionens potentiale med fokus på de strategiske ændringer, som forbundet står over for. Det er vigtigt for DCU at nye aktiviteter ikke må ske på bekostning af eksisterende aktiviteter. DCU er i fuld gang med at kigge på medlems- og klubstrukturen, hvilket naturligt har givet et støre og bredere fokus, men som også tilbringer udfordringer. Bestyrelsen og BC fik ligeledes mulighed for at diskutere og berøre emnet DIF-DGI samarbejdet, med fokus på at DCU er udpeget som et af 6 forbund DIF ønsker, skal indgå et tættere samarbejde med DGI på forsøgsbasis. BC orienterede bestyrelsen om DIFs tanker og bevæggrunde for samarbejdet. Bestyrelsen satte herefter fokus på dele af samarbejdet, som vedrører DCU. Vidensdeling og samarbejde på tværs af forbund og DIF, både politisk så vel som administrativt, er et vigtigt parameter for DIF. Bestyrelsen og BC diskuterede fremgangsmåden for dette. Bestyrelsen imødeser et tæt samarbejde, og kom med konstruktiv kritik for dette, som BC tager med tilbage til DIF. Særlig ros er der til DIFs analyseafdeling, som DCU samarbejder med i forbindelse med DCU-DIF projektet.
Derudover blev emner som Team Danmark/Danmarks Idræts forbund/danmarks Cykle Union dameprojekt, BMX, og DIFs ekstranet diskuteret. Til slut satte BC fokus på et par DIF kurser, der tilbydes for formænd, bestyrelser, og nye bestyrelsesmedlemmer. Kurserne er lavet for at kompetenceudvikle forbundenes politiske ledere. Bestyrelsen takkede for god dialog og godt samarbejde med DIF. 4. Orientering fra udviklingskonsulenterne DG, HJJ og projektleder Brian Samuelsson har været på inspirationsvisit hos henholdsvis British Cycling og Cycling Ireland for at høre hvordan de arbejder med medlemsrelationerne og hvordan de har udviklet forbundene generelt de sidste år. Det har været et par givtige og yderst inspirerende møder med begge organisationer, men også to meget forskellige organisationer. Flg. emner blev drøftet; Medlemskab- og klubstruktur, kommunikation og markedsføring, faciliteter, CMS og generel information om medlemmer, sikkerhed, cykelløb, forsikring, kampagner og programmer, coaching og uddannelse samt rekruttering. Overskriften i alt hvad British Cycling gør, handler om strategi, struktur og være tæt på alle deres medlemmer. Her skelnes ikke mellem konkurrence og motions/bredde medlemmer, men alle medlemmer anses for ligeværdige uanset at der betales forskelligt medlemskab. Der udarbejdes et oplæg der beskriver et detaljeret output fra besøget, som vil være tilgængelig til bestyrelsesmødet i juni. Der planlægges snarest et møde med DGI, der har til formål at aftale et fælles udkast til gode råd til klubberne, hvad angår sikkerhed og adfærd på landevejen og generelt når vores medlemmer optræder på cyklen i offentlige rum. Den 22. maj er FDM inviteret til møde, for at få taget hul på opgaven omkring håndtering af konflikten imellem bilisterne og cykelrytterne samt sikkerhed generelt. Det vil være startskuddet til etablering af en større interessegruppe der vil arbejde for at fremme sikkerheden generelt. I parallelt med dette påbegyndes en dialog med TrygFonden i håb om at de vil indgå i samarbejdet. DCU indgår i samarbejde med DIF, Friluftsrådet og Naturstyrelsen i en kampagne der iværksættes den 19. maj, med deltagelse af miljøminister Kirsten Brosbøl, Friluftsrådets formand Lars Mortensen, bestyrelsesmedlem i DIF Niels-Christian Levin Hansen og Holte mountainbikeklubs Torben Isager. Kampagnen Flink af Natur har det formål at imødekomme de konflikter og negativ præget oplevelser som få oplever når danskerne besøger naturen. Brian Samuelsson deltager fra DCU og vi arbejder for at der vil være børn på MTB til stede. Den bliver bl.a. promoveret ved 10 MTB event (DCU og DGI) over de næste 3 måneder. 5. Status og opfølgning på DCUs strategi A) Kommunikationsstrategi - Søren Johansen (SJ) deltog under dette punkt. DG præsenterede et kommunikationsstrategioplæg for bestyrelsen, der er lavet på baggrund af tilbagemeldinger fra henholdsvis de afholdte roadshows fra sensommeren 2012, den workshop der blev afholdt ifbm. DCUs årskongres 2014, møder i ambassadørgrupperne samt fra en kommunikationsworkshop, der
blev holdt i foråret. Bestyrelsen kom med inputs til oplægget som DG tilføjede. Bestyrelsen anerkender oplægget og glæder sig til at se det i praktik. DG præsenterede ligeledes et oplæg for en ny visuel identitet for bestyrelsen, der er tiltænkt i processen for den snarligt nuancerede hjemmeside. I den visuelle identitet indgår ligeledes valg af skrifttype på alle dokumenter fra DCU, samt et tydeligt visuelt genkendelse i et fremtidig grafisk layout. Bestyrelsen diskuterede oplæggene. DG viderebringer bestyrelsens input i processen. Søren Johansen (SJ) præsenterede oplægget for en kommende lancering af den nye hjemmeside. SJ lagde stor vægt på vigtigheden i at have fastlagt interesse, værdier, platforme, interessenter, samt at have de primære målgrupper for øje for at skabe værdi og struktur i den nye hjemmeside. SJ fremlagde hjemmesideopbygningen i trin, for synligt at signalere måden hvorpå hjemmesiden bygges op. Bestyrelsen fik løbende mulighed for at diskutere oplægget. Bestyrelsen modtager oplægget til deres orientering. Hjemmesiden der lanceres den 20. juni vil ikke være den endelige, men vil være en løbende proces, der løbende rulles ud i etaper over efteråret. Bestyrelsen spurgte ind til mulighederne for integrering af de allerede eksisterende platforme, som eksempelvis Distrikts-, motions og MTB hjemmesider. SJ forklarede tankerne for dette. SJ orienterede bestyrelsen de forskellige muligheder for valg af systemmæssig backbone med pro og cons. Det anbefales, at DCU vælger et system, hvor DCU selv ejer alle data og koder for at gøre sig systemuafhængig på sigt. Endvidere er det vigtigt, at vælge et system ud fra de reelle behov. Bestyrelsen glæder sig til lanceringen den 20. juni. B) DCUs målsætninger - Fremtidens organisering af cykleløb Bestyrelsen udsatte punktet til næste bestyrelsesmøde der afholdes ifbm. midtvejskongressen. - Sikker cykleløb KB orienterede fra et møde, som Distrikt Sjælland har holdt efter uheldet i Sorø. På mødet blev der udpeget et udvalg, bestående af distriktets næstformand Søren Knudsen, udviklingskonsulent Henrik Kartin og KB. Denne gruppe skal udarbejde forslag til hvorledes sikkerheden i cykleløb kan højnes. KB kom med eksempler på tiltag for dette. Når et endeligt materiale ligger klar, vil det blive sendt til høring i distrikterne for deres input. Bestyrelsen anerkender arbejdet, og anmoder om at tilføje en person fra Distrikt Jylland/Fyn til at indgå i arbejdsgruppen for at gøre arbejdet landsdækkende. JK foreslog at Henrik Dann Andersen fra Distrikt Jylland/Fyn er rette person til dette. Henrik Dann Andersen fra J/F inviteres med til denne gruppe.
6. Midtvejskongres Bestyrelsen holder bestyrelsesmøde fredag den 27. juni kl. 9.00 forinden midtvejskongresen om lørdagen. Midtvejskongressen afvikles lørdag den 28. juni kl. 17.30 20.00 med følgende punkter: - Bestyrelsens halvårsberetning - Godkendelse af revideret regnskab samt orientering af opdateret budget - Fastlæggelse af licenspriser Bestyrelsen diskuterede fastlæggelsen af licenspriser. Til denne midtvejskongres foreslås uændrede licenspriser. - Fastlæggelse af formandens honorar Bestyrelsen foreslår formandens honorar uændret i det kommende år. - Tematisk emne For at sætte fokus på arbejdet i den sportslige afdeling, har bestyrelsen valgt at årets tematiske emne bliver Team Danmark, elite arbejde og talent udvikling. Til det temastiske emne deltager Team Danmark konsulent Martin Elleberg, samt udvalgte personer fra DCUs sportslige afdeling. 7. Eliteorientering ved Lars Bonde Bane: UEC har lagt Bane EM på Guadeloupe, som er en Fransk koloni og dermed teknisk set en del af Europa. Økonomisk er denne løsning en kæmpe belastning for DCUs banesatsning og DCU bør overveje at sende en klage til UEC over et EM med så store økonomiske konsekvenser. EM markerer opstarten på kvalifikationen til OL i Rio 2016 og DCU er derfor tvunget til at stille op til EM med et stærkt hold. Landevej: U19 og U23 laver rigtigt flotte resultater i indland og udland. Og dansk landevejscykling er set over en bred kam helt fremme blandt Europas bedste nationer. Et rigtigt flot samarbejde mellem klubber, hold og landstrænere er en stor del af årsagen til dette. DCU springer EM på landevej over for herrernes vedkommende men sender et damehold i U19 og U23 klassen. Holdet bliver endeligt udtaget efter DM -ugen i Faaborg. MTB: Annika Langvad har med flotte internationale resultater kørt sig helt frem i toppen den internationale elite. Dette lover godt for OL kvalifikationen som er startet i denne sæson. På talentsiden er der topplaceringer i både U19 herrer og U19 damer der lover godt for fremtiden. U23 drengene er alle 1. års i år men er godt på vej ind i den internationale elite. Andet: Ansættelsessamtaler til landetrænerstillingen i cykelcross afholdes 2. juni. Ansættelsessamtaler til freelancemekaniker er afholdt og en person er fundet DCU har tilmeldt 4 danske ryttere til World Cup i Downhill i Leongang i Østrig DCU har tilmeldt 1 rytter til World Cup i Trial i i Krakow i Polen.
8. Antidoping Intet at berette. 9. Post Danmark Rundt - status NS kunne fortælle at der pt. er indgået aftale med 3 World Tour teams, samt at der fortsat arbejdes på at finde en sponsor til at købe den sidste førertrøje. Løbsdirektør Jesper Worre deltager på næste bestyrelsesmøde i Faaborg, for at give en opdateret status på løbet. 10. Nyt fra udvalg Cross: BB fortalte at der er indkaldt tre kandidater til cross-landstrænerposten. 4-5 crossryttere vil hen over sommeren blive sendt til UCIs træningscenter for et særligt crossudviklingsprogram. DCU Cross har været medarrangør i et Sommer Cross løb, der blev afviklet i samarbejde med DGI. Det var et godt arrangement. MTB udvalg: KB udleverede et skriftligt evalueringsnotat fra MTB-udvalget for 2014 sæsonen, der bl.a. indeholdte informationer om et nyligt opstartet MTB B&U projekt med Katrine Vedersø Sølvhøj som tovholder, udvalgets håndtering og konstituering efter to udvalgsmedlemmer stop, samt de udfordringer som MTB har haft omkring indførelsen af det nye ryg- og chipsystem. DG mødes med udvalget onsdag den 4. juni. Dameudvalg: LBI forventer at mødes med Dameudvalget tirsdag den 20. maj, men afventer fortsat den endelige bekræftelse fra udvalgsformanden. LBI synes at kommunikationen til udvalget er svær at komme igennem. LBI efterlyser en bedre kommunikation med udvalget. NS tager kontakt til udvalgsformanden. Baneudvalg: JK har deltaget i et godt møde med baneudvalget med en god dialog. 11. Orientering / nyt fra DIF Intet at berette. Se punkt 3. 12. Orientering / nyt fra UCI, UEC og NCF Intet at berette. 13. Orientering bordet rundt Intet at berette.