Versionsbrev LUDUS version 1.59.1 Den 25. august 2015 J.nr. 4004-V0767-15 Den 25. august 2015
Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang... 3 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning... 4 3. Generelt... 5 3.1 Hold og underliggende funktioner... 5 4. LUDUS Sikkerhedsadministration... 6 4.1 System >> Oprydningskørsler >> Oprydning til LUDUS 1.59.1 (Opret fravær perioder)... 6 Den 25. august 2015 Side 2 af 8
1. Leverancens omfang På vores hjemmeside finder du en vejledning i, hvordan du opdaterer. Adressen er: http://www.csc.com/ludus. Her vælges LUDUS i boksen Mere information til højre. Download LUDUS 1.59.1 programmel fra vores hjemmeside: http://csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus.htm Den 25. august 2015 Side 3 af 8
2. Fremgangsmåde for ibrugtagning 1. Husk der skal tages en sikkerhedskopi af databasen. 2. Installér LUDUS 1.59.1 programmel på alle arbejdsstationer. Nu er opdateringen færdig. 3. Dette punkt skal gennemføres af alle skoler, der har aktuelle hold/undervisningsmoduler oprettet i LUDUS, fx OBU-, FVU-, AVU- Andet- og gym-hold. I denne version er der rettet en fejl i funktionen: Hold >> Opret fraværsperioder : For at rette op på de fejl, funktionen har forårsaget, er der implementeret en oprydningskørsel i LUDUS Sikkerhedsadministration. Denne oprydningskørsel skal afvikles af alle skoler, der har aktuelle eller fremtidige undervisningsmoduler i LUDUS. Oprydningskørslen vil kun blive udsendt med nærværende LUDUS. Eventuelle fejl, skolen ikke retter op på med denne version, skal efterfølgende håndteres manuelt. Se og følg vejledning til denne oprydningskørsel side 6. Den 25. august 2015 Side 4 af 8
3. Generelt 3.1 Hold og underliggende funktioner Opret fraværsperioder : På undervisningsmoduler med flere undervisningsperioder har der været en fejl, som kunne gøre, at der ikke blev oprettet fraværsperioder til den/de første undervisningsperiode(r). Denne fejl er nu rettet, så der oprettes fraværsperioder til alle undervisningsperioder. Hvis der mangler fraværsperioder, kan man ikke føre fravær/fremmøde i LUDUS Web. Bemærk: Det er stadig sådan, at funktionen Opret fraværsperioder ikke opretter fraværsperioder, der ligger før en undervisningsperiode, hvor der tidligere er oprettet fraværsperiode. Eksempel på dette: 1. undervisningsperiode 12-08-2015 til 15-05-2016. 2. undervisningsperiode 10-08-2016 til 12-05-2017. Hvis der er oprettet fraværsperioder for 2. undervisningsperiode, opretter funktionen Opret fraværsperioder ikke fraværsperioder for 1. undervisningsperiode. For at få oprettet de manglende fraværsperioder, er der i LUDUS Sikkerhedsadministration en oprydningskørsel Opret fraværsperioder til dette. Denne oprydningskørsel udsendes kun med LUDUS. Det er derfor vigtigt, at skolerne afvikler denne kørsel, inden næste LUDUS-version installeres. Se vejledning på næste side. Den 25. august 2015 Side 5 af 8
4. LUDUS Sikkerhedsadministration 4.1 System >> Oprydningskørsler >> Oprydning til LUDUS 1.59.1 (Opret fravær perioder) Det er vigtigt at læse nedenstående vejledning, inden oprydningskørslen afvikles. Oprydningskørslen skal afvikles af alle skoler, der har aktuel undervisning på hold oprettet i LUDUS. Formålet med denne oprydningskørsel er at oprette fraværsperioder for de undervisningsperioder, som funktionen Hold >> Opret fraværsperioder i LUDUS ikke har oprettet. Når oprydningskørslen afvikles, opretter den så mange af de manglende fraværsperioder som muligt. Hvis kørslen ikke kan oprette en fraværsperiode, fx hvis en startslutdato på en undervisningsperiode er ændret, efter at der er oprettet fraværsperioder, vises det i en fejllog. Bemærk: Denne fejllog skal eksporteres inden vinduet lukkes! Da der kan være en del fraværsperioder, som kørslen ikke kan oprette (vises i fejlloggen), er det vigtigt at skolen planlægger, hvordan oprydningskørsel skal afvikles. For skoler med flere afdelinger, kan det være en god ide, at hver afdeling afvikler oprydningskørslen ved angivelse af institutionsnummer. Inden for hver afdeling, kan det være en ide at afvikle kørslen for hvert undervisningsområde AVU, Gym, FVU, OBU, DU, DUX og Andet hver for sig. Det er vigtigt, at datoen 01-08-15 indsættes i feltet Startdato Fra. Denne startdato er undervisningsperiodernes startdato, og der vil blive unødvendig meget oprydning, hvis denne ikke sættes. Hvis skolen tidligere har oprettet fraværsperioder med Kursusår, anbefaler CSC at man først afvikler oprydningskørslen med mærke i Kursusår, og derefter med mærke i Måned. Den 25. august 2015 Side 6 af 8
System >> Oprydningskørsler : Oprydning til LUDUS 1.59.1 (Opret fraværsperioder) Eksempel på undervisningsmodul - før afvikling af oprydningskørsel: Ved en fejl har funktionen Hold >> Opret fraværsperioder Ikke oprettet fraværsperiode for den første undervisningsperiode, der strækker sig fra den 15-08-15 til 15-12-15 (markeret med rød under undervisningsperioder til venstre). En bruger på skolen har manuelt oprettet en fraværsperiode fra den 20-08-15 til 30-08-15 (rød markering til højre). Efter afvikling af Oprydningskørslen vises følgende i fejloggen for dette hold: Den 25. august 2015 Side 7 af 8
Oprydningskørslen har oprettet de fraværsperioder, der er markeret med grønt nedenfor: I fejlloggen øverst på siden vises to linjer med fejl for dette undervisningsmodul. Øverste linje i fejlloggen drejer sig om perioden 15-08-15 til 31-08-15. Her advarer systemet om, at der bør oprettes en fraværsperiode fra den 15-08-15 til den 30-08-15. Da der er en delvist oprettet fraværsperiode for denne måned (som en bruger manuelt har oprettet fra den 20-08-15 til den 30-08-15), oprettes den ikke af Oprydningskørslen. Skolen skal derfor selv manuelt rette dette. Enten skal startdatoen rettes for fraværsperioden eller der skal oprettes en periode, der dækker fra den 15-08-15 til den 19-08-15. CSC anbefaler den sidste løsning. Anden linje i fejlloggen drejer sig om perioden 15-08-16 til 31-08-16. Her advarer systemet om, at der bør oprettes en fraværsperiode fra den 15-08-16 til den 31-08-16. Da der allerede er en fraværsperiode fra den 01-08-16 til den 31-08-16 oprettes den ikke af Oprydningskørslen. I dette tilfælde kan brugeren ignorere fejlmeddelelsen. Den 25. august 2015 Side 8 af 8