REFERAT FRA LS-MØDET DEN 15. DECEMBER 2013 Søndag: 9.30 16.30 Sted: Sekretariatet, HCØ, stuen Deltagere: Amalie, Simon, Henriette, Cecilie, Mieke og Vibeke. Mathias deltog under behandlingen af pkt. 7 og 10. Morten deltog under behandlingen af pkt. 3, 4, 5, 7, 8, 10 og 12. Afbud: Ilija og Christian Sekretariatet: Anders, Jacob og Thea 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt 2. Orientering om læring og evaluering HR- og evalueringskonsulent Cecilie Kringel orienterede om status på evaluerings- og læringsindsatsen. Evalueringsindsatsen: Udfordringerne fremadrettet handler bl.a. om håndtering af de stigende mængder af data, som evalueringsindsatsen medfører, og som ikke altid kan løftes af de frivillige, hvilket giver et stadigt større ressourcetræk på sekretariatet. Der bør udpeges og uddannes evalueringsansvarlige på alle aktiviteter, hvis det skal forankres bedre blandt de frivillige. Måske skal der rekrutteres målrettet for at involvere frivillige, der interesserer sig særligt for evaluering. Vores fondssamarbejdspartnere stiller stadig større krav til evaluering og dokumentation, og det kommer til at udfordre vores evalueringskoncept, fordi vi måske ikke kan levere de nødvendige resultater med den nuværende indsats. Anvendelsen af evalueringsresultaterne i organisationen kræver at det opleves som meningsfuldt af de frivillige. Desuden er der så store forskelle på aktiviteterne, at man ikke kan benytte samme metode alle steder. Udbredelsen af evaluerings- og læringskulturen kræver høj grad af støtte og vejledning fra sekretariatet. Præsentationen af resultater kan indtænkes mere systematisk i organisationen, f.eks. i form af faste læringsdage på tværs af aktiviteterne. Metaevaluering skal gennemføres i 2014. Væsentligt at indtænke kultur-udviklingen på evalueringsområdet i denne proces og at bruge anledningen til at genskabe fokus og momentum for evalueringsindsatsen. Den frivillige evalueringsgruppe fungerer godt, og forandringsteorien fungerer godt som metode. Kan godt bruges som grundlag for målinger på mange områder. Metoden i sig selv er ikke udfordringen, men snarere den frivillige forankring, som sætter en begrænsning for, hvor langt op ad effektstigen vi kan komme. Det er vigtigt, at datahåndtering og evalueringsprogrammet i det hele taget tænkes ind i den fremadrettede it-løsning.
Læringsindsatsen Implementeringsplan på læringsområdet er vedtaget i LS i juni 2013. Implementeringen falder i forskellige faser, hvor LS højest prioriterede områder er Introduktion til aktiviteten, Grundkursus i ledelse og kursusrække. Den konkrete implementeringsplan for hvert område er bygget op over tre faser: afklaring, mobilisering og igangsætning. Den Nationale Uddannelses Styregruppe er dannet d. 7. september 2013, og består af en styregruppe og tre undergrupper: analyse/evaluering, ledelsesudvikling og kursusrække. Der er en udfordring ift. kommunikationen med de frivillige i forbindelse med bl.a. afholdelse af fokusgruppeinterview og gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse. Styringsrammen er baselinemålingen fra 2013, som bl.a. viser et meget stort behov for målrettet strategisk kompetenceudvikling af de frivillige, især ift. aktiviteten. Der er desuden stort behov for lederuddannelse af de frivillige ledere. Enkelte af delmålene i læringsstrategien har vi pt ikke mulighed for at måle på. NUS handlingsplan for 2014 er ret ambitiøs, og det må forventes, at ikke alle deadlines kan holdes, fordi den frivillige forankring kræver tid. Generelt er der også på læringsområdet stort pres på sekretariatsressourcerne. LMS Learning Management System forventes implementeret i løbet af 2014, og vil både rumme kursusadministration og E-learning. Der er generelt en IT-udfordring på flere punkter, både ift. LMS, men også kommunikationen til de frivillige. 3. LS aktivitetsbesøg LS ønsker at aktivitetsbesøg sættes ind i en ramme, hvor det er tydeligt, hvad udbyttet af et aktivitetsbesøg skal være, f.eks. i forhold til aktuelle drøftelser i LS, særlige udfordringer på aktiviteten eller temabaserede drøftelser på emneområder som f.eks. mentoring eller læring. Aktivitetsbesøgene finder sted sideløbende med den løbende dialog, som LSkontaktpersonen har med styregrupperne. Der kan også tænkes i egentlige studieture/studiebesøg for LS, i kombination med aktivitetsbesøg. 4. Samarbejdet med RKD Amalie orienterede om seneste kontaktudvalgsmøde, hvor den eksisterende samarbejdsaftale blev forlænget i uændret form til udgangen af februar 2014. Susanne Larsen deltager en times tid på LS-mødet d. 1. februar 2014 kl. 10.00, hvorefter der vil være to kontaktudvalgsmøder i februar med henblik på at sætte rammen for samarbejdet fremover.
5. Godkendelse af forretningsorden for LS Vedr. formandsskabet: Landskassereren skal deltage i formandsskabets møder i forbindelse med budgetopfølgningen og årsregnskabet, samt i forbindelse med andre økonomiske dispositioner af afgørende betydning. Pkt. 19: Som det er i dag skal alle ansøgninger som har betydning for aktivitetsporteføljen godkendes i LS, hvis de overstiger 50.000 kr., hvilket er uhensigtsmæssigt. Det foreslås derfor, at pipelinepunktet på LS-møderne bruges til at diskutere retningen for de verserende fondsansøgninger, og om dette i givet fald ligger indenfor de vedtagne strategiske rammer. Fondsansøgninger vil fremadrettet alene blive godkendt i formandskabet. Forretningsordenen konsekvensrettes i overensstemmelse hermed. Pkt. 23: Det blev besluttet, at der som udgangspunkt kun føres beslutningsreferat fra møderne, og forretningsordenen formuleres som følgende: Der føres som udgangspunkt beslutningsreferat. Hvis referat af en diskussion ønskes, besluttes dette inden punktets behandling. Pkt. 32: Punktet tilføjes landskasseren i sætningen om formandens mulighed for at konstituere midlertidigt i sit fravær. 6. Vedtagelse af budget 2014 Jacob præsenterede det udsendte materiale. På baggrund af LS-beslutningen i november er der udarbejdet en række forslag til mulige budgetændringer. LS valgte en tilgang, hvor prioriteringerne blev foretaget på baggrund af en vurdering af, hvorvidt aktiviteten sikrer, at vi er på vej i den rigtige retning. LS besluttede, at budgettet vedtages med et budgetteret overskud/buffer på 1.270.000 kr., hvilket har følgende implikationer: Der afsættes midler til fortsat drift af Connect, Plexus Plus og Mandagsklubben i første halvår af 2014, hvorefter aktiviteternes fremtidige status må revurderes igen på LS-mødet i maj måned Der gennemføres en besparelse i 2014 på 200.000 kr. på fortalerarbejdet, idet LS ønsker at retænke hele fortalerarbejdet med fokus på, hvordan vi i højere grad kan forfølge de grundlæggende prioriteter i fortalerstrategien. LS ønsker et oplæg fra sekretariatet snarest på, hvordan fortalerarbejdet kan organiseres fremover Der afsættes 125.000 kr. til branding, idet prisen dog forsøges at forhandles ned. På længere sigt skal det internationale arbejde drøftes med fokus på det strategiske perspektiv, og det skal ske i en dialog med de relevante frivillige på området.
7. Pipeline Taget til orientering. Sekretariatet uddybede den aktuelle Egmont-ansøgning, som forventes færdig primo januar 2014, og hvor det har været nødvendigt at tilpasse aktivitetsporteføljen i partnerskabet til Egmont-fondens strategi, som er relativt snæver. Desuden er der aktuelt sendt kontraktforslag til Odense Kommune på en etårig mentorordning. Hvis kontrakten går hjem, skal der meget hurtigt rykkes på ordningen, da den skal være i drift meget hurtigt i begyndelsen af 2014. Siden sidst er der desuden sket følgende: Vi har fået en donation på 250.000 kr. fra en anonym giver. Novo Nordisk Fonden har givet en donation på 400.000 kr. Københavns Kommune har givet 100.000 kr. til huslejetilskud til lejligheden. CISU har bevilget næsten 3 mio. kr. til aktiviteter i Norduganda. Desværre et afslag fra Nordea-fonden på ansøgningen om madklubber og morgenmadsklubber. Fredericia-huset ser desværre ud til at være ved at blive afhændet. 8. Styregruppernes handlingsplaner Handlingsplanerne blev godkendt, med undtagelse af ferielejrenes handlingsplan, hvor LS ønsker en nærmere dialog med FLS om anvendelsen af handlingsplanen. Det er LS-kontaktpersonen, der giver styregrupperne en tilbagemelding, efter en statusopdatering fra konsulenten på aktiviteten. 9. LS handlingsplan Amalie præsenterede forslaget til LS-handlingsplan. Den enkelte tovholder skal udarbejde en detaljeret procesplan for hver enkelt aktivitet. Handlingsplanen blev godkendt. Formandskabet tilvejebringer snarest et overblik over hvilken sekretariatsbistand, der ønskes på de forskellige punkter. 10. Frivilligkontrakter og samarbejdsmodel LS tager henvendelsen til efterretning. LS er enig i, at der skal være en høj grad af samspil ift. LUR, når der startes nye aktiviteter, og dette er indarbejdet i manualen for opstart af nye aktiviteter. I den optimale situation vil LUR en også være katalysator for, hvilke aktiviteter der kan være behov for lokalt, og giver en melding til den relevante styregruppe om behovet.
11. Opfølgning på Landsmøderesolution om telemarketing LS godkendte opfølgningsplanen. Desuden en drøftelse af, hvordan man kan gøre manuskripterne bedre og mere præcise. 12. Eventuelt Vores revisor KPMG har gennemført en interim revision og har på den baggrund udarbejdet et protokollat, som skal underskrives af LS. Revisionen er ikke blevet opmærksom på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i forbindelse med årsregnskabet. KPMG har alene givet sine anbefalinger i en management report til den daglige ledelse Orientering om DUF-undersøgelse af LUR enes regnskaber. DUF vil ikke godkende LUR er som en del af ansøgningsgrundlaget, hvis LUR en ikke har haft økonomisk aktivitet i årets løb. Desuden en problemstilling at der i enkelte LUR-regnskaber ikke er indhentet underskrift fra formand og revisor, når der er tale om nul-regnskaber. DUF interesserer sig desuden for omfanget af aktiviteter for og med medlemmerne lokalt. DUF har udbedt sig flere oplysninger, inden de kan behandle sagen endeligt. Det omhandler yderligere oplysninger på 8 LUR er. Amalie har deltaget på lektiecafe-camp i Helsingør som forberedelse til lektiecafetopmødet til januar. Deltagerne var repræsentanter fra Røde Kors, Dansk Flygtningehjælp, Red Barnet og URK. God stemning, og det har mundet ud i konkret forslag til 6 anbefalinger, som skal overrækkes til ministeren på topmødet. Amalie har været i dialog med styregruppeformanden for Børns Rettigheder, som har haft nogle spørgsmål til processen, både ift. beslutningen om at overdrage aktiviteten til en anden organisation og processen ift. at føre det ud i livet. Efter det overståede kommunalvalg bør vi overveje at kontakte flere kommuner med henblik på et udvidet samarbejde. Cecilie melder afbud til LS-mødet d. 1. februar 2014. Evaluering af mødet: Godt møde, hvor vi har fået taget en række vigtige beslutninger, og haft nogle gode diskussioner. Fortsat mange udfordringer der venter. Handlingsplansprocessen er altid svær, så den er vigtig at følge løbende i LS.